Qualitätsmanagement Handbuch: Übersichtliche Dokumentation anlegen & profitieren

 

Die Aufgaben rund um das Qualitätsmanagement (QM) sind für viele Unternehmen eine Herausforderung: Nach einer Analyse des Ist-Zustandes und der Entwicklung und Einführung von passenden Maßnahmen erfolgt eine fortlaufende Prüfung durch das Qualitätsmanagement.

Was Sie bei diesen komplexen Sachverhalten nicht vergessen dürfen, ist eine ausführliche Dokumentation der Maßnahmen und Richtlinien rund um das Qualitätsmanagement. Diese werden in einem sogenannten Qualitätsmanagement Handbuch festgehalten. Dieses bietet Ihnen, Ihren Mitarbeitern und externen Prüfern bzw. Auditoren einen guten Überblick.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen: Was ist ein Qualitätsmanagement Handbuch? Wie wird dieses angelegt? Worauf kommt es dabei an? Zudem zeigen wir Ihnen auf, wie Sie der QM-Pilot bei diesen Aufgaben unterstützt.

Was ist ein QM Handbuch?

Ein QM Handbuch ist die Dokumentation aller getroffenen Maßnahmen rund um das Qualitätsmanagement. Es beinhaltet, welche Ansprüche das Management an die Qualität im Unternehmen hat und mit welchen Maßnahmen diese erreicht werden soll. Das QM Handbuch stellt per Definition eine zentrale Stelle für alle relevanten Informationen dar.

QM Handbuch erstellen: So gehen Sie am besten vor

Wenn Sie ein QM Handbuch erstellen möchten, gibt es dafür nicht nur den einen richtigen Weg. Das Vorgehen muss auf Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und die Ziele Ihres Qualitätsmanagements abgestimmt werden. Dennoch möchten wir Ihnen einige Eckpfeiler vorstellen, die es Ihnen erleichtern werden, ein QM Handbuch zu erstellen.

QM Handbuch: Inhalt & Anforderungen

Qualitätsmanagement Handbuch Ordner

Ein QM Handbuch anzulegen und jederzeit aktuell zu halten, ist eine umfangreiche Aufgabe, die ohne die richtige Software viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Es gibt heutzutage immer noch Unternehmen, die eine solch anspruchsvolle Dokumentation händisch vornehmen.

Wir raten Ihnen vom klassischen „Papierkram“ ab, da die wichtigsten Herausforderungen bei einem QM Handbuch Vollständigkeit und Übersichtlichkeit sind.

Sie sollten sich vorab im Klaren darüber sein, dass Sie mit großen Datenmengen arbeiten werden und diese schnell erfassbar darstellen müssen.

Dazu zählen beispielsweise die Ziele des Qualitätsmanagements, die geplanten Maßnahmen, umgesetzte Veränderungen und viele weitere Aspekte, die in dem Zusammenhang relevant sind. Zudem sollte auch ein Außenstehender die Inhalte leicht erfassen können – auf Papier wird es da schnell unübersichtlich.

Der QM-Pilot bietet Ihnen dabei eine professionelle Unterstützung: Führen Sie Ihr QM mit unserer Qualitätsmanagement Software durch, dokumentieren Sie alle wichtigen Informationen digital. So entsteht sozusagen ganz automatisch ein QM Handbuch 2.0. Gerne beantworten Ihnen Ihre Fragen zu diesem Thema – kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.

Qualitätsmanagement Handbuch: Aufbau & Vorgehensweise

Qualitätsmanagement Handbuch Inhalt

Kommt es zum Qualitätsmanagement Handbuch Aufbau, sollte die Gliederung möglichst übersichtlich sein. Bedenken Sie bei Ihrem Vorgehen, dass Sie mit dem Thema vertraut sind, viele Inhalte selbst angelegt haben und deshalb auch komplexe Daten schnell erfassen.

Ein QM Handbuch soll aber auch für Außenstehende eine Hilfe bieten und ist deshalb im Idealfall klar strukturiert. Sie können sich grob an folgendem Aufbau orientieren:

  • Unternehmensvorstellung: Beschreiben Sie Ihr Unternehmen kurz, gehen Sie auf erbrachte Leistungen, hergestellte Produkte und weitere relevante Punkte ein. Nennen Sie auch den Mitarbeiter, der für das QM verantwortlich ist.
  • Geltungsbereich: Sie legen fest, auf welche Abteilungen, Standorte, Mitarbeiter usw. sich das QM bezieht.
  • Ausschlüsse: Nennen Sie Abteilungen, die von der QM ausgeschlossen werden und begründen Sie Ihre Entscheidung. Häufig handelt es sich dabei z.B. um die Produktion, wenn Unternehmen fertige Produkte geliefert bekommen.
  • Qualitätspolitik & -ziele: Sie beschreiben, was in Ihrem Unternehmen unter Qualität verstanden wird. Dazu zählen beispielsweise Werte wie Arbeitssicherheit, Umweltfreundlichkeit usw.
  • Verantwortlichkeiten & Organisation des Unternehmens: Stellen Sie z.B. in Form eines Organigramms dar, welche Ebenen es in Ihrem Unternehmen gibt und welche Mitarbeiter für welche Aufgaben zuständig sind.
  • Aufbau der Dokumentation des QM Managements: Sie gehen darauf ein, welche Systematik für das QM Management genutzt wird, um die Dokumentation durchzuführen –  z. B. wie Aktualisierungen und Freigaben erfolgen.
  • Darstellung der Prozesse: Alle Prozesse, die im Unternehmen ablaufen, werden samt ihrer Abfolge und Wechselwirkungen dargestellt. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von der Prozessdokumentation.
  • Nennung von ausgegliederten Prozessen: Dabei handelt es sich um Prozesse, die durch einen externen Dienstleister durchgeführt werden.
  • Darstellung von Normen & Regeln: Wurden alle Prozesse und wichtigen Informationen erfasst, halten Sie auch die Normen fest, nach denen gearbeitet werden soll. Änderungen und Maßnahmen werden genauestens und praxisnah beschrieben.

Das ist nur ein Beispiel für den Aufbau eines Qualitätsmanagement Handbuchs. Sie können Punkte ergänzen oder austauschen. Wichtig ist, dass das Endprodukt stimmt: Ein übersichtliches und vollständiges Handbuch für Qualitätsmanagement bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine verlässliche Orientierung.

Bedenken Sie jedoch die Menge an Informationen, ist es kein Wunder, dass klassische QM-Handbücher mit einem Umfang von 200 bis 300 Seiten schnell unübersichtlich werden.

Mit einer modernen Software, wie dem QM-Pilot, erfassen Sie große Datenmengen in einem QM-System und können sie mit einem Klick der Stelle zuordnen, an der Sie benötigt werden. Dadurch erhalten Sie nutzbare Datenportionen, die deutlich aussagekräftiger sind.

QM Handbuch: ISO 9001 2015 Vorgaben

Bei dem Qualitätsmanagement ISO 9001 handelt es sich um eine Norm für das QM. Diese setzt bestimmte Grundlagen voraus, die für eine optimale Qualität sorgen sollen. Unternehmen können sich diesbezüglich prüfen lassen und erhalten eine Zertifizierung, wenn sie alle Vorgaben erfüllen. Diese Norm wurde im Laufe der Jahre immer wieder aktualisiert.

Lange Zeit waren Unternehmen im Rahmen der ISO 9001 zu einem Qualitätsmanagement Handbuch verpflichtet, um eine Zertifizierung zu erhalten. Das hat sich geändert: Laut ISO 9001:2015 ist ein QM Handbuch nun nicht mehr verpflichtend.

Wieso lohnt es sich, trotzdem ein QM Handbuch anzulegen?

Auch, wenn das Führen eines QM Handbuchs laut der ISO 9001:2015 Vorgaben nicht mehr verpflichtend ist, bietet es Ihnen zahlreiche Vorteile. Bei einem QM Handbuch geht es schließlich nicht nur darum, eine Zertifizierung für Qualitätsmanagement zu erhalten.

Der Fokus sollte vielmehr darauf liegen, die Ziele der Qualitätspolitik des Unternehmens zu erreichen. Das gelingt Ihnen nur, wenn Sie einen guten Überblick über Ihr QM haben.

Es gibt auch Branchen und Betriebe, die gesetzlich dazu verpflichtet sind, Qualitätsmanagement zu betreiben. Doch auch diese brauchen nicht mehr zwingend ein QM Handbuch – es ist aber ein wichtiger Schritt, wenn sie die Anforderungen, die an sie gestellt werden, erfüllen möchten.

Es ist allerdings nicht nur das Gesetz, das Sie zu einem Qualitätsmanagement verpflichten kann, sondern möglicherweise auch Investoren. Tritt neues Personal in das Unternehmen ein, erleichtert ein solch übersichtliches System die Einarbeitung und die neue Arbeitsleistung steht Ihrem Unternehmen schneller zur Verfügung.

Anstatt dafür jedoch auf ein unübersichtliches, klassisches QM-Handbuch zu setzen, können Sie ein modernes QM-System nutzen, das flexibel ist und Ihnen einen guten Überblick bietet.

Der QM-Pilot unterstützt Sie dabei, denn er bietet Ihnen eine lückenlose Dokumentation aller Informationen rund um Ihr Qualitätsmanagement. Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch, wie auch Ihr Unternehmen von der Anwendung profitieren kann. Kontaktieren Sie uns für ein erstes Kennenlernen.

Qualitätsmanagement Handbuch QM-System

Qualitätsmanagement Handbuch Beispiel: Digitales QM Handbuch Pflege im Arbeitsalltag

 

Es kann für jede Unternehmen aus den verschiedensten Branchen von Vorteil sein, ein Qualitätsmanagement Handbuch anzulegen. Wie große die Hilfe durch eine solche Dokumentation in einem QM-System sein kann, erläutern wir Ihnen nun anhand des Beispiels eines Qualitätsmanagement Handbuchs für die Pflege. Dafür nehmen wir das Seniorenheim Sonnenschein als Beispiel.

Qualitätsmaangement Handbuch Ziele 1. Schritt: Grundlagen & Ziele festlegen

Es kommt immer wieder zu Engpässen des Personals und Beschwerden durch Angehörige. Der QM-Verantwortliche für das Qualitätsmanagement führt den QM-Pilot als Software ein und legt dabei ein „digitales QM Handbuch“ an.

Dieser Prozess beginnt damit, dass zunächst die allgemeinen Grundlagen dazu festgelegt werden, was in dem Seniorenheim unter Qualität verstanden wird. Dazu zählt beispielsweise, dass jeder Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl an Minuten Zeit hat, sich um einen Bewohner zu kümmern.

In diesem Zuge wird auch festgehalten, dass es zu den allgemeinen Werten gehört, dass die Wünsche, Sorgen und Ängste der Bewohner ernst genommen werden. Mitarbeiter sollen einfühlsam auf die Menschen zugehen und von Zeit zu Zeit das Gespräch mit den Angehörigen suchen. All diese Informationen werden im QM-Pilot festgehalten.

Qualitätsmanagement Handbuch Verantwortlichkeiten 2. Schritt: Verantwortlichkeiten klären & abbilden

Weiter geht es damit, dass die Verantwortlichkeiten neu geregelt und übersichtlich abgebildet werden. Dafür wird mithilfe des QM-Pilot ein Organigramm angelegt, aus dem die Hierarchie der Mitarbeiter deutlich wird. Es sollte mit einem Blick erkennbar sein, welche Mitarbeiter für welche Abteilungen verantwortlich sind und welche Vorgesetzten es gibt.

Qualitätsmanagement Handbuch Prozesse optimieren 3. Schritt: Prozesse erfassen & optimieren

Anschließend erhebt der QM-Beauftragte alle Prozesse, die in dem Seniorenheim durchgeführt werden. Das ist beispielsweise die tägliche Pflege oder das Aufnehmen eines neuen Bewohners. Diese Prozesse werden detailliert erfasst und um beteiligte Mitarbeiter und benötigte Ressourcen ergänzt.

Der Vorteil dabei: Das digitale System erleichtert es den Mitarbeitern deutlich, sich mit den Abläufen vertraut zu machen. Die Prozesse werden leicht verständlich aufbereitet, sodass sie schnell verstanden und umgesetzt werden können.

Qualitätsmanagement Handbuch Richtlinien 4. Schritt: Richtlinien & Leitbilder festlegen

Arbeiten Sie mit einer Software wie dem QM-Pilot, lösen Sie das klassische QM-Handbuch ab. Alle relevanten Informationen werden in kleineren Mengen aufbereitet, sodass sie leicht zu verstehen sind. Das gilt nicht nur für Prozesse, sondern auch für Richtlinien und Leitbilder.

Das erleichtert die Einarbeitung neuer Kollegen deutlich und sorgt für einen allgemeinen Standard, nach dem das gesamte Personal arbeitet.

Dieses QM Handbuch Beispiel zeigt, wie groß der Nutzen einer übersichtlichen Dokumentation ist. Sie halten alle Prozesse, Aufgaben und Maßnahmen rund um das Qualitätsmanagement fest. Diese bieten eine Orientierung für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Halten Sie Ihr Handbuch bzw. QM-System stets aktuell, profitieren Sie langfristig von der Aufzeichnung.

QM Handbuch Muster & Vorlagen: Vorteile dank professioneller Software

Sie finden online viele QM Handbuch Muster und Vorlagen. Diese bieten Ihnen eine Orientierung und liefern Ihnen einen Leitfaden, an den Sie sich halten können. Was dabei aber häufig vergessen wird, sind die individuellen Faktoren, die ein jedes Unternehmen aufweist.

Arbeiten Sie mit einem kostenlosen Muster für ein Qualitätsmanagement Handbuch, bleibt häufig kein Spielraum für branchenspezifische Besonderheiten.

Im Falle des Qualitätsmanagements im Gesundheitswesen spielen beispielsweise Hygienevorschriften eine wichtige Rolle. Diese müssen im Rahmen des Qualitätsmanagements zwingend beachtet werden und sollten somit auch Teil des QM Handbuchs sein.

Entscheiden Sie sich für den QM-Pilot werden QM Handbuch Muster für Sie überflüssig. Sie arbeiten mit einer Software, die speziell für den professionellen Nutzer entwickelt wurde, eine hohe Skalierbarkeit aufweist und Ihnen übersichtliche und verlässliche Ergebnisse liefert.

Alle Informationen werden digital gespeichert und werden auf unseren sicheren Servern gespeichert. Eine einfache Vorlage für das Qualitätsmanagement Handbuch kann Ihnen dies nicht bieten.

QM-Pilot nutzen & professionelles Qualitätsmanagement Handbuch anlegen

Qualitätsmanagement Handbuch Managementsystem

Der QM-Pilot bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Qualitätsmanagement nach modernen Standards durchzuführen und die Ergebnisse übersichtlich festzuhalten. Sie legen ein digitales QM Handbuch an, in dem automatisch alle wichtigen Informationen zu finden sind.

Unsere Anwendungen bietet Ihnen dabei umfangreiche Funktionen wie das Anlegen von Organigrammen und die Abbildung von Hierarchien. Das erleichtert Ihnen die Arbeit und ermöglicht es Ihnen, mithilfe Ihres Qualitätsmanagement Handbuchs alle Anforderungen auf den Punkt zu bringen.

Gerne erläutern wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch, was der QM-Pilot darüber hinaus zu bieten hat und wie er Ihr Unternehmen unterstützen kann. Kontaktieren Sie uns – wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

Picture Product Manager Kristin Prüssner

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