Ein bevorstehendes Qualitätsmanagement Audit ruft bei vielen Unternehmen ein Gefühl der Unsicherheit hervor. Wie genau läuft das Audit ab? Wie bereiten wir uns effektiv darauf vor? Es ist nicht ungewöhnlich, dass Sie den Auditor als eine Art „Richter“ wahrnehmen, der das Schicksal Ihres Unternehmens in seinen Händen hält.

Sie sollten jedoch bedenken, dass der Auditor letztendlich nur seinen Job ausführt. Dieser ist es, die Qualität Ihrer Prozesse und Systeme zu überprüfen und Ihnen dabei zu helfen, Optimierungspotenziale zu identifizieren. Ein Audit also weder eine Bedrohung noch eine Überprüfung Ihrer Mitarbeiter, sondern eine Chance, Ihr Qualitätsmanagement (QM) und die Leistung Ihres Unternehmens kontinuierlich zu verbessern.

In diesem Artikel werden wir Ihnen einen klaren Blick auf die Rolle des QM-Auditors geben, den Ablauf eines Audits erklären und wie Sie sich darauf vorbereiten können. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie der QM-Pilot Sie dabei unterstützen kann, den Auditprozess effizient durchzuführen.

Was ist ein Audit im Qualitätsmanagement?

Ein Audit im Qualitätsmanagement ist ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Überprüfung von Qualitätsmanagementprozessen und -systemen. Der Auditor spielt dabei eine entscheidende Rolle, indem er die Einhaltung festgelegter Qualitätsstandards und -richtlinien überprüft.

Ziele eines Qualitätsmanagement Audit

Das Hauptziel eines Qualitätsmanagement Audits ist es, die Einhaltung der Qualitätsstandards und -richtlinien zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Qualitätsmanagementprozesse und -systeme eines Unternehmens effektiv funktionieren. Darüber hinaus dient ein Audit dazu, die Erreichung der Qualitätsmanagement Ziele zu überprüfen, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden und Best Practices zu fördern.

Wichtig zu betonen ist: Ein Audit zielt nicht darauf ab, Ihre Mitarbeitenden zu überprüfen, sondern das System und die Prozesse, in denen sie arbeiten. Oft besteht eine unbegründete Angst bei Angestellten, sie selbst stünden im Fokus der Überprüfung. Wir empfehlen Ihnen deswegen, diese Herangehensweise offen mit Ihrem Team zu besprechen.

Diese Rolle spielt der Qualitätsmanagement-Auditor

Der Auditor ist eine Schlüsselperson im Auditprozess. Er ist dafür verantwortlich, die Einhaltung der Qualitätsstandards und -richtlinien zu überprüfen, Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken und Feedback und Empfehlungen zu geben. Der Auditor muss unabhängig und objektiv sein und sollte über umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich des Qualitätsmanagements verfügen.

Die Bedeutung der Unabhängigkeit & Objektivität des Auditors

Die Unabhängigkeit und Objektivität des Auditors sind entscheidend für die Glaubwürdigkeit und Wirksamkeit des Audits. Der Qualitätsmanagement-Auditor muss in der Lage sein, die Qualitätsmanagementprozesse und -systeme eines Unternehmens ohne Voreingenommenheit oder Einflussnahme zu bewerten. Dies hilft, das Vertrauen in die Audit-Ergebnisse zu stärken und sicherzustellen, dass die identifizierten Verbesserungsmöglichkeiten auf soliden und zuverlässigen Erkenntnissen basieren.

Ein QM-Auditor spielt eine entscheidende Rolle bei der Überprüfung und Verbesserung des Qualitätsmanagements, unabhängig davon, ob er intern oder extern tätig ist. Er ist verantwortlich für die Durchführung von Audits und hat dabei folgende Hauptaufgaben:

• Überprüfung der Einhaltung von Qualitätsstandards & -richtlinien
• Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten
• Bereitstellung von Feedback & Empfehlungen
• Dokumentation der Audit Ergebnisse

Überprüfung der Einhaltung von Qualitätsstandards & -richtlinien

Eine der Hauptaufgaben des QM-Auditors ist die Überprüfung der Einhaltung von Qualitätsstandards und -richtlinien. Dabei orientiert er sich an international anerkannten Normen wie der ISO 9001 und branchenspezifischen Vorgaben.

Er prüft die Prozesse und Systeme des Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie den festgelegten Qualitätsanforderungen entsprechen. Dabei berücksichtigt er sowohl interne Richtlinien des Unternehmens als auch externe gesetzliche und regulatorische Anforderungen.

Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten

Der Qualitätsmanagement-Auditor ist auch dafür verantwortlich, Optimierungspotenziale zu identifizieren. Dies kann beinhalten, Schwachstellen in den Prozessen und Systemen des Unternehmens aufzuzeigen.

Beispielsweise könnte der Auditor feststellen, dass die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen verbessert werden könnte, oder dass bestimmte Prozesse ineffizient sind und durch die Implementierung neuer Technologien oder Methoden optimiert werden könnten. Auf Basis seiner Beobachtungen und Analysen gibt der Auditor dann konkrete Empfehlungen für Verbesserungen.

Bereitstellung von Feedback & Empfehlungen

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Rolle des QM-Auditors ist die Bereitstellung von Feedback und Empfehlungen. Der Auditor sollte in der Lage sein, konstruktives Feedback zu geben und praktische Empfehlungen zur Verbesserung der Qualität zu machen.

Für Ihr Unternehmen ist es dabei entscheidend, dieses Feedback nicht als Kritik, sondern als Chance zur Verbesserung zu sehen. Die Umsetzung der Empfehlungen des Auditors in die Praxis ist ein wichtiger Schritt zur Optimierung Ihrer Qualitätsmanagementprozesse und zur Steigerung der Leistung Ihres Unternehmens.

Dokumentation der Audit-Ergebnisse

Schließlich ist der QM-Auditor dafür verantwortlich, die Ergebnisse des Audit zu dokumentieren. Dies beinhaltet die Erstellung eines Auditberichts, der die Ergebnisse des Audit, die festgestellten Nichtkonformitäten und die empfohlenen Korrekturmaßnahmen enthält.

Welche Rolle spielt die Zertifizierung im Qualitätsmanagement?

Die Zertifizierung ist ein zentraler Bestandteil des Qualitätsmanagements. Sie ist ein Prozess, bei dem eine unabhängige, akkreditierte Stelle (wie z.B. der TÜV oder DEKRA) bestätigt, dass Ihr Unternehmen bestimmte Qualitätsstandards erfüllt. Ein gängiges Beispiel ist die ISO 9001 Zertifizierung, die weltweit anerkannt ist und die Einhaltung eines effektiven Qualitätsmanagementsystems bescheinigt.

In bestimmten Branchen und je nach Art der Tätigkeit Ihres Unternehmens kann eine Zertifizierung sogar gesetzlich vorgeschrieben sein. Beispielsweise müssen Medizinproduktehersteller in der Regel ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem nach ISO 13485 vorweisen.

Durch die Zertifizierung im Qualitätsmanagement können Sie nicht nur das Vertrauen Ihrer Kunden stärken, sondern auch Ihren Wettbewerbsvorteil erhöhen. Sie zeigt, dass Sie sich verpflichtet haben, die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Branchen & Institutionen: Intern, extern oder Qualitätsmanagement-Auditor TÜV?

Jeder Auditor, ob intern, extern oder von einer Institution wie dem TÜV, hat spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten, abhängig von ihrer Rolle und dem Kontext, in dem sie arbeiten. Dazu gehören z.B. interne und externe Auditoren sowie Auditoren für spezifische Branchen wie das Gesundheitswesen oder die Industrie.

Interne Auditoren

Interne Auditoren sind Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die interne Audits durchführen, um die Einhaltung von internen Qualitätsstandards und -richtlinien zu überprüfen. Ein interner Auditor für Qualitätsmanagement kann Ihnen dabei helfen, Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken und die Implementierung von bewährten Methoden in Ihrem Unternehmen zu unterstützen.

Externe Auditoren

Externe Auditoren sind unabhängige Dritte, die Audits durchführen, um die Einhaltung sowohl interner als auch externer Qualitätsstandards und -richtlinien zu überprüfen. Ein externer Auditor für Qualitätsmanagement kann auch Zertifizierungsaudits durchführen, um die Einhaltung von Qualitätsmanagement Normen wie der ISO 9001 zu bestätigen. Ein Beispiel für eine externe Audit-Institution ist der TÜV, der in Deutschland eine führende Rolle bei der Durchführung von Qualitätsaudits spielt.

Branchenspezifische Auditoren

Branchenspezifische Auditoren sind Experten in bestimmten Branchen und haben ein tiefes Verständnis für deren spezifische Qualitätsanforderungen und -herausforderungen. Beispiele sind Auditoren für das Gesundheitswesen, die Lebensmittelindustrie oder die Automobilindustrie.

Der QM-Pilot ist ein wertvolles Werkzeug, das Sie bei der Durchführung von Audits unterstützen kann. Als Ihre zentrale Qualitätsmanagement Software, bietet er eine Reihe von Funktionen, die den Auditprozess effizienter und effektiver gestalten:

• Planung & Durchführung von Audits: Als Audit Software kann der QM-Pilot Ihnen dabei helfen, den Auditprozess zu planen und zu organisieren. Sie können den Umfang und die Ziele des Audits festlegen, die zu prüfenden Prozesse und Bereiche identifizieren und einen Auditplan erstellen.
• Dokumentation von Ergebnissen: Der QM-Pilot unterstützt Sie außerdem bei der Dokumentation und Verwaltung der Ergebnisse, indem Sie z.B. Nichtkonformitäten erfassen, Korrekturmaßnahmen verfolgen und einen Auditbericht erstellen.
• Identifizierung von Optimierungspotenzialen: Mithilfe des QM-Pilot können Sie die konkreten, erforderlichen Qualitätsmanagement Maßnahmen finden, indem Sie die erfassten Daten analysieren, daraus Trends ableiten und Verbesserungsmaßnahmen beschließen.

Mit dem QM-Pilot können Sie sicherstellen, dass Ihr Qualitätsmanagement die höchsten Standards erfüllt, unabhängig davon, ob Sie in einem regulierten Umfeld wie dem Gesundheitswesen arbeiten oder eine ISO 9001 Zertifizierung anstreben.

Die zentrale Bedeutung des Qualitätsmanagement-Auditors für Ihr Unternehmen

Die Rolle des QM-Auditors ist entscheidend für das Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen. Durch die Durchführung von Audits und die Überprüfung der Einhaltung von Qualitätsstandards trägt der Auditor dazu bei, die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten.

Daher ist es wichtig, ein Audit nicht als Bedrohung, sondern immer als Chance zu sehen. Tatsächlich bietet ein Audit Ihnen die Möglichkeit, die Stärken und Schwächen Ihres Qualitätsmanagements zu festzustellen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern – ein wesentliches Instrument zur Gewährleistung der Qualität und zur Steigerung der Kundenzufriedenheit.

Um den Audit-Prozess systematisch zu planen und durchzuführen, empfehlen wir Ihnen die Nutzung einer professionellen QM-Software. Mit dem QM-Pilot können Sie Nichtkonformitäten und Verbesserungspotenziale schnell und einfach erfassen und verfolgen sowie Ihre Audit-Ergebnisse transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Haben Sie noch Fragen rund um Audits und Qualitätsmanagement? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team von Experten steht bereit, um Sie und Ihr Unternehmen dabei zu unterstützen, höchste Qualitätsstandards zu erfüllen.