Prozessdokumentations-Software mit QM Pilot®
Prozessdokumentations-Software: Runde Abläufe sind kein Zufall
Diese Unternehmen vertrauen bereits auf QM-Pilot®
Prozessdokumentation: heute wichtig, morgen unersetzlich
Unternehmen verlieren Zeit, Sicherheit und Kontrolle über interne Abläufe – es sei denn, sie dokumentieren und pflegen ihre Prozesse zentral, zum Beispiel mit QM-Pilot®.
Typische Herausforderungen ohne Prozessdokumentations-Software
Diese Herausforderungen kommen Ihnen vermutlich bekannt vor:
Die Prozesse sind zwar beschrieben, aber verstreut und schwer auffindbar.
Welche Version ist aktuell? Diese Frage kommt unweigerlich auf!
Wer verantwortlich für einen Prozess ist, ist ebenfalls unklar.
Prozessänderungen sind nicht dokumentiert und kaum nachvollziehbar.
Der Aufwand bei Audits und Nachweisen ist hoch.
Bei einem Personalwechsel geht Wissen verloren.
Einheitlichkeit fehlt – Prozesse divergieren.
Prozesse werden nicht gelebt – sie existieren nur auf dem Papier.
QM-Pilot® bringt
Ordnung ins
Prozessmanagement
Spätestens beim Ausfall des prozesskundigen Mitarbeiters bricht Chaos aus. Dabei kann es so einfach sein: Mit einer Prozessdokumentations-Software als zentraler Plattform für alle Prozesse und Dokumente. Unsere Qualitätsmanagement (QM)-Software QM-Pilot® macht Prozessdokumentation einfach und stellt Abläufe dank konfigurierbarer Prozessdarstellung als Flowchart oder Business Process Model and Notation (BPMN) dar.
Das hilft Abläufen und Nutzern, die sich auf der intuitiv designten Benutzeroberfläche gut zurechtfinden. QM-Pilots® modulübergreifende Aufgaben- und Informationsansicht verdeutlicht, wie Prozesse gesteuert werden und wer zuständig ist. Automatische Erinnerungen und Nachverfolgung helfen, To-dos nicht zu vergessen.
Funktionen: Was QM-Pilot® als Prozessdokumentations-Software kann
Prozesse sind kein starres Konstrukt, sondern ändern sich ständig. Dementsprechend ist die Dokumentation von Prozessen ebenfalls keine einmalige Angelegenheit. Umso wichtiger ist es daher, Ihre Prozesse mit einem geeigneten Programm darzustellen, das Sie langfristig und zuverlässig begleitet.
Diese Funktionen bringt Ihnen der QM-Pilot® als Prozessdokumentations-Software:
Prozessmanagement & Visualisierung
Visualisierung trägt zum Prozessverständnis bei! Der QM-Pilot® bietet konfigurierbare Prozessdarstellungen für nachvollziehbare Abläufe.
Dokumentenmanagement & Versionierung
Die Lösung fürs Ablagechaos! Mit einer zentralen Ablage greifen Sie immer auf die gültigen Versionen zu, während Änderungen transparent sind.
Integration & Verknüpfung
Prozessdokumentation lebt von integrierten Informationen. Umso wichtiger ist es, Prozesse mit Dokumenten, Risiken und Organisationseinheiten zu verknüpfen.
QM-Pilot® – Ihre Vorteile einer Prozessdokumentations-Software
Effizienzsteigerung
- Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht einen schnellen Systemeinstieg.
- Prozessbestandteile können Sie erneut verwenden und reduzieren dadurch Doppelarbeit.
- Ähnliche oder zusammenhängende Prozesse modellieren Sie besonders schnell.
Der QM-Pilot® präsentiert sich leicht verständlich und mit smarter Nutzung vorhandener Ressourcen. Bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit.
Audit-Sicherheit
- Sie navigieren rasch zu Dokumentensammlungen und haben relevante Unterlagen sofort parat.
- Der Prozesseditor ermöglicht die intuitive Erstellung von Flow-Charts für auditsichere Prozessmodellierung.
- Prozessschritte können flexibel gestaltet und so an neue Anforderungen angepasst werden.
Wissen sichern
- Mit der noch schnelleren und einfacheren Prozessdokumentation wird es einfach, Wissen festzuhalten.
- Prozesserstellung und Prozesspflege wurden vereinfacht, sodass Sie leicht dokumentieren und aktualisieren.
- Die optimierte Benutzerführung bei der Modellierung erleichtert diesen Vorgang und macht adäquate Visualisierungen möglich.
KI-gestützte Arbeit
- Der KI-Chat erklärt Prozesse und liefert Tipps zu Optimierungen.
- Internationales Team? Kein Problem! Der KI-Chat beantwortet Fragen mehrsprachig.
- Die intelligente Suche bezieht Prozesse, Dokumente und Risiken ein.
KI kann mehr: Ihre Stärken spielt sie im QM-Pilot® aus, indem sie wertvolle inhaltliche Hinweise liefert und bei Suchvorgängen unterstützt.
So arbeiten Sie mit QM-Pilot® als Prozessdokumentations-Software
Sie sind auf der Suche nach einer bestimmten Prozessbeschreibung und werden nach langer Suche endlich fündig. Aber Moment mal: der Versionsstand kann nicht stimmen, weiterhelfen kann Ihnen auch niemand, Änderungen gehen unter. Da hilft Ihnen der QM-Pilot®:
Finden statt Suchen
Die intelligente Suche im QM-Pilot® macht es leicht, direkt das zu finden, wonach Sie suchen. Da stets die aktuellen Versionen enthalten sind, gibt es kein Rätselraten über die Gültigkeit.
Prozessverantwortliche klar und eindeutig
Der QM-Pilot® zeigt Ihnen zweifelsfrei auf, wer für welchen Prozessschritt die Verantwortung trägt und Ihr Ansprechpartner ist. Unklare Zuständigkeiten und fruchtlose Nachfragen kommen so nicht mehr vor.
Prozessänderungen: nachverfolgbar festgehalten
Prozesse leben von Anpassung und Aktualisierung. Dem trägt die Prozessdokumentations-Software Rechnung, indem sie Änderungen transparent macht und sauber dokumentiert.
Der KI-Chat als echte Unterstützung in Sekunden
So wird die KI zum virtuellen Assistenten: Indem Sie Ihnen Prozesse erläutert und so in kurzer Zeit verständlich macht. Fragen beantwortet der KI-Chat direkt in mehreren Sprachen.
Prozesse visualisieren
Der QM-Pilot® kann beide Klassiker der Prozessdokumentation und stellt Abläufe Ihren Wünschen gemäss als Flowchart oder BPMN dar. Der moderne Editor vereinfacht die Modellierung.
Aktualität sicherstellen
Dank gekoppelter Dokumente besteht kein Zweifel, welche Version gültig ist. Ihre Mitarbeitenden arbeiten daher stets mit der aktuellen Version.
QM-Pilot®: Ihre Prozessdokumentations-Software im Alltag
Der QM-Pilot® erleichtert Ihnen den Arbeitsalltag. So wird Prozessdokumentation zum Wissensmanagement und gelingt Ihnen mit dem richtigen Tool spielend.
Mit dem QM-Pilot® …
steuern und dokumentieren Sie Ihre Prozesse zentral
schaffen Sie Transparenz über sämtliche Abläufe
erhalten Sie audit- und revisionssichere Dokumentationen
entlasten Sie Ihren Arbeitsalltag mit smartem KI-Einsatz
QM Pilot®
So läuft Prozessdokumentation, wenn sie wirklich funktioniert.
Ausgangslage: Das Start-up Preventive Hygiene Technologies ist auf Infektionsschutz in Krankenhäusern spezialisiert. Gesucht: Ein weitgehend digitales System für ISO-Zertifizierungen.
Massnahmen: Der QM-Pilot® war rasch implementiert und digitalisierte die gesamte Prozessdokumentation.
Ergebnis: Ein zweistufiges Audit für gleich mehrere ISO-Zertifizierungen wurde auf Anhieb bestanden. Ziel erreicht!
Ausgangslage: Die Stiftung Blumenrain sorgt für das Wohlergehen pflegebedürftiger Senioren. Die Prozesse müssen zum Wohl der Patienten gleichbleibend hochwertig umgesetzt werden.
Massnahme: Es galt, die Mitarbeitenden von der neuen Dokumentationsweise zu überzeugen und die pflegerischen Abläufe zentral festzuhalten.
Ergebnis: Dank intuitiver Bedienung überzeugte der QM-Pilot® die Mitarbeitenden und etablierte gleichbleibende Pflegestandards.
Ausgangslage: An der Pädagogischen Hochschule Steiermark waren neue Steuerungsmechanismen erforderlich, um die Qualität in Lehre, Studium, Forschung und Verwaltung sicherzustellen.
Massnahme: Als besonders hilfreich erwies sich die Prozesslandkarte, um die Geschäftsprozesse übersichtlich zu erfassen. Leserechte für alle Mitarbeitenden garantieren einen hohen Kenntnisstand.
Ergebnis: Die PH Steiermark ist nun zukunftsfähig und wird nach betriebswirtschaftlichen Kriterien geführt.
Bereit für QM, das wirklich funktioniert?
Mit QM Pilot® steuern Sie Prozesse, Dokumente, Risiken und Audits zentral – ISO-konform, KI-gestützt und passend für Ihr Unternehmen.
FAQs
Was ist eine Prozessdokumentation-Software?
Wozu braucht man ein Prozessdokumentationstool?
Eine Prozessdokumentation-Software dokumentiert, speichert, visualisiert und ändert Prozesse digital. Das Tool wird zur Wissensdatenbank und zum Beleg für Audits, dass in Ihrem Unternehmen transparent gearbeitet wird. Visualisierungen machen Prozesse leicht verständlich.
Ist QM-Pilot® für BPM geeignet?
Wie schnell kann man QM-Pilot® einführen?
Der QM-Pilot® ist cloudbasiert sowie On-Premises verfügbar. Beide Varianten sind rasch eingeführt. Dank seiner intuitiven Oberfläche und der durchdachten Nutzerführung finden sich Mitarbeitende schnell im System zurecht.