Qualitätsmanagement im Dienstleistungssektor

Unternehmen sind oft per Gesetz oder durch Stakeholder zum Qualitätsmanagement verpflichtet, auch wenn nicht immer eine Zertifizierung des QMs gefordert ist.

Qualitätsmanagement ist aber auch ein sinnvolles Instrument der Organisationsführung. Es dient der systematischen Definition und Verbesserung von Abläufen und klärt Verantwortlichkeiten, Arbeitsabläufe und dient der Transparenz der Prozesse in einem System.

Im QM-Pilot können Prozessbeschreibungen mithilfe einer Flow-Chart dargestellt und alle notwendigen Dokumente und Informationen direkt mit der Prozessbeschreibung verknüpft werden. So stehen im Alltag einfach und schnell alle notwendigen Informationen und Dokumente zur Verfügung. Dabei sollte ein QM nie als reine Pflichterfüllung angesehen werden. Erst wenn es verstanden und gelebt wird, bringt es den gewünschten Nutzen.

Mit dem QM-Pilot kann ein normorientiertes System nach ISO 9001:2015 aufgebaut werden.

Use Case

Hälg Group

"Ein System für alle Geschäftsbereiche", Marcel Baumer Hälg Group
Als Familienunternehmen in vierter Generation durch die Inhaber geführt, orientiert sich die Hälg Group an einer langfristigen und nachhaltigen Zielsetzung: Sie will das führende Schweizer Dienstleistungsunternehmen für Gebäudetechnik im Bereich Heizung, Lüftung, Klima, Kälte und Sanitär über den ganzen Lebenszyklus einer Anlage sein. Das Facility Management ergänzt diese Leistungen um hochstehende Dienste rund um Gebäude, Areale und deren Nutzer. Die Unternehmensgruppe beschäftigt an 22 Standorten in der Schweiz 1125 Mitarbeitende und erzielte 2020 einen Umsatz von 312 Millionen Schweizer Franken. Zur Hälg Group gehören: Hälg Holding AG, Hälg & Co. AG, Dober AG, Klima AG, Meneo Energie SA, Zahn + Co. AG, Hälg Facility Management AG, GOAG General Optimizing AG und Vadea AG.
Die Hälg Group ist seit 1996 zertifiziert nach ISO9001. Über diese lange Zeit haben sich neue Geschäftsfelder etabliert und die ganze Gruppe ist stark gewachsen. Die Prozessbeschreibungen und Dokumentenvorlagen konnten mit dieser Entwicklung nicht Schritt halten, waren zu wenig auf die einzelnen Geschäftsfelder angepasst und nicht für alle Personen im Unternehmen zugänglich. Deshalb hat sich die Hälg Group für die Einführung des QM-Pilot entschieden. Einerseits sollten alle Mitarbeitenden jederzeit und überall auf die Prozesse und Hilfsmittel zugreifen können. Andererseits mussten die fünf Geschäftsfelder der Hälg Group mit ihren spezifischen Bedürfnissen abgebildet werden können.
Die Herausforderung bestand darin, alle existierenden Prozesse und Hilfsmittel aus allen Geschäftsfeldern über einen einzigen Einstiegspunkt zugänglich zu machen. Dabei sollte das System nicht überladen werden. Die Mitarbeitenden aus den verschiedenen Geschäftsfeldern sollen nur die für sie und ihr Geschäftsfeld relevanten Prozesse und Hilfsmittel sehen. Zudem sollte die Nutzerverwaltung automatisiert werden, damit bei Ein- und Austritten keine manuellen Eingriffe notwendig sind.
Das System QM-Pilot erlaubt eine bedürfnisgerechte Abbildung der Prozessarchitektur. Über die Zuteilung von Rollen und Gruppen kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeitenden nur die für sie relevanten Informationen angezeigt bekommen. Die einfach zu erstellenden Prozessabbildungen bringen Transparenz auch in komplexe Abläufe. Die Verknüpfung der zentral verwalteten Hilfsmittel mit den Prozessen stellt sicher, dass immer auf die aktuellen Dokumente zugegriffen werden kann und keine Doppelspurigkeiten entstehen. Das Onboarding neuer Mitarbeitender erfolgt praktisch ohne Schulungsaufwand, weil das System einfach anzuwenden ist. Über die LDAP-Anbindung sind Ein- und Austritte neuer Mitarbeitender automatisiert und es entsteht kein zusätzlicher administrativer Aufwand. Und dank der Cloud-Lösung sind Prozesse und Daten auch jederzeit und von überall erreichbar. Fall trotzdem einmal Fragen oder Probleme entstehen, ist der Support von Abel Systems immer schnell für eine Hilfestellung erreichbar.

Referenzen

Amberg Group Ltd

CarePeople AG

Hälg Group

Elis (Suisse) AG

Bio Test Agro AG

Ingesa AG

Vebego AG

Sieber Transport AG

Meister Executive Search AG

Sympany Services AG