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Stadt Kriens

„Mit der Einführung von QM-Pilot konnte die Stadt Kriens eine einheitliche und transparente Plattform für das Prozessmanagement und Risikomanagement schaffen.“
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Zielvorhaben

Die Stadt Kriens nutzt seit Juli 2024 den QM-Pilot als zentrale Plattform für Prozessmanagement und integrierte Steuerung. Die Applikation wird in allen Departementen der Stadt eingesetzt. Im Rahmen des Einführungsprojektes wurde der Fokus auf die IKS-Schlüsselprozesse und die Kernprozesse der Stadt Kriens gelegt. Vor der Einführung von QM-Pilot war der Stand der Prozesserfassung in den verschiedenen Abteilungen unterschiedlich. Zentrale Prozesse waren nicht oder nur teilweise dokumentiert. Zudem waren die Prozessdokumentationen nicht für alle Mitarbeitenden zugänglich, was insbesondere beim Austritt von Mitarbeitenden zu erheblichem Know-how-Verlust führte. Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender gestaltete sich entsprechend aufwändig. Auch das Risikomanagement wurde bisher manuell mit einer MS Excel Lösung geführt, was den administrativen Aufwand erhöhte und die Steuerung und Berichterstattung erschwerte.

Herausforderungen

1

Uneinheitliche Prozesslandschaft

Der Stand der Prozesserfassung war in den einzelnen Departementen unterschiedlich, zentrale Abläufe waren nicht oder nur teilweise dokumentiert.

2

Eigeschränkter Wissenstransfer und aufwändige Einarbeitung

Nicht alle Mitarbeitenden hatten Zugriff auf die Prozessdokumentation. Dadurch gingen beim Austritt von Mitarbeitenden wichtige Kenntnisse verloren, und die Einarbeitung neuer Personen war entsprechend zeitintensiv.

3

Manuelles Risikomanagement ohne Systemunterstützung

Das Risikomanagement wurde bisher manuell geführt, was den Aufwand erhöhte und eine transparente, integrierte Steuerung erschwerte.

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Lösung

Mit der Einführung von QM-Pilot konnte die Stadt Kriens eine einheitliche und transparente Plattform für das Prozessmanagement und Risikomanagement schaffen. Alle Departemente arbeiten nun mit demselben System, wodurch Prozesse und Risiken zentral dokumentiert, gepflegt und für alle Mitarbeitenden zugänglich sind. Dies vereinfacht die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden und reduziert den Know-how-Verlust. In einem nächsten Schritt soll zudem das interne Kontrollsystem (IKS) als Bestandteil des Risikomanagement in QM-Pilot abgebildet werden. Ziel ist es, eine ganzheitliche Lösung zu etablieren, die Prozesse, Risiken und Kontrollen in einem Tool vereint. Dadurch werden Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Effizienz in der Verwaltungsarbeit deutlich verbessert.