Qualitätsmanagement (QM) ist in vielen Branchen von großer Bedeutung: Es trägt dazu bei, die Qualität Ihrer Produkte bzw. Dienstleistungen auf einem hohen Level zu halten. Sie erreichen dadurch Ihre Unternehmensziele und stellen Ihre Unternehmen zukunftssicher auf. In einigen Branchen ist QM sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Wenn auch Sie mit dem Aufbau von Qualitätsmanagement beginnen möchten, dann fragen Sie sich sicher, wo Sie anfangen sollen. QM zu betreiben ist eine umfangreiche Aufgabe, die Sie jedoch Schritt für Schritt bewältigen können. In diesem Artikel erläutern wir Ihnen, wie Sie bei der Einführung von Qualitätsmanagement vorgehen können und welche Punkte es zu beachten gibt.

Was ist Qualitätsmanagement & wieso ist es wichtig?

In vielen Unternehmen ist der Grundgedanke angekommen, dass Qualitätsmanagement wichtig ist. Oftmals ist aber nicht allen Beteiligten klar, was sich hinter diesem Begriff überhaupt verbirgt und wie er in der Praxis umgesetzt werden kann. Wenn auch Sie sich fragen „Was bedeutet Qualitätsmanagement?“, dann sollten Sie eine Antwort auf diese Frage finden, bevor Sie mit ersten Aktionen starten.

Qualitätsmanagement Grundgedanke & Hintergründe

QM Management bedeutet, dass mit verschiedenen Maßnahmen die Prozesse in einem Unternehmen optimiert werden sollen. Damit können Sie Störungen, Verzögerungen und Produktionsausfälle verhindern.

Eines der wichtigsten Qualitätsmanagement Ziele ist, dass Sie die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen langfristig erhöhen. Damit sorgen Sie gleichzeitig dafür, dass Ihre Kunden zufriedener sind und Sie weiterempfehlen. Mit einem wirksamen Qualitätsmanagement gelingt es Ihnen somit auf lange Sicht, Ihre Position auf dem Markt zu stärken und Ihren Umsatz zu erhöhen.

Schon während des Aufbaus des Qualitätsmanagements zeigt sich, dass die notwendigen Maßnahmen sich auf das gesamte Unternehmen beziehen und nicht nur auf einzelne Abteilungen. Sie verbessern die Organisation auf allen Ebenen, gestalten die Personalplanung effizienter und nutzen eine Prozessmodellierung für effizientere Abläufe.

Benötigen Sie Unterstützung bei dieser Aufgabe? Gerne erläutern wir Ihnen, wie der QM-Pilot und sein Modul für das Prozessmanagement Sie dabei unterstützen können.

Wieso ist QM so wichtig?

Der Aufbau von Qualitätsmanagement ist mit einigem Aufwand verbunden. Anschließend ist QM als eine dauerhafte Aufgabe zu betrachten, die Sie nie endgültig abschließen können. Einige Unternehmen fragen sich „Warum ist Qualitätsmanagement wichtig?“ und scheuen die Mühen.

Wenn Sie dafür sorgen möchten, dass Sie Ihren Kunden dauerhaft eine gute Qualität bieten, dann müssen Sie Struktur in Ihr Vorgehen bringen. Genau dafür sorgen Sie mit dem Aufbau von Qualitätsmanagement: Sie arbeiten nach einem bestimmten Ablauf und arbeiten auf die Erfüllung bestimmter Anforderungen hin.

Qualitätsmanagement gibt Ihnen einen Überblick und ermöglicht es Ihnen, Schwachstellen zu identifizieren, die Sie anschließend optimieren können. Einer der größten Vorteile von Qualitätsmanagement ist somit, dass es Ihnen eine Anleitung bietet, an der Sie sich orientieren können.

5 gute Gründe für den Aufbau von Qualitätsmanagement

Dass Sie Struktur in Ihre Arbeit bringen, ist bei weitem nicht der einzige Grund, der dafür spricht, ein QM System einzuführen. Es gibt viele weitere Faktoren, die den Erfolg Ihres Unternehmens nachhaltig erhöhen, wie z.B.:

• Sie erhöhen die Zufriedenheit Ihrer Kunden
• Sie erkennen Risiken frühzeitig
• Sie setzen Ihre Ressourcen effizienter ein
• Sie verbessern die Qualität langfristig
• Sie erfüllen Ihre gesetzliche Pflicht

Sie erhöhen die Zufriedenheit Ihrer Kunden

Wenn Kunden ein Produkt von Ihnen kaufen oder eine Dienstleistung von Ihnen in Anspruch nehmen, dann ist vor allem die Qualität wichtig. Wenn diese nicht stimmt, wird der Kunde nicht noch einmal bei Ihnen kaufen oder Ihre Dienstleistungen in Anspruch nehmen und Sie auch nicht weiterempfehlen.

Ihr oberstes Ziel sollte es also sein, Ihre Kunden zufriedenzustellen. Genau das gelingt Ihnen mit dem Aufbau von Qualitätsmanagement: Sie erhalten einen Eindruck davon, wie zufrieden Ihre Kunden derzeit sind und welche Aspekte sie stören. Sie können nun daran arbeiten, die Probleme zu beheben und Ihren Kunden das bestmögliche Erlebnis zu bieten.

Dafür gibt es zahlreiche Beispiele aus der Praxis:

• Bei der Prozessanalyse fällt auf, dass häufiger unnötigen Wartezeiten im Produktionsablauf entstehen.
• Die Prozess-Schritte werden umgestellt, damit diese Wartezeiten vermieden werden.
• Anschließend führen Sie eine erneut eine Prozessanalyse durch und stellen fest, dass die Produktion nun deutlich flüssiger und ohne Wartezeiten abläuft.

Sie erkennen Risiken frühzeitig

Für Ihr Unternehmen bestehen die verschiedensten Risiken, die Sie zu jeder Zeit im Blick behalten sollten. Das kann neue Konkurrenz, ein verändertes Kaufverhalten oder eine Erhöhung der Rohstoffpreise sein. Wichtig ist, dass Sie die Risiken frühzeitig erkennen und im Ernstfall schnell reagieren. Qualitätsmanagement hat den Vorteil, dass es Ihnen eine gute Übersicht bietet.

Diese umfasst auch die Risiken und ermöglicht es Ihnen, entsprechende Maßnahmen zu treffen. Gerne erläutern wir Ihnen, wie der QM-Pilot und sein Modul für das Risikomanagement Sie dabei unterstützen.

Sie setzen Ihre Ressourcen effizienter ein

Der Aufbau von Qualitätsmanagement ist mit einem weiteren Vorteil verbunden: Sie lernen, Ihre Ressourcen effizienter einzusetzen. Es mag Ihnen nicht unbedingt bewusst sein, aber vermutlich gibt es auch in Ihrem Unternehmen noch Verbesserungsbedarf, was den Einsatz Ihrer finanziellen und personellen Ressourcen betrifft.

Mit Qualitätsmanagement erhalten Sie den Überblick über alle Prozesse, die in Ihrem Unternehmen ablaufen. So können Sie mit einer Qualitätsmanagement Software, wie dem QM-Pilot, alle Prozesse abbilden und sie mit notwendigen Ressourcen verknüpfen. Sie setzen diese sinnvoller ein, was sich auch positiv auf Ihren Gewinn auswirkt.

Sie verbessern die Qualität langfristig

Mit der Einführung von Qualitätsmanagement gehen Sie den ersten Schritt, um die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen langfristig zu verbessern. Dieser Aspekt ist enorm wichtig für Ihr Unternehmen: Wenn die Qualität den Kunden nicht überzeugt, dann erhält er einen negativen Eindruck von Ihrem Unternehmen.

Das kann Ihrem Ruf schaden und auf lange Sicht sogar die Existenz Ihres Unternehmens gefährden. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie zu jeder Zeit daran arbeiten, Ihren Kunden die bestmögliche Qualität zu bieten. Sie haben mit QM außerdem die Möglichkeit, sich auf neue Anforderungen Ihrer Kunden einzustellen und diese schnellstmöglich zu erfüllen.

Sie erfüllen Ihre gesetzliche Pflicht

Der Aufbau von Qualitätsmanagement ist in einigen Branchen gesetzlich vorgeschrieben. Dabei handelt es sich vor allem um jene Branchen, in denen Menschen versorgt werden oder besonders hohe Sicherheitsanforderungen gelten.

Dafür gibt es verschiedene Beispiele:

• Es besteht eine gesetzliche Pflicht für Qualitätsmanagement in der Pflege. Menschen, die Hilfe benötigen, müssen unter Einhaltung hoher Standards versorgt werden. Dazu zählen beispielsweise die Hygiene oder die lückenlose Prozessdokumentation der Pflegeabläufe.
• Ähnlich sieht es mit dem Qualitätsmanagement in der Industrie aus. Auch dieses ist teilweise vorgeschrieben, denn in bestimmten Sektoren hängen von der einwandfreien Qualität der produzierten Ware Leben ab.

Wenn Sie mit dem QM System Aufbau starten, gehen Sie den ersten notwendigen Schritt, um Ihre gesetzliche Pflicht zu erfüllen.

Wenn auch Sie mit dem Aufbau von Qualitätsmanagement beginnen möchten, dann sollten Sie nach einem klaren Plan vorgehen. QM ist so umfangreich, dass Sie ansonsten schnell den Überblick verlieren und nicht mehr wissen, womit Sie weitermachen sollen.

Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir für Sie sieben einfache Schritte zusammengefasst, mit denen Sie Ihr QM aufbauen:

Notwendigkeit für die Einführung von QM erkennen Klare Ziele & Zeitpunkt zur Erreichung definieren Entscheidung für ein QM System Geeignete Software einführen Dokumentation & erste Maßnahmen starten Handbuch der Maßnahmen anlegen Fortschritt kontinuierlich überwachen

1. Schritt: Notwendigkeit für die Einführung von QM erkennen

Wenn Sie Qualitätsmanagement erfolgreich betreiben möchten, dann sollte das ganze Unternehmen an einem Strang ziehen. Zunächst sollten die Geschäftsführung und die Abteilungsleiter erkennen, dass der Aufbau von Qualitätsmanagement notwendig ist. Ihr QM wird dann erfolgreich sein, wenn die Philosophie dahinter gelebt wird.

Deshalb ist es so wichtig, klar zu kommunizieren, dass Qualitätsmanagement eingeführt wird und vor allem wieso. Sie sollten alle Mitarbeiter einbinden, damit das gesamte Unternehmen an der Umsetzung des Qualitätsmanagements arbeitet. In diesem Zusammenhang können auch QM Schulungen sinnvoll sein.

2. Schritt: Klare Ziele & Zeitpunkt zur Erreichung definieren

Damit Ihr Qualitätsmanagement in die richtige Richtung läuft, sollten Sie konkrete Ziele definieren. Das kann beispielsweise die Reduzierung von Beschwerden oder die Verbesserung von Kundenbewertungen sein. Je nach Branche gibt es individuelle Ziele, die klar definiert werden sollten. Nur dann kann Ihr Unternehmen darauf hinarbeiten, diese auch zu erfüllen.

Am besten ist es, wenn Sie zu den Zielen auch gleich einen Zeitpunkt festlegen, bis wann diese erfüllt werden sollen. Bleiben Sie dabei realistisch und setzen sich keine Ziele, die nicht umzusetzen sind. Prüfen Sie, inwieweit Sie die Ziele erreicht haben und finden Sie im Zweifel heraus, wieso die Erfüllung nicht funktioniert hat.

3. Schritt: Entscheidung für ein QM System

Wenn Sie mit dem Aufbau von Qualitätsmanagement starten, dann sollten Sie sich gleich am Anfang für ein Qualitätsmanagement System entscheiden. Es handelt sich dabei um Methoden, nach denen Sie arbeiten. Diese sind an bestimmte Vorgehensweisen geknüpft, nach denen Sie anschließend Ihr QM durchführen.

Eine der bekanntesten ist das Qualitätsmanagement nach ISO 9001. Diese Richtlinie ist nicht branchengebunden, sondern kann in verschiedenen Sektoren angewendet werden. Wenn Sie ISO 9001 einführen, dann arbeiten Sie mit einer der gängigsten Normen für Qualitätsmanagement. Es gibt darüber hinaus auch weitere Systeme, die auf die besonderen Bedürfnisse einzelner Branchen ausgerichtet sind.

4. Schritt: Geeignete Software einführen

Damit der Aufbau von Qualitätsmanagement und auch die anschließende Arbeit möglichst strukturiert ablaufen, sollten Sie mit einer entsprechenden Software arbeiten. Diese ermöglicht es Ihnen, alle wichtigen Aspekte Ihres Qualitätsmanagements festzuhalten und für andere Mitarbeiter zugänglich zu machen.

Der QM-Pilot ist eine solche Software, die Ihnen eine umfangreiche Unterstützung auf verschiedenen Ebenen bietet. Sie besteht aus den Modulen:

• Organisationsmanagement
• Prozessmanagement
• Dokumentenmanagement
• Risikomanagement
• Auditmanagement

Der QM-Pilot passt sich dabei auf die Bedürfnisse Ihrer Branche an und ermöglicht es Ihnen, Ihr Qualitätsmanagement nach Ihren eigenen Vorstellungen zu gestalten. Viele Felder sind frei konfigurierbar, es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Informationen grafisch abzubilden und Sie können die unterschiedlichsten Vorlagen einpflegen.

5. Schritt: Dokumentation & erste Maßnahmen starten

Haben Sie die Software erfolgreich eingerichtet, dann können Sie mit der eigentlichen Arbeit starten. Sie können beispielsweise damit beginnen, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu erfassen und grafisch abzubilden.

Fallen Ihnen Punkte auf, bei denen Handlungsbedarf besteht, dann ergreifen Sie erste Qualitätsmanagement Maßnahmen. Das kann beispielsweise eine bessere Einteilung der Mitarbeiter, der Kauf einer neuen Maschine oder der Wechsel eines Dienstleisters sein. Qualitätsmanagement ist individuell und sollte sich nach den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens richten.

6. Schritt: Handbuch der Maßnahmen anlegen

Es ist für Sie von großer Bedeutung, dass Sie zu jeder Zeit einen Überblick über Ihr QM haben. Der QM-Pilot fungiert dabei unter anderem auch als Qualitätsmanagement Handbuch in Form eines digitalen Managementsystems. In diesem werden alle Informationen, die rund um Ihr QM wichtig sind, dokumentiert.

So befinden sich alle Informationen an einem Ort und sind dort übersichtlich aufbereitet. Dadurch wird es für Sie auch deutlich leichter, mit Ihren Kollegen zusammenzuarbeiten.

7. Schritt: Fortschritt kontinuierlich überwachen

Wenn der Aufbau Ihres Qualitätsmanagements abgeschlossen ist, dann arbeiten Sie kontinuierlich weiter daran, die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen zu verbessern. Qualitätsmanagement ist niemals abgeschlossen – so, wie Ihr Unternehmen sich weiterentwickelt, werden auch Sie immer etwas finden, das Sie optimieren können.

Das liegt vor allem auch daran, dass sich die Ansprüche der Kunden ändern und Sie sich darauf einstellen müssen. Wenn Sie mit dem QM-Pilot arbeiten, dann erhalten Sie genau die Unterstützung, die Sie bei dieser Aufgabe brauchen. Die Software bietet Ihnen einen hervorragenden Überblick und ist dank ihres großen Funktionsumfangs für alle Branchen geeignet.

Der QM-Pilot ermöglicht es Ihnen, Ihr Qualitätsmanagement und das Vorgehen im Unternehmen langfristig besser zu organisieren. Gerne erläutern wir Ihnen, wie das Modul für das Organisationsmanagement Sie dabei unterstützt.

Wenn Sie Ihr Qualitätsmanagement erfolgreich aufgebaut haben, dann folgt ein weiterer Schritt: Sie können eine Zertifizierung erhalten. Dafür werden Sie in einem sogenannten Audit geprüft und anschließend ausgezeichnet.

Zertifizierung erhalten & ein klares Zeichen setzen

Wenn Sie Qualitätsmanagement betreiben, dann sollten Sie dabei nach einem bestimmten System arbeiten. Wenn Sie dies tun, dann können Sie sich dafür auszeichnen lassen. Haben Sie sich beispielsweise für ISO 9001 entschieden, dann können Sie ein Zertifikat dafür erhalten, dass Sie nach dieser Norm arbeiten.

Um eine solche Zertifizierung für Qualitätsmanagement zu erhalten, müssen Sie jedoch hohe Anforderungen erfüllen. Jedes System ist an bestimmte Vorgaben geknüpft. Das kann beispielsweise Kundenorientierung, ein prozessorientierter Ansatz oder das Beziehungsmanagement sein. Das sind nur drei Beispiele für Grundsätze, die für ISO 9001 gelten.

Wenn Sie diese erfüllen und dafür ein Zertifikat erhalten, dann senden Sie damit ein deutliches Zeichen nach außen. Es ist zu erkennen, nach welchem Standard Sie arbeiten und dass Sie sich kontinuierlich um eine gute Qualität bemühen. Das sendet ein positives Signal an Kunden, potenzielle Investoren und Institutionen.

Audit bestehen & Zertifikat erhalten

Damit Sie eine solche Auszeichnung erhalten können, müssen Sie ein Audit Ihres Qualitätsmanagements bestehen. Dabei wird durch eine unabhängige Stelle geprüft, ob Sie tatsächlich nach der Norm arbeiten und die Anforderungen erfüllen. Ist dies der Fall, erhalten Sie das Zertifikat, das Sie dann beispielsweise auf Ihren Geschäftsunterlagen oder Ihrer Website verwenden dürfen.

Wenn Sie mit dem QM-Pilot arbeiten, dann sind Sie ideal auf ein solches Audit vorbereitet. In der professionellen Software finden Sie alle Daten, die Sie benötigen, um Ihr Vorgehen nachzuweisen. Es gibt sogar ein eigenes Modul dafür, mit dem Sie sich auf die unterschiedlichsten Arten von Audits vorbereiten können.

Gerne erläutern wir Ihnen weitere Einzelheiten über unser Modul für das Auditmanagement und seinen Funktionsumfang.

So hilft Ihnen der QM-Pilot bei der Einführung des Qualitätsmanagements

Wir haben Ihnen in diesem Artikel bereits einige Vorteile des QM-Pilot vorgestellt. Die Software wurde speziell für professionelle Anwender wie Sie entwickelt und bietet Ihnen in fünf Modulen alle Funktionen, die Sie brauchen.

• Prozessmanagement: Mit diesem Modul bilden Sie Ihre Prozesse grafisch ab. Sie können diesen Prozessbeschreibungen hinzufügen und alle Informationen an einem Ort speichern. Es ist zudem möglich, bestimmten Prozessen benötigte Ressourcen zuzuordnen. Die Prozess-Struktur ist dabei frei konfigurierbar und kann an Ihre individuelle Situation angepasst werden.
• Dokumentenmanagement: Im Rahmen des Qualitätsmanagements arbeiten Sie mit den unterschiedlichsten Dokumenten. Diese können mithilfe dieses Moduls übersichtlich strukturiert werden. So finden Sie und alle Beteiligten schnell die Vorlagen, die Sie suchen. Sie greifen dabei immer auf die aktuelle Version zu, können sich aber auch ältere Versionen anschauen.
• Risikomanagement: Mit diesem Modul erfassen, analysieren und verwalten Sie Risiken, die für Ihr Unternehmen bestehen. Sie können diese anschließend mit Dokumenten und Prozessen verknüpfen und bei Bedarf auch gleich passende Maßnahmen hinzufügen. Sie erhalten somit zu jeder Zeit den vollen Überblick und können Risiken effektiv vermeiden.
• Organisationsmanagement: Mit dem QM-Pilot haben Sie die Möglichkeit, die Aufbauorganisation in Form eines Organigramms darzustellen. Einzelnen Einheiten können dann Mitarbeiter zugeordnet werden, sodass Abteilungen oder Standorte ideal abgebildet werden. Es gibt darüber hinaus eine intelligente Suche, mit der Sie beispielsweise Kontaktdaten schnell finden.
• Auditmanagement: Wenn ein Audit ansteht, dann sind Sie mit diesem Modul bestens darauf vorbereitet. Der QM-Pilot unterstützt Sie während des gesamten Prozesses – von der Planung, über die Durchführung bis hin zur Ergreifung von notwendigen Maßnahmen.

Bauen Sie jetzt Ihr Qualitätsmanagement für langfristigen Unternehmenserfolg auf

Qualitätsmanagement ist wichtig und trägt einen großen Teil dazu bei, dass Ihr Unternehmen langfristig erfolgreich bleibt. Wenn Sie mit dem Aufbau des Qualitätsmanagements beginnen möchten, dann legen wir Ihnen den QM-Pilot nah.

Die Software bietet Ihnen professionelle Unterstützung in allen Bereichen. Sie bietet Ihnen eine hervorragende Übersicht, lässt Sie Informationen grafisch abbilden und ist dank ihrer intelligenten Suchfunktion besonders einfach zu bedienen.

Haben Sie Interesse an der Arbeit mit dem QM-Pilot? Dann vereinbaren Sie gerne einen Termin mit uns. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und werden uns schnellstmöglich bei Ihnen melden.