Wenngleich die Zeit papierener Handbücher für Qualitätsmanagement (QM) vorbei ist, bedeutet das nicht, dass digitales Qualitätsmanagement automatisch ein Erfolgskonzept ist. Zu viele Unternehmen steuern ihr QM noch immer mit einer Mischung aus Excel-Listen, PDF-Dokumenten, Mails und unterschiedlichen Insellösungen. Oft wird erst im Kontext eines Audits klar, wie viel Zeit durch undurchdachte Strukturen und Abläufe tagtäglich verloren geht.
Wollen Sie die Vorteile von QM für Ihr Unternehmen nutzen, muss Qualitätsmanagement digital sein – mit System und nicht in zahlreichen Einzel-Sheets und separaten Tools. Wenn Sie wissen möchten, wie Ihr digitales Qualitätsmanagement aus einem Guss gelingt, lesen Sie weiter!
Was ist digitales Qualitätsmanagement?
Digitales Qualitätsmanagement ist mehr als QM am Computer. Es basiert auf einem spezialisierten, normkonformen digitalen Qualitätsmanagementsystem, das Prozesse, Verantwortlichkeiten und Dokumentation zentral steuert. Statt Excel-Flickwerk entsteht ein durchgängiges digitales QM, das aktuell bleibt, genutzt wird und Audits zuverlässig unterstützt.
Vorteile eines digitalen Qualitätsmanagements für den wirtschaftlichen Erfolg
Dass ein staubiger Ordner, der laufend um neue Blätter ergänzt wird, kein modernes QM bedeutet, ist Ihnen klar. Schon in puncto Praktikabilität ist ein digitales Qualitätsmanagement daher analogen Strukturen deutlich überlegen. Darüber hinaus profitieren Sie von weiteren konkreten Vorteilen:
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Zentrale Ablage aller Daten & Dokumente: Nutzen Sie eine Software für das DQM, befinden sich alle relevanten Daten und Dokumente zentral in einer Anwendung. Informationen müssen Sie nicht lange suchen: Sie finden die Daten mit wenigen Klicks und sparen dadurch viel Zeit.
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Immer aktuelle Daten: Je nach Branche, bspw. im Gesundheitswesen, müssen Sie Dokumente, Checklisten und Inhalte Ihres digitalen Qualitätsmanagements häufig aktualisieren und zugriffsbereit haben. Das ist mit digitalem Qualitätsmanagement problemlos möglich. Wird ein Dokument bearbeitet, steht den Nutzern augenblicklich die neue, freigegebene Version zur Verfügung.
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Hohe Benutzerfreundlichkeit: Professionelle Anwendungen sind auf Ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt. Das heisst, dass Ihnen nicht nur alle Funktionen zur Verfügung stehen, die Sie benötigen, sondern dass auch eine intuitive Bedienung inbegriffen ist. Das verringert den Schulungsaufwand, und es ist keine aufwändige IT-Infrastruktur erforderlich.
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Sicherer Umgang mit Firmendaten: Auch beim Qualitätsmanagement sind Sicherheit und Datenschutz entscheidende Punkte. Als Unternehmen sind Sie dazu verpflichtet, besonders sorgsam mit personenbezogenen Daten umzugehen. Es gelten strenge Vorschriften, und Verstösse werden mit hohen Strafen geahndet. Digitalisierung im Qualitätsmanagement hilft dabei, alle Daten sicher abzulegen.
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Gesetzliche Anforderungen erfüllen: In einigen Branchen, wie beispielsweise der Pflege, sind Sie dazu verpflichtet, Qualitätsmanagement zu betreiben. Ein digitales Qualitätsmanagement hilft Ihnen dabei, diese Anforderung auch in einem vollen Arbeitstag zielsicher zu erfüllen.
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Auditsicherheit: Sie arbeiten mit einer modernen Anwendung, die Sie beim QM unterstützt. Steht dann eine Prüfung an, haben Sie alle Informationen an einer Stelle und können diese unkompliziert abrufen.
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Transparenz: Sie profitieren von hoher Transparenz, gebündelten Informationen und klaren Zielen. Alle Mitarbeitenden können sich nach diesen Daten richten, erhalten zuverlässig wichtige Informationen und werden in das QM eingebunden.
4 Pfeiler des digitalen Qualitätsmanagements – darauf baut DQM auf
Qualitätsmanagement in Unternehmen basiert auf vier wesentlichen Pfeilern, die das Konzept tragen und sich im digitalen QM besonders gut abbilden lassen. Wenn Sie die folgenden Bestandteile auch in Ihr digitales Qualitätsmanagement integrieren, machen Sie bereits die zentralen Aspekte richtig:
Planung
Qualitätsmanagement-Ziele sind kein Zufall, sondern das Ergebnis einer sorgfältigen Planung. Sie sollten also genau überlegen, mit welchen Methoden Sie die angestrebten Ziele erreichen und wie Sie diese praktisch in den Arbeitsalltag integrieren. Wer soll beispielsweise verantwortlicher Qualitätsmanager sein? Über diese und weitere Details sollten Sie sich frühzeitig klar werden und diese in Ihrem digitalen Qualitätsmanagementsystem strukturiert abbilden.
Digitale Qualitätssicherung
Stellen Sie die hohe Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen mit digitalen Mitteln sicher. Dazu legen Sie im digitalen QMS sinnvolle Qualitätsmanagement-Massnahmen und Prozesse fest, um Fehler zu vermeiden. Dafür eignen sich die Prozessmodellierung und Dokumentation. Auf diese Weise schaffen Sie die Grundlage für eine Qualitätssicherung.
Digitale Qualitätskontrolle
Vertrauen ist gut, (Qualitäts-)Kontrolle ist besser: Checklisten und Prüfmechanismen gehören im DQM zum Standardrepertoire, um die Qualität konstant zu überprüfen. Dabei geht es nicht um die Qualität eines Produkts oder einer Dienstleistung allein, sondern auch um die kontinuierliche Überprüfung sämtlicher Abläufe auf zusätzliches Verbesserungspotenzial hin. Ein DQM ist daher ein zyklisches und fortlaufendes System.
Optimierung
Theoretische Erkenntnisse über Verbesserungspotenziale sind nicht das finale Ziel. Insbesondere Qualitätsmanagement in der Produktion muss stets auch den Schritt der Optimierung in der Praxis mitdenken und digital dokumentieren. Danach ist dann die erneute Sicherung des neu erreichten Qualitätsniveaus der logische nächste Schritt.
Digitales Qualitätsmanagement ist ein Konzept, das Sie langfristig begleitet. Dafür benötigen Sie die richtige technische Grundlage. Mit dem QM-Pilot steht Ihnen ein modular aufgebautes, branchenunabhängiges Tool zur Verfügung, mit dem Sie Qualitätsmanagement 4.0 einfach und normgerecht umsetzen können.
Digitales Qualitätsmanagement einführen: So geht’s in 4 Schritten in Richtung Qualitätsmanagement 4.0
Digitales Qualitätsmanagement einzuführen, setzt einige konzeptionelle Überlegungen voraus. Dabei sollten Sie planvoll und mit Bedacht vorgehen, denn Sie treffen langfristige und weitreichende Entscheidungen. So können Sie Ihr Qualitätsmanagement systematisch digitalisieren:
Eine Bestandsanalyse ist die Basis: Verschaffen Sie sich einen Überblick, welchen spezifischen Anforderungen Ihr digitales Qualitätsmanagement genügen muss. Technische Details wie Ihre IT-Infrastruktur oder die Nutzung von Software auf mobilen Endgeräten sollten dabei von Anfang an berücksichtigt werden.
Nun gilt es, die richtige Software auszuwählen. Achten Sie unbedingt auf Aspekte wie eine inkludierte Schulung durch den Anbieter sowie eine intuitive Nutzung, damit der Aufwand für die Einführung überschaubar bleibt und das System auch wirklich in der Praxis genutzt wird. Eine kostenlose Probeversion hilft Ihnen bei der Entscheidung.
Jetzt geht es an den Einsatz im Betrieb. Das gewählte System muss in Ihre Infrastruktur integriert werden. Je nach Branche müssen Sie Spezifika berücksichtigen, sodass die Software entsprechend personalisiert und an Ihre Bedarfe angepasst werden muss.
Sobald die Technik läuft, etablieren Sie Routinen im digitalen Qualitätsmanagement, legen Abläufe und Berichtspflichten fest und definieren Feedback-Vorgänge. Mit der technischen sowie der organisatorischen Komponente sind Sie nun bestens gerüstet, QM als erfolgreiches Langzeitprojekt anzugehen.
Qualitätsmanagement und Digitalisierung: Beispiele aus der Praxis
Digitales Qualitätsmanagement bietet Ihrem Unternehmen konkrete Vorteile im operativen Alltag. All Ihre Daten befinden sich in einer zentralen Software: Sie bilden Prozesse ab und modellieren diese, während Ihre Dokumente gespeichert und archiviert werden. In der praktischen Anwendung im Betrieb können Sie sich den Einsatz so vorstellen:
Supply-Chain-Qualität auf neuem Niveau
Insbesondere Lieferketten profitieren immens von digitalem Qualitätsmanagement. Prozesse, die nicht immer vollständig im Blick zu behalten sind, können Sie digital wesentlich effizienter auf hohem Niveau halten. Bewertungskriterien wie Liefertreue und Reklamationsquoten können Sie viel schneller und einfacher überprüfen und die Leistungen ggf. anpassen.
Reklamationsmanagement optimieren
Reklamationen sind zwar unerfreulich, geben zugleich aber wichtiges Kundenfeedback. Umso wichtiger ist es, dass Sie Reklamationen umgehend analysieren und bearbeiten. Dabei spielen Mängelbehebung und Kundenzufriedenheit eine entscheidende Rolle. Auch die Vermeidung künftiger Fehler ist relevant und mit digitalem Qualitätsmanagement dauerhaft transparent umsetzbar und nachvollziehbar.
Internet of Things (IoT) und Datenanalyse in Echtzeit
Ohne digitales Qualitätsmanagement bleiben die Vorteile einer Verknüpfung mit dem Internet of Things oft ungenutzt. In Echtzeit ausgewertete Daten, z. B. aus der Produktion, sind eine wichtige Erkenntnisquelle für digitales Qualitätsmanagement. Sie geben Auskunft über die aktuelle Produktqualität und lassen Rückschlüsse auf Optimierungspotenziale zu.
Weil digitales Qualitätsmanagement ein System braucht
Die Praxis zeigt: Die Vorteile von digitalem Qualitätsmanagement entfalten sich nur dann, wenn Prozesse, Dokumente, Verantwortlichkeiten und Qualitätsmanagement-Maßnahmen in einem durchgängigen System zusammenwirken. Einzelne Tools oder isolierte Lösungen reichen dafür nicht aus.
Genau hier unterstützt der QM-Pilot. Als modulares, digitales Qualitätsmanagementsystem bildet er die zentralen Elemente des Qualitätsmanagements strukturiert ab und verknüpft sie miteinander. Prozesse werden nachvollziehbar modelliert, Dokumente versioniert und freigegeben, Qualitätsmanagement-Ziele transparent festgehalten und Maßnahmen systematisch nachverfolgt. So entsteht ein digitales QM, das im Arbeitsalltag funktioniert und dauerhaft genutzt wird.
Wenn Sie Qualitätsmanagement im Unternehmen effizient umsetzen möchten, schafft der QM-Pilot die notwendige Grundlage für ein dauerhaft tragfähiges digitales QM. Gern zeigen wir Ihnen, wie das für Ihr Unternehmen konkret aussehen kann.
