Überblick & Erklärung der wichtigsten Aspekte

Qualitätsmanagement ist ein komplexes Thema, das viel Hintergrundwissen erfordert. Wenn Sie sich darüber informieren, kommen Sie schnell mit Fachbegriffen in Berührung, die ohne entsprechende Ausbildung nicht immer selbsterklärend sind. Damit Sie Qualitätsmanagement erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen und betreiben können, sollten Sie die Grundlagen jedoch kennen und verstehen.

In diesem Artikel fassen wir deshalb Qualitätsmanagement Grundlagen und Begriffe für Sie zusammen – von der Frage, was der Begriff Qualität bedeutet bis hin zu rechtlichen Aspekten im Qualitätsmanagement.

Was versteht man unter Qualität?

Unter Qualität versteht man, inwieweit ein Produkt oder eine Dienstleistung vorgegebene Kriterien erfüllt. Diese werden nicht nur durch ein Unternehmen selbst, sondern auch durch die Kundschaft festgelegt. Eine gute Qualität kann beispielsweise eine hohe Lebensdauer, eine sorgfältige Verarbeitung oder ein stimmiger Gesamteindruck sein.

Was ist Qualitätsmanagement?

Qualitätsmanagement bedeutet einfach erklärt, die Qualität eines Produkts oder einer Dienstleistung dauerhaft zu überwachen und zu verbessern. Dafür werden die verschiedensten Maßnahmen ergriffen, die sich auf Prozesse, Kommunikation und viele weitere Bereiche beziehen können. Mithilfe verschiedener Methoden arbeiten Sie darauf hin, Ihren Kunden die bestmögliche Qualität zu bieten.

Grundlagen Qualitätsmanagement: Welche Begriffe sollten Sie kennen?

Sie haben nun einen ersten Eindruck davon erhalten, was Qualität und QM Management bedeuten. Damit Sie Qualitätsmanagement auch in der Praxis erfolgreich umsetzen können, benötigen Sie jedoch weiteres Hintergrundwissen über die Grundlagen von Qualitätsmanagement.

Wir haben Ihnen die wichtigsten Qualitätsmanagement Grundlagen und Begriffe zusammengestellt und erläutert:

  • Qualitätsmanagement Ziele: QM hat die verschiedensten Ziele, die jedes Unternehmen individuell festlegt. Besonders häufig wird z.B. eine Erhöhung der Kundenzufriedenheit, eine Verbesserung der Kommunikation oder eine übersichtliche Abbildung und Optimierung von Prozessen angestrebt.
  • Qualitätsmanagement Konzept: Da QM eine umfassende Aufgabe ist, benötigen Sie eine klare Struktur, nach der Sie vorgehen. Wenn Sie ein Konzept erarbeiten, dann bietet Ihnen dieses Orientierung und ermöglicht es Ihnen, die gewünschten Optimierungen in die Praxis umzusetzen.
  • Qualitätsmanagement Grundsätze: QM Grundsätze sind Prinzipien, nach denen Sie arbeiten. Dazu zählen beispielsweise Kundenorientierung, Führung oder Verbesserung in den verschiedensten Bereichen. Sie haben damit eine klare Linie und konkrete Aspekte, die für Ihr QM wichtig sind.
  • Normen Qualitätsmanagement: Im QM gibt es verschiedene branchenspezifische und branchenübergreifende Normen, nach denen Sie arbeiten können. Anschließend besteht auch die Möglichkeit, für die Umsetzung einer bestimmten Norm eine Zertifizierung zu erhalten.
  • Qualitätsmanagement ISO 9001: Die ISO 9001 ist eine der bekanntesten Normen und somit einer der wichtigsten Aspekte von Qualitätsmanagement Grundlagen und Begriffen, die es gibt. Sie kann in jeder Branche angewendet werden und definiert sieben Prinzipien, nach denen Sie arbeiten. Mit einer Zertifizierung für diese Norm setzen Sie ein klares Zeichen für Kunden und potenzielle Investoren.
  • Qualitätsmanagement Systeme: Hinter diesem Begriff verbergen sich Strategien, nach denen Sie Ihr QM durchführen. Diese helfen Ihnen dabei, Ihre Ziele zu ermitteln und Optimierungen in der Praxis umzusetzen. Beispiele dafür sind unter anderem TQM (Total Quality Management) und KVP (Kontinuierliche Verbesserungsprozesse).
  • Methoden Qualitätsmanagement: Methoden im Sinne des QM sind verschiedene Techniken zur Umsetzung, wie z.B. Brainstorming, 5-Why und das Ishikawa Diagramm. Diese Methoden helfen Ihnen dabei, die Qualität Ihrer Produkte bzw. Dienstleistungen zu verbessern und festgelegte Optimierungen zeitnah umzusetzen.
  • Qualitätsmanagement Maßnahmen: Maßnahmen sind alle Tätigkeiten, die Sie im Rahmen Ihres QM ausführen, um die Qualität zu verbessern. Diese Maßnahmen können ganz individuell ausfallen und sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Praxisnahe Beispiele sind das Einstellen von neuen Mitarbeitern oder die Umstellung bestimmter Prozesse.
  • Audit Qualitätsmanagement: Wenn Sie nach einer bestimmten Norm oder einem System arbeiten, dann können Sie dafür eine Auszeichnung erhalten. Diese wird im Rahmen eines Audits eingeholt. Es wird dabei geprüft, ob Sie alle Vorgaben der Methode erfüllen – dann erhalten Sie ein Zertifikat, das Sie auf Ihren Firmenunterlagen und Ihrer Website verwenden können.
  • Qualitätsmanagement Handbuch: Wenn Sie QM betreiben, dann sollten Sie die wichtigsten Punkte schriftlich festhalten. Das geschieht in einem sogenannten Handbuch, welches heutzutage nur noch digital erstellt wird. In diesem befinden sich alle wichtigen Informationen rund um Ihr Qualitätsmanagement samt den umgesetzten Handlungen, der Prozessdokumentation und der Festlegung von Regeln.
  • Qualitätsmanagement Software: Wenn Sie QM professionell betreiben möchten, dann brauchen Sie dafür eine Anwendung, in der Sie Ihre Informationen verwalten, Prozesse abbilden und ein Handbuch anlegen. Eine Software wie der QM-Pilot bietet Ihnen all diese Funktionen und viele weitere, mit denen es Ihnen deutlich leichter fällt, QM umzusetzen. Er zählt somit auch zu den Grundlagen von Qualitätsmanagement.
  • Zertifizierung Qualitätsmanagement: Wenn Sie sich für ein bestimmtes Prinzip entschieden haben, nach dem Sie arbeiten möchten, dann können Sie sich dafür auszeichnen lassen. Dabei prüft eine unabhängige Stelle, ob Sie alle Anforderungen erfüllen – ist das der Fall, erhalten Sie ein Zertifikat, das anzeigt, nach welchem Prinzip Sie arbeiten.
  • Qualitätssicherung Qualitätsmanagement: Diese beiden Disziplinen arbeiten Hand in Hand und ermöglichen es Ihnen, dauerhaft eine hohe Qualität Ihrer Produkte bzw. Dienstleistungen zu gewährleisten. Zunächst wird dabei der aktuelle Stand erhoben, der anschließend durch konkrete Handlungen verbessert wird.

Qualitätsmanagement als dauerhafte Aufgabe

Unserer Liste können Sie entnehmen, welche Aufgaben rund um das Qualitätsmanagement wichtig sind. Dieses Wissen ist nicht nur für den Anfang wichtig, sondern auch für die Zukunft. Denn eines sollten Sie immer im Hinterkopf behalten: Qualitätsmanagement ist keine einmalige Aufgabe, mit der Sie eines Tages fertig sind.

Es handelt sich vielmehr um einen dauerhaften Prozess, an dem Sie kontinuierlich arbeiten. Zu den Qualitätsmanagement Grundlagen und Begriffen zählt daher auch die Kontinuität. Schließlich verändern sich die Märkte und auch die Kunden, sodass auch die Erwartungen an Ihre Qualität sich verändern.

Qualitätsmanagement kann also auch bedeuten, dass Sie damit auf Veränderungen reagieren und konkurrenzfähig bleiben. Gerne erläutern wir Ihnen beispielsweise, wie Sie dauerhaft vom Organisationsmanagement des QM-Pilot profitieren werden.

Auf welchen rechtlichen Grundlagen basiert das Qualitätsmanagement?

 

Zu Qualitätsmanagement Grundlagen und Begriffen zählen auch die rechtlichen Grundlagen, die für jede Branche separat festgelegt sind.

Grundsätzlich gilt: In Bereichen, in denen mit Menschen gearbeitet wird oder aus anderen Gründen eine hohe Sicherheit notwendig ist, ist Qualitätsmanagement gesetzlich vorgeschrieben. Für die Gesundheitsbranche ist dies z.B. im Sozialgesetzbuch verankert.

Was ist zu tun, wenn mein Unternehmen zu Qualitätsmanagement verpflichtet ist?

Qualitätsmanagement ist für die Gesundheitsbranche gesetzlich vorgeschrieben. Auch andere Branchen, wie beispielsweise bestimmte Zweige in der Industrie, haben eine solche Verpflichtung.

Sind Sie in der Gesundheitsbranche tätig, dann müssen Sie Qualitätsmanagement betreiben und dies im Zweifel auch nachweisen. Die Regierung hat dieses Gesetz eingeführt, um in sensiblen Branchen eine hohe Qualität zu garantieren.

Gehen Sie nach folgenden Schritten vor:

  1. Prüfen Sie, ob eine gesetzliche Pflicht für Sie besteht und welche Rahmenbedingungen dafür gelten. Wenn es um Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen geht, dann lesen Sie diese beispielsweise in § 135a Absatz 2 Nr. 2 des Fünften Sozialgesetzbuches nach.
  2. Machen Sie sich mit den wichtigsten Qualitätsmanagement Grundlagen und Begriffen vertraut. Legen Sie anschließend einen QM-Beauftragten fest, der für alle Handlungen rund um das Qualitätsmanagement zuständig ist.
  3. Führen Sie eine professionelle Software, wie den QM-Pilot ein. Dieser bietet Ihnen alle benötigten Funktionen und eine gute Übersicht.
  4. Beginnen Sie damit, Qualitätsmanagement durchzuführen. Dafür stehen Ihnen verschiedene Funktionen, wie beispielsweise die Prozessmodellierung oder die Anfertigung von Checklisten zur Verfügung.

Wenn dann eine Prüfung ansteht, sind Sie bestens vorbereitet und können nachweisen, dass Sie Qualitätsmanagement betreiben. Sie finden alle benötigten Informationen im QM-Pilot und präsentieren sich damit als professionelles Unternehmen, das die Qualitätsmanagement Grundlagen und Begriffe kennt und entsprechend der rechtlichen Vorschriften umsetzt.

Ganz egal, ob Qualitätsmanagement für Sie vorgeschrieben ist oder nicht: Sie sollten sich stets mit der Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen befassen. Damit Sie langfristig erfolgreich sind, müssen Sie Ihre Patienten gut versorgen und überzeugen – und das erreichen Sie nur mit einer hohen Qualität.

Auch, wenn QM für Sie rechtlich nicht vorgeschrieben ist, sollten Sie sich also eingehend mit dem Thema befassen. Brauchen Sie Unterstützung für eine mögliche Prüfung? Wir erläutern Ihnen gerne, wie der QM-Pilot und sein Modul für das Auditmanagement Ihnen helfen kann.

Beispiel für rechtliche Grundlagen: Qualitätsmanagement im Krankenhaus

Das Qualitätsmanagement im Krankenhaus ist gesetzlich vorgeschrieben: Der Hintergrund ist, dass mit Menschen zusammengearbeitet wird und im Ernstfall sogar das Leben von Patienten gefährdet sein kann. In einer solch sensiblen Branche ist es enorm wichtig, dass die Versorgung eine hohe Qualität aufweist. Dazu gehören unter anderem folgende Aspekte:

  • Einhaltung aller hygienischen Vorgaben
  • Sinnvolle Einteilung des Personals
  • Fortlaufende Schulungen
  • Verwaltung von Vorlagen & Checklisten

Damit Patienten optimal versorgt werden können, müssen die Grundlagen des Qualitätsmanagements erfüllt werden. Krankenhäuser sind daher dazu verpflichtet, QM zu betreiben und in diesem Rahmen zu prüfen, wie die aktuelle Qualität der Leistungen zu bewerten ist und an welchen Stellen es Optimierungsbedarf gibt.

Dadurch soll sichergestellt werden, dass alle Patienten zu jeder Zeit die bestmögliche Behandlung erhalten. Wie dieses Beispiel zeigt, gibt es weitaus mehr zu wissen als nur die Qualitätsmanagement Grundlagen und Begriffe – auch die rechtlichen Voraussetzungen spielen eine wichtige Rolle.

Wie hilft Ihnen der QM-Pilot dabei, Qualitätsmanagement zu betreiben?

 

Sie kennen nun die Grundlagen von Qualitätsmanagement und wissen, welche Aspekte für diese umfassende Aufgabe wichtig sind. Sie finden dabei Unterstützung durch eine professionelle Anwendung, wie den QM-Pilot. Er überzeugt mit einem großen Funktionsumfang und vielen hilfreichen Tools, die Ihnen das Qualitätsmanagement deutlich erleichtern.

Welche Funktionen bietet der QM-Pilot?

Damit Sie Qualitätsmanagement nachhaltig umsetzen können, bietet der QM-Pilot Ihnen alle Funktionen, die Sie benötigen, um die Grundlagen von Qualitätsmanagement umzusetzen. Die Anwendung fokussiert sich dabei auf drei Kernaufgaben:

  1. Informationen für das gesamte Unternehmen bereitstellen
  2. Prozesse dokumentieren und Dokumente zentral verwalten
  3. Auswertungen vornehmen & zur Verfügung stellen

Diese drei Aspekte sind sehr wichtig, denn sie sichern die Grundlagen des Qualitätsmanagement und ermöglichen es, dass alle Mitarbeiter geschlossen an einer Verbesserung der Qualität arbeiten.

Was können die 5 Module des QM-Pilot?

Der QM-Pilot ist in fünf verschiedene Module aufgeteilt. Diese bestehen jeweils aus den unterschiedlichsten Funktionen:

  1. Prozessmanagement: Stellen Sie Ihre Prozesse grafisch dar und nutzen Sie dafür frei definierbare Prozess-Strukturen. Die Beschreibungen sind ebenfalls frei konfigurierbar und lassen sich somit auf Ihre individuelle Situation zuschneiden. Besonders hilfreich ist, dass Sie einzelnen Prozessen Dokumente, Risiken und Stammdaten hinzufügen können.
  2. Dokumentenmanagement: Gestalten Sie die Struktur Ihrer Dokumentenablage frei und nach Ihren individuellen Vorstellungen. Es gibt eine Schlagwortsuche inklusive Volltextsuche, mit der Sie gesuchte Informationen besonders schnell finden. Die QM-Pilot Datenbank ist außerdem mit den verschiedensten Dateiformaten kompatibel.
  3. Risikomanagement: Die Felder für die Risikobeschreibung sind ebenso wie die Bewertungsschemata frei konfigurierbar. Dabei können Sie auch gleich entsprechende Maßnahmen erfassen und diese anschließend auswerten. Besonders praktisch ist, dass auf der Grundlage der hinterlegten Stammdaten auch Risikowerte berechnet werden können.
  4. Organisationsmanagement: Bilden Sie mit dieser Funktion Aufbauorganisationen ab, stellen Sie Stabsstellen dar und weisen Sie Mitarbeiter bestimmten Organisationseinheiten zu. Diese beschreiben Sie dank der frei definierbaren Felder mühelos und zeigen die wichtigsten Informationen auf einer digitalen Visitenkarte an.
  5. Auditmanagement: Der QM-Pilot bietet Ihnen vier konfigurierbare Eingabemasken, mit denen Sie Audit-Basisdaten erfassen. Die Ablagestruktur können Sie frei wählen. Für den Audit-Termin lassen sich Detail-Agendas samt Datum, Uhrzeit, Thema und Teilnehmenden anlegen.

Der QM-Pilot bietet Ihnen somit die ideale Unterstützung, wenn Sie die Informationen, die Sie über die Qualitätsmanagement Grundlagen und Begriffe erhalten haben, umsetzen möchten.

Welche Vorteile hat es, eine professionelle Anwendung zu nutzen?

Qualität ist einer der wichtigsten Aspekte, wenn es um den Erfolg Ihres Unternehmens geht. Wenn Sie auf den QM-Pilot setzen, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

  • Zeitersparnis: Der QM-Pilot ist intuitiv zu bedienen & übersichtlich.
  • Vorbereitung auf ein Audit: Sie finden alle Daten für ein Audit in der Anwendung & können dieses optimal vorbereiten.
  • Alle Informationen an einem Ort: Wenn Sie Informationen über Ihr QM suchen, dann finden Sie diese zentral in einer Software.
  • Umfassender Zugriff: Sie können von überall aus auf den QM-Pilot zugreifen. Das ist besonders vorteilhaft, wenn Sie häufig im Home-Office arbeiten.

Das sind nur vier Beispiele dafür, wie der QM-Pilot Ihnen eine umfassende Unterstützung für Ihr Qualitätsmanagement bietet.

QM-Pilot nutzen & erfolgreiches Qualitätsmanagement einführen

Beginnen Sie sich mit den Qualitätsmanagement Grundlagen und Begriffe zu beschäftigen, kann das Thema zunächst unübersichtlich wirken und Sie vor einige Herausforderungen stellen. Es lohnt sich jedoch, sich ausführlich damit auseinanderzusetzen.

Im QM-Pilot finden Sie dabei eine professionelle Unterstützung. Haben Sie Interesse daran, mit der Software zu arbeiten? Dann informieren Sie sich online über den QM-Pilot oder vereinbaren Sie jetzt einen Termin für ein erstes Beratungsgespräch – wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

Picture Product Manager Kristin Prüssner

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