Qualitätsmanagement Prozesse: So optimieren Sie nachhaltig

Mit dem Qualitätsmanagement für Prozesse optimieren Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen und ebnen den Weg für ein effizienteres Arbeiten und nachhaltigen Unternehmenserfolg. Um dieses Ziel zu erreichen, werden alle wichtigen Prozesse gezielt analysiert und anschließend verbessert umgesetzt.

Was in der Theorie so leicht klingen mag, gestaltet sich im Unternehmensalltag oft schwierig. Sind Sie selbst in Ihren täglichen Aufgaben involviert, fehlt Ihnen oftmals einfach die Zeit und auch die Objektivität, alle betroffenen Prozesse gründlich zu untersuchen. Qualitätsmanagement ist jedoch entscheidend, wenn es um den Fortschritt und die kontinuierliche Weiterentwicklung Ihres Unternehmens geht.

Besonders bei den Prozessen lohnt es sich für Sie, genau hinzuschauen: Sie sind allgegenwärtig, werden täglich ausgeführt und bergen oft ein großes Potenzial für Fehler und Ineffizienz. In diesem Artikel erfahren Sie, was Prozesse sind, welche Rolle sie im Qualitätsmanagement spielen und wie Sie Ihre Prozesse optimieren.

Was sind Prozesse?

Qualitätsmanagement Prozesse Prozessdefinition

Unter Prozessen versteht man den standardisierten Ablauf von Tätigkeiten. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass Arbeitsleistung investiert wird und Sie anschließend ein Endergebnis erhalten. Jeder Vorgang, der täglich in Ihrem Unternehmen abläuft, ist ein Prozess: Das reicht von der Auftragsbearbeitung über die Produktion bis hin zu Personalprozessen.

 

Die Rolle der Prozesse im Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement, häufig auch als „QM“ abgekürzt, spielt in den verschiedensten Unternehmen eine große Rolle. Obwohl es für die verschiedensten Bereiche relevant ist, ist die Rolle der Prozesse besonders wichtig. Das liegt in Ihrer Natur: Sie beeinflussen jedes Projekt, wiederholen sich täglich und sind somit einer der wichtigsten Motoren für Ihren Erfolg.

Deshalb ist das Prozessmonitoring so wichtig: Es hat den Zweck, alle ablaufenden Prozesse zu erfassen und zu bewerten. Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen wäre ein Uhrwerk. Die Prozesse sind die einzelnen Zahnräder, die für den Erfolg des Ganzen verantwortlich sind. Verliert ein Zahnrad langsam seine Funktion, kann das gesamte Uhrwerk ins Stocken geraten.

Qualitätsmanagement Prozesse Optimierung

Damit das Uhrwerk weiter flüssig läuft, müssen daher einige Räder von Zeit zu Zeit angepasst werden – das gilt auch für die Prozesse: Gibt es an einer entscheidenden Stelle Probleme, kann sich das auf das gesamte Unternehmen auswirken. Es ist somit wichtig, ihre Effektivität mithilfe einer Prozessüberwachung zu erfassen:

  • Ist es effektiv, wie Sie derzeit mit Ihren Kunden kommunizieren?
  • Gäbe es bei der Herstellung Ihres Produkts nicht noch einige Änderungen, die den gesamten Prozess effizienter gestalten?

Das sind nur zwei Beispiele, wie das Qualitätsmanagement die Prozesslandschaft, also die Gesamtheit Ihrer Prozesse, verbessern kann. Die Wechselwirkung zwischen Prozessen und QM kann nur dann optimal werden, wenn sie alle Prozesse umfasst.

Zudem kann sich das Qualitätsmanagement für Prozesse auf einzelne Abteilungen oder Geschäftsvorgänge beziehen, oder auf das gesamte Unternehmen. Somit stellen Sie sicher, dass das Prozessmonitoring genau auf Ihre Bedürfnisse und möglichen Probleme zugeschnitten wird.

Was sind die Ziele des Qualitätsmanagements für Prozesse?

Prozesse sind für das QM so wichtig, da hier oftmals ein großer Optimierungsbedarf besteht. Wird bei der Produktion einer Ware immer wieder Zeit verloren, richtet das einen wirtschaftlichen Schaden an. Lieferungen verspäten sich und es wird Zeit beansprucht, die an anderer Stelle fehlt.

Das ist nur ein Beispiel dafür, wie das Qualitätsmanagement Ihre Prozesse verbessern kann. Es gibt weitere bedeutende Etappenziele:

  • Verringern von Fehlern
  • Senkung der Kosten
  • Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Steigerung der Produktivität
  • Beschleunigung von Informationsflüssen
  • Verbesserung der Produkte und/oder Dienstleistungen

Daraus ergibt sich ein wesentlicher Vorteil: Ihr Unternehmen arbeitet erfolgreicher. Sie senken Ihre Kosten, während die Mitarbeiter zufrieden und produktiv arbeiten. Daraus ergeben sich Wettbewerbsvorteile von unschätzbarem Wert.

Bleiben wir bei dem bereits genannten Beispiel mit der Produktion einer Ware, bei der immer wieder Zeit verloren geht. Der Grund kann eine defekte Maschine oder ein ungeeignetes Werkzeug sein. Tauschen Sie diese gegen eine neue Anschaffung aus, läuft die Produktion wieder flüssig.

Es ist Ihnen dann vielleicht sogar möglich, die Anzahl der produzierten Waren zu erhöhen oder ein neues Produkt herzustellen. Damit sind Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus. Haben Sie einmal die passende Maschine gefunden, nützt Ihnen dieses Wissen auch für die Zukunft.

Das gilt auch für viele weitere Prozesse, die Sie durch das Qualitätsmanagement optimieren können. Senken Sie hingegen die Kosten, bleibt Ihnen mehr Budget für Neuanschaffungen oder das Einstellen eines neuen Mitarbeiters.

Sie sehen: Qualitätsmanagement bringt in den verschiedensten Bereichen Vorteile. Haben Sie spezifische Fragen zu den Prozessen in Ihrem Unternehmen, können Sie uns gerne kontaktieren. Wir nehmen uns Zeit für Sie und beraten Sie zu Ihrem individuellen Anliegen.

QM Prozesse & die Prozesslandschaft im Überblick

QM Prozesse sind in drei verschiedene Kategorien zu unterteilen:

  • Managementprozesse
  • Operative Geschäftsprozesse
  • Unterstützende Prozesse

Qualitätsmanagement Prozesse Landkarte

Managementprozesse

Die Prozesse des Qualitätsmanagements umfassen, dass auch die Arbeit des Managements analysiert und auf Fehler untersucht wird. Die QM Prozessbeschreibung für Managementprozesse bzw. Führungsprozesse bezieht sich daher auf die Ebene der Führungskräfte – denn auch Abteilungsleiter können Ihre Prozesse optimieren.

Zwei wichtige Punkte sind dabei zum Beispiel das Ressourcen- und das Risikomanagement. Wichtig ist vor allem, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten exakt zu definieren und zu kommunizieren.

Operative Geschäftsprozesse

Operative Geschäftsprozesse sind auch als Kernprozesse zu verstehen und zeichnen sich durch einen wertschöpfenden Charakter aus. Sie können sich z.B. auf folgende Geschäftsbereiche beziehen:

  • Marketing & Vertrieb
  • Warenbeschaffung
  • Projektmanagement
  • Produktion

Unterstützende Prozesse

Die Prozesslandschaft wird durch die unterstützenden Prozesse vervollständigt. Sie sind sozusagen die Stütze der operativen Geschäftsprozesse. Dabei handelt es sich beispielsweise um Instandhaltungen oder eine allgemeine Qualitätssicherung.

Unterstützende Prozesse im Qualitätsmanagement sorgen dafür, dass die Managementprozesse und die operativen Prozesse zuverlässig ablaufen. Deshalb sind Qualitätsmanagement unterstützende Prozesse ein entscheidender Faktor für Ihren langfristigen Erfolg.

Nur, wenn Sie Ihr Vorgehen regelmäßig prüfen und gegebenenfalls optimieren, arbeiten Sie zuverlässig und können Ihren Kunden die bestmögliche Qualität bieten. Das umfasst nicht nur einwandfreie Produkte, sondern auch eine pünktliche Lieferung und eine gute Kommunikation.

QM Prozesse: Beispiele aus verschiedenen Branchen

Prozesse finden in jedem Unternehmen und in jeder Branche statt. Daher gibt es viele Beispiele für das QM von Prozessen, die Ihnen zeigen, wie wichtig diese Vorgehensweise für Ihren Unternehmenserfolg ist. Welche Rolle die Prozesse im Qualitätsmanagement in unterschiedlichen Fachbereichen spielen, zeigen die folgenden Beispiele – sicher gibt es auch bei Ihnen Optimierungspotenzial.

QM in der Gesundheitsbranche

Gerade im Gesundheitswesen sehen sich Mitarbeiter häufig mit sehr vielen Dokumenten konfrontiert. Das sind nicht nur Patientenunterlagen, sondern auch Verträge und Dokumentationen. Unsere Erfahrung zeigt, dass es gerade in dieser Branche sehr viel Potenzial für Optimierung gibt. Mit dem Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen, bringen Sie Übersicht in Ihre Dokumente.

Ein Beispiel für QM Prozesse: Sie stellen sicher, dass Sie immer auf die aktuellste Version zugreifen und es zu keinen Fehlern aufgrund veralteter Informationen kommt. Sie bringen Struktur in sensible Patientendaten und finden mit nur wenigen Klicks die Daten, die Sie suchen.

Es gibt zudem auch Anforderungen von Außen, die erfüllt werden müssen. Die Zertifizierung des QM wird beispielsweise von vielen Stakeholdern erwartet und mithilfe des QM-Pilot ermöglicht. Das gilt nicht nur für Krankenhäuser und Hausärzte: Qualitätsmanagement für Zahnarztpraxen bietet dieselben Vorteile.

QM in der Wirtschaft

In vielen Sektoren der Industrie ist Qualitätsmanagement von verschiedenen Stellen vorgeschrieben. Das Qualitätsmanagement der Prozesse bietet Ihnen aber noch viele weitere Vorteile: Verantwortlichkeiten werden geklärt, Arbeitsabläufe optimiert und mehr Transparenz geschaffen.

Ihre Mitarbeiter haben einen klaren Leitfaden und orientieren sich an den festgelegten Schritten. Alle relevanten Informationen erreichen Ihre Mitarbeiter also leicht verständlich und vor allem so, dass sie problemlos umgesetzt werden können.

Außerdem ermöglicht ein System wie der QM-Pilot Ihnen Qualitätsmanagement nach ISO 9001, da es alle notwendigen Voraussetzungen dafür erfüllt.

QM im Pflegesektor

Ein weiteres Beispiel für QM Prozesse mit einem großen Nutzen stellt der Pflegesektor dar. In dieser Branche wird ebenfalls mit sehr vielen Dokumenten gearbeitet, die wichtige Informationen enthalten, die jeder Pfleger und jede Pflegerin für die korrekte und sichere Ausführungen der Tätigkeiten benötigt.

Qualitätsmanagement in der Pflege hilft Ihnen dabei, Prozesse zu optimieren und den gesamten Workflow zu verbessern. Denn Software für das Qualitätsmanagement stellt Prozesse nicht nur dar. Sie ermöglicht es Ihnen auch, zu jeder Zeit wichtige Dokumente zu finden.

Qualitätsmanagement schafft Lösungen

Ineffiziente Prozesse: Qualitätsmanagement schafft Lösungen

Wie Ihnen dieser Artikel bereits gezeigt hat, sind Prozesse im QM ein wichtiger Faktor, der Fehler beheben und erfolgversprechende Optimierungen einleiten kann. Möchten Sie mit Ihrem QM Management starten, gehen Sie dabei am besten gut organisiert vor.

Das Qualitätsmanagement für Prozesse wird am besten in vier strukturierten Schritten ausgeführt. Diese benötigen einiges an Zeit und Fachwissen – werden Sie korrekt ausgeführt, erhalten Sie allerdings wertvolle Informationen, mit denen Sie Ihre Prozesse langfristig optimieren können.

Schritt 1: Definieren Sie Ziele für das Qualitätsmanagement der Prozesse

Der erste Schritt sollte immer sein, dass Sie ein übergeordnetes Ziel festlegen. Welchen Nutzen soll das Qualitätsmanagement der Prozesse bringen? Möchten Sie die Kundenzufriedenheit verbessern? Oder ist es nötig, die Produktionskosten zu senken?

Anschließend ist es wichtig, dass Sie für das QM Prozesse identifizieren, die relevant sind. Bezieht sich Ihr Ziel nur auf einen bestimmten Bereich, fokussieren Sie sich am besten nur auf jene Prozesse, die diesen direkt beeinflussen. Dadurch bleibt Ihre Arbeit übersichtlicher und Sie verlieren das Wesentliche nicht aus den Augen.

Schritt 2: Analysieren Sie die aktuellen Prozesse & stellen Sie diese grafisch dar

In diesem Schritt geht es darum, die Ist-Situation zu erfassen. Dabei ist es sehr wichtig, dass Sie für das QM Prozesse beschreiben, die zuvor festgelegt wurden. Eine genaue Prozessdokumentation ist dabei eine der Grundvoraussetzungen für das weitere Vorgehen. Schauen Sie also besonders genau hin und befragen Sie je nach Situation Ihre Mitarbeiter oder Kunden.

Anschließend geht es mit der Prozessmodellierung weiter. Dabei bilden Sie die Prozesse grafisch und übersichtlich ab. Je detaillierter Sie vorgehen, desto eher finden Sie Fehlerquellen und können diese im nächsten Schritt beheben. Dabei hilft Ihnen eine Software für die Prozessmodellierung, wie der QM-Pilot, weiter.

Schritt 3: Werten Sie die Analyse aus & finden Sie Lösungen zur Optimierung

Haben Sie die gesamte Prozesslandschaft erfasst, geht es an die Auswertung. Aus der zuvor erstellten Abbildung des Ist-Zustands wird somit ein Soll-Zustand. Sie legen fest, welche Prozesse wie verändert werden müssen, um eine Verbesserung zu erzielen.

Wichtig ist, dass dabei auch die Verantwortlichkeiten geklärt werden. Die QM Prozessbeschreibung und das anschließende festlegen von Optimierungen sind nur dann sinnvoll, wenn sie auch umgesetzt werden. Legen Sie also fest, wer für welche Änderungen zuständig ist und wer dafür verantwortlich ist, die Umsetzung zu überwachen.

Bevor Sie den Soll-Prozess festlegen, sollten sich alle Beteiligten über seine Gestaltung einig sein. Beziehen Sie verschiedene Blickwinkel aus unterschiedlichen Abteilungen ein, um sicherzustellen, dass der Soll-Zustand für alle Unternehmensbereiche umsetzbar ist.

Schritt 4: Messen Sie Ihre Erfolge

Nachdem Sie sich intensiv mit der Prozessüberwachung beschäftigt haben, geht es an die Umsetzung. Legen Sie einen genauen Zeitpunkt fest, bis wann die Änderungen umgesetzt sein sollen und prüfen Sie die Einhaltung der Deadline.

Überprüfen Sie gemeinsam mit der entsprechenden Abteilung, ob die Optimierungen angenommen wurden und sich der gewünschte Effekt eingestellt hat. Haben die Änderungen Ihr Ziel aus dem ersten Schritt erfüllt? Falls das nicht der Fall ist, sollten Sie nachbessern.

Dabei helfen Ihnen auch sogenannte Prozesskennzahlen. Es handelt sich um Methoden, mit denen Sie bewerten, ob Ihre Prozessziele erreicht wurden. Prozesskennzahlen Beispiele sind Zeit, Kosten oder verschiedene Qualitätskriterien.

Das Qualitätsmanagement für Prozesse ist umfangreich – es ist also nicht ungewöhnlich, wenn Sie nach der Auswertung feststellen, dass an einigen Stellen nachgebessert werden muss. Eine Software für das Prozessmanagement kann Ihnen dabei helfen. Dennoch bleibt das Problem bestehen, dass Sie das Qualitätsmanagement der Prozesse neben dem Tagesgeschäft ausführen müssen.

Professionelle Unterstützung

Zusätzlich zu Ihren eigentlichen Tätigkeiten ist es schwierig, die zeitintensiven Prozesse des QM ohne Hilfe durchzuführen. Es ist jedoch nicht nur Zeit, sondern auch Fachwissen und ein guter Überblick notwendig. Die Wechselwirkung „Prozesse Qualitätsmanagement“ ist nicht von der Hand zu weisen – es wird also höchste Zeit, dass auch Sie sich diesem Thema widmen.

Unser QM-Pilot hilft bei dieser Aufgabe: Die Software für Prozessdokumentation und viele weitere nützliche Schritte rund um das Qualitätsmanagement von Prozessen hilft Ihnen dabei:

  • eine Übersicht zu bekommen
  • Dokumente zu ordnen
  • Ihre eigenen Strukturen zu erstellen
  • Ihre Arbeitsprozesse deutlich zu vereinfachen

Eine einfache Bedienung ist dabei zu jeder Zeit gewährleistet. Nach einer kurzen Einarbeitungszeit ist die Software schnell einsatzbereit und wird Sie und Ihre Mitarbeiter im Alltag deutlich entlasten.

QM-Pilot hat den Vorteil, dass Sie mit der Software auch ein Qualitätsmanagement Handbuch erstellen können. In diesem halten Sie die Ziele des QM fest und bilden die Prozesse ab. Ist das Qualitätsmanagement für Sie vorgeschrieben, dann ist auch das Erstellen eines solchen Handbuchs verpflichtend.

Unser Angebot spricht Sie an? Kontaktieren Sie uns gerne. Wir haben ein offenes Ohr für Ihre Fragen und gehen auf Ihre individuelle Situation ein. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

Picture Product Manager Kristin Prüssner

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