Ein Prozess im Unternehmen lässt sich gut mit einem organischen Vorgang im Körper vergleichen: Er bezeichnet einen bestimmten Ablauf mit sämtlichen Einzelschritten, der sich innerhalb eines Systems vollzieht. Was für den Körper z. B. der Stoffwechsel ist, kann für das Unternehmen die Verarbeitung von Rohstoffen oder Informationen sein. Jeweils ein Prozess, doch einmal biologisch, einmal ökonomisch.

Ähnlich komplex wie im menschlichen Körper kann es in einem Unternehmen zugehen. Umso wichtiger ist es daher, mit sorgfältiger Prozessdokumentation die Übersicht zu behalten! Denn diese spielt für das Qualitätsmanagement eine wichtige Rolle: Sie bildet alle Geschäftsprozesse ab und stellt die ideale Basis für spätere Optimierungen dar, weshalb sie korrekt und vollständig sein muss.

Was ist Prozessdokumentation?

Prozessdokumentation bedeutet, alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens abzubilden. Die Darstellung erfolgt leicht verständlich und übersichtlich in grafischer oder textlicher Form. So können Sie sicherstellen, dass Sie die Übersicht bei Bedarf ständig aktualisieren können, denn Prozessdokumentation sollte nicht statisch sein, sondern dynamisch und anpassungsfähig gedacht werden.

Warum sollten Prozesse dokumentiert werden?

Für Ihr Qualitätsmanagement ist eine möglichst genaue Prozessdokumentation essenziell. Damit das QM erfolgreich durchgeführt werden kann, brauchen Sie einen Überblick über alle Abläufe, Handgriffe und Vorgehensweisen. Nur so lassen sich Fehler und Risiken erkennen und anschließend beheben. Zudem hilft die Prozessdokumentation bei der Bewahrung von Wissen sowie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

Vorteile & Herausforderungen: Warum es sich lohnt und wie es gelingt, Prozesse zu dokumentieren

Je genauer Ihr Wissen über die Abläufe in Ihrem Unternehmen ist, desto leichter fällt es Ihnen, Prozesse zu optimieren. Dank einer übersichtlichen Prozessdokumentation wird Ihnen rasch klar, wie welcher Ablauf gehandhabt wird und mit welchem Zeitaufwand zu rechnen ist – und eben auch, bei welchen Schritten Sie Zeit und Ressourcen einsparen können. Aber Prozessdokumentation kann noch mehr:

	Steigerung der Effizienz: Haben Sie alle Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen dargestellt, können Sie diese im Rahmen des QM optimieren, flüssiger durchführen und Fehler minimieren. Dank der neuen Abläufe sparen Sie Zeit, alles läuft reibungsloser und Sie reduzieren Kosten.
	Optimierung der Zusammenarbeit: Anhand der Prozessdokumentation weiß jeder im Unternehmen genau, wofür er zuständig ist. Sie verdeutlicht Verantwortlichkeiten und welche Abteilung welche Aufgaben übernimmt. Das reduziert Missverständnisse und Abstimmungsfehler und es gibt weniger Verzögerungen und Diskussionen.
	Verbesserung der Prozesse: Durch die Prozessdokumentation erhalten Sie gleichzeitig einen Blick auf das große Ganze, können aber auch Details ins Auge fassen. Dadurch erkennen Sie, wo es sinnvoll ist, einzelne Schritte umzustellen oder die Verantwortlichkeiten zu ändern.
	Der Blick für das Gesamtbild: Beschäftigen Sie sich intensiv mit den Arbeitsabläufen, können Sie beispielsweise die Produktion einer Ware als Ganzes sehen und nicht nur einzelne Schritte. Fehler fallen Ihnen somit schneller auf und Sie haben gute Ansatzpunkte für die Verbesserungen der Arbeitsabläufe.
	Neue Mitarbeitende einarbeiten: Die Prozessdokumentation ist nicht nur für Ihr aktuelles Team hilfreich, sondern auch für neue Angestellte. Diese gewinnen schnell die Übersicht, die sie benötigen, um rasch ins Team und ins Thema einzusteigen.
	Langfristige Sicherung der Prozesse: Verlässt ein Teammitglied Ihr Unternehmen, kann das zu Verwirrungen und Wissensverlust führen. Anders mit beschriebenen Abläufen, denn mit einer detaillierten Prozessdokumentation sorgen Sie dafür, dass das Wissen rund um Ihre Prozesse auch für die Zukunft gesichert ist.

Prozessdokumentation hat unbestritten zahlreiche Benefits. Aber … gibt es auch Herausforderungen? Wie bei jeder Neuerung im Unternehmen kann es ein paar Hürden geben. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese geschickt und mühelos umgehen:

Sie sehen also: Es ist wichtig, dass Sie einfühlsam vorgehen und den Gewinn für das gesamte Unternehmen hervorheben. Fangen Sie Ängste auf, bremsen Sie die 110-Prozentigen und kommunizieren Sie offen, was mit der Prozessdokumentation erreicht werden soll. Dann meistern Sie Herausforderungen rund um die Prozessdokumentation souverän.

So vielfältig wie Ihre Prozesse, so umfangreich die Menge der Methoden, mit denen Sie diese aufzeichnen können. Das Wichtigste: Prozessdokumentation braucht Methoden, die ihrer Komplexität und ihrem Anspruch gerecht werden.

Prozesse analysieren und beschreiben können Sie sowohl analog als auch digital. Wir können Ihnen jedoch schon vorab verraten, dass analoge Ansätze eine zentrale Organisation und den Überblick über komplexe Strukturen vermissen lassen.

Analoge Prozessdokumentation

Klassiker der analogen Prozessdokumentation sind die Interview-, die Karteikarten- und die Bildkartenmethode. Gleich, welche dieser Methoden Sie wählen – am Anfang steht reichlich Fleißarbeit per Hand:

	Die Karteikarten-Methode erfordert, jeden Geschäftsprozess in ganzen Sätzen auf Karteikarten zu beschreiben. Anschließend kennzeichnen Sie alle relevanten Informationen des Prozesses. Der letzte Schritt ist die grafische Darstellung.
	Bei der Bildkarten-Methode werden die einzelnen Objekte eines Geschäftsprozesses mit verschiedenfarbigen Karten dargestellt: Personen, Aktivitäten, Hilfsmittel, Waren usw. Diese einzelnen Karten werden in einem weiteren Schritt in Zusammenhang gebracht.
	Die Interview-Methode fokussiert sich auf den Dialog mit den Mitarbeitenden. Gehen Sie dabei direkt und eindeutig vor. Lassen Sie sich den Prozess so genau wie möglich beschreiben und erfassen die gesammelten Daten. Anschließend werten Sie die Informationen aus, halten Problemstellen fest und erarbeiten Lösungen.

Digitale Dokumentation

Während obige Methoden viel Handarbeit mit sich bringen und ein zentrales Management vermissen lassen, können Sie mit digitaler Prozessdokumentation auf eine ortsunabhängige Bearbeitung setzen und die Kleinarbeit der Prozessdokumentation einer Software überlassen. Gerade in größeren Unternehmen mit komplexen Prozessen ist ein digitales Vorgehen quasi unabdingbar.

Mit einer Qualitätsmanagement-Software wie dem QM-Pilot setzen Sie auf ein Tool, das Ihnen neben QM-Funktionen eine integrierte Prozessmanagement-Software bietet. Der QM-Pilot bildet Ihre Prozesse übersichtlich ab und es können keine Daten verloren gehen. Das ermöglicht Ihnen eine bessere Übersicht und deutlich größere Flexibilität.

Statt Karteikarten beschriften Sie im QM-Pilot Flow Charts und können Ihre Geschäftsprozesse mit BPMN (Business Process Model and Notation) grafisch darstellen und so detailliert und übersichtlich wie nötig erfassen.

Einfach in 8 Schritten: Wie dokumentiert man einen Prozess?

Die Vorteile einer softwaregestützten Prozessdokumentation haben Sie inzwischen kennengelernt. Nun zur konkreten Umsetzung. Sind Sie bereit dafür, mit der Prozessdokumentation zu starten, orientieren Sie sich dabei am besten an folgenden Schritten:

1. Legen Sie den Umfang der Prozessdokumentation fest: Auch wenn die Prozessdokumentation alle Prozesse in Ihrem Unternehmen erfassen soll, gibt es Grenzen. Definieren Sie also, wo die Dokumentation beginnt und wo sie enden soll. Der Fokus sollte auf den relevanten Abläufen liegen.
2. Definieren Sie Zielgruppe und Tonalität: Die Prozessdokumentation soll später einen Zweck erfüllen. Das kann beispielsweise sein, die einzelnen Prozesse im Rahmen des Qualitätsmanagements zu optimieren. Halten Sie vorab also fest, für wen die Dokumentation gedacht ist.
3. Beschreiben Sie alle Prozesse und ihren Ablauf: Sind die Rahmenbedingungen festgehalten, beginnen Sie mit der Prozessmodellierung. Dabei werden alle Prozesse erfasst, die in Ihrem Unternehmen stattfinden. Bereits bei diesem Schritt leistet Ihnen der QM-Pilot als Prozessmodellierungs-Software gute Dienste. Ist dies geschehen, beschreiben Sie die Prozesse und ihren Ablauf detailliert.
4. Halten Sie Zweck und beteiligte Personen fest: Erfassen Sie nicht nur die beteiligten Personen, wofür Ihnen der QM-Pilot eine eigene Spalte bietet, sondern auch gleich den jeweiligen Zweck eines Ablaufs, wenn Sie Prozesse darstellen. Anhand dieser Information können Sie prüfen, ob das Ziel erreicht wurde.
5. Erfassen Sie den Input und den Output: Während Sie einen Arbeitsablauf darstellen, sollten Sie auch Input und Output fixieren, also welches Budget und welche Ressourcen investiert wurden. In der Spalte für Hilfsmittel können Sie diese Informationen im QM-Pilot festhalten.
6. Stellen Sie die Ergebnisse grafisch dar: Haben Sie alle nötigen Daten gesammelt, geht es an die grafische Darstellung der Ergebnisse. Hier werden alle Aufgaben, Ziele, Inputs und Outputs erfasst, die beteiligten Personen sowie Erläuterungen ebenfalls. Dabei hilft Ihnen der QM-Pilot. In unserem Grafik-Editor stellen Sie Ihre Prozesse übersichtlich in vielen verschiedenen Varianten dar.
7. Überprüfen Sie die Prozesse und halten Sie Abweichungen fest: Ist Ihr erster Entwurf fertig, sollten Sie diesen auf seine Vollständigkeit prüfen. Beobachten Sie die einzelnen Prozesse noch einmal und prüfen Sie, ob Ihnen etwas entgangen ist. Bessern Sie gegebenenfalls nach. Auch in der Zukunft sollten Sie Ihre Prozessdokumentation regelmäßig prüfen und aktualisieren.
8. Verteilen Sie die Prozessdokumentation: Ist Ihre Prozessdokumentation abgeschlossen, folgt ein weiterer wichtiger Schritt. Sie verteilen diese an die betreffenden Mitarbeitenden. Stellen Sie ihnen den Standard vor und kommunizieren Sie, wie die Ergebnisse umgesetzt werden sollen.

Neben unserem Leitfaden möchten wir Ihnen noch einige Tipps und Best Practices an die Hand geben, die sich für unsere Nutzer erfahrungsgemäß bewährt haben – und das vollkommen branchenunabhängig von der Pflegeeinrichtung über Industrie-Betriebe bis zum Immobilienunternehmen.

• Einfache Verwaltung: Eine Prozessmanagement-Software, für deren Bedienung Sie selbst eine Prozessbeschreibung bräuchten, hilft im Berufsalltag wenig. Um Ihre Zeit zu sparen, sollten Sie direkt auf ein intuitiv bedienbares Tool wie den QM-Pilot setzen.
• Anpassungsfähigkeit muss sein: Ihre Prozesse sind nicht in Stein gemeißelt, sondern können und müssen sich flexibel anpassen lassen. Eine Software sollte das abbilden, sodass Sie die erfassten Prozesse mit wenigen Klicks modifizieren können.
• Optimierungspotenziale ausschöpfen: Prozessdokumentation soll Ihnen Verbesserungspotenziale zeigen, damit Sie Probleme angehen können. Ziehen Sie daher Schlüsse aus den Erkenntnissen und machen Sie etwas daraus!
• Fehlerkultur etablieren: Der QM-Pilot zeigt Ihnen klar und deutlich, wer wofür zuständig ist. Das gibt Ihnen die Chance, gezielt das Gespräch mit den Teammitgliedern zu suchen, bei denen der Prozess des Öfteren ins Stocken gerät. Nun haben Sie das Rüstzeug für konstruktive Kritik und eine positive Fehlerkultur.
• Teamwork zählt: Zeigen Sie Ihrem Team die Chancen auf, die in klaren Zuständigkeiten liegen. Legen Sie in Ihrer Prozessdokumentation zweifelsfrei fest, wer welche Verantwortung trägt. Streitigkeiten, Stress und Kompetenzgerangel gehören damit der Vergangenheit an.
• Objektivität: Da Sie im QM-Pilot auch Input und Output notieren, haben Sie verlässliche KPI an der Hand, was den wirtschaftlichen Erfolg betrifft. Sie sind auch für Stakeholder und Investoren von Interesse.
• Prozesse dokumentieren mit Vorlage: Statt mit Grafikprogrammen schiefe Mindmaps zu produzieren, sollten Sie besser direkt auf geeignete Vorlagen für die Prozessdokumentation setzen. Der QM-Pilot gibt einheitliche Symbole und ein Layout als Grundlage für ein Qualitätsmanagement vor, das alle gesetzlichen Normen erfüllt.

Die Prozessdokumentation ist ein Beispiel für die Voraussetzungen, die für eine Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagements notwendig sind. Wenn Sie also die To-dos und Ziele Ihres Qualitätsmanagements definieren, sollte Prozessdokumentation ganz oben auf der Liste stehen.

Die Prozessdokumentation ist kein Selbstzweck, sondern eine Notwendigkeit

Mit sorgfältiger Prozessdokumentation leisten Sie weit mehr, als Schaubilder und Ablaufpläne zu zeichnen. Sie ist kein Selbstzweck, sondern eine echte unternehmerische Notwendigkeit. Sie dokumentieren und definieren schließlich sorgfältig die businessrelevanten Abläufe im Organismus Ihres Unternehmens, die ein wirtschaftliches und effizientes Arbeiten sicherstellen.

Mit dem QM-Pilot erstellen Sie eine vollständige und individuell anpassbare Prozessdokumentation, die Ihnen bei der Orientierung und Ausrichtungen Ihres Kerngeschäfts eine unerlässliche Unterstützung ist. Sie möchten wissen, was unsere Software sonst noch für Sie leisten kann? Das erklären wir Ihnen gern. Vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Beratungsgespräch!