Prozessdokumentation Software: So erfassen & bilden Sie Ihre Prozesse übersichtlich ab

 

Das Dokumentieren von Prozessen ist für Unternehmen aus den verschiedensten Branchen ein wichtiger Punkt. Es hilft Ihnen dabei, Prozesse besser zu verstehen, Fehler zu identifizieren und diese effektiv zu optimieren.

Dabei ist es keine leichte Aufgabe, alle Prozesse in einem Unternehmen zu erfassen. Eine Prozessdokumentation Software unterstützt Sie dabei, nicht den Überblick zu verlieren. Sie spart Ihnen eine Menge Zeit ein und hilft Ihnen, Informationen zu sichern und diese visuell darzustellen.

Eine solche Prozess-Software bietet Ihnen also zahlreiche Vorteile, von denen Sie langfristig profitieren werden. Wie sie funktioniert, welche Vorteile sie bietet und worauf bei der Wahl des Anbieters zu achten ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Struktur & Visualisierung: Was ist eine Prozessdokumentation Software?

Prozessdokumentation Software Digitalisierung

Die Prozessdokumentation ist ein umfangreiches Feld. Sie müssen alle Prozesse, die tagtäglich in Ihrem Unternehmen ablaufen, erfassen, strukturieren und anschließend grafisch darstellen.

Diese Aufgabe ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch komplex. Nutzen Sie dafür eine Prozessdokumentation Software, wird diese Herausforderung um einiges leichter. Zettel, Post-Its und Flipcharts gehören damit der Vergangenheit an: Sie vertrauen auf eine digitale Anwendung, die Sie jederzeit erreichen und ergänzen können.

Mit Prozessdokumentation können Sie zudem viele weitere Aufgaben umsetzen:

  • Sie bringen Ordnung in Ihre Erkenntnisse
  • Sie visualisieren Ihre Prozesse
  • Prozesse können verknüpft und in Relation zueinander gesetzt werden
  • Mit Dokumenten und Notizen erweitern Sie Ihre Aufzeichnungen
  • Sie können einzelnen Prozessen verwendete Ressourcen hinzufügen
  • Bilden Sie Haupt- und Teilprozesse ab

Eine Prozessdokumentation Software stellt also eine Plattform dar, auf der Sie Ihre gesammelten Informationen übersichtlich darstellen können.

Sie können diese jederzeit anpassen, verändern oder um neue Punkte ergänzen. Sie nutzen eine flexible Anwendung, die sich an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen lässt und Ihnen ein treuer Begleiter bei dem Dokumentieren Ihrer Prozesse sein wird.

Prozesse dokumentieren: Welche Einsatzbereiche gibt es für eine Prozess-Software?

Möchten Sie Ihre Prozesse dokumentieren, geht es Ihnen wie vielen anderen Unternehmen auch. Egal, wie groß eine Firma ist, wie viele Mitarbeiter sie hat, oder in welcher Branche sie tätig ist: Prozesse abzubilden, ist immer ein Vorteil.

Es hilft dabei, einen Überblick zu erhalten und den Ablauf auf Schwachstellen und Fehler zu untersuchen. Deshalb gibt es nicht den einen Einsatzbereich für eine Prozess-Software, sondern verschiedene Branchen und Beispiele.

Gesundheitsbranche

Prozessdokumentation Software Gesundheitsbranche

Die Gesundheitsbranche ist darauf angewiesen, dass Prozesse optimal ablaufen und ausgeführt werden. Vom Krankenhaus bis zum Zahnarzt werden tagtäglich die unterschiedlichsten Prozesse ausgeübt. Diese sollten nach Möglichkeit effizient und kostensparend sein – dafür sorgt das Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen. Damit das gelingt, müssen viele verschiedene Anforderungen erfüllt werden.

Oftmals sind Gesundheits- und Sozialeinrichtungen durch Gesetze oder Stakeholder dazu verpflichtet, ein Qualitätsmanagement bzw. QM Management durchzuführen. Dazu gehört auch das saubere Dokumentieren der Prozesse samt einer anschließenden Analyse.

Eine Prozess-Software hilft Ihnen nicht nur dabei, diese Verpflichtung zu erfüllen, sondern trägt auch einen Teil zu einer besseren Organisation bei. Zuständigkeiten werden geklärt und die Arbeit läuft transparenter ab. Das sind nur zwei der Vorteile, die eine Prozessdokumentation Software für die Gesundheitsbranche bietet.

Wirtschaft

Prozessdokumentation Software Wirtschaft

Dass eine Prozessdokumentation Software große Organisationsvorteile bietet, ist einer der Hauptgründe dafür, dass sie auch häufig in der Wirtschaft und Industrie zum Einsatz kommen. Wurden die Prozesse erfasst, visualisiert und anschließend kommuniziert, werden die Abläufe deutlich transparenter. Das spart Ihnen sowohl Zeit als auch Kosten. Zudem gelten auch für den Wirtschaftssektor hohe Anforderungen:

Viele Unternehmen sind aus verschiedenen Gründen dazu verpflichtet, ein Qualitätsmanagement (kurz QM) zu betreiben und dafür eine Zertifizierung einzuholen. Dafür benötigen Sie eine Prozessdokumentation Software.

Pflegesektor

Prozessdokumentation Software Pflegesektor

Die Pflege von Menschen ist besonders hohen Ansprüchen verbunden. In Alten- und Pflegeheimen ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen und die Menschen bestmöglich versorgt werden. Das ist nur dann möglich, wenn alle Mitarbeiter Hand in Hand arbeiten und die Zuständigkeiten geklärt sind. Das Qualitätsmanagement Pflege ist mit seiner genauen Analyse der Prozesse also enorm wichtig.

Die Vorteile einer Prozessdokumentation Software sind mit großen Chancen verbunden: Durch eine Prozessoptimierung wird Zeit gespart, sodass den Pflegern mehr Zeit für ihre Patienten bleibt. Gleichzeitig werden durch die effizienteren Abläufe auch Kosten eingespart, die an anderer Stelle ein höheres Budget ermöglichen.

5 gute Gründe: Warum ist eine Prozessdokumentation Software wichtig?

 

Wenn Sie Ihre Prozesse dokumentieren möchten, sind Sie auf eine Prozessdokumentation Software angewiesen. Sie vereinfacht die Dokumentation erheblich und ist ein stetiger Begleiter an Ihrer Seite. Bedenken Sie, dass das Dokumentieren von Prozessen keine einmalige Angelegenheit ist, sondern ständig überarbeitet und aktualisiert werden muss.

Fertigt Ihr Unternehmen ein neues Produkt an oder führt eine neue Abteilung ein, verändert das die Prozesse. Sie müssen diese überarbeiten und anpassen. Die Gründe dafür, wieso Sie eine Prozessdokumentation Software verwenden sollten, sind daher vielfältig:

  • Flexibilität & Effizienz dank der digitalen Dokumentation
  • Leichteres Identifizieren von Fehlerquellen durch besseren Überblick
  • Größere Transparenz & Genauigkeit dank klarer Arbeitsverteilung
  • Effizientere interne Kommunikation
  • Hohe Sicherheit

Haben Sie sich einmal für eine Prozessdokumentation Software entschieden und sich in diese eingearbeitet, profitieren Sie langfristig von der Investition. Wir von QM-Pilot haben z.B. viele Kunden, die bereits seit einigen Jahren erfolgreich mit unserer Software arbeiten. Wir freuen uns, Ihnen weitere Vorteile unserer Anwendung zu präsentieren. Kontaktieren Sie uns dafür gerne und teilen uns Ihr Anliegen mit.

Digitale Dokumentation

Bevor es entsprechende Anwendungen gab, erfolgte die Dokumentation von Prozessen manuell. Das ist auch möglich, macht Ihnen aber deutlich mehr Arbeit. Mit einer digitalen Software sind Sie am Puls der Zeit und nutzen die Möglichkeiten der modernen Technik.

Prozessdokumentation Software hat eine hohe Skalierbarkeit und passt sich wunderbar an Ihre individuellen Bedürfnisse an. Sie verwalten alle Informationen an einem zentralen Ort. Die Daten sind zu jeder Zeit abrufbar und veränderbar.

Gibt es eine Neuerung bei einem Prozess, können sie diese einfach vermerken und gleichzeitig prüfen, wie sich dies auf den gesamten Prozess auswirkt. Sie nutzen alle digitalen Möglichkeiten, um Ihre Prozesse bestmöglich und langfristig zu dokumentieren.

Verknüpfung einzelner Prozesse

Einer der größten Vorteile einer Prozessdokumentation Software ist die Prozessmodellierung. So können Sie verstehen, welche Tätigkeit sich wie auf die darauffolgenden Prozesse auswirkt. Dadurch fällt es Ihnen deutlich leichter, die Zusammenhänge zu verstehen und Verbesserungen auf den Weg zu bringen.

Oftmals merken Mitarbeiter und Vorgesetzte zwar, dass ein Prozess stockt – der Knackpunkt ist in vielen Fällen aber schwer zu finden. Haben Sie einen visuellen Eindruck davon, wie sich die Prozesse untereinander beeinflussen, lassen sich dank der Prozessmodellierung mit Software viel leichter Fehlerquellen finden und beheben.

Einfache Zuordnung

Ein Ziel bei der Dokumentation Ihrer Prozesse ist die Zuordnung. Sind die Prozesse einmal abgebildet, werden einzelne Aufgaben den entsprechenden Mitarbeiter zugewiesen. Das sorgt für eine große Transparenz: Alle Beteiligten wissen nun, wer für welche Tätigkeiten zuständig ist.

Kommt es erneut zu Problemen, lässt sich somit auch leichter nachverfolgen, an welcher Stelle es noch Optimierungsbedarf gibt. Eine solche Übersicht hilft neuen Mitarbeitern außerdem dabei, sich in das Team einzufinden und den Ablauf der Prozesse besser zu erfassen.

Übersichtliche Prozessauskunft

Haben Sie Ihre Prozesse dokumentiert, können Sie diese Übersicht nutzen, um Sie mit Ihren Mitarbeitern, Führungskräften oder sogar der Geschäftsführung zu besprechen. Sie haben sich lange Zeit intensiv mit dem Thema beschäftigt und kennen alle Hintergründe. Für Unbeteiligte ist es oftmals aber sehr schwer, die komplexen Zusammenhänge auf Anhieb zu erfassen.

Mit einer Prozessdokumentation Software stellen Sie Ihre Erkenntnisse übersichtlich dar. Somit fällt es Außenstehenden leichter, die Informationen zu erfassen und zu verstehen. Das ist bei Präsentationen und Besprechungen eine große Hilfe.

Hohe Sicherheit

Wenn Sie Prozesse abbilden, erfassen Sie dabei auch sensible Daten. Diese müssen ordnungsgemäß geschützt werden. Das ist nicht gegeben, wenn Prozesse auf Zetteln oder Whiteboards dargestellt werden.

Moderne Software für Prozessdarstellung, wie beispielsweise der QM-Pilot, arbeitet mit hohen Sicherheitsstandards. Sie verwalten Ihre Daten risikofrei und können festlegen, welche Personen und Gruppen welche Informationen sehen können. Haben Sie weitere Anliegen zu der Sicherheit von QM-Pilot beantworten wir Ihnen diese gerne. Kontaktieren Sie uns und teilen uns Ihre Fragen mit.

Bedienung & Schnittstellen: Worauf bei der Auswahl einer Prozessdokumentation Software achten?

 

Suchen Sie ein Tool für das Darstellen Ihrer Prozesse, werden Sie auf viele Anbieter mit verschiedenen Angeboten treffen. Sie stehen dann vor der schwierigen Entscheidung, welches sich am besten für Ihr Unternehmen anbietet.

Bevor Sie sich für eine Software für Prozessvisualisierung entscheiden, sollten Sie sich genau mit dem Anbieter und den Funktionen beschäftigen. Um Sie bei dieser Entscheidung zu unterstützen, haben wir für Sie einige Punkte zusammengefasst, auf die Sie achten sollten:

  1. Einfache Bedienung: Wenn Sie täglich mit einer Software arbeiten, sollte die Bedienung so leicht wie möglich sein. Es ist schon kompliziert genug, Prozesse zu erfassen – das Tool sollte also intuitiv und selbsterklärend sein. Achten Sie darauf, ob Demo-Versionen verfügbar sind und es Tutorials für den Einstieg gibt.
  2. Verfügbarkeit von Vorlagen: Ein einheitliches Layout hilft Ihnen dabei, Prozesse und Daten leichter zu erfassen und gleichzeitig flexibel zu bleiben.
  3. Sicherheitsmaßnahmen: Wann immer Sie mit sensiblen Daten arbeiten, sollten Sie einen genauen Blick auf die Sicherheitsvorkehrungen der Anwendung werfen. Fragen Sie genau nach und bringen Sie in Erfahrung, wo Ihre Daten gespeichert werden. Im Idealfall werden sie auf firmeneigenen Servern in Deutschland oder der Schweiz verwaltet.
  4. Skalierbarkeit: Eine Anwendung mit einer hohen Konfigurierbarkeit ermöglicht es Ihnen, Felder, Tabellen und Einstellungen an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Bei QM-Pilot bezieht sich das zudem auch auf Berechtigungen, die von Ihnen individuell angepasst werden können.

Sie sehen: Es gibt einige wichtige Punkte, die ein Tool für das Darstellen von Prozessen erfüllen sollte. Der QM-Pilot bietet Ihnen beispielsweise merkliche Vorteile wie eine einfache Bedienung, die Verfügbarkeit von Vorlagen, zuverlässige Sicherheitsmaßnahmen und eine hohe Skalierbarkeit.

Prozesse darstellen: Tools in verschiedenen Varianten

Es gibt nicht nur verschiedene Anbieter für Software für die Prozessdarstellung, sondern auch unterschiedliche Konzepte. Damit ist gemeint, wie die Anwendung betrieben wird: Es gibt unter anderem Open-Source-Anwendungen, deren Quellcode einsehbar ist, sowie auch komplett kostenlose Dienste.

Wir haben geprüft, was diese im Einzelnen auszeichnet und wie sich der QM-Pilot im direkten Vergleich schlägt.

Prozessdokumentation Software Open Source Logo Open-Source-Anwendungen

Open-Source-Software gibt es in den verschiedenen Branchen und Einsatzgebieten. Sie hat den Vorteil, dass Ihr Quellcode eingesehen werden kann. Somit ist es jedem möglich, diesen auf Fehler zu untersuchen und diese zu beheben. Open-Source-Anwendungen werden stetig weiterentwickelt.

Zudem hat dieses System auch Vorteile für die Sicherheit. Da jeder der Quellcode einsehen kann, können Experten einschätzen, was mit den Nutzerdaten geschieht und ob es Sicherheitslücken gibt.

Einer der größten Nachteile von dieser Art von Software ist, dass es meistens keinen klassischen Support gibt. Haben Sie Fragen, müssen Sie auf die Community zurückgreifen und können sich nicht direkt an den Anbieter wenden. Zudem gibt es keine Garantien oder Verbindlichkeiten, da Open-Source-Software meistens kostenlos ist.

Prozessdokumentation Software Freeware Freeware

Sie werden online auch viele Angebote für kostenlose Prozessdokumentation Software finden. Diese hat den offensichtlichen Vorteil, dass dafür keinerlei Kosten anfallen. Sie können diese problemlos testen und bei Gefallen einfach dauerhaft verwenden.

Dabei gibt es aber auch zahlreiche Nachteile: Kostenlose Software ist oftmals stark eingeschränkt. Essenzielle Funktionen sind möglicherweise nur in kostenpflichtigen Tarifen enthalten und Sie müssen sich mit den Basics zufriedengeben.

Hinzu kommt, dass auch die Sicherheit nicht immer gegeben ist. Informieren Sie sich unbedingt, wo Ihre Datenbank gespeichert wird und wie diese gesichert ist. Für den professionellen, langfristigen Gebrauch in Ihrem Unternehmen, empfehlen wir Ihnen in jedem Fall eine fachgerechte Software zu verwenden.

Prozessdokumentation Software QM-Pilot QM-Pilot

Der QM-Pilot ist eine Prozessdokumentation Software für den professionellen Gebrauch. Zu unseren Kunden zählen kleine und große Unternehmen aus den verschiedensten Branchen. Was uns von anderen Diensten abhebt: Unsere Software ist genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt.

Wir wissen, dass es für Sie als Anwender besonders wichtig ist, dass die Prozessdokumentation Software leicht zu bedienen ist, eine hohe Konfigurierbarkeit hat und schnell einsatzbereit ist. Zudem gelten bei uns die höchsten Sicherheitsstandards. Gerne informieren wir Sie zu diesem Thema detailliert.

Mit unserer Anwendung für den professionellen Nutzer bieten wir Ihnen also deutliche Vorteile gegenüber Open-Source-Anwendungen und kostenloser Software.

QM-Pilot: Ihre professionelle Anwendung für das Dokumentieren von Prozessen

Wenn es um das Dokumentieren und die Visualisierung Ihrer Prozesse geht, ist der QM-Pilot ein zuverlässiger Begleiter an Ihrer Seite. Die Software erfüllt die gesetzlichen Vorgaben für das Qualitätsmanagement, beispielsweise die Norm für Qualitätsmanagement ISO 9001. Damit unterstützt er Sie dabei Ihre Zertifizierung zu erhalten, die teilweise auch durch andere Institutionen oder Stakeholder gefordert wird.

Wir würden uns darüber freuen, Ihnen weitere Informationen zu unserer Anwendung präsentieren zu dürfen. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch, indem wir Ihre Wünsche und offenen Fragen thematisieren.

Picture Product Manager Kristin Prüssner

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