Dokumentenlenkung mit QM Pilot®
Dokumentenlenkung: Das Steuerungsinstrument für Ihr QM
Diese Unternehmen vertrauen bereits auf QM-Pilot®
Mehr als Ablage: Dokumentenlenkung ist Management
Eine Situation, die Qualitätsmanagern Schweissperlen auf die Stirn treibt: Ein Dokument wird gesucht … und gefunden – aber in mehreren Versionen. Diese liegen verstreut auf unterschiedlichen Laufwerken. Nun ist guter Rat teuer: Welche Version gilt? Bis zum Audit in drei Wochen muss Klarheit herrschen!
Mit Dokumentenlenkung kommt es nicht so weit. Was auf den ersten Blick wie lästiges Beiwerk des Qualitätsmanagements (QM) wirken mag, ist eine hochrelevante Managementaufgabe und das Werkzeug, mit dem QM steuerbar wird.
Was ist Dokumentenlenkung?
Zur Einordnung: Dokumentenlenkung ist nicht gleich Dokumentenmanagement. Unter dem Prozess der Dokumentenlenkung im QM versteht man die gesamte Steuerung wichtiger Dokumente, sodass stets die richtige Version verfügbar ist. Zur Steuerung gehören Erstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Änderung und schliesslich Archivierung und Vernichtung.
Typische Herausforderungen ohne digitale Dokumentenlenkung
Dokumentenlenkung wird im Qualitätsmanagement schnell zum Flaschenhals. Verzichten Sie auf ein digitales Dokumentenlenkungssystem, müssen Sie mit Hindernissen rechnen:
Wichtige Dokumente gibt es mehrfach auf verschiedenen Laufwerken.
Ihre Mitarbeitenden sind unsicher, welche Version gilt.
Freigabeprozesse laufen via E-Mail oder mündlich und sind nicht nachvollziehbar.
Wer für Erstellung, Prüfung und Freigabe zuständig ist, ist nicht eindeutig geregelt.
Änderungen an Dokumenten werden nicht lückenlos kenntlich gemacht.
Dokumente sind nicht ausreichend vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Archiviert oder gelöscht werden veraltete Dokumente unsystematisch.
Nachweise für Audits gelingen nicht auf Knopfdruck.
QM-Pilot® bringt Struktur in die Dokumentenlenkung
Anders ist es, wenn Sie bei der Dokumentenlenkung auf eine Software wie QM-Pilot® setzen. Er bietet eine zentrale Plattform für sämtliche Prozesse, Anweisungen und Dokumente und ist mehr als eine Dokumentenmanagement-Software: Sie versionieren damit Dokumente transparent und steuern Freigabeprozesse digital. Die aktuelle Version eines Dokuments ist zugriffsbereit, und Verantwortlichkeiten lassen sich klar zuweisen.
Neue Teammitglieder orientieren sich dank QM-Pilot® als zentraler Wissensbasis schnell. Zudem hilft der integrierte KI-Chat, sich in komplexen Abläufen zurechtzufinden. QM-Pilot® entspricht den QM-Anforderungen gängiger Normen wie der ISO 9001 und der DIN EN 15224. Auditfähige Dokumentation per Klick ist eine massive Entlastung im Audit.
Funktionen von QM-Pilot® für die Dokumentenlenkung
Versionierung & Freigabe
Rätselraten über die aktuelle Version eines Dokuments ist vorbei: Jede Änderung wird versioniert, Freigaben folgen einem klaren digitalen Workflow.
Zugriffsrechte & Verteilung
Sensible Dokumente sind dank individueller Zugriffsrechte nur für Berechtigte einsehbar. Die Dokumentenverwaltung erfolgt gezielt statt über offene Laufwerke.
Änderungslenkung & Nachvollziehbarkeit
Endlich Klarheit: Jede Anpassung eines Dokuments wird dokumentiert und bleibt nachvollziehbar – unbemerkte Änderungen kommen nicht mehr vor.
Ihre Vorteile mit QM-Pilot® in der Dokumentenlenkung
Ordnung statt Chaos
- Alle QM-Dokumente an einem Ort – einheitlich und übersichtlich.
- Mehrfachversionen auf verschiedenen Laufwerken kommen nicht mehr vor.
- Alle aktuellen Aufgaben in der Aufgabenübersicht.
Zentralisierung, sinnvolle Digitalisierung und Übersicht lassen Dokumente leichter lenken.
Nachvollziehbarkeit
- Der Bearbeitungsstand wird nicht zur Blackbox, sondern transparent.
- Zuständigkeiten sind zweifelsfrei zugewiesen.
- Jede Änderung ist rückverfolgbar.
Änderungen werden zum Problem, wenn sie intransparent sind. Anders in QM-Pilot®, wo sie lückenlos nachvollziehbar sind.
Verbindlichkeit
- Jedem Prozessschritt sind Teammitglieder klar zugewiesen.
- Automatische Erinnerungen statt liegen gebliebener Aufgaben.
- Bei einem Mitarbeiterwechsel werden offene Aufgaben aus allen Modulen übergeben.
Eindeutige Zuständigkeiten und vereinfachte Übergaben helfen, wichtige Aufgaben zu erledigen, und optimieren zugleich das Betriebsklima.
Effizienz
- Automatisierte Versionierung erspart manuelle Arbeitsschritte.
- Dokumente finden Sie dank der intelligenten Suche im Handumdrehen.
- Zusammengehörige Dokumentationen strukturieren Sie schnell und einfach.
Die Dokumentenlenkung mit Software spart Zeit und personelle Ressourcen – ein Effizienzgewinn!
Sicherheit & Auditfähigkeit
- Dank der individuellen Zugriffsrechte schützen Sie Ihr Unternehmen vor Datenlecks.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung als zusätzlicher Schutz interner Daten.
- Nachweise für Audits per Knopfdruck.
Funktionalität allein ist nicht alles – auf die Sicherheit kommt es ebenso an! Mit QM-Pilot® genügen Sie Datenschutzanforderungen und Normen fürs Qualitätsmanagement.
So gehen Sie die Dokumentenlenkung Schritt für Schritt an
Im QM ist Dokumentenlenkung eine konstante Aufgabe, die schrittweise durchdacht werden sollte. Mit unserem Guide gelingt sie Ihnen:
Dokument erstellen und eindeutig kennzeichnen
Prüfung und Freigabe zuweisen
Verteilung und Zugriff steuern
Dokumentenlenkung ist zum Beispiel, dass nur zuständiges Klinikpersonal die neue Arbeitsanweisung für Hygienemassnahmen erhält.
Änderungen transparent nachverfolgen
Jede Änderung wird in QM-Pilot® als neue Version dokumentiert und bleibt in der Versionshistorie nachvollziehbar. Mitarbeitende werden über Änderungen stets informiert.
Veraltete Dokumente archivieren oder datenschutzkonform löschen
Mit dem KI-Chat schnell die aktuelle Version finden
Der integrierte KI-Chat unterstützt Sie dabei, mittels intelligenter Suche unverzüglich die aktuelle Version eines Dokuments zu finden.
QM-Pilot®: Ihr Partner für die Dokumentenlenkung
Alle QM-Dokumente liegen zentral vor, sauber versioniert und stets aktuell.
Dokumentenlenkung für Qualitätsmanagement gemäss ISO 9001 gelingt ohne Mehrarbeit.
Ihr Team profitiert von klaren Zuständigkeiten statt Versionschaos.
Beim Audit werden Nachweise sofort ausgegeben.
QM Pilot®
Praxistaugliche Dokumentenlenkung: Best Practices
Ausgangslage: Die Immobiliengesellschaft Swiss Prime Site entwickelt, realisiert und verwaltet Wohnraum. Damit einher gehen anspruchsvolle Prozesse.
Massnahmen: Mit Einführung von QM-Pilot® konnten Prozesse visualisiert und mit den zugehörigen Hilfsdokumenten unterfüttert werden.
Ergebnis: Klar ersichtliche Prozesse, eindeutige Zuständigkeiten und Dokumente, die in jeder Phase eines Immobilienprojekts aktuell sind.
Ausgangslage: In der Stadtverwaltung von Kriens fehlten teils Prozessdokumentationen, teils Zugriffsrechte. Bei Personalwechseln ging Wissen verloren.
Massnahme: Alle Departemente der Stadt arbeiten einheitlich mit QM-Pilot®; Prozesse sind darin dokumentiert, Zugriffsrechte wurden erteilt.
Ergebnis: Kein Wissensverlust bei Personalwechseln mehr. Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender gelingt zügig, weil alle denselben Wissensstand teilen.
Ausgangslage: Büscherhoff Packaging Solutions, Spezialisten für Verpackungen, hatten expandiert. Die Verknüpfung von Prozessen und Dokumenten hinkte hinterher.
Massnahme: QM-Pilot® sorgt für eine optimale Verknüpfung der Prozesse mit den relevanten Dokumenten und deren jeweils aktueller Version.
Ergebnis: Die Mitarbeitenden finden sich bestens zurecht. Versehentliches Löschen oder Vertauschen von Unterlagen kommt nicht mehr vor.
Bereit für QM, das wirklich funktioniert?
Mit QM Pilot® steuern Sie Prozesse, Dokumente, Risiken und Audits zentral – ISO-konform, KI-gestützt und passend für Ihr Unternehmen.
FAQ
Warum lohnt sich eine Dokumentenlenkungssoftware?
Dokumentenlenkung-Software lohnt sich, weil die Steuerung von Dokumenten per Definition ein wesentlicher Teil des Qualitätsmanagements ist!
Welche Anforderungen stellt ISO 9001 an die Dokumentenlenkung?
Die ISO 9001 verlangt eine eindeutige Benennung Ihrer QM-Dokumente, die vor Veröffentlichung geprüft und freigegeben werden müssen. Zudem sollen sie für zuständige Mitarbeitende stets verfügbar, zugleich aber vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Ungültige Dokumente müssen Sie aus dem Verkehr ziehen und kennzeichnen.
Wie sieht ein Beispiel für Dokumentenlenkung aus?
Wer ist im Unternehmen für die Dokumentenlenkung verantwortlich?
Das hängt von den internen Strukturen ab. Üblicherweise sind es Qualitätsmanagementbeauftragte oder Prozessverantwortliche, die zuständig sind.