Auditmanagement mit QM Pilot®
Auditmanagement: Für Audits mit Gelinggarantie!
Diese Unternehmen vertrauen bereits auf QM-Pilot®
Warum Auditmanagement mehr als eine Pflichtübung ist
Ein Audit steht vor der Tür, drei Wochen zuvor wird klar: Die Auditcheckliste existiert in vier Versionen. Ob nun die auf dem Laufwerk aktuell ist, die in einem E-Mail-Anhang oder die in den persönlichen Ordnern mehrerer Kollegen, weiss niemand. Wurde notiert, welche Massnahme aus dem Vorjahres-Audit umgesetzt wurde? Ratlosigkeit macht sich breit, der Druck steigt.
Solche Ausnahmezustände vor Audits müssen nicht sein! Nehmen Sie Ihr Auditmanagement in die Hand und vertrauen Sie es QM-Pilot® an – für strukturiertes, zentralisiertes Vorgehen statt Panikattacken. So starten Sie nicht vor jedem Audit bei Null, sondern bestehen Zertifizierungen entspannt.
Typische Herausforderungen im Auditmanagement
Der Auditprozess ist kein Zuckerschlecken. Mit schlechter Auditplanung erwarten Sie diese Herausforderungen:
Überblick über laufende Audits fehlt
Checklisten im Umlauf, die keiner kennt
Abweichungen vom Plan ohne Konsequenzen
Auditberichte auf die harte Tour
Wissen, das nach dem Audit verpufft
Massnahmen, die weder dokumentiert noch umgesetzt werden
Langwierige Einarbeitungen
Unklare Zuständigkeiten, Kompetenzgerangel!
QM-Pilot®bringt Struktur in Ihren Auditprozess
Ob Sie Ihr Qualitätsmanagement (QM) oder ein anderes Managementsystem zertifizieren: Der Auditprozess sollte nicht zum Hürdenlauf werden! Sie ersparen sich Stress, wenn Sie externe, interne oder Prüfprozesse von Lieferanten mit der richtigen Auditmanagement-Software angehen.
QM-Pilot® ist Ihre Plattform, auf der Sie sämtliche Auditdaten, Checklisten und Massnahmen bündeln und im Massnahmenmanagement nachverfolgen. Je nach Audit-Typ strukturieren Sie den Ablauf frei. In die Agenda-Funktion integriert ist ein PDF-Versand. Die Auditchecklisten im QM-Pilot® sind wiederverwendbar, bieten ein Bewertungsschema und einen Fragenpool.
Funktionen & Module von QM-Pilot® fürs Auditmanagement
Struktur bringt die Audit-Software – aber mit welchen Funktionen erwarten Sie konkrete Verbesserungen?
Auditplanung & Agenda
Sie planen Audits strukturiert und erstellen eine Agenda. Die Erinnerungen an Termine und To-dos werden automatisch versendet.
Checklisten & Bewertung
Statt Checklisten für jedes Audit erneut zu tippen, legen Sie Templates an. Und die Bewertungsschemata erleichtern die Beurteilung.
Massnahmen & Nachverfolgung
Damit Massnahmen umgesetzt werden, statt zu verpuffen! Abweichungen erfassen Sie direkt, weisen entsprechende Massnahmen zu und verfolgen deren Umsetzungsstatus.
QM-Pilot® – Ihre Vorteile im Auditmanagement
Ein Audit kann ein Task werden, den Sie auf dem Weg zur Zertifizierung souverän meistern. Der QM-Pilot® bringt Ihnen dafür handfeste Vorteile:
Strukturierter Auditprozess
- Auditplanung mit System dank der Audit-Agenda.
- Detailplanung inklusive beteiligter Personen, Daten und Verknüpfung mit Checklisten.
- Agenda per Mausklick als PDF direkt an alle Beteiligten.
Planung ist die halbe Miete – ob Sie ein internes Audit vorbereiten oder sich für eine Zertifizierung rüsten.
Wiederverwendbare Checklisten
- Effizienz dank Checklisten als Templates!
- Eigene Bewertungsschemata für individuelle Beurteilungen.
- Bei regelmässigen Audits wird ein einfaches Benchmarking möglich.
Die angelegten Checklisten stehen dann bei den Audits zur Auswahl zur Verfügung. So können Checklisten auch bei mehreren Audits verwendet werden und müssen nicht jedes Mal neu angelegt werden.
Lückenlose Massnahmenverfolgung
- Das integrierte Massnahmenmanagement für festgestellte Abweichungen und Hinweise vervollständigt das Auditmanagement.
- Massnahmen können direkt in der Checkliste zu den erfassten Abweichungen angelegt werden.
- Die Massnahmen können nachverfolgt und über automatische bzw. statusgesteuerte Benachrichtigungen unterstützt werden.
Neben der Ansicht direkt im Audit gibt es auch ein zentrales Reporting aller Massnahmen über alle Audits hinweg. Auch hier ist der einfache und intuitive Weg gewählt worden, damit Forderungen, Bewertung, Abweichungen und Massnahmen an einem Ort übersichtlich verwaltet werden.
Audit-Sicherheit & ISO-Konformität
- Der Reporting-Bereich des QM-Pilot ermöglicht eine schnelle und einfache Auswertung der vorhandenen Auditdaten.
- Das bringt Lerneffekte und gibt Sicherheit für Audits.
- Für Audits ist die ISO 9001 ausschlaggebend – selbstredend entspricht der QM-Pilot® ihren Vorgaben.
Strukturelle Sicherheit liefert Ihnen QM-Pilot® und ist dabei selbstverständlich normkonform.
So arbeiten Sie mit QM-Pilot® im Audit-Alltag
Schweissperlen auf der Stirn, Prüfungsangst im Nacken – so geht es vielen, während ein Auditor das Qualitätsmanagement prüft. Dabei kann Auditmanagement mit Software stressfrei laufen!
Ein Audit strukturiert planen – ohne Chaos
Agenda erstellen, Prozesse verknüpfen und Zeit und Ort eintragen. Zum PDF konvertieren und raus damit per E-Mail an alle Zuständigen!
Die passende Checkliste in Sekunden finden und nutzen
Was Sie brauchen, haben Sie zur Hand. Sie haken To-dos und Abläufe anhand bewährter Checklisten ab und gelangen in Etappen ans Ziel.
Eine Abweichung erfassen und sofort eine Massnahme zuweisen
Etwas läuft nicht vorschriftsgemäss? Sie registrieren die Abweichung umgehend und weisen eine entsprechende Massnahme zu.
Den Auditbericht auf Knopfdruck erstellen in Sekunden
Der Reporting-Bereich ermöglicht eine schnelle und einfache Auswertung der vorhandenen Auditdaten – sowohl der einzelnen Audits als auch der Abweichungen und Massnahmen.
Nachverfolgen, ob alle Massnahmen wirklich umgesetzt wurden
Das systemgestützte Massnahmen- und Erinnerungsmanagement erleichtert die Überwachung der wiederkehrenden Audits und Massnahmenworkflows.
Mit dem KI-Chat Auditinhalte verstehen und Vorschläge erhalten
KI, die mitdenkt und Auditinhalte erklärt! Der KI-Chat fasst komplexe Inhalte verständlich zusammen und macht Optimierungsvorschläge, die Sie weiterbringen.
QM-Pilot®: Ihre Software für Auditmanagement
Sollen die Audits Ihres Qualitätsmanagements zum Erfolg werden, kommen Sie am Auditmanagement nicht vorbei. Setzen Sie mit QM-Pilot® auf eine All-in-one-Lösung:
Auditplanung, Durchführung und Dokumentation in einer Plattform – zentral und sicher
Checklisten und Massnahmen sauber verknüpft und nachverfolgbar
ISO-konforme interne Audits ohne Mehraufwand
KI-Unterstützung für schnelle Orientierung und bessere Ergebnisse
QM Pilot®
So läuft Auditmanagement, wenn es wirklich funktioniert.
Ausgangslage: Das Start-up Preventive Hygiene Technologies ist auf Oberflächenbeschichtungen für Infektionsschutz in Krankenhäusern spezialisiert. In dem jungen Unternehmen musste Qualitätsmanagement-Software erst eingeführt werden, um für Audits gerüstet zu sein.
Massnahmen: Schlanke Lösung, papierlos und normkonform – das waren die Anforderungen. Der QM-Pilot® erfüllt all diese und wurde zügig eingeführt.
Ergebnis: Alle Prozesse und Dokumente digital abgebildet, zweistufige Audits auf Anhieb bestanden!
Ausgangslage: Die Swiss Prime Site AG ist ein führender Schweizer Immobilienentwickler. Die vielfältigen Prozesse zu erfassen und abzubilden, setzte hohen Ressourceneinsatz voraus.
Massnahme: Eine Befragung der Mitarbeitenden ergab den Bedarf an einer nutzerfreundlichen Lösung. Der Einsatz für QM-Pilot®!
Ergebnis: Hohe Informationstransparenz dank hoher Benutzerfreundlichkeit! Wissen wird dokumentiert, gespeichert und steht im Auditmanagement zur Verfügung.
Ausgangslage: Hohe, messbare Anforderungen an die Leistungsqualität gelten an der Pädagogischen Hochschule Steiermark für Forschung und Lehre ebenso wie für die Verwaltung.
Massnahme: Um sämtliche Bereiche der Hochschulleistungen ganzheitlich abzudecken und zu quantifizieren, wurde der QM-Pilot in Kombination mit einem Data Warehouse Management implementiert.
Ergebnis: Umfassender Überblick für alle Mitarbeitenden, fundiertes Controlling und Prüfprozesse, die gelingen!
Bereit für QM, das wirklich funktioniert?
Mit QM Pilot® steuern Sie Prozesse, Dokumente, Risiken und Audits zentral – ISO-konform, KI-gestützt und passend für Ihr Unternehmen.
FAQs
Was ist Auditmanagement?
Unter Auditmanagement versteht man den Steuerungsprozess, um ein internes oder externes Audit erfolgreich zu durchlaufen. Inkludiert sind die systematische Planung, die Durchführung sowie die Nachbereitung eines Audits.
Welche Arten von Audits gibt es?
Es wird zwischen First, Second und Third Party Audits unterschieden. Erstgenannte sind rein interne Prüfprozesse, während ein Second Party Audit die Prüfung eines Lieferanten sein kann. Bei einem Third Party Audit geht es um die Prüfung von unabhängiger Seite für eine Zertifizierung.
Was bringt eine Auditmanagement-Software?
Eine gute Auditmanagement-Software zentralisiert sämtliche Daten und Dokumente rund um Audits, fungiert zugleich als Wissens- und Dokumentenmanagement und erleichtert Ihnen die Prüfprozesse dank organisatorischer Finessen wesentlich.
Ist QM-Pilot® für interne Audits nach ISO 9001 geeignet?
Der QM-Pilot® entspricht den Vorgaben der ISO 9001 und ist somit für jede Art von Audit geeignet.
Wie werden Massnahmen mit Audits und Risiken verknüpft?
Im Auditmanagement können alle auditrelevanten Daten in bis zu vier verschieden konfigurierten Eingabemasken erfasst werden. Alle bereits im System vorhandenen Daten (Prozesse, Dokumente, Risiken, Stammdaten) können direkt mit den Audits verknüpft werden. Dies ermöglicht eine anschliessende Auswertung der auditierten Prozesse und zugehörigen Dokumente.
Wie lange dauert die Einführung?
Der QM-Pilot® läuft wunschgemäss auf Ihren Servern oder als Software-as-a-Service. Die Einführungsphase ist in beiden Fällen kurz. Dank seiner intuitiven Nutzeroberfläche ist der Schulungsaufwand für Ihr Team gering.