Qualitätsmanagement (QM) ist für viele Unternehmen von großer Bedeutung und wird vielerorts bereits tatkräftig umgesetzt. Dabei kommt es immer wieder vor, dass Ziele nicht erreicht werden oder das QM unorganisiert abläuft. Zudem wissen die Verantwortlichen häufig nicht, ob alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden.

Was Ihnen bei Ihrem QM hilft, sind Qualitätsmanagement Systeme. Sie arbeiten dann nach einer bestimmten Methode und orientieren sich an den vorgegebenen Aspekten. Das hat den Vorteil, dass Sie Ihre Ziele schneller und vor allem dauerhaft erreichen.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Qualitätsmanagement Systeme es gibt, wie Sie diese einführen und wie der QM-Pilot Sie dabei unterstützen kann.

Was ist ein QM-System?

Ein Qualitätsmanagement System umfasst verschiedene Tätigkeiten, mit denen Sie Ziele für Ihr QM ermitteln, diese langfristig umsetzen und die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen verbessern. Dafür optimieren Sie Prozesse, verteilen Ressourcen um und dokumentieren Abläufe. Sie arbeiten darauf hin, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und die eigene Position zu stärken.

Wieso ist ein Qualitätsmanagement System wichtig für Ihr Unternehmen?

QM Management trägt einen wichtigen Teil dazu bei, dass Unternehmen ihre Qualität verbessern und die Kundenzufriedenheit erhöhen. Dafür fallen viele kleine Aufgaben an, die eine gute Übersicht und Organisation erfordern. Damit Sie nicht den Faden verlieren, sollten Sie nach einem QM-System (QMS) arbeiten.

Dieses kann Ihnen dabei helfen, die Qualität Ihrer Produkte bzw. Dienstleistungen zu verbessern, Qualitätsstandards zu definieren und zu erreichen sowie die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Dadurch steigern Sie letztendlich auch Ihren Gewinn und sichern Ihre Position auf dem Markt.

Ein QMS ist deshalb so effektiv, da es sich auf das gesamte Unternehmen bezieht und die verschiedensten Vorgaben, Hilfsmittel und Maßnahmen bietet, die für kontinuierliche Optimierungen nötig sind.

Laut der Qualitätsmanagementsystem Definition werden beispielsweise:

• Verantwortlichkeiten geklärt
• Arbeitsanweisungen dokumentiert
• Prozesse abgebildet
• Ziele festgelegt
• Ressourcen umverteilt

Ein weiterer wichtiger Punkt bei Qualitätsmanagement Systemen ist, dass sie Ihnen dabei helfen, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. In einigen Branchen besteht beispielsweise eine Pflicht dafür: Mit QM Systemen im Gesundheitswesen erfüllen Sie diese Anforderungen.

Darüber hinaus können QM Systeme auch die Sicherheit erhöhen, was für viele Unternehmen ein kritischer Faktor ist. Wenn Sie sich also fragen „Was ist ein QMS?“, dann lautet die Antwort: Ein hilfreiches System, das Ihnen Orientierung und Anleitung bietet, um die Qualität Ihrer Arbeit zu verbessern.

Qualitätsmanagement System: Verschiedene Strategien im Überblick

Nachdem Sie nun die Qualitätsmanagementsystem Definition kennen, fragen Sie sich sicher, welche Systeme Ihnen zur Verfügung stehen. Inzwischen haben sich viele verschiedene Vorgehensweisen etabliert – einige davon sind sehr bekannt, andere weniger.

Zudem lassen sich die Begrifflichkeiten nicht immer klar abgrenzen. Wir sprechen in diesem Artikel von Qualitätsmanagement Systemen, andere Anbieter nennen diese auch Methoden. Die Begriffe werden häufig synonym verwendet, meinen aber dasselbe.

Wir stellen Ihnen einige QM Systeme im Überblick vor:

• ISO 9001: Internationale Norm
• TQM: Total Quality Management
• KVP: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
• Kaizen: Veränderung zum Besseren
• Six Sigma: Der Weg zur Balance

ISO 9001: Internationale Norm

Wenn Sie nach einem international verbreiteten und angesehenen Qualitätssystem suchen, dann werden Sie mit der ISO 9001 fündig. Es handelt sich dabei um eine Norm für Qualitätssicherung, die für alle Branchen angewandt werden kann.

Die ISO 9001 legt Mindestanforderungen für Qualitätsmanagement Systeme fest. Werden diese umgesetzt, dann entspricht die Qualität Ihrer Produkte bzw. Ihrer Dienstleistungen den Anforderungen der Norm.

Das Qualitätssystem definiert dabei sieben Grundsätze, nach denen Sie arbeiten:

• Kundenorientierung: Die Bedürfnisse Ihrer Kunden und deren Zufriedenheit sollten im Fokus stehen.
• Führung: Ihre Führungskräfte sollten darauf hinarbeiten, die Unternehmensziele umzusetzen.
• Beziehungsmanagement: Auch Lieferanten, Partner und Behörden beeinflussen Ihren Erfolg, weshalb Sie die Beziehungen pflegen sollten.
• Einbeziehen von Personen: Ihre Mitarbeiter sollten in Entscheidungen und das QM einbezogen werden.
• Verbesserung: Hinterfragen Sie sich und Ihre Prozesse regelmäßig, um Ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
• Prozessorientierter Ansatz: Um Ziele effizient erreichen zu können, sollten Prozesse reibungslos ablaufen und ihrer Wechselwirkung betrachtet werden.
• Faktengestützte Entscheidungsfindung: Nutzen Sie Daten und Analysen als Grundlage für Entscheidungen und betrachten dabei auch mögliche Zusammenhänge.

Die ISO 9001 ist ein gutes Beispiel dafür, dass QM Systeme sich nicht nur auf eine Abteilung oder eine Aufgabe fokussieren. Sie betrachten ein Unternehmen vielmehr von verschiedenen Seiten und nehmen Optimierungen an unterschiedlichen Stellen vor.

Dabei kann Ihnen eine Qualitätsmanagement Software, wie der QM-Pilot, helfen. Er bietet Ihnen die Möglichkeit, die verschiedenen Grundsätze umzusetzen und Ihr QM bestmöglich zu organisieren. Möchten Sie nach ISO 9001 arbeiten und vielleicht sogar eine Zertifizierung für Ihr Qualitätsmanagement erhalten, dann ist dies mit dem QM-Pilot möglich.

Sie möchten mehr darüber erfahren? Wir informieren Sie gerne darüber, wie genau Sie den QM-Pilot für Ihr Auditmanagement einsetzen.

TQM: Total Quality Management

Die Abkürzung TQM steht für Total Quality Management, also umfassendes Qualitätsmanagement. Es handelt sich dabei um ein prozessbezogenes Qualitätsmanagement System, dessen Fokus auf der Kundenorientierung liegt.

Das gesamte Unternehmen arbeitet dabei darauf hin, Kunden so gut es geht zufriedenzustellen, was durch eine konsequente Verbesserung in allen Bereichen erreicht werden soll. Das erreichen Sie beispielsweise durch den Einsatz des QM-Pilot, der Ihnen einen guten Überblick bietet. Qualität wird dabei nicht als ein Zustand betrachtet, sondern als ein Prozess, der nie abgeschlossen werden kann.

TQM zeichnet sich darüber hinaus durch folgende Punkte aus:

Die Mitarbeiter aus allen Abteilungen und Ebenen sind für den Erfolg des Unternehmens verantwortlich. Qualität ist ein Prozess und kein einmaliges Ziel. Alle Angestellten arbeiten proaktiv an der Einführung von TQM mit. Auch Prozesse werden optimiert und auf das Ziel, die Steigerung der Kundenzufriedenheit, ausgerichtet.

Die Vorteile dieses Qualitätsmanagementsystems sind, dass die Qualität sowie die Zufriedenheit der Kunden im Fokus stehen, alle Mitarbeiter eingebunden werden und sich somit die gesamte Performance verbessert. Wenn Sie nach einem solch genauen Qualitätsmanagement Konzept arbeiten, lassen erste Erfolge nicht lange auf sich warten.

KVP: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Das Qualitätsmanagement System KVP verfolgt einen etwas anderen Ansatz. Dabei werden keine fernen Qualitätsmanagement Ziele festgelegt, die irgendwann in der Zukunft erreicht werden sollen. Die Verbesserung soll vielmehr in kleinen Schritten erfolgen, die in ihrer Gesamtheit dann dafür sorgen, dass die Qualität sich erhöht.

Wichtig ist, dass diese Schritte kontinuierlich ablaufen und somit zu einer stetigen Qualitätsverbesserung führen. Damit das gelingt, sollte die neue Unternehmensphilosophie von den Vorgesetzten gelebt und alle Mitarbeiter miteinbezogen werden.

Neben der kontinuierlichen Verbesserung ist bei diesem Qualitätsmanagementsystem auch die Kundenzufriedenheit wichtig. Die kleineren Schritte zielen alle darauf ab, diese zu steigern.

Der Erfolg dieser Maßnahmen wird in jährlichen Audits geprüft, die durch die QM-Beauftragten durchgeführt werden. Sie können dafür beispielsweise den QM-Pilot nutzen, der ebenfalls als Audit Software dient.

Kaizen: Veränderung zum Besseren

Kaizen setzt sich aus den japanischen Wörtern Kai (Veränderung) und Zen (zum Besseren) zusammen. Es ähnelt dem Qualitätsmanagement System KVP, da es ebenfalls darauf ausgerichtet ist, kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen, die niemals abgeschlossen sein werden.

Kaizen gilt als ein strenges Qualitätsmanagement Systeme. Es geht davon aus, dass Verbesserungen unendlich und in allen Bereichen zu erzielen sind.

Hinzu kommt, dass unbedingt alle Mitarbeiter miteinbezogen werden müssen, was auch für die Vorgesetzten gilt. Sie stehen dabei außerdem vor der Herausforderung, dass Systeme aus Japan nicht zwingend auch in Deutschland bzw. Europa funktionieren.

Kaizen kann durch unterschiedliche Methoden für Qualitätsmanagement umgesetzt werden. Ein Beispiel dafür ist die 5S-Regel:

Seiri: Entfernen Sie alle unnötigen Gegenstände von Ihrem Arbeitsplatz. Seiton: Ordnen Sie alle Dinge, die danach geblieben sind. Seiso: Halten Sie Ihren Arbeitsplatz möglichst sauber. Seiketsu: Lassen Sie Sauberkeit und Ordnung zu einer Ihrer wichtigsten Einstellungen werden. Shitsuke: Setzen Sie diese Regeln als Ihren Standard fest.

Diese 5S-Regeln sollen dafür sorgen, dass Mitarbeiter sich voll und ganz auf ihre Arbeit fokussieren können und dadurch die kontinuierlichen Verbesserungen hervorbringen. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz steigert beispielsweise die Produktivität und beugt Ablenkungen vor.

Six Sigma: Der Weg zur Balance

Unter den Qualitätsmanagement Systemen sticht Six Sigma hervor, denn es unterscheidet sich in vielen Punkten von anderen Methoden. Dieses Managementsystem legt den Fokus auf die Verbesserung der Prozesse und reagiert somit auf den immer größer werdenden Druck, dem Unternehmen ausgesetzt sind.

Sie können Ihre Prozesse beispielsweise mit dem QM-Pilot abbilden, wenn Sie nach Six Sigma arbeiten. Er bringt entsprechende Tools hervor, mit denen Prozesse grafisch dargestellt, beschrieben und modelliert werden.

Das Qualitätsmanagement System Six Sigma ist daraus hervorgegangen, dass die Qualität von Produkten und Dienstleistungen stetig höhere Erwartungen erfüllen muss, während die Kosten nicht steigen dürfen. Eine Balance zu finden, ist schwierig, weshalb das Qualitätsmanagement System sich in vielen Unternehmen etabliert hat.

Es zeichnet sich zudem dadurch aus, dass es besonders konsequent ist. Wenn Sie nach Six Sigma arbeiten, dann werden Probleme nicht einfach ignoriert oder die Lösung auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Sie werden mit verschiedenen Werkzeugen behoben, sodass Fehlerquoten durch das Qualitätsmanagement System deutlich verringert werden.

Die Einführung eines QMS (Qualitätsmanagementsystem) bringt Ihnen zahlreiche Vorteile. Doch welche sind das konkret? Wie werden Ziele nicht nur definiert, sondern auch umgesetzt? Wir zeigen Ihnen, was Sie beachten sollten und welche Herausforderungen Sie mit dem QM-Pilot meistern können.

Welche Gründe sprechen dafür, ein QM-System einzuführen?

Es gibt viele verschiedene Gründe, die dafür sprechen, Qualitätsmanagement Systeme zu nutzen. Jedes Unternehmen bringt andere Voraussetzungen mit, sodass oftmals eine Mischung verschiedener Faktoren ausschlaggebend ist:

• Qualität verbessern: Wenn Sie feststellen, dass die Qualität Ihrer Produkte bzw. Dienstleistungen nicht optimal ist und es immer wieder Beschwerden gibt, dann kann ein Qualitätsmanagement System dabei helfen, die Situation zu verbessern. Stellen Sie Ihre Kunden zufrieden, stärken Sie langfristig Ihre Position auf dem Markt. Sie können dafür den QM-Pilot mit seinen umfangreiche Funktionen nutzen.
• Unterbrechungen vermeiden: In der Produktion kann es schnell zu Störungen kommen. Ein Holzteil wird beispielsweise falsch geschnitten oder es ist kein Mitarbeiter da, der eine bestimmte Maschine bedienen kann. Das verursacht unnötige Kosten und bremst Ihre Zeitplanung aus. Eine Software wie der QM-Pilot kann Sie bei der Planung unterstützen und Störungen verhindern.
• Kosten & Ressourcen sparen: Viele Unternehmen haben das Problem, dass Ressourcen ungünstig eingesetzt werden und dadurch hohe Kosten entstehen. Bilden Sie mithilfe des QM-Pilot ab, wo welche Ressourcen eingesetzt werden, dann erhalten Sie einen guten Überblick. Auf dieser Grundlage können Sie dann Optimierungen vornehmen.
• Wettbewerbsfähigkeit steigern: In vielen Branchen nimmt der Konkurrenzkampf zu. So kann es sein, dass es für Sie einen neuen Mitbewerber gibt, gegen den Sie sich behaupten müssen. Qualitätsmanagement Systeme helfen Ihnen dabei, Ihre eigenen Schwachstellen zu erkennen, neue Ideen zu entwickeln und die Qualität zu steigern. Bei all diesen Herausforderungen hilft Ihnen der QM-Pilot.
• Gesetzliche Pflicht erfüllen: In einigen Branchen ist QM vorgeschrieben, sodass Sie dazu verpflichtet sind, mit bestimmten Qualitätsmanagement-Systemen zu arbeiten. Der QM-Pilot unterstützt Sie auch dabei, denn er ist das ideale Tool, wenn Sie QM in Ihr Unternehmen einführen möchten.

Welche Ziele verfolgen Qualitätsmanagement Systeme?

Mit dem Aufbau von Qualitätsmanagement können die unterschiedlichsten Ziele verfolgt werden. Entscheidend dafür ist Ihre individuelle Situation: An welchen Stellen gibt es Optimierungsbedarf? Welche Prozesse laufen schon gut ab?

Es lassen sich jedoch grundsätzliche Ziele definieren, die die meisten Unternehmen mithilfe von Qualitätsmanagement Organisation Ablage Systemen erreichen möchten:

Erhöhung der Kundenzufriedenheit Verbesserung der Kommunikation Abbildung von Prozessen Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit Frühzeitiges Erkennen von Risiken Verbesserung des Beziehungsmanagements Optimierungen anhand von Feedback

Diese Ziele sind nicht willkürlich gewählt: Sie tragen alle dazu bei, dass Ihr Unternehmen sich weiterentwickelt. Eine hohe Kundenzufriedenheit führt beispielsweise dazu, dass mehr Produkte gekauft werden und Sie weiterempfohlen werden. Sie steigern Ihren Umsatz und festigen langfristig Ihre Position gegenüber der Konkurrenz.

Der QM-Pilot kann Ihnen dabei helfen, mit Qualitätsmanagement Systemen zu arbeiten und die oben stehenden Ziele zu erreichen. Das gilt beispielsweise für das Abbilden von Prozessen: Sie erhalten dadurch eine gute Übersicht und können bei Bedarf Optimierungen vornehmen. Zudem wird auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch übersichtliche Qualitätsmanagement Prozesse erleichtert.

Der QM-Pilot bietet Ihnen daher ein spezielles Modul für das Prozessmanagement. Es enthält einen Grafik-Editor, mit dem Sie Prozesse modellieren, Strukturen sowie Prozessbeschreibungen frei konfigurieren und auf Ihre individuelle Situation zuschneiden können.

Kombinieren Sie die Anwendung mit einem ERP System (Enterprise-Resource-Planning System) für Qualitätsmanagement, dann bilden Sie alle Prozesse genauestens ab und behalten gleichzeitig auch Ihre Ressourcen im Blick.

Möchten Sie mehr zu diesem Thema erfahren? Gerne erläutern wir Ihnen weitere Einzelheiten über das Prozessmanagement-Modul des QM-Pilot.

So führen Sie ein QM System in 7 Schritten ein

Wenn Sie ein QM-System einführen möchten, dann sollten Sie strukturiert vorgehen. Sie können sich dabei an diesen sieben Schritten orientieren und sie bei Bedarf an Ihre individuelle Situation anpassen:

1. Voraussetzungen schaffen: Zunächst sollte die Geschäftsführung beschließen, dass Qualitätsmanagement Systeme zum Einsatz kommen sollen und QM-Beauftragte ernennen. Zu den Qualitätsmanagement Voraussetzungen zählt außerdem, dass die benötigten Ressourcen in Form von Zeit und Weiterbildungen bereitgestellt werden. Zudem wird in diesem Schritt auch eine Software wie der QM-Pilot eingeführt, über die das QM organisiert wird.
2. Ziele definieren: Qualitätsmanagement Systeme arbeiten alle auf bestimmte Ziele hin. Diese sollten Sie vorab genau definieren, um für sich und alle Mitarbeiter den Fokus festzulegen und die Richtung vorzugeben.
3. Zeitplan anlegen: Qualitätsmanagement wird in jedem Unternehmen mit einer unterschiedlichen Geschwindigkeit eingeführt. Sie sollten deshalb einen individuellen Zeitplan erstellen und erste Zwischenziele, wie die grafische Abbildung aller Prozesse, festlegen. Mit dem QM-Pilot führen Sie diese Aufgaben schnell und unkompliziert aus.
4. Ein Qualitätsmanagement System auswählen: Ist der erste Zeitplan erstellt, dann beginnen Sie die Arbeit mit einer Software für Qualitätsmanagement Systeme. Der QM-Pilot wurde speziell für professionelle Nutzer entwickelt, die Ihr QM effizient gestalten und dabei eine zuverlässige Software verwenden möchten.
5. Erste Maßnahmen ergreifen: Wenn Sie mit dem QM-Pilot arbeiten, werden Sie schnell erste Optimierungen planen und durchführen. Die Software bietet Ihnen einen sehr guten Überblick über Ihre Ressourcen, Prozesse und die Personalplanung.
6. Fortschritt überwachen: Qualitätsmanagement ist eine Aufgabe, die Sie nie wirklich abschließen können. Sie sollten deshalb fortlaufend kontrollieren, an welchen Stellen es Optimierungsbedarf gibt.
7. Zertifizierung erhalten: Arbeiten Sie nach einem Qualitätsmanagement System, dann können Sie für einige eine Zertifizierung erhalten. Diese zeigt Kunden, Patienten oder potenziellen Investoren, dass Sie sich um eine einwandfreie Qualität bemühen und dafür ein anerkanntes System nutzen. Der QM-Pilot ist darauf ausgelegt, Sie auf dem Weg zu Ihrer Zertifizierung zu unterstützen.

Welche Herausforderungen kommen auf Ihr Unternehmen zu?

Es kommen einige Herausforderungen auf Sie zu, wenn Sie Qualitätsmanagement Systeme einführen möchten. Deshalb ist eine gute Struktur dabei das A und O. Mit dem QM-Pilot können Sie diese Aufgaben effektiv meistern:

• Sie benötigen ausreichend Zeit, um QM einzuführen und kontinuierlich durchzuführen. Der QM-Pilot ist dabei eine wertvolle Unterstützung, die Sie entlastet, da er einen guten Überblick über sämtliche Geschäftsbereiche bietet.
• Vielleicht werden nicht alle Ihre Mitarbeiter das Qualitätsmanagement von Anfang an unterstützen. Beziehen Sie diese trotzdem mit ein und zeigen Sie ihnen, wie groß die Vorteile für das gesamte Unternehmen sein können.
• Die Einführung von Qualitätsmanagement erfordert Ressourcen. Zum einen muss dem Personal ausreichend Zeit eingeräumt werden und zum anderen entstehen auch Kosten für die Software. Mithilfe des QM-Pilot arbeiten Sie zeiteffizient und planen Ihr Personal detailliert ein. Die Kosten erläutern wir Ihnen gerne vorab in einem persönlichen Gespräch.

Qualitätsmanagement Systeme bieten für die unterschiedlichsten Branchen Vorteile. Das gilt nicht nur, da mit ihnen die Qualität effektiv verbessert werden kann, sondern auch, da einige Unternehmen – wie z. B. im Gesundheitswesen – zu Qualitätsmanagement verpflichtet sind. Deutlich wird das Potenzial von QM Systemen aber auch in der Industrie.

Beispiel: Einführung eines QM-Systems in der Industrie

Ein Unternehmen produziert Möbel und möchte nun ein Qualitätsmanagement System einführen. Der Auslöser dafür ist, dass immer wieder Rohstoffe fehlen und deshalb die Produktion gebremst wird. Trotz verschiedener Versuche zur Verbesserung konnte dieses Problem noch nicht behoben werden.

Auch die Personalsituation ist seit längerer Zeit angespannt: Um bestimmte Maschinen zu bedienen, braucht es gewisse Qualifikationen, die nur wenige Mitarbeiter vorweisen können. Sind diese nicht anwesend, muss die Produktion unterbrochen werden, was des Öfteren vorkommt.

Also entscheiden sich die Verantwortlichen dazu, ein QM System einzuführen. Dabei entstehen folgende Vorteile:

• Die Ursache für den Mangel des Rohstoffes wurde dank der guten Übersicht des QM-Pilot gefunden und behoben. Danach sind keine Verzögerungen mehr aufgetreten.
• Die Verantwortlichen haben alle Daten in den QM-Pilot eingepflegt und dabei auch einen besseren Überblick über die personellen Ressourcen erhalten.
• Die Mitarbeiter mit der Qualifikation für die Maschine werden nun besser auf alle Schichten verteilt. Für Urlaubs- und Krankheitszeiten wird ein Notfallplan erstellt. Die Vorlage dafür wird im QM-Pilot verwaltet, der auch als Dokumentenmanagement Software fungiert.
• Das Unternehmen kann dank des integrierten Qualitätsmanagements jetzt auch eine Zertifizierung erhalten. Diese wird ihm dabei helfen, neue Auftraggeber zu gewinnen.

Nutzen Sie den QM-Pilot für die Arbeit mit einem Qualitätsmanagement System

Die Systeme des Qualitätsmanagements bieten Ihnen zahlreiche Vorteile: Sie verbessern damit die Qualität, erhöhen die Kundenzufriedenheit und können sogar eine Zertifizierung erhalten. Auf diesem Weg steht Ihnen der QM-Pilot als professionelle und anwenderfreundliche Anwendung zur Seite.

Wenn Sie Interesse an der Software haben oder weitere Details benötigen, dann können Sie sich online über den QM-Pilot informieren oder einen Termin mit uns vereinbaren. Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen konkret, wie der QM-Pilot Ihnen nützen kann.