Welche Vorteile hat ein Qualitätsmanagement für die Praxis?
Mit der Einführung eines Qualitätsmanagements profitieren Unternehmen von mehreren konkreten Vorteilen:
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Qualität sichern und verbessern
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Risiken und Fehler minimieren
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Kosten und Ressourcen sparen
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Wettbewerbsfähigkeit steigern
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Einarbeitung neuer Mitarbeitender erleichtern
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Effizienz erhöhen
Qualität sichern und verbessern
Das oberste Ziel von Qualitätsmanagement ist es, die Qualität eines Produktes oder einer Dienstleistung zu erhalten und langfristig zu verbessern.
Dafür sind klar geregelte Abläufe und Prozessketten erforderlich, damit beispielsweise die Fertigung eines Produkts oder die Pflege in gesundheitlichen Einrichtungen reibungslos ablaufen. Hinzu kommt, dass Verantwortlichkeiten geklärt sein und ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen müssen. Eine saubere, softwaregestützte Prozessdokumentation bildet dafür die Grundlage.
Eine Qualitätsmanagement-Software wie der QM-Pilot unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse strukturiert abzubilden, Verantwortlichkeiten festzulegen und Ressourcen transparent zu steuern.
Risiken und Fehler minimieren
Einer der grössten Vorteile von Qualitätsmanagement ist die Minimierung von Risiken und Fehlern. In vielen Branchen ist beispielsweise eine lückenlose Dokumentation erforderlich, um auf mögliche Haftungsfälle und Garantieansprüche vorbereitet zu sein. Hinzu kommt, dass möglicherweise auch eine rechtliche Pflicht zur Dokumentation besteht.
All diesen Anforderungen lässt sich mit einem strukturierten Qualitätsmanagement wirksam begegnen. Besonders relevant ist, dass Qualitätsmanagement präventiv wirkt und nicht erst bei fehlerhaften Produkten oder ineffizienten Abläufen greift. In Kombination mit einer geeigneten Risikomanagement-Software lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und steuern.
Kosten & Ressourcen sparen
Weitere Qualitätsmanagement-Vorteile liegen darin, Kosten und Ressourcen gezielt einzusparen und gleichzeitig eine hohe Qualität wirtschaftlich sicherzustellen. Mithilfe einer Prozessmodellierung werden Abläufe zunächst transparent und strukturiert dargestellt. Auf dieser Basis lassen sich unter anderem Schnittstellenprobleme, redundante Prozessschritte oder unklare Verantwortlichkeiten erkennen, die häufig Ursachen für Fehler und unnötige Kosten sind. Diese Schwachstellen können gezielt analysiert, behoben und langfristig reduziert werden.
Ähnlich relevant ist der optimale Einsatz von Ressourcen. Sie erhöhen die Effizienz Ihres Unternehmens massgeblich, wenn Sie wesentliche Faktoren wie Rohstoffe, Zeit, Budget und personelle Ressourcen in ein ausgewogenes Verhältnis bringen.
Wettbewerbsfähigkeit steigern
Eine dauerhaft hohe Produkt- oder Dienstleistungsqualität stärkt die Wettbewerbsfähigkeit gegenüber anderen Anbietern. Zufriedene Kunden bleiben dem Unternehmen treu und empfehlen es weiter. Das steigert Ihren Umsatz langfristig, und Sie gewinnen neue Kunden hinzu – zwei entscheidende langfristige Vorteile von Qualitätsmanagement für Unternehmen.
Einarbeitung neuer Mitarbeitender erleichtern
Führen Sie neue Mitarbeitende in Ihr Unternehmen ein, ist eine schnelle Einarbeitung wünschenswert – doch gerade in komplexen Branchen kann das problematisch sein. Hier zeigen sich die Vorteile von Qualitätsmanagement für Mitarbeitende ebenso wie für die Führungsebene. Dank Qualitätsmanagement gelingt die Einarbeitung strukturierter, sodass der operative Normalbetrieb schneller erreicht wird.
Mit einer Software wie dem QM-Pilot legen Sie dabei eine detaillierte Prozessdokumentation an. Das heisst: Neue Mitarbeitende können sich an den Abläufen orientieren, sodass sie schneller produktiv arbeiten.
Nachteile von Qualitätsmanagement: Herausforderungen erkennen und meistern
Qualitätsmanagement bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Damit Sie einen umfassenden Überblick erhalten, erläutern wir im Folgenden auch die Herausforderungen bzw. Nachteile von QM:
Qualitätsmanagement ist keine einmalige Massnahme, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Der Aufbau des Qualitätsmanagements nimmt anfänglich viel Zeit in Anspruch. Aber: Dieses Investment zahlt sich aus. Die Vorteile der Einführung eines Qualitätsmanagements amortisieren den anfänglichen Aufwand, da sich Prozesse langfristig effizienter gestalten lassen.
Einer der Nachteile von Qualitätsmanagement ist, dass es nicht selbsterklärend ist – Sie und Ihr Team müssen sich mit neuen Inhalten auseinandersetzen und entsprechendes Wissen aufbauen. Möglicherweise sind externe Weiterbildungen und Seminare sinnvoll. Aber eine fachliche Herausforderung ist stets eine weitere Qualifikation, die Ihnen und Ihren Mitarbeitenden langfristig von Nutzen ist.
Sollte Ihr Unternehmen eine Zertifizierung anstreben, sind damit zusätzliche Kosten verbunden. Ein Audit Ihres Qualitätsmanagements will gründlich vorbereitet sein und braucht somit finanzielle und zeitliche Ressourcen. Welche Vorteile das Ihrem Unternehmen bringt, bemerken Sie aber spätestens dann, wenn das Vertrauen Ihrer Kundschaft in Ihr Unternehmen wächst.
Warum sich Qualitätsmanagement langfristig auszahlt
Vorteile und Nachteile beim Qualitätsmanagement halten sich nicht etwa die Waage – die Pluspunkte überwiegen deutlich. Zwar erfordert die Einführung eines QM anfänglich einen Aufwand und ist nicht kurzfristig abgeschlossen, aber sie erweist sich als Investition in klare Strukturen, Transparenz und eindeutige Verantwortlichkeiten.
Mittel- und langfristig ergeben sich Vorteile wie weniger Fehler, niedrigere Prozesskosten und höhere Zufriedenheit, und zwar bei Ihren Mitarbeitenden wie bei Ihren Kunden. Qualitätsmanagement ist kein Nullsummenspiel – es ist ein System, das anfänglich Ressourcen bindet, langfristig jedoch deutlich entlastet.
Mit einer intuitiv bedienbaren Software wie dem QM-Pilot lassen sich Einstiegshürden deutlich reduzieren. Staubige Qualitätshandbücher müssen Sie dank der Digitalisierung nicht anlegen. Die Dokumentation erfolgt digital, während Automatisierungen manuelle Aufwände reduzieren.
QM in der Praxis: Vor- und Nachteile in der Pflege von Senioren
Um die Qualitätsmanagement-Vorteile praxisnah zu veranschaulichen, werfen wir einen Blick auf den Einsatz von QM in der Pflege. Hier kommt QM eine besondere Bedeutung zu, da gesetzliche Vorgaben einzuhalten sind und es um das Wohlergehen von Menschen geht. Entsprechend ist Qualitätsmanagement in diesem Bereich gesetzlich verpflichtend.
QM in der Seniorenresidenz „Sonne“
Die Seniorenresidenz Sonne betreibt QM aufgrund gesetzlicher Vorgaben, ist mit dem bestehenden System jedoch nicht zufrieden. Das eingesetzte System ist nicht intuitiv bedienbar und bedeutet für die ohnehin stark ausgelasteten Mitarbeitenden einen erheblichen Mehraufwand. Zudem wurden einige Schwachstellen in der Personalplanung aufgedeckt, was bei den verantwortlichen Teammitgliedern zu Unsicherheit geführt hat.
Mit der Umstellung auf den QM-Pilot konnten diese Herausforderungen adressiert werden:
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Das System wurde im Rahmen der Einführung strukturiert vermittelt und ist darüber hinaus auch für Neulinge problemlos anwendbar. Der Zeitaufwand für das QM ist damit überschaubar.
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Mit dem QM-Pilot wurde die Personalplanung grafisch aufbereitet. Das Team konnte erkennen, dass die Ursachen nicht in der fachlichen Kompetenz lagen, sondern in unklaren Abstimmungen und ineffizienten Abläufen.
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Hier endete die Prozessoptimierung nicht. An anderer Stelle wurden Kosten gesenkt, wodurch im Budget Spielraum für eine weitere Fachkraft entstand. Deren Einarbeitung war dank klar dokumentierter Abläufe zügig abgeschlossen. Das Team konnte dadurch effizient zusammenarbeiten.
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Die übersichtliche Darstellung der Arbeitsprozesse erleichterte die Einarbeitung in die Software und überzeugte schliesslich auch skeptische Mitarbeitende. Dabei zeigte sich, dass der Fokus nicht auf individueller Fehlerzuweisung lag, sondern dass vielmehr Prozesse geprüft und für alle verbessert wurden.
Warum die Vorteile von Qualitätsmanagement überwiegen
Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen, wie oben skizziert, ist nur eines von vielen Beispielen. Jede Branche profitiert von den Vorteilen von Qualitätsmanagement. Dazu zählen vor allem Effizienzgewinn, Kostensenkung und Prozessoptimierung. Der anfängliche Aufwand ist dabei unvermeidbar, zahlt sich jedoch langfristig aus.
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