Prozesse bilden die Basis für sämtliche Unternehmensaktivitäten und somit für den Geschäftserfolg. Sie haben jedoch einen Haken: Sie sind fehleranfällig! Es gehört deswegen zu einem erfolgreichen Qualitätsmanagement, dass Sie Prozesse ordnen, überschauen und fortlaufend optimieren.

Was in der Theorie einfach klingt, ist im Unternehmensalltag herausfordernd. Oft fehlt es an Zeit und der nötigen Objektivität, um einzelne Prozesse sowie Prozesslandschaften im Gesamten zu analysieren und Verbesserungspotenziale zu erkennen.

Daher zeigen wir Ihnen in diesem Ratgeber bewährte Ansätze und Methoden, mit denen Sie Ihre Prozesse überschauen, schrittweise verbessern und somit die Effizienz Ihres Unternehmens steigern.

Was ist ein Prozess?

Ein Prozess ist ein standardisierter Ablauf von Tätigkeiten, die sich wiederholen. Prozesse zeichnen sich dadurch aus, dass Sie Arbeitsleistung investieren, die zu einem Endergebnis führen – jeder Vorgang in Ihrem Unternehmen ist also ein Prozess. Führen Sie Qualitätsmanagement nach ISO 9001 durch, müssen Sie die Prozesse planen, steuern, überwachen und fortlaufend optimieren.

Identifizieren & priorisieren Sie nach den Arten von Prozessen

Für das effiziente Management aller Qualitätsmanagement Prozesse im Unternehmen ist es zunächst sinnvoll, wenn Sie die wichtigsten Prozesse erfassen und hierarchisch nach ihrem Einfluss auf den Unternehmenserfolg ordnen. Bei der Identifizierung hilft Ihnen folgende Einteilung:

• Managementprozesse: Management- bzw. Führungsprozesse beziehen sich auf die Ebene der Führungskräfte, also Aktivitäten zur Steuerung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen sowie das Ressourcenmanagement und Risikomanagement.
• Operative Geschäftsprozesse: Operative oder auch Kernprozesse sind die Unternehmensprozesse mit wertschöpfenden Charakter, also beispielsweise die Warenbeschaffung, Projektmanagement, Produktion, Vertrieb oder Marketing.
• Unterstützende Prozesse: Die Prozesslandschaft wird von den unterstützenden Prozessen im Qualitätsmanagement vervollständigt. Sie dienen als Stütze für operative Prozesse und betreffen beispielsweise Instandhaltung, Informationsmanagement und Qualitätssicherung.

Von der Prozessorientierung zum Prozessmanagement

Mit der Identifizierung und Priorisierung von Prozessarten unternehmen Sie bereits den ersten Schritt in Richtung effizientes Prozessmanagement. Sie befinden sich dabei jedoch zunächst auf der Ebene der Prozessorientierung. Dabei legen Sie den Fokus darauf, QM-Prozesse zu beschreiben, klar definierte Ziele festzulegen und alle Aktivitäten zu definieren, mit denen Sie das Prozessziel erreichen.

Anschließend eröffnet sich Ihnen eine neue Perspektive: Sie können einen Schritt zurücktreten und im Rahmen des Prozessmanagements alle Prozesse im Zusammenhang betrachten. Über diesen ganzheitlichen Ansatz können Sie alle Prozesse effektiv verknüpfen und nach der Gesamtstrategie Ihres Unternehmens ausrichten. Dabei unterstützen Sie visuelle Abbildungen, anhand derer Sie alle Prozessmerkmale und Abläufe überblicken.

In einer Prozesslandschaft (auch Prozesslandkarte genannt) stellen Sie alle Unternehmensprozesse detailliert beschrieben und visuell dar. Das ermöglicht es Ihnen, übersichtlich durch einzelne Prozesse zu navigieren:

• Sie erkennen hierarchische Beziehungen & identifizieren Abhängigkeiten
• Sie verknüpfen Prozesse mit relevanten Prozess-Daten & Dokumenten
• Sie dient als Kommunikationshilfe, um Prozesse intern wie extern zu erklären
• Sie erkennen Schwachstellen, um Ihre Prozesse zu optimieren

Eine Software für Prozessmanagement wie der QM-Pilot erleichtert Ihnen die Erstellung Ihrer Prozesslandschaft erheblich. Sie können den Detaillierungsgrad der Landschaft individuell nach Ihren Anforderungen anpassen. So behalten Sie problemlos den Überblick über umfassende Informationen – eine Aufgabe, die manuell kaum zu bewältigen wäre.

Mit der Prozesslandkarte nach ISO 9001 alle Prozesse im Blick

Mittels einer Prozesslandkarte nach ISO 9001 können Sie nachvollziehen, inwiefern Ihre Prozesse Ihren übergeordneten Unternehmenszielen entsprechen und Optimierungspotenziale zu erkennen:

• Stimmen Sie Ziele & Gesamtstrategie auf den Kontext Ihres Unternehmens ab
• Bereiten Sie Prozesslandschaften für alle Mitarbeitenden nachvollziehbar auf, z.B. mit Hilfe von Flussdiagrammen oder Flowcharts
• Implementieren Sie Leistungskennzahlen (KPIs) & weitere Metriken zur Leistungsbewertung

Möchten Sie das Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen nach der ISO 9001 ausrichten oder zertifizieren lassen, sollten Sie von Anfang an auf eine geeignete Software setzen. Der QM-Pilot wurde beispielsweise dafür entwickelt, die Kriterien für QM nach ISO 9001 zu erfüllen.

Qualitätsmanagement Prozesse gezielt optimieren: Schritt-für-Schritt zur richtigen Lösung

Die Optimierung von Prozessen muss kontrolliert und mit Vorsicht erfolgen. Für das Prozessmanagement eignet sich der PDCA-Zyklus, mit dem Sie Prozesse planen, implementieren, überprüfen und kontinuierlich optimieren:

1. Plan: Setzen Sie sich ein klares Ziel, das Sie mit der Prozessoptimierung erreichen wollen. Wollen Sie die Kundenzufriedenheit steigern oder Ressourcen sparen? Mit einer QM-Software wie dem QM-Pilot identifizieren Sie den Prozessschritt, dessen Optimierung den gewünschten Effekt bringt. Zudem erhalten Sie von der Software Unterstützung dabei, die Umsetzung zu planen.
2. Do: Es folgt ein Probelauf des verbesserten Prozesses. Dabei ist eine genaue Prozessdokumentation der Schlüssel, mit der Sie sämtliche Auswirkungen genau festhalten. Diese übertragen Sie in die Prozessmodellierung, die Sie mit dem QM-Pilot erstellen können. Dabei gilt: Je genauer die Modellierung, desto wahrscheinlicher finden Sie Engpässe.
3. Check: Messen Sie, ob der Prozess erfolgreich war und die gewünschte Optimierung brachte. Dazu überprüfen Sie anhand der Modellierung einzelne Prozesselemente. Der QM-Pilot hilft Ihnen dabei, den gesamten Prozess auszuwerten.
4. Act: Sollte der Prozess den gewünschten Erfolg bringen, können Sie ihn standardisieren und in den alltäglichen Geschäftsablauf integrieren.

Ist der Prozess nicht erfolgreich verlaufen, können Sie anhand der Modellierung Verbesserungspotenziale ableiten und den Prozess von Neuem planen – und der PDCA-Zyklus beginnt von vorn.

Sie können das Qualitätsmanagement Ihrer Prozesse natürlich auch am KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) ausrichten. Ähnlich wie der PDCA-Zyklus unterstützt diese systematische Herangehensweise dabei, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und umzusetzen.

QM-Prozesse in einem integrierten Qualitätsmanagement laufen standardisiert ab, bieten aber aufgrund ihrer umfassenden Leistungen eine flexible Anwendung. So können Sie Prozessoptimierungen und andere Qualitätsmanagement-Maßnahmen verschiedenen Branchen anpassen. Zum Beispiel:

• Industrie: Sich ändernde Kundenansprüche und ein optimales Lieferkettenmanagement sind in vielen industriellen Zweigen entscheidend, beispielsweise in der Automobilbranche. Mit der Prozessoptimierung im Rahmen des QM können Sie auf Kundenansprüche wie z.B. die Integration fortschrittlicher Sicherheitssysteme reagieren und Lieferketten von Einzelteilen optimieren.
• Behörden & Verwaltung: Die Abteilung Erwachsenen- und Kinderschutz der Stadt Biel stand vor der Herausforderung, Arbeitsabläufe und deren Ziele näher zu definieren, denn die Qualität sozialer Arbeit lässt sich nur schwer messen. Mit Hilfe von QM-Prozessen hat die Abteilung quantitative Ziele zur Skalierung eingepflegt. Zudem wird die tägliche Arbeit von Mitarbeitenden durch Flow-Charts und deren Verknüpfung zu allen relevanten Informationen vereinfacht.
• Dienstleistungen: Die Hälg Group für Gebäudetechnik hat in den letzten Jahren und Jahrzehnten mehrere Geschäftsfelder erschlossen und ist gewachsen. ISO 9001 Prozessbeschreibungen und Dokumentenvorlagen hielten nicht Schritt und blieben nicht aktuell. Mittels Verbesserungen der Prozessdarstellungen und der Verknüpfung der für Mitarbeitenden relevanten Informationen konnte das Unternehmen Prozessdarstellungen aktualisieren und neue Mitarbeitende leichter einarbeiten.

Qualitätsmanagement-Prozesse sind entscheidend für Ihren Unternehmenserfolg

Eine Optimierung Ihrer Prozesse erfolgt schrittweise und mit Hilfe ständiger Feinjustierungen. Dafür braucht es einen genauen Überblick: Dank visueller Darstellungen ist es Ihnen möglich, die Gesamtheit Ihrer Prozesse zu überschauen, die wichtigsten Prozesse zu identifizieren und effizient umzugestalten. Während der darauf folgenden Umsetzung sind detaillierte Modellierungen und die ständige Aktualisierung notwendig.

Eine Qualitätsmanagement-Software leistet dabei enorme Unterstützung: Mit dem QM-Pilot können Sie jederzeit Anpassungen an der Modellierung vornehmen. Die übersichtliche Visualisierung in Flussdiagrammen oder BPMN hilft Ihnen dabei, die Übersicht zu behalten und Schwachstellen zu identifizieren.

Wir helfen Ihnen gern: Dank der hohen Konfigurierbarkeit ist der QM-Pilot schnell einsatzbereit, damit Sie Ihre Prozesse und Ihr gesamtes Prozessmanagement effektiv verbessern können. Kontaktieren Sie uns gern und wir stellen Ihnen den QM-Pilot vor.