Prozesse darstellen: Praktische Tipps für eine sinnvolle Prozessbeschreibung 

Die 8 wichtigsten Tipps für eine verständliche Prozessbeschreibung

Das wichtigste Kriterium für eine gelungene Prozessbeschreibung ist ihre Verständlichkeit. Auch wenn Branchen, Unternehmen und Teammitglieder unterschiedlich sind, gibt es einige Best Practices, anhand derer Sie die Prozessbeschreibung optimieren können:

Prozesslayout konzipieren: Prozesse visualisieren & grafisch darstellen 

Die grafische Prozessmodellierung ist ein wesentlicher Bestandteil der Prozessdokumentation. Indem Sie Prozesse visualisieren, sorgen Sie für Transparenz, Anschaulichkeit und erhöhen das innerbetriebliche Verständnis für Arbeitsschritte und Abläufe.

Ein Flow-Chart, also ein grafischer Programmablaufplan, ist eine gute Möglichkeit, um Prozessschritte systematisch und übersichtlich darzustellen. Nutzen Sie den QM-Pilot als Prozessmanagement-Software, steht Ihnen dafür ein eigener Reiter zur Verfügung. So können Sie Prozesse klar und verständlich definieren und darstellen.

Um Prozesse damit sinnvoll abzubilden, sollten Sie überlegen, welche Informationen auf der Prozess-Schritt-Ebene anzugeben sind. Auch Zusatzinformationen können für Ihre Mitarbeitenden relevant sein. Diese können Sie im QM-Pilot in eigenen Spalten notieren:

Zuständigkeit
Hilfsmittel und Dokumente
Risiken
Ggf. relevante Normen

Prozessablauf darstellen: Wie Sie Prozesse übersichtlich, vollständig & verständlich abbilden

Wenn Sie eine Prozessbeschreibung erstellen, dann sollte diese der Maxime „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“ folgen. Beschreiben Sie einen Prozessablauf in einfachen und verständlichen Worten. Wenn Sie die jeweilige Tätigkeit mit knappen Begriffen betiteln, haben Sie eine gute Basis für vollständige und zugleich schlank formulierte Inhalte.

Weitergehende Ausführungen gehören optimalerweise in die Spalte für Beschreibungen. Diese sieht der QM-Pilot ebenso vor wie eigens konfigurierbare Spalten, die Sie an Ihre Bedarfe anpassen können. Die dort erfassten Zusatzinformationen sind per Klick abrufbar. Dank dieser übersichtlichen Struktur brauchen Sie keine langen Fließtexte, um Prozesse stichpunktartig und grafisch darzustellen, haben aber alles Wesentliche erfasst.

Während Sie den Prozessablauf erstellen, fällt Ihnen auf, dass er zu komplex und zu umfangreich für nur eine Darstellung ist? Dann untergliedern Sie ihn am besten in mehrere Teilprozesse. Das erleichtert Darstellung, Lesbarkeit und Verwaltung. Im QM-Pilot können Sie die Teilprozesse miteinander verknüpfen oder in einen übergeordneten Prozess einbinden.

Prozessdaten erfassen: Erkennen, was sonst noch zählt

Die Prozessbeschreibung besteht nicht allein aus dem skizzierten Ablauf. Darum ist es sehr sinnvoll, nicht-ablaufspezifische Informationen in den Prozess-Kenndaten abzubilden, für die der QM-Pilot einen eigenen Reiter vorsieht. Unter diese Kenndaten fallen bspw.:

Ziel und Zweck des Prozesses
Input und Output
Geltungsbereich des Prozesses
Messgrößen
Kritische Erfolgsfaktoren
Mitgeltende Unterlagen
Chancen und Risiken

Arbeiten Sie hier sorgfältig und wird die Datenqualität kontinuierlich verbessert, dann haben Sie eine vollständige Prozessbeschreibung, die alle notwendigen Informationen und Dokumente liefert.

Wichtigkeit von Stammdaten

Neben Kenndaten verdienen Stammdaten Beachtung. Diese enthalten die Grundinformationen zu bspw. Produkten und Dienstleistungen, die ständig hergestellt oder verarbeitet bzw. erbracht werden. Wenn Sie im Zuge des Qualitätsmanagements Prozesse darstellen, sollten Sie diese Stammdaten identifizieren und in Auswahllisten festlegen. Das ermöglicht Ihnen eine einheitliche Darstellung und Auswertung.

Detaillierungsgrad: Wie viel Feintuning ist nötig?

Eine Prozessbeschreibung will die Quintessenz eines betrieblichen Ablaufs erfassen, nicht jede Feinheit. Es geht schließlich in erster Linie um einen Überblick, der bspw. strategischen Überlegungen zur Prozesslandschaft dienen soll. Dennoch ist die Frage berechtigt, wie hoch der Detaillierungsgrad sein darf. Allerdings lässt sich hier wenig verallgemeinern, denn der dargestellte Prozess sollte letztlich seinem Verwendungszweck entsprechen.

Eine Option zur Detaillierung von Prozessen ist bspw. das Anlegen einer Prozesshierarchie, bei der Prozesse in weitere Teilprozesse untergliedert werden. Weiters lässt sich eine Prozessbeschreibung detailreicher gestalten, indem einzelne Teilschritte um weitere Informationen wie Daten, Dokumente, Beschreibungen und Verantwortlichkeiten ergänzt werden.

Die Detailtiefe einer Prozessbeschreibung sollte stets ausreichend sein, um den Regelfall samt standardisierten Informationen und Vorgaben vollständig zu erfassen. Die Prozessverantwortlichen sollten als Fachleute innerhalb dieses Rahmens nach eigenem Ermessen handeln und gestalten können. Wenn es nützlich ist, eine bestimmte Tätigkeit ausführlich zu beschreiben, dann können Sie bspw. eine Arbeitsanweisung verlinken.

Wenn Sie Prozesse darstellen & visualisieren, gewinnen Sie einen klaren Überblick

Prozesse darzustellen sorgt für Klarheit, Überblick und Transparenz – wenn Sie Prozessdarstellung als schematische Dokumentation begreifen. Schließlich geht es um einen systematisierten Überblick und nicht darum, jedes Detail und jede Eventualität zu erfassen. Darum ist es wichtig, das große Ganze im Blick zu behalten und nicht vom Hundertsten ins Tausendste zu gelangen.

Die richtige Software bietet Ihnen die geeigneten Settings und leitet Sie durch die Prozessdarstellung. Sie möchten wissen, ob der QM-Pilot auch in Ihrem Unternehmen einen Mehrwert beim Darstellen von Prozessen bringt? Das finden wir gerne gemeinsam mit Ihnen heraus. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung!