Was bedeutet Qualität im Einkauf?
Qualität im Einkauf bemisst sich an unterschiedlichen Parametern. So sind Güte und Tauglichkeit der Waren, Rohstoffe oder Dienstleistungen ausschlaggebend, damit Ihr Unternehmen damit Bestleistungen erbringen kann. Ausserdem muss das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmen. Auch termingerechte Lieferung bzw. Leistungserbringung ist ein Qualitätsmerkmal.
Alle Anforderungen im Blick: Mit QM im Einkauf systematisch angehen
Qualitätsmanagement beim Einkauf hilft Ihnen, sämtliche Anforderungen im Blick zu behalten. Welche genau das in Ihrem Unternehmen sind, hängt, wie es die ISO 9001 ausdrückt, auch vom sogenannten Kontext der Organisation ab. Will heissen, Sie müssen Anforderungen für Ihre Branche einhalten, sich mit den Spezifika Ihrer eingekauften Waren auskennen etc. Allgemeingültig ist Folgendes:
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Gesetzeskenntnis: Die Basis des QM im Einkauf ist § 377 des Handelsgesetzbuchs. Absatz 1 besagt, dass Sie verpflichtet sind, den Einkauf unmittelbar auf Mängel zu untersuchen. Unterlassen Sie dies, so gilt die Ware als genehmigt.
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Kosteneffizienz: Eine weitere Anforderung an Einkauf wie Qualitätsmanagement ist es, das Budget und die dafür eingekaufte Leistung oder Ware im Blick zu behalten.
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Kundenzufriedenheit: Effektives Qualitätsmanagement in der Supply Chain sorgt dafür, dass nicht nur Ihr Unternehmen, sondern auch Ihre Kunden glücklich gemacht werden.
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Risikominimierung: Im Einkauf liegt nicht jedes Detail in Ihrer Hand, sodass mehr Risiken auftreten als in Ihrer eigenen Produktionshalle. Eine Anforderung an Qualitätsmanagement im Einkauf ist daher die Minimierung von wirtschaftlichen Risiken für Ihr Unternehmen.
Supply-Chain-Management braucht Qualitätsmanagement! Sie müssen viele Einzelschritte überwachen und das kleinste Detail wie auch das grosse Ganze im Blick behalten. Das gelingt auf lange Sicht nur, wenn Sie es systematisch mit QM-Management angehen!
Für eine zuverlässige Lieferkette: Aufgaben des Qualitätsmanagements im Einkauf
Qualitätsmanagement im Einkauf hat Qualität im Sinne eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sicherzustellen. Von einer Metaebene aus betrachtet gelingt das, indem QM die Supply Chain so weit wie möglich und so sinnvoll wie möglich systematisiert und überprüfbar macht. Das gelingt mit diesen Aufgabenstellungen:
Anforderungen festlegen
Damit Qualitätsstandards eingehalten werden können, müssen sie zunächst definiert werden. Die Anforderungen an die eingekaufte Ware, einen zuverlässigen Lieferanten und sicheren Transport festzulegen, ist eine zentrale Aufgabe des Qualitätsmanagements für den Einkauf.
Lieferanten auswählen und bewerten
Die Güte von Endprodukten steht und fällt häufig mit der des Lieferanten. Von der Auswahl des Lieferanten mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis bis hin zur fristgerechten Lieferung muss vieles bedacht und geprüft werden. All das gehört zur Qualität im Lieferantenmanagement.
Prozesse erfassen
Qualitätsmanagement im Einkauf bedeutet, sich mit Prozessen und Abläufen auseinanderzusetzen. Elementar ist dafür unter anderem Qualitätsmanagement in der Logistik, denn es sorgt dafür, dass alles zur rechten Zeit am rechten Ort ankommt. Aber auch Arbeitsschritte und Zusammenhänge sind mitzudenken.
Steuerungsmassnahmen einführen & kontrollieren
Wenngleich eine vertrauensvolle Beziehung zu Lieferanten und Kunden bedeutsam ist, so ist es dennoch eine zentrale Aufgabe des Qualitätsmanagements im Einkauf, fest definierte Steuerungsmassnahmen zu etablieren und deren Einhaltung zu kontrollieren. Nur so können Sie sicher sein, stets den Überblick zu behalten.
Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement statt Zettelwirtschaft! Verträge, Lieferscheine, Zoll- und Transportunterlagen sowie Rechnungen sollten systematisch versorgt und rechtssicher in bspw. einem ERP-System abgelegt werden. Dass diese Nachweisdokumente vorhanden, sauber kategorisiert und abrufbar sind, ist für Qualitätsmanagement im Einkauf hochrelevant.
Wareneingang
Der Wareneingang ist ein neuralgischer Punkt in der Lieferkette. Sie müssen die internen Warenflüsse steuern, die Qualität der Lieferung überprüfen, Unterschriften leisten, Checklisten abhaken etc. Hierbei unterstützt Sie Qualitätsmanagement im Einkauf mit definierten Prozessbeschreibungen. Diese Beschreibungen gehören in ein Qualitätsmanagementsystem, kurz QMS, der Supply Chain.
Audits
Regelmässige interne und externe Prüfungen sind eine Grundvoraussetzung, um Ihr Qualitätsmanagement im Einkauf z. B. zertifizieren zu lassen. Ein im Idealfall digitales QMS für Ihre Supply Chain zu haben, ist dafür notwendig und sinnvoll, zumal es Ihnen die wesentlichen Schritte eines Audits verdeutlichen kann.
Risikomanagement
Risiken zu erkennen, zu definieren und zu minimieren, ist von hoher betriebswirtschaftlicher Tragweite für Ihr Unternehmen. Dazu trägt systematisches Qualitätsmanagement im Einkauf bei, indem es Sie vor bösen Überraschungen schützt und Ihnen den Durch- und Weitblick ermöglicht, den Sie brauchen.
Mit dem QM-Pilot die Lieferkette nach ISO 9001 sicher steuern
Was Sie brauchen, ist eine Qualitätsmanagement-Software, die mit dem Tempo Ihres Berufs mithalten kann. Unsere Lösung für Qualitätsmanagement im Einkauf ist der QM-Pilot, da er modular aufgebaut, direkt einsetzbar und intuitiv zu bedienen ist. So unterstützt er Sie konkret im Supply-Chain-Management gemäss den Vorgaben der ISO 9001:
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Ist da, wo Sie sind: Dank der zugehörigen App können Sie den QM-Pilot auch auf mobilen Endgeräten nutzen und z. B. direkt Checklisten auf dem Tablett bei der Anlieferung abhaken.
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Prozess- & Massnahmenmanagement: Die ISO-Norm verlangt Kennzahlen zur Leistungsbewertung sowie Massnahmen für die betriebliche Durchführung. Im QM-Pilot definieren Sie beides schnell und einfach und überwachen die Einhaltung.
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Modul für Risikomanagement: Damit Gefahren für Ihr Business kalkulierbar bleiben, bietet Ihnen der QM-Pilot ein eigenes Modul für Risikomanagement.
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Kein Papierkram: Dank seines Dokumentenmanagement-Moduls sind Checklisten, Anweisungen & Co. sicher verwahrt und abrufbar.
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Optimierungspotenzial: Mit dem Audit-Modul des QM-Pilot decken Sie Optimierungspotenziale auf, durchlaufen interne Prüfungen sicher und legen den Grundstein für ein externes Zertifizierungsaudit.
Unsere Tipps für erfolgreiches Qualitätsmanagement im Einkauf
Qualitätsmanagement im Einkauf ist gelebte Steuerung, nicht graue Theorie. Damit Sie von den Vorteilen profitieren, nutzen Sie unsere Tipps für die praktische Umsetzung:
- Klarer Rahmen: Sie brauchen klare Vorgaben, Definitionen und Grenzen, um Qualitätsmanagement im Einkauf zu betreiben. Halten Sie Ihre Vorstellungen und die betrieblichen KPI schriftlich fest.
- Nachvollziehbarkeit: Mit einer sauberen Dokumentation von Prozessen und Kennzahlen sorgen Sie dafür, dass sowohl Ihre Überlegungen als auch die einzuhaltenden Vorgaben transparent und verständlich sind.
- Team schulen: Weisen Sie Ihr Team in das Thema Qualitätsmanagement Einkauf ein – ins QM ebenso wie in die Software!
- Digital als Standard: Das papierene Qualitätsmanagement-Handbuch hat in einer so schnellen Branche wie dem Einkauf ausgedient. Setzen Sie stattdessen auf eine geeignete Software.
Warum Sie Qualitätsmanagement im Einkauf für eine stabile Lieferkette brauchen
Auf kaum einen Geschäftszweig wirken so viele unterschiedliche interne und externe Faktoren wie auf den Einkauf. Mit zunehmender Globalisierung wird die Komplexität der Aufgaben noch steigen. Erfolg ist aber kein Zufall, sondern das Ergebnis sicherer Steuerung Ihrer Supply Chain – mit Qualitätsmanagement im Einkauf. Wenden Sie sich an uns, wenn Sie Interesse an einer wendigen und einsatzfähigen Software-Lösung haben!
