Wenn es ein Thema gibt, das derzeit im Privaten wie im Beruf in aller Munde ist, dann ist es Künstliche Intelligenz. Und so wie es aussieht, ist KI kein temporäres Phänomen, sondern gekommen, um zu bleiben. Da drängt sich die Frage auf, inwieweit KI im Qualitätsmanagement wirkungsvoll eingesetzt werden kann, um effizientere Abläufe zu gewährleisten.

Aber Moment, KI und Qualitätsmanagement, passt das zusammen? Künstliche Intelligenz steht im Ruf, derzeit noch in den Kinderschuhen zu stecken – kann sie dann überhaupt einen Beitrag zur Qualität leisten? Grundsätzlich lässt sich diese Frage positiv beantworten, denn Künstliche Intelligenz ist (und kann) weit mehr als „nur“ ChatGPT. Wo die Schnittmengen und Potenziale für QM liegen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist Künstliche Intelligenz?

Unter Künstlicher Intelligenz versteht man die Fähigkeit einer Maschine, originär menschliche Fähigkeiten nachzuahmen, etwa logisches Denken, Lernen oder Planen. Auch kreative Aufgaben bewältigt Künstliche Intelligenz, bspw. das Verfassen von Texten oder Bildgestaltung. KI ist außerdem imstande, aus früheren Ergebnissen zu lernen und die eigenen Verhaltensweisen autonom anzupassen.

Relevante Arten von KI für das Qualitätsmanagement

Künstliche Intelligenz ist nicht gleich Künstliche Intelligenz, und darum gibt es Varianten, die für das Qualitätsmanagement besser geeignet sind als andere. Differenziert werden vier Arten von KI, die u. a. mit der jeweiligen Speicherkapazität, also dem Erinnerungsvermögen, und der Fähigkeit zum autonomen Lernen aus Erfahrungen zusammenhängen.

Für das Qualitätsmanagement ist aktuell insbesondere Generative KI relevant, die aus gelernten Daten neue Inhalte produzieren kann. Spannend ist das z. B. für die Erstellung von Prozessbeschreibungen in der Prozessmodellierung.

In welchen Bereichen können KI und Qualitätsmanagement darüber hinaus sinnvolle Symbiosen eingehen? Künstliche Intelligenz kann bspw. als Sprachassistenz einen wichtigen Beitrag leisten, indem sie auf Nutzerfragen reagiert und Antworten in natürlicher Sprache auf Basis der vorhandenen Daten gibt. Lange Recherche ersparen Sie sich damit.

Generative KI im QM kann auch unliebsame Fleißarbeit übernehmen und z. B. Prozessbeschreibungen anfertigen. Die Prozessdokumentation kann demnach vom Einfluss von KI profitieren.

Sie sehen: Wenn Sie integriertes Qualitätsmanagement nach zeitgemäßen Standards umsetzen möchten, gibt es für Künstliche Intelligenz Einsatzmöglichkeiten, um Ressourcen zu sparen.

KI ist nicht gekommen, um menschliche Expertise im Qualitätsmanagement überflüssig zu machen. Die Abläufe in der Praxis kennen Sie und Ihr Team nämlich am besten. Es gibt dennoch reichlich gute Gründe, Künstlicher Intelligenz im Qualitätsmanagement die verdiente Chance zu geben:

• Zeitersparnis: KI spielt ihre Stärken im Qualitätsmanagement insbesondere dann aus, wenn es um Fleißarbeit wie das Erstellen von Beschreibungen geht. Dabei sparen Sie mit Künstlicher Intelligenz beachtlich Arbeitszeit ein.
• Frei werdende Ressourcen: Weniger Zeitaufwand bedeutet, dass Sie und Ihr Team Ihre geistigen Kapazitäten auf anspruchsvollere Aspekte konzentrieren können, weil Sie dank Künstlicher Intelligenz im Qualitätsmanagement den Kopf frei haben.
• Finden statt Suchen: Statt auf ein QM-Handbuch auf eine Software zu setzen, ist bereits ein wichtiger Schritt in Richtung Zukunft. Noch schneller bekommen Sie Antworten auf QM-basierte Fragen allerdings mit einem smarten KI-Suchassistenten. Auf Grundlage der bestehenden digitalen Inhalte kann KI im Qualitätsmanagement Schlussfolgerungen ziehen und auf Ihre individuellen Fragen Antworten geben.
• Prozessbeschreibung: Künstliche Intelligenz können Sie im Qualitätsmanagement dafür einsetzen, sich textbasierte Aufgaben zu erleichtern. So kann KI für Sie schneller und effizienter als in Handarbeit bspw. Prozessbeschreibungen erstellen. Ihre Prozessmanagement-Software bietet damit Inhalte in gleichbleibend hoher Qualität.

Wo schlummern Risiken in der KI?

Bei allen positiven Aspekten sollte nicht außer Acht bleiben, dass Künstliche Intelligenz auch Schattenseiten hat, die auch das Qualitätsmanagement tangieren können:

• Ängste der Mitarbeitenden: Ein Risiko sind etwaige Ängste und Sorgen Ihrer Mitarbeitenden, etwa, dass die eigene Arbeit bald von einer Maschine geleistet wird und der Arbeitsplatz in Gefahr ist.
• Transparenz: Beim Einsatz von KI wird es rasch unübersichtlich, wo menschliche Eigenleistung endet und wo maschinelle Ergebnisse beginnen. Es besteht die Gefahr, dass ehrliche Leistung keine ausreichende Anerkennung findet oder dass sich Einzelne mit Resultaten hervortun, die nicht von ihnen stammen.
• Ethik und Verantwortung: Wenn Maschinen allein lernen, stellt sich die Frage, wer für ihre künftigen Leistungen und Ergebnisse die Verantwortung trägt. Die Maschine wohl kaum, denn die hat ja keinen freien Willen, so der Deutsche Ethikrat.

Grundsätzlich bietet Künstliche Intelligenz im Qualitätsmanagement mehr Nutzen als Nachteile. Um von den Vorteilen zu profitieren, sollten Sie auf ein planvolles Vorgehen setzen. Statt Ihre internen Firmendaten unüberlegt fragwürdigen Tools anzuvertrauen, nutzen Sie lieber eine vertrauenswürdige professionelle Software, die Künstliche Intelligenz sinnvoll ins digitale Qualitätsmanagement eingliedert.

Wie gehen Sie vor, wenn Sie KI im Qualitätsmanagement einsetzen wollen?

Wir haben es schon angedeutet: Wenn Sie KI im Qualitätsmanagement Ihres Unternehmens einsetzen möchten, sollten Sie planvoll vorgehen. Daher haben wir die wichtigsten Punkte für Sie gesammelt, über die Sie sich Gedanken machen sollten:

1. Die Grundsatzfrage stellen: Was bedeutet Qualitätsmanagement für Ihr Unternehmen und wie könnte es von KI profitieren? Wo könnte KI Ihnen wirklich Mehrwerte bieten, bspw. bei Fleißarbeit, langwierigen Informationsrecherchen oder bei standardisierter Texterstellung?
2. Wirtschaftlichkeit prüfen: KI im Qualitätsmanagement soll Ihnen einen spürbaren Nutzen bringen und nicht nur eine technische Spielerei sein. Rechnen Sie daher sorgfältig durch, ob sich die Investition für Ihr Unternehmen lohnt.
3. Software suchen: Sobald Sie den Überblick haben, ob Künstliche Intelligenz im Qualitätsmanagement lohnend ist, begeben Sie sich auf die Suche nach einer Software, mit der Sie Ihr QM vollständig digital abbilden können und dabei sinnvoll von KI unterstützt werden.
4. Das Team ins Boot holen: Gehen Sie mit Ihren Mitarbeitenden ins Gespräch, bspw. in einem Workshop. So wird Interesse geweckt, und sie können den Umgang mit KI lernen und gleichzeitig Hemmungen abbauen.
5. Check and Act: KI im Qualitätsmanagement geht besonders gut Hand in Hand mit agilem Qualitätsmanagement, weil es sich lohnt, den KI-Einsatz regelmäßig auf Optimierungspotenzial und neue Funktionen zu prüfen und gegebenenfalls nachzujustieren.

Mit planvollem Vorgehen lässt sich Künstliche Intelligenz sauber in Ihr Qualitätsmanagement integrieren. Unsere Lösung QM-Pilot bietet Ihnen ein vollumfängliches Programm für Ihr QM. Ab Herbst 2025 steht Ihnen damit ein intelligentes System zur Seite, das Ihre Fragen versteht und Sie mit individuellen Antworten versorgt. Texterstellung durch KI kommt z. B. bei Prozessbeschreibungen zum Einsatz.

Wie Sie nun wissen, stellt sich im QM nicht die Frage nach Mensch oder Maschine. Vielmehr geht es um die Antwort „Mensch mit Maschine“, und zwar dann, wenn KI im Qualitätsmanagement die Aufgaben schultert, die für menschliche Mitarbeitende eher Last als Leistung sind.

Die aktuellen Potenziale liegen in KI-gestützter Datensammlung, intelligenten individuellen Antworten statt vorgefertigter FAQs oder systematischer Texterstellung. Absehbar ist, dass die Entlastung, die Künstliche Intelligenz im Qualitätsmanagement bietet, künftig noch größer wird.

Sie möchten sich und Ihrem Team im Qualitätsmanagement ebenfalls geistige Kapazitäten und zeitliche Ressourcen freischaufeln? Dann erklären wir Ihnen gern, wie Sie der QM-Pilot wirkungsvoll entlastet. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!