Prozessdokumentation: Wichtige Grundlage für Ihr Qualitätsmanagement

 

Die Prozessdokumentation spielt für das Qualitätsmanagement eine wichtige Rolle: Sie bildet alle Geschäftsprozesse ab und stellt somit die ideale Basis für spätere Optimierungen dar. Das funktioniert aber nur dann, wenn die Prozesse korrekt und ganzheitlich erfasst und abgebildet werden – eine Arbeit, die neben Ihren Tagesaufgaben eine große Herausforderung darstellt.

Deshalb zeigen wir Ihnen in diesem Artikel nicht nur die Vorteile der Prozessdokumentation. Sie erfahren auch, welche Schritte Sie in Angriff nehmen müssen und welche Methoden sich für Ihre Prozessdokumentation eignen.

Anhand ausgewählter Praxisbeispiele aus verschiedenen Branchen zeigen wir Ihnen, dass Sie eine umfängliche Prozessdokumentation auch in Ihrem Unternehmen erfolgreich umgesetzt können.

Prozessdokumentation:
Definition & Erklärung des Begriffs

Das Ziel der Prozessdokumentation ist es, alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens abzubilden. Die Darstellung erfolgt leicht verständlich und übersichtlich in grafischer oder textlicher Form. So können Sie sicherstellen, dass Sie die Übersicht bei Bedarf ständig aktualisieren können.

Zu Beginn einer jeden Prozessdokumentation steht eine ausführliche Analyse und das Erfassen aller Geschäftsvorgänge, auch Prozesserfassung genannt. Wenn Sie die Prozesse beschreiben, sollten Sie dabei äußerst gründlich vorgehen. Die Dokumentation kann nur dann die Grundlage für das weitere Vorgehen bilden, wenn sie vollständig ist.

Prozesslandkarte Prozessdokumentation

Ist dies der Fall, können Sie im Rahmen des Qualitätsmanagements (kurz QM) einen Blick auf Ihre Prozessdokumentation werfen:

Prozesse sind in Unternehmen allgegenwärtig, werden tagtäglich ausgeführt und wiederholt – daraus ergibt sich das große Optimierungspotenzial für Ihr Unternehmen. Um dieses zu nutzen, benötigen Sie einen detaillierten Überblick über die Prozesse in Ihrem Unternehmen. Eine genaue Prozessdokumentation bietet Ihnen dafür eine wunderbare Grundlage.

Prozesse dokumentieren: Wieso ist das so wichtig?

Für Ihr Qualitätsmanagement ist es wichtig, dass Sie die Prozessdokumentation für Ihr Unternehmen so genau wie möglich vornehmen. Damit das QM erfolgreich durchgeführt werden kann, brauchen Sie einen Überblick über alle Abläufe, Handgriffe und Vorgehensweisen. Nur so lassen sich Fehler sowie Knackpunkte erkennen und anschließend beheben.

Genau dabei hilft die Prozessdokumentation. Sie können die gesamten Abläufe in Ihrem Unternehmen genau verfolgen und erhalten Aufschluss darüber, an welchen Stellen es noch Optimierungsbedarf gibt. Deshalb gilt: Arbeiten Sie exakt. Schauen Sie bei dem Prozess Ablauf ganz genau hin, gehen in das Gespräch mit den Beteiligten und fragen im Zweifel noch einmal nach.

Was sind die Vorteile der Prozessdokumentation?

Die Prozessdokumentation bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile, von denen Sie dauerhaft in den verschiedensten Geschäftsbereichen profitieren:

  • Steigerung der Effizienz
  • Optimierung der Zusammenarbeit
  • Verbesserung der Prozesse
  • Einfache Einarbeitung von neuen Mitarbeitern
  • Langfristige Sicherung der Prozesse

Prozessdokumentation Statistik Steigerung der Effizienz

Haben Sie alle Arbeitsabläufe dargestellt, die in Ihrem Unternehmen stattfinden, werden diese im Rahmen des QM optimiert. Daraus ergibt sich, dass die Prozesse flüssiger durchgeführt und Fehler minimiert werden.

Die Effizienz verbessert sich: Dank der neuen Abläufe wird Zeit eingespart und die gesamte Produktion kann reibungslos ablaufen. Das führt auf lange Sicht dazu, dass sich auch Ihre Kosten reduzieren.

Prozessdokumentation Zusammenarbeit Optimierung der Zusammenarbeit

Haben Sie eine Prozessdokumentation erstellt, dann weiß jeder Mitarbeiter genau, wofür er zuständig ist. Die Dokumentation verdeutlicht, wo die Verantwortlichkeiten liegen und welche Abteilung welche Aufgaben übernimmt.

Durch den neuen Standard werden Missverständnisse und Abstimmungsfehler reduziert. Hält sich jeder Mitarbeiter daran, läuft die Zusammenarbeit reibungslos und es gibt weniger Verzögerungen und Diskussionen.

Prozessdokumentation Stern Verbesserung der Prozesse

Durch die Prozessdokumentation erhalten Sie gleichzeitig einen Blick auf das große Ganze, können aber auch Details ins Auge fassen. Betrachten Sie die Arbeitsabläufe detailliert, stoßen Sie dabei eventuell auf wichtige Knackpunkte innerhalb der Prozesse. Dadurch erkennen Sie, wo es sinnvoll ist, einzelne Schritte umzustellen oder die Verantwortlichkeiten zu ändern.

Ein weiterer großer Vorteil der Prozessdokumentation: Beschäftigen Sie sich intensiv mit den Arbeitsabläufen, können Sie beispielsweise die Produktion einer Ware als Ganzes sehen und nicht nur einzelne Schritte. Fehler fallen Ihnen somit schneller auf und Sie haben gute Ansatzpunkte für die Verbesserungen der Arbeitsabläufe.

Prozessdokumentation Clipboard Einfache Einarbeitung von neuen Mitarbeitern

Die Prozessdokumentation ist nicht nur für Ihre derzeitigen Mitarbeiter hilfreich, sondern auch für neue Angestellte. Wer eine neue Stelle antritt, fühlt sich häufig überfordert und braucht erst einmal einen guten Überblick über alle Prozesse. Haben Sie zuvor eine detaillierte Prozessdokumentation erstellt, gewinnen neue Mitarbeiter aus dieser genau die Übersicht, die sie benötigen.

Prozessdokumentation Kreislauf-Pfeile Langfristige Sicherung der Prozesse

Verlässt ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen, kann das schnell zu Verwirrungen führen. Wurden seine Aufgaben nie dokumentiert, ist es schwer, diesen Verlust aufzufangen. Sie verlieren nicht nur eine Arbeitskraft, sondern auch das Wissen des Angestellten. Mit einer detaillierten Prozessdokumentation sorgen Sie dafür, dass das Wissen rund um Ihre Prozesse auch für die Zukunft gesichert ist.

Methoden in der Prozessdokumentation

Prozessdarstellung:
In 8 Schritten Ihre Prozessdokumentation erstellen

Bevor Sie damit beginnen, Ihre Prozesse darzustellen, sollten Sie sich gut vorbereiten. Die Anforderung an eine Prozessdokumentation sind hoch. Oftmals verlieren sich die Verantwortlichen in Perfektionismus und möchten jeden Prozess bis in das kleinste Detail erfassen. Ein genaues Vorgehen ist wichtig – es sollte aber auch klare Grenzen geben.

Eine weitere Herausforderung ist der Zeitmangel: Eine solch intensive Arbeit nimmt viel Zeit in Anspruch. Das kann neben Ihren täglichen Aufgaben eine große Herausforderung sein. Planen Sie sich also genug Freiräume ein und geben andere Tätigkeiten für die Dauer der Prozessdokumentation eventuell ab.

Im Umgang mit Ihren Mitarbeitern gibt es noch einen Punkt zu beachten: Mitarbeiter könnten fürchten, dass ihre Arbeit bei der Evaluierung negativ auffällt. Verdeutlichen Sie ihnen, dass die Prozessdokumentation Vorteile für jeden bietet und nicht genutzt wird, Mitarbeiter zu ersetzen und Stellen zu streichen.

Es ist wichtig, dass Sie einfühlsam vorgehen und den Gewinn für das gesamte Unternehmen hervorheben. Fangen Sie diese Ängste auf und kommunizieren offen, was mit der Prozessdokumentation erreicht werden soll.

Prozessdokumentation Menschen planen am Tisch

Sind Sie bereit dafür, mit der Prozessdokumentation zu starten, orientieren Sie sich dabei am besten an folgenden Schritten:

1. Legen Sie den Umfang der Prozessdokumentation fest

Auch wenn die Prozessdokumentation alle Prozesse in Ihrem Unternehmen erfassen soll, gibt es Grenzen. Definieren Sie also, wo die Dokumentation beginnen und wo sie enden soll. Der Fokus sollte auf den relevanten Abläufen liegen.

2. Definieren Sie die Zielgruppe und die Tonalität

Die Prozessdokumentation soll später einen Zweck erfüllen. Das kann beispielsweise sein, die einzelnen Prozesse im Rahmen des QM Management zu verbessern. Halten Sie vorab also fest, für wen die Dokumentation gedacht ist.

3. Beschreiben Sie alle Prozesse und ihren Ablauf

Sind die Rahmenbedingungen festgehalten, beginnen Sie mit der Prozessmodellierung: Dabei werden alle Prozesse erfasst, die in Ihrem Unternehmen stattfinden. Ist dies geschehen, startet die eigentliche Arbeit. Sie beschreiben die Prozesse und ihren Ablauf detailliert.

4. Halten Sie Zweck und beteiligte Personen eines Prozesses fest

Wenn Sie die Prozesse im Unternehmen strukturieren und darstellen, erfassen Sie auch die beteiligten Personen. Das erleichtert es Ihnen, Nachfragen zu stellen und bietet zudem eine gute Übersicht. Es ist außerdem ein guter Ansatz, auch gleich den Zweck zu erfassen, wenn Sie Prozesse darstellen. Anhand dieser Information können Sie prüfen, ob das Ziel erreicht wurde.

5. Erfassen Sie den Input und den Output

Während Sie einen Arbeitsablauf darstellen, sollten Sie auch den Input und den Output erfassen. Das heißt konkret: Welches Budget und welche Ressourcen wurden investiert? Was ist der Auslöser und was das Ergebnis? Was passiert zwischen der Kundenbestellung und der Warenlieferung?

6. Stellen Sie die Ergebnisse grafisch dar

Haben Sie alle nötigen Daten gesammelt, geht es an einen der wichtigsten und gleichzeitig schwierigsten Schritte: Die grafische Darstellung der Ergebnisse. Hier werden alle Aufgaben, Ziele, Inputs und Outputs erfasst. Die beteiligten Personen sowie Erläuterungen werden ebenfalls hinzugefügt.

Dabei hilft Ihnen ein Prozessdokumentation Tool, wie der QM-Pilot. In unserem Grafik-Editor stellen Sie Ihre Prozesse übersichtlich in vielen verschiedenen Varianten dar. Wünschen Sie sich weitere Informationen zu diesem Thema, freuen wir uns, wenn Sie Kontakt mit uns aufnehmen.

7. Überprüfen Sie die Prozesse und halten Abweichungen fest

Ist Ihr erster Entwurf fertig, sollten Sie diesen auf seine Vollständigkeit prüfen. Beobachten Sie die einzelnen Prozesse noch einmal und schauen, ob Ihnen etwas entgangen ist. Bessern Sie gegebenenfalls nach. Auch in der Zukunft sollten Sie Ihre Prozessdokumentation regelmäßig prüfen und aktualisieren.

8. Verteilen Sie die Prozessdokumentation

Ist Ihre Prozessdokumentation abgeschlossen, folgt ein weiterer wichtiger Schritt. Sie verteilen diese an die betreffenden Mitarbeiter. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern den Standard vor und kommunizieren, wie die Ergebnisse umgesetzt werden sollen.

Prozessdokumentation: Methoden für einen erfolgreichen Ablauf

Es gibt verschiedene Methoden für die Prozessdokumentation. Sie unterscheiden sich in ihrer Vorgehensweise – welche am besten zu Ihnen passt, hängt von Ihrer individuellen Situation ab. Es handelt sich dabei um verschiedene Prozessdokumentation Muster, die für die unterschiedlichsten Prozesse angewandt werden können.

Prozessdokumentation

Karteikarten-Methode

Bei der Karteikarten-Methode wird jeder Geschäftsprozess in ganzen Sätzen beschrieben. Anschließend kennzeichnen Sie alle relevanten Informationen des Prozesses. Der letzte Schritt ist die grafische Darstellung. Das Besondere an dieser Methode: Die Daten werden auf Karteikarten notiert.

Prozessdokumentation Postit

Bildkarten-Methode

Bei der Bildkarten-Methode werden die einzelnen Objekte eines Geschäftsprozesses mit verschiedenfarbigen Karten dargestellt: Personen, Aktivitäten, Hilfsmittel, Waren usw. Diese einzelnen Posten werden dann auf verschiedenfarbigen Karten notiert und in einem weiteren Schritt in einen Zusammenhang gebracht.

Prozessdokumentation Interview

Interview-Methode

Die Interview-Methode fokussiert sich auf den Dialog mit den Mitarbeitern. Gehen Sie dabei direkt und eindeutig vor. Lassen Sie sich von dem Mitarbeiter den Prozess so genau es geht beschreiben und erfassen die gesammelten Daten. Anschließend werten Sie die Informationen aus und halten Problemstellen fest. Erarbeiten Sie Lösungen und präsentieren diese Ihren Mitarbeitern.

Noch einfachere Prozessdokumentation mit einer Software

Die oben vorgestellten Methoden eignen sich in kleineren Unternehmen sicher gut, um die Prozesse zu erfassen. Bei größeren Unternehmen, mit umfangreichen und komplexen Prozessen verlieren Sie aber schnell den Überblick.

In einem solchen Fall raten wir dazu, eine Software, wie den QM-Pilot, zu verwenden. Diese bildet Ihre Prozesse übersichtlich ab und es können keine Daten verloren gehen. Das ermöglicht Ihnen eine bessere Übersicht und deutlich größere Flexibilität.

Gibt es gute Vorlagen für die Prozessdokumentation?

Vielen Unternehmern ist es wichtig, mit Prozessdokumentation Vorlagen zu arbeiten. Diese ermöglichen ein immer gleiches Vorgehen und sollen ein gutes Gelingen garantieren. Wie bei allen Vorlagen ist aber auch hier das Problem, dass diese Ihre individuelle Situation nicht berücksichtigen.

Möchten Sie Prozesse mit einer Vorlage dokumentieren und einen genauen Prozesssteckbrief erstellen, muss diese zu Ihrem Unternehmen passen. Je nach Branche und Unternehmensgröße gehen die Anforderungen an die Prozessdokumentation weit auseinander.

Dabei hilft Ihnen der QM-Pilot: Er gibt einheitliche Symbole und ein Layout vor. Dadurch erhalten Sie einen guten Überblick über Ihre Prozesse.

Prozessdokumentation Ablauflayout

Er bildet damit die Grundlage für Ihr Qualitätsmanagement und erfüllt alle gesetzlichen Normen, wie beispielsweise das Qualitätsmanagement ISO 9001. Vorlagen für die Prozessdokumentation, die gar nicht zu Ihrem Unternehmen passen, gehören damit der Vergangenheit an.

Fazit

QM & Prozessdokumentation: Beispiele aus den verschiedensten Branchen

Die Prozessdokumentation ist immer dann sinnvoll, wenn Sie komplexe Vorgehensweisen erfassen möchten. Das ist in verschiedensten Branchen der Fall: Vom Pflegesektor über die Wirtschaft bis zum Gesundheitswesen.

In diesen Sektoren laufen tagtäglich unzählige Prozesse ab. Das Wichtige dabei: Sie haben einen Zusammenhang und bilden eine Kettenreaktion. Stock der Ablauf an einer Stelle, gerät das ganze System aus dem Gleichgewicht.

Mit optimierten Prozessen verhindern Sie Fehler, Abstimmungsprobleme sowie Missverständnisse und kommen flüssigen Arbeitsabläufen einen großen Schritt näher.

QM-Pilot nutzen & Prozesse übersichtlich dokumentieren

Der QM-Pilot ist die Prozessdokumentation Software, die Sie für eine vollständige und transparente Dokumentation brauchen. Es hilft Ihnen, die Prozesse festzuhalten, sie zu beschreiben und sie grafisch abzubilden. Die Software ist für die verschiedensten Branchen und Projekte geeignet.

Möchten Sie den QM-Pilot nutzen oder haben noch offene Fragen, dann wenden Sie sich gerne an uns. Wir beraten Sie gerne unverbindlich und stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Kontaktieren Sie uns jetzt: Wir freuen uns, von Ihnen und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu hören.nbsp]

Picture Product Manager Kristin Prüssner

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Möchten Sie mehr über QM-Pilot erfahren? Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Präsentationstermin oder fodern Sie einen Zugang zu unserer Demo Umgebung an!

Rufen Sie uns unter +41 61 205 60 20 an
oder senden Sie uns eine Nachricht.