Dabei müssen Audits kein notwendiges Übel im ISO-konformen Qualitätsmanagement (QM) sein. Mit einem strukturierten Ansatz und geeigneter digitaler Unterstützung lässt sich Audit-Management effizient, transparent und nachvollziehbar gestalten.

Der Beitrag zeigt, welche Grundlagen ein wirkungsvolles Audit-Management ausmachen und wie digitale Systeme dabei unterstützen, Audits sicher und praxisnah umzusetzen.

Was ist Audit-Management?

Audit-Management umfasst die systematische Planung, Durchführung, Dokumentation und Nachverfolgung interner Audits. Ziel ist es, Prozesse, Anforderungen und Massnahmen transparent zu prüfen, Abweichungen zu bewerten und die Grundlage für normgerechtes Qualitätsmanagement nach ISO 9001 zu schaffen.

2 Arten von Audit-Management, die Sie kennen sollten

Audit-Management kommt immer dann zum Einsatz, wenn Unternehmensabläufe systematisch geprüft und bewertet werden sollen. Zertifizierungsaudits durch externe Stellen sind dabei zwar relevant, werden jedoch von unabhängigen Prüforganisationen durchgeführt und zählen nicht zum unternehmensinternen Audit-Management.

Im Unternehmen sind vor allem diese Arten von Audit-Management relevant:

4 typische Herausforderungen im Auditmanagement 

Audit-Management scheitert in der Praxis selten an fehlendem Fachwissen oder mangelnder Bereitschaft, sondern an strukturellen und organisatorischen Hürden. Zu den häufigsten Herausforderungen zählen:

• Unstrukturierte Ablage in Word- und Excel-Dateien: Fehlende zentrale Ablagen und uneinheitliche Versionen erschweren den Zugriff auf aktuelle Auditunterlagen und erhöhen den Abstimmungsaufwand.
• Unzureichende Termin- und Fristensteuerung: Wiederkehrende Audits, Prüfintervalle oder Massnahmenfristen werden nicht systematisch nachverfolgt, was zu Verzögerungen und erhöhtem Koordinationsaufwand führt.
• Mangelnde Transparenz: Werden Audit-Massnahmen nicht zentral dokumentiert und nachgehalten, fehlt eine verlässliche Übersicht über Status, Verantwortlichkeiten und Fortschritt.
• Eingeschränkte Vergleichbarkeit: Ohne standardisierte Prüfprozesse und Bewertungskriterien lassen sich Audits und Ergebnisse nur schwer vergleichen, wodurch wertvolle Erkenntnisse für Verbesserungen verloren gehen.

Wie digitale Systeme den Auditprozess vereinfachen

Digitale Systeme adressieren genau diese strukturellen Herausforderungen, indem sie Auditprozesse zentral, nachvollziehbar und standardisiert abbilden. Für eine effiziente Umsetzung ist der Einsatz einer Audit-Software daher heute in vielen Organisationen kaum noch wegzudenken. Die Einführung eines digitalen Audit Management Systems reduziert manuellen Aufwand und schafft eine zentrale Datenbasis für alle auditrelevanten Informationen:

• Medienbrüche zwischen Papier, Dateien und Systemen entfallen, da Unternehmen ihre Auditdaten zentral in der Audit Management Software pflegen.

1. Automatisierte Erinnerungen und klare Versionierungen unterstützen die Termin- und Dokumentensteuerung und erhöhen die Verlässlichkeit der Abläufe.
2. Wiederverwendbare Checklisten fördern standardisierte und konsistente Auditprozesse.
3. Eine digitale Audit Management Solution ermöglicht die strukturierte Nachverfolgung von Massnahmen und verbessert die Transparenz über Status und Verantwortlichkeiten.

Ihre Vorteile von Audit-Management mit System

Audit-Management erfordert eine Vielzahl paralleler Aufgaben – von der Planung über die Durchführung bis zur Nachverfolgung von Massnahmen. Ein systematischer Ansatz schafft hier Entlastung und Struktur. Die zentralen Vorteile im Überblick:

• Audits nach 9001-Norm lassen sich strukturiert und nachvollziehbar umsetzen, da alle auditrelevanten Informationen und Dokumentationen zentral verfügbar sind.
• Eine Audit Management Software unterstützt die Standardisierung von Prozessen, da alle Beteiligten auf einheitliche Strukturen, Vorlagen und Bewertungskriterien zugreifen.
• Klare Abläufe, zentrale Informationen und eindeutige Zuständigkeiten erhöhen die Akzeptanz des Audit-Managements bei Mitarbeitenden und Auditoren.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass Audit-Management dann besonders wirksam ist, wenn es sich an klaren Strukturen und bewährten Best Practices orientiert. Entscheidend ist dabei, dass Audits, Massnahmen, Dokumentation und Verantwortlichkeiten systematisch miteinander verzahnt sind. Wie sich diese Best Practices im Alltag umsetzen lassen, zeigt das folgende Beispiel.

Wie Auditmanagement mit dem QM-Pilot funktioniert

Im Unternehmen stehen vor allem interne Audits und Lieferantenaudits im Fokus. Eine Qualitätsmanagement-Software wie der QM-Pilot unterstützt die strukturierte Planung, Durchführung und Nachverfolgung genau dieser Auditarten und bildet alle relevanten Schritte systematisch ab:

Audit-Management strukturiert und praxisnah umsetzen

Audit-Management lässt sich mit einem systematischen Ansatz effizient und klar dokumentiert umsetzen. Der QM-Pilot unterstützt Organisationen dabei, Audits strukturiert durchzuführen und als Bestandteil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zu nutzen. Gern stellen wir Ihnen die Lösung im Rahmen einer unverbindlichen Demo vor.

Wollen Sie die Vorteile von QM für Ihr Unternehmen nutzen, muss Qualitätsmanagement digital sein – mit System und nicht in zahlreichen Einzel-Sheets und separaten Tools. Wenn Sie wissen möchten, wie Ihr digitales Qualitätsmanagement aus einem Guss gelingt, lesen Sie weiter!

Was ist digitales Qualitätsmanagement?

Digitales Qualitätsmanagement ist mehr als QM am Computer. Es basiert auf einem spezialisierten, normkonformen digitalen Qualitätsmanagementsystem, das Prozesse, Verantwortlichkeiten und Dokumentation zentral steuert. Statt Excel-Flickwerk entsteht ein durchgängiges digitales QM, das aktuell bleibt, genutzt wird und Audits zuverlässig unterstützt.

Vorteile eines digitalen Qualitätsmanagements für den wirtschaftlichen Erfolg

Dass ein staubiger Ordner, der laufend um neue Blätter ergänzt wird, kein modernes QM bedeutet, ist Ihnen klar. Schon in puncto Praktikabilität ist ein digitales Qualitätsmanagement daher analogen Strukturen deutlich überlegen. Darüber hinaus profitieren Sie von weiteren konkreten Vorteilen:

• Zentrale Ablage aller Daten & Dokumente: Nutzen Sie eine Software für das DQM, befinden sich alle relevanten Daten und Dokumente zentral in einer Anwendung. Informationen müssen Sie nicht lange suchen: Sie finden die Daten mit wenigen Klicks und sparen dadurch viel Zeit. 
• Immer aktuelle Daten: Je nach Branche, bspw. im Gesundheitswesen, müssen Sie Dokumente, Checklisten und Inhalte Ihres digitalen Qualitätsmanagements häufig aktualisieren und zugriffsbereit haben. Das ist mit digitalem Qualitätsmanagement problemlos möglich. Wird ein Dokument bearbeitet, steht den Nutzern augenblicklich die neue, freigegebene Version zur Verfügung. 
• Hohe Benutzerfreundlichkeit: Professionelle Anwendungen sind auf Ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt. Das heisst, dass Ihnen nicht nur alle Funktionen zur Verfügung stehen, die Sie benötigen, sondern dass auch eine intuitive Bedienung inbegriffen ist. Das verringert den Schulungsaufwand, und es ist keine aufwändige IT-Infrastruktur erforderlich.
• Sicherer Umgang mit Firmendaten: Auch beim Qualitätsmanagement sind Sicherheit und Datenschutz entscheidende Punkte. Als Unternehmen sind Sie dazu verpflichtet, besonders sorgsam mit personenbezogenen Daten umzugehen. Es gelten strenge Vorschriften, und Verstösse werden mit hohen Strafen geahndet. Digitalisierung im Qualitätsmanagement hilft dabei, alle Daten sicher abzulegen.
• Gesetzliche Anforderungen erfüllen: In einigen Branchen, wie beispielsweise der Pflege, sind Sie dazu verpflichtet, Qualitätsmanagement zu betreiben. Ein digitales Qualitätsmanagement hilft Ihnen dabei, diese Anforderung auch in einem vollen Arbeitstag zielsicher zu erfüllen. 
• Auditsicherheit: Sie arbeiten mit einer modernen Anwendung, die Sie beim QM unterstützt. Steht dann eine Prüfung an, haben Sie alle Informationen an einer Stelle und können diese unkompliziert abrufen. 
• Transparenz: Sie profitieren von hoher Transparenz, gebündelten Informationen und klaren Zielen. Alle Mitarbeitenden können sich nach diesen Daten richten, erhalten zuverlässig wichtige Informationen und werden in das QM eingebunden. 

4 Pfeiler des digitalen Qualitätsmanagements – darauf baut DQM auf

Qualitätsmanagement in Unternehmen basiert auf vier wesentlichen Pfeilern, die das Konzept tragen und sich im digitalen QM besonders gut abbilden lassen. Wenn Sie die folgenden Bestandteile auch in Ihr digitales Qualitätsmanagement integrieren, machen Sie bereits die zentralen Aspekte richtig:

Digitales Qualitätsmanagement einführen: So geht’s in 4 Schritten in Richtung Qualitätsmanagement 4.0

Digitales Qualitätsmanagement einzuführen, setzt einige konzeptionelle Überlegungen voraus. Dabei sollten Sie planvoll und mit Bedacht vorgehen, denn Sie treffen langfristige und weitreichende Entscheidungen. So können Sie Ihr Qualitätsmanagement systematisch digitalisieren:

Qualitätsmanagement und Digitalisierung: Beispiele aus der Praxis

Digitales Qualitätsmanagement bietet Ihrem Unternehmen konkrete Vorteile im operativen Alltag. All Ihre Daten befinden sich in einer zentralen Software: Sie bilden Prozesse ab und modellieren diese, während Ihre Dokumente gespeichert und archiviert werden. In der praktischen Anwendung im Betrieb können Sie sich den Einsatz so vorstellen:

Weil digitales Qualitätsmanagement ein System braucht

Die Praxis zeigt: Die Vorteile von digitalem Qualitätsmanagement entfalten sich nur dann, wenn Prozesse, Dokumente, Verantwortlichkeiten und Qualitätsmanagement-Maßnahmen in einem durchgängigen System zusammenwirken. Einzelne Tools oder isolierte Lösungen reichen dafür nicht aus.

Genau hier unterstützt der QM-Pilot. Als modulares, digitales Qualitätsmanagementsystem bildet er die zentralen Elemente des Qualitätsmanagements strukturiert ab und verknüpft sie miteinander. Prozesse werden nachvollziehbar modelliert, Dokumente versioniert und freigegeben, Qualitätsmanagement-Ziele transparent festgehalten und Maßnahmen systematisch nachverfolgt. So entsteht ein digitales QM, das im Arbeitsalltag funktioniert und dauerhaft genutzt wird.

Wenn Sie Qualitätsmanagement im Unternehmen effizient umsetzen möchten, schafft der QM-Pilot die notwendige Grundlage für ein dauerhaft tragfähiges digitales QM. Gern zeigen wir Ihnen, wie das für Ihr Unternehmen konkret aussehen kann.

Statt Zeit in der Suche nach aktuellen Dokumenten oder in aufwendigen QM-Pflegeaufgaben zu verlieren, sollten Einrichtungen im Gesundheitswesen vor allem eines erreichen: sichere Versorgung, klare Abläufe und verlässliche Nachweise – ohne Zusatzbelastung im Alltag. Genau hier setzt eine QM-Software fürs Gesundheitswesen an: Sie strukturiert Informationen, reduziert manuellen Aufwand und sorgt dafür, dass Qualitätsmanagement praktikabel bleibt und Ihre Einrichtung tatsächlich unterstützt. Wir zeigen, was eine moderne QM-Software im Gesundheitswesen heute leistet und in welchen Bereichen sie entscheidend unterstützt.

Gut zu wissen: Was macht eine QM-Software im Gesundheitswesen? 

Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen ist für Branchenexperten kein Neuland – die richtige digitale Unterstützung dafür jedoch oft eine Herausforderung. Sie muss den Besonderheiten des Gesundheitswesens gerecht werden und Themen wie Patientensicherheit, Hygiene, Pflegeprozesse, Risikomanagement und Audits klar strukturiert abbilden.

Mit der richtigen QM-Software können Sie Prozesse im Gesundheitswesen transparent dokumentieren, steuern und nachvollziehen. So unterstützt die Lösung Sie und Ihre Mitarbeitenden dabei, im Alltag sicher, regelkonform und nach hohen Qualitätsmassstäben zu arbeiten.

Vorteile einer QM-Software im Gesundheitswesen in verschiedenen Bereichen

Das Gesundheitswesen ist eine vielfältige Branche. Sie profitieren in der Krankenhausverwaltung, in der Arztpraxis oder beim mobilen Pflegedienst gleichermassen von einer passenden QM-Software:

Typische Einsatzbereiche einer QM-Software fürs Gesundheitswesen

Weil die Gesundheitsbranche sehr unterschiedliche Fachbereiche vereint, erläutern wir drei zentrale Einsatzbereiche, in denen eine QM-Software im Gesundheitswesen besonders wirkungsvoll unterstützt:

Die wichtigsten Funktionen einer QM-Software im Gesundheitswesen

Die zentrale Aufgabe einer guten Softwarelösung im Gesundheitsbereich ist es, Qualitätsmanagement im Alltag praktikabel zu machen. Diese Funktionen sind dabei besonders relevant:

Wie Gesundheitseinrichtungen die passende QM-Software auswählen – Ihre Checkliste

Die Auswahl der passenden QM-Software für das Gesundheitswesen ist eine strategische Entscheidung. Orientieren Sie sich an dieser Checkliste, um Qualitätsmanagement im Krankenhaus, im Pflegedienst oder in der Arztpraxis softwaregestützt und praxisnah umzusetzen:

• Intuitive Bedienung: Eine benutzerfreundliche Oberfläche ist entscheidend, damit Mitarbeitende die QM-Software akzeptieren und sie im Alltag tatsächlich nutzen.
• Modularer Aufbau: Ein modularer Aufbau ermöglicht Ihnen, die QM-Software nach Ihren Anforderungen zu konfigurieren und nur die Funktionen zu nutzen, die Sie wirklich benötigen.
• Kein IT-Projekt nötig: Der technische Aufwand sollte gering bleiben – ohne komplexe Implementierung und ohne zusätzliche IT-Projekte.
• Konfigurierbar ohne Programmierung: Die QM-Software sollte sich ohne Programmierkenntnisse an Ihre Prozesse, Strukturen und Anforderungen anpassen lassen.
• ISO-konform & auditfähig: Besonders im Gesundheitswesen wichtig, damit Sie Anforderungen sicher erfüllen, Nachweise strukturiert erbringen und Audits souverän bestehen.
• KI-Funktionen: Nutzen Sie die Möglichkeiten moderner Technik dort, wo sie Mehrwert schafft. Achten Sie auf KI-gestützte Funktionen, die Suche, Strukturierung und Zugriff auf Inhalte erleichtern.
• Support & Onboarding: Der Hersteller sollte Sie bei der Einführung begleiten und darüber hinaus zuverlässig technischen Support bieten.
• Zukunftssicherheit: Die QM-Software muss flexibel an neue Anforderungen anpassbar sein und langfristig eine stabile Grundlage für Ihr Qualitätsmanagement bieten.
• Schnelle Einführung: Die QM-Software sollte ohne grossen Installationsaufwand einsatzbereit sein und in kurzer Zeit produktiv genutzt werden können.

QM-Software fürs Gesundheitswesen: Ihre strategische Basis für effizientes und sicheres Qualitätsmanagement

Die richtige QM-Software fürs Gesundheitswesen sorgt dafür, dass Prozesse transparent bleiben, Dokumente aktuell sind, Risiken strukturiert bewertet werden und Audits verlässlich vorbereitet sind. So setzen Sie das Qualitätsmanagement im Alltag sicher, effizient und praxisnah um – statt es als zusätzliche Belastung zu empfinden.

Der QM-Pilot vereint all diese Anforderungen in einer modularen und schnell einsatzbereiten Lösung: zentral, revisionssicher, intuitiv bedienbar und mit Funktionen, die speziell auf Arztpraxen und Pflegeeinrichtungen ausgerichtet sind.

Wenn Sie Qualitätsmanagement digital, übersichtlich und zukunftssicher gestalten möchten, begleiten wir Sie gern dabei. Lassen Sie sich zeigen, wie der QM-Pilot Ihr Qualitätsmanagement spürbar erleichtert – wir beraten Sie unverbindlich und praxisnah.

Qualitätsmanagement in Dienstleistungen bedeutet, immaterielle und häufig variable Abläufe zu standardisieren und laufend zu optimieren. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) ist zentral, weil er hilft, Qualität trotz Interaktion, Erwartungen und Prozessvielfalt konsistent zu sichern und Kundenanforderungen zuverlässig zu erfüllen.

Qualitätsmanagement von Dienstleistungen vs. Servicequalitätsmanagement

Qualitätsmanagement in Dienstleistungen ist breiter angelegt als Servicequalitätsmanagement. Während Servicequalitätsmanagement vor allem die direkte Kundeninteraktion bewertet, umfasst QM von Dienstleistungen zusätzlich interne Prozesse, Standards und Abläufe, die für eine konsistente Dienstleistungsqualität entscheidend sind.

7 Kernaspekte von Qualitätsmanagement für Dienstleistungen 

Hohe Dienstleistungsqualität entsteht nicht zufällig. Sie erfordert ein strukturiertes Qualitätsmanagement, das Prozesse definiert, messbar macht und kontinuierlich verbessert. Die folgenden Kernaspekte zeigen, welche Voraussetzungen Dienstleistungsunternehmen erfüllen müssen, um Qualität verlässlich, reproduzierbar und effizient sicherzustellen.

Wichtige Instrumente & Methoden für das Qualitätsmanagement von Dienstleistungen

So wie Sie in Ihrer Tätigkeit ein Instrumentarium an Methoden haben, verfügt auch Qualitätsmanagement bei der Dienstleistung über verschiedene Vorgehensweisen. Diese sollten Sie kennen:

• ISO 9001: Die international führende Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Wenn Sie sich für die Dienstleistung beim Qualitätsmanagement an deren Vorgaben orientieren, machen Sie vieles richtig.
• PDCA-Zyklus: Die Abkürzung steht für Plan, Do, Check, Act und bezeichnet ein zyklisches Vorgehen, bei dem nach sorgfältiger Planung die Massnahmenumsetzung folgt, die sodann zu prüfen und ggf. anzupassen ist – und das immer wieder.
• SERVQUAL: Ein Modell zur Messung von Servicequalität und Kundenzufriedenheit. Es bewertet Dienstleistungen anhand der fünf Dimensionen Zuverlässigkeit, Reaktionsfähigkeit, Leistungskompetenz, Einfühlungsvermögen und Erscheinungsbild.
• Fehlermanagement: Aus Fehlern lernt man – wenn man eine positive Fehlerkultur pflegt. Dazu gehören Dokumentation, konstruktive Kritik und die Analyse auf Optimierung.
• Audits: Systematische Prüfungen von Prozessen und Standards. Externe Audits durch akkreditierte Stellen können zu einer Zertifizierung führen, während interne Audits wertvolle Impulse für Verbesserungen der Dienstleistungsqualität liefern.

Praxisorientiert: Beispiele für Qualitätsmanagement von Dienstleistung in verschiedenen Branchen

Qualitätsmanagement sieht in jeder Dienstleistungsbranche etwas anders aus, weil Prozesse, Risiken und Anforderungen variieren. Die folgenden Beispiele zeigen, wie unterschiedliche Bereiche QM einsetzen, um Abläufe zu standardisieren, Dienstleistungsqualität zu sichern und Kundenerwartungen verlässlich zu erfüllen.

Qualitätsmanagement in der Dienstleistung: Entscheidend für höchste Dienstleistungsqualität

Qualitätsmanagement ist im Dienstleistungsbereich kein Zusatz, sondern die Grundlage für konsistente Qualität. Gerade bei immateriellen Leistungen braucht es klare Prozesse, definierte Verantwortlichkeiten und transparente Standards, um Erwartungen zuverlässig zu erfüllen.

Nutzen Sie QM als strukturiertes System, das Qualität sichert, Effizienz steigert und langfristigen wirtschaftlichen Erfolg schafft. Wie der QM-Pilot Sie dabei unterstützt, zeigen wir Ihnen gern – vereinbaren Sie einfach eine unverbindliche Webdemo.

Normen werden üblicherweise alle fünf Jahre überprüft, um festzustellen, ob eine Aktualisierung notwendig ist. Die ISO 9001 dient dabei als internationale Grundlage und wird in Europa als DIN EN ISO 9001 übernommen, sodass eine Überarbeitung der internationalen Norm automatisch auch die europäische Fassung betrifft. Bei der Revision der DIN EN ISO 9001 ist dieses Intervall längst überschritten: Die letzte Überarbeitung erfolgte 2015. Seitdem haben sich Anforderungen an Unternehmen, digitale Prozesse und Qualitätsmanagement grundlegend verändert.

Dass die ISO 9001 heute eine neue Revision braucht, liegt damit nicht nur an der Länge des Zeitraums, sondern vor allem daran, dass zentrale Themen – etwa Risikomanagement, Nachhaltigkeit, Umgang mit Daten oder veränderte Marktbedingungen – im aktuellen Stand der Norm nicht ausreichend abgebildet sind.

Wann kommt die nächste Revision der ISO 9001?

Die nächste Revision der ISO 9001 wird nach aktuellem Stand im Herbst 2026 erwartet. In Fachkreisen gilt insbesondere der September als realistische Zielmarke, da bis dahin alle Kommentierungs- und Abstimmungsrunden abgeschlossen sein sollen. Mit dem neuen Veröffentlichungsjahr erhält die Norm auch eine aktualisierte Bezeichnung und wird künftig unter ISO 9001:2026 geführt.

Warum kommt die nächste Revision nicht mehr in 2025? 

Der Änderungsbedarf war so umfangreich, dass die Revision der ISO 9001 nicht wie geplant in 2025 abgeschlossen werden konnte. Die Vielzahl der Kommentare aus den internationalen Stakeholder-Gremien machte einen zusätzlichen Committee Draft erforderlich – ein Schritt, der bei Normüberarbeitungen nur selten nötig wird.

Dass ein zweiter Entwurf erarbeitet wurde, zeigt, wie vielfältig die Anforderungen sind, denen die weltweit eingesetzte Norm gerecht werden muss. In diesem Kontext ist es nachvollziehbar, dass die Revision der ISO 9001 mehr Zeit benötigt, um inhaltliche Qualität und internationale Zustimmung sicherzustellen.

Welche Änderungen können Unternehmen bei der ISO 9001 Revision 2026 erwarten? 

Die ISO 9001 Revision führt nicht zu einem vollständigen Neustart der Norm, sondern zu einer präziseren Ausrichtung bestehender Anforderungen. Ziel ist es, aktuelle Entwicklungen stärker abzubilden und die Struktur so anzupassen, dass Organisationen ihr Qualitätsmanagement praxisnäher weiterentwickeln können. Die Überarbeitung setzt daher vor allem auf Schärfung, Ergänzung und klarere Prioritäten.

Das ändert sich im Kern:

• Chancen und Risiken werden getrennt behandelt.
  In der bisherigen Norm lag der Fokus stark auf Risiken, während Chancen häufig untergingen. Die Trennung schafft mehr Ausgewogenheit im risikobasierten Denken.
• Nachhaltigkeit und Klimawandel werden verbindlicher adressiert.
  Unternehmen müssen künftig bewerten, welche Bedeutung Themen wie Umweltauswirkungen, soziale Verantwortung und Governance (ESG) für sie haben und wie sie damit umgehen.
• QM rückt stärker in die Unternehmensstrategie.
  Die Rolle der obersten Leitung wird deutlicher gefasst, insbesondere im Hinblick auf den Organisationskontext und externe Partner wie Lieferanten und Stakeholder.
• Qualitätskultur wird als Führungsaufgabe betont.
  Unternehmen und Einrichtungen sollen Qualitätsorientierung nicht mehr isoliert betrachten, sondern als Teil der gelebten Organisationskultur sehen. Die Leitung ist gefordert, diesen Anspruch klar zu verankern.
• Anhang A wird überarbeitet, Anhang B entfällt.
  Die Änderungen deuten auf eine Straffung und bessere Übersichtlichkeit hin, was künftige Interpretationen der Normanforderungen erleichtern dürfte.

Für Unternehmen bedeuten die Anpassungen vor allem eine stärkere Profilierung vertrauter Vorgaben. Mit unserer QM-Software, dem QM-Pilot, können Sie Ihre Strukturen bereits heute so aufbauen, dass Sie Anpassungen an die kommende Revision der ISO 9001 effizient umsetzen können. Prozesse, Risiken und Ziele lassen sich damit gezielt aktualisieren, ohne Ihr gesamtes QM-System neu aufsetzen zu müssen.

Wie ist der Ablauf der ISO 9001 Revision? 

Die Überarbeitung der ISO 9001 folgt einem festen, international abgestimmten Prozess, der mehrere Entwurfs- und Kommentierungsrunden umfasst. Die einzelnen Schritte zeigen, wie umfangreich die Abstimmungen innerhalb der ISO-Gremien sind und warum sich die Fertigstellung bis 2026 erstreckt:

• Winter 2023/2024 – Working Draft
  Der erste Entwurf wurde im zuständigen ISO-Komitee erstellt und intern geprüft.
• Frühjahr 2024 – Committee Draft (CD)
  Der überarbeitete Entwurf ging in die offizielle Kommentierungsphase, in der Mitgliedsorganisationen ihre Rückmeldungen einreichen konnten.
• Zweite Jahreshälfte 2024 – Auswertung der Kommentare
  Das Komitee sichtete und bewertete die eingereichten Stellungnahmen zum Committee Draft.
• Erstes Halbjahr 2025 – weiterer Committee Draft
  Aufgrund des Umfangs der Rückmeldungen wurde ein zusätzlicher Committee Draft erstellt – ein ungewöhnlicher Schritt, der den hohen Abstimmungsbedarf verdeutlicht.
• Sommer 2025 bis Frühjahr 2026 – Draft International Standard (DIS)
  Der internationale Entwurf wird veröffentlicht, diskutiert und erneut kommentiert. In dieser Phase fließen letzte fachliche und formale Anpassungen ein.
• Zweites Quartal 2026 – Finalisierung
  Der Final Draft International Standard (FDIS) wird erstellt und für die endgültige Abstimmung vorbereitet.
• September 2026 – Veröffentlichung
  Die überarbeitete Norm erscheint als ISO 9001:2026. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt die Zertifizierung des Qualitätsmanagements nach der neuen Revision.

Warum Sie die ISO 9001 Revision als Chance für Ihr QM begreifen sollten

Die Verzögerung der Revision der ISO 9001 verschafft Unternehmen einen wertvollen zeitlichen Spielraum, um bestehende Strukturen gezielt weiterzuentwickeln. Wer diesen Zeitraum nutzt, kann Prozesse, Verantwortlichkeiten und Datenhaltung so ausrichten, dass kommende Anforderungen ohne Mehraufwand integriert werden. Ein Audit Ihres Qualitätsmanagements bleibt damit auch nach der Überarbeitung der Norm gut planbar – vorausgesetzt, die wichtigsten Elemente Ihres Systems sind transparent und aktuell.Gerade jetzt lohnt es sich, das eigene QM auf ein tragfähiges Fundament zu stellen. Mit digitalem Qualitätsmanagement im QM-Pilot behalten Sie Anforderungen, Änderungen und Prozesse im Blick und können Anpassungen nahtlos vornehmen, sobald die neue Norm veröffentlicht wird. Wenn Sie wissen möchten, wie das in der Praxis aussieht, unterstützen wir Sie gerne mit weiteren Informationen oder einer Demo.

Bitte betrachten Sie Qualitätsmanagement (QM) in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft nicht als weiteres lästiges To-do auf Ihrer ohnehin schon langen Liste! QM-Management bringt Ihnen messbare Vorteile und steuert konkrete Ziele an:

• Qualitätsmanagement und Immobilienwirtschaft sind ein Spitzen-Team, weil Sie damit Überblick über sämtliche Prozesse, Aufgaben und Zuständigkeiten erlangen.
• Mit Qualitätsmanagement für die Immobilienverwaltung decken Sie Fehlerquellen auf und steuern mit geeigneten Massnahmen gegen.
• Sie können nicht jedes Gebäude täglich inspizieren. Umso wichtiger ist daher ein ganzheitliches Qualitätsmanagement, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern.
• Ineffiziente Prozesse fallen dank Qualitätsmanagement in der Wohnungswirtschaft auf und können optimiert werden. Das spart Zeit, Kosten und Manpower!
• Mit Qualitätsmanagement in Immobilien etablieren Sie eine Feedback-Kultur, bei der Rückmeldungen in sinnvolle Massnahmen überführt werden. So fühlen sich Mitarbeitende und Kunden wertgeschätzt.

Wohnqualität ist Lebensqualität! Mit Qualitätsmanagement für Immobilien sorgen Sie für Büros und Wohnungen, in denen sich Menschen wohlfühlen. Dies sicherzustellen, ist eines der obersten Ziele des Qualitätsmanagements in der Immobilienwirtschaft. 

Die Aufgaben des Qualitätsmanagements für Immobilien

Qualitätsmanagement Immobilien ist zwar für das grosse Ganze zuständig, aber genau das lässt sich in konkrete Aufgaben herunterbrechen:

Einfach zur Zertifizierung Ihres QM nach ISO 9001

Eine Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagements durch ein offizielles Prüfinstitut ist ein weiterer Baustein des Vertrauens Ihrer Kunden und Stakeholder. Sie entfaltet eine positive Aussenwirkung und zeigt, dass Qualitätsmanagement in der Immobilienwirtschaft bei Ihnen Gewicht hat und normgerecht abläuft.

Stichwort Norm: Für Qualitätsmanagement ist die ISO 9001 der Klassiker. Wenn Ihr QM-System deren Anforderungen gerecht wird, können Sie es offiziell zertifizieren lassen. Grundvoraussetzungen sind u. a. Kundenorientierung, gute Führung, die Einbindung von Mitarbeitenden, ein prozessorientierter Ansatz, Beziehungsmanagement und faktengestützte Entscheidungsfindung.

Klingt zunächst komplex, aber tatsächlich kann die Zertifizierung unkompliziert ablaufen, wenn Sie auf eine geeignete Qualitätsmanagement-Software setzen. Der QM-Pilot ist z. B. eine Softwarelösung, die Sie bei der Einführung eines Managementsystems nach ISO 9001 unterstützt.

Unsere Tipps für erfolgreiches Qualitätsmanagement für Immobilien 

Als Experten für Qualitätsmanagement haben wir noch ein paar Tipps für Sie, die Sie wirkungsvoll beim Aufbau des Qualitäts- und Risikomanagements in der Immobilienwirtschaft unterstützen. 

Mit Qualitätsmanagement in der Immobilienwirtschaft Lebensqualität sichern

Von der Vertragsprüfung über den funktionsfähigen Aufzug bis zum blitzblanken Treppenhaus: Schon allein die Vielfältigkeit Ihrer Aufgaben als Immobilienmanager macht es notwendig, sich mit Qualitätsmanagement für Immobilien zu befassen. Neben den rein fachlichen Aspekten bleibt aber auch festzuhalten, dass Wohn- sowie Arbeitsqualität privater wie gewerblicher Mieter Lebensqualität bedeutet. 

Sie leisten weit mehr für andere, als blosse Wohn- und Arbeitsräume bereitzustellen. Um dieser Aufgabe optimal nachzukommen, müssen Sie Qualitätsmanagement in der Immobilienwirtschaft systematisch angehen. Wir zeigen Ihnen gern, was der QM-Pilot für Sie leisten kann – melden Sie sich bei uns für eine unverbindliche Webdemo!

Für eine Apotheke bedeutet ein Qualitätsmanagementsystem (QMS), dass Sie für die systematische Einhaltung von Qualitätsstandards in sämtlichen Arbeitsabläufen und deren Dokumentation sorgen. Prozesse müssen also zum Erhalt der Güte von Produkten und Dienstleistungen erfasst und entsprechend umgesetzt werden. Das setzt eine klare Führungslinie, Teamwork und die richtige Software voraus.

Was wichtig ist: Anforderungen an Qualitätsmanagement in der Apotheke

Geregelt oder nicht? Gesetze & Verordnungen für den DACH-Raum

Im gesamten DACH-Raum ist Qualitätsmanagement in der Apotheke verpflichtend. In Deutschland ist zwar die Pflicht zu QMS in Apotheken in der Apothekenbetriebsordnung fixiert; die genaue Ausgestaltung obliegt aber der jeweiligen Apothekenleitung. Das kann man als grosse Freiheit deuten oder als Regelungslücke, die für Kopfzerbrechen sorgt.

Auch in der Schweiz ist QMS für Apotheken verpflichtend, und seit 2022 haben die Kantone ein Mitspracherecht und können geeignete Systeme zum Qualitätsmanagement von ihren Apotheken verlangen. QMS in Apotheken ist in Österreich ebenfalls obligatorisch. Leitlinien der Bundesapothekerkammer geben hierbei Orientierung. 

In jeder Hinsicht ein Plus: Vorteile von QM für Ihre Apotheke 

Fachpersonal im Pharma- und Gesundheitssektor ist mit QM nach höchsten Qualitätsstandards ohnehin vertraut. Ein QMS in der Apotheke einzuführen, ist der nächste logische Schritt, der noch dazu einige Vorteile für sich verbuchen kann:

Wohldosiert eingesetzt: Qualitätsmanagement mit System in Ihrer Apotheke aufbauen

Sofern Sie Ihre Apotheke nicht gerade erst neu gegründet haben, beschäftigen Sie sich gewiss bereits mit dem Management Ihrer Qualitätsstandards. Erfahrungsgemäss wird QMS in vielen Apotheken noch händisch umgesetzt, was einen hohen Verwaltungsaufwand bedeutet. Die Zeichen der Zeit stehen auch im Gesundheitswesen auf Digitalisierung und Qualitätsmanagement mit Software. 

Wenn Sie gewachsene QM-Strukturen durch professionelles und durchdachtes QMS ersetzen möchten, gehen Sie so vor:

Das QM-Handbuch: Der Beipackzettel Ihres QMS

In der Apotheke ist das Handbuch für Qualitätsmanagement so wichtig wie der Beipackzettel zum Medikament: Hierin nämlich werden alle Prozesse und Zuständigkeiten dokumentiert. Bei physischen Handbüchern ist die Gefahr allerdings gross, dass sie nicht aktualisiert und zum Staubfänger werden. Immerhin bedeutet die Pflege des QM-Handbuchs für die Apotheke lästigen Papierkram.

Weit besser fahren Sie mit einer digitalen Variante. Ein digitales QMS ist automatisch das Handbuch Ihrer Apotheke. Keine staubigen Ordner mehr, stattdessen saubere digitale Dokumentation, die immer aktuell ist und keinen Platz wegnimmt.

Sinnvoll, aber nicht notwendig: Zertifizierung des Qualitätsmanagements Ihrer Apotheke

Ob in der produzierenden Industrie oder in der Apotheke, Sie können Ihr Qualitätsmanagement zertifizieren lassen. Die Verpflichtung für QMS in der Apotheke im DACH-Raum geht allerdings nicht mit einer Pflicht zur Zertifizierung einher. Sinnvoll kann ein solches Zertifikat sein, wenn Sie Ihre Apotheke weiterverkaufen möchten, oder um die Kundschaft von Ihren hohen Standards zu überzeugen.

Massgeblich für eine Zertifizierung ist u. a. die Norm ISO 9001. Zum Zertifikat gelangen Sie, indem Sie sich an den Vorgaben dieser Norm orientieren. Interne Überprüfungen bereiten Sie auf das Audit eines unabhängigen externen Anbieters vor, der das Zertifikat erteilt. 

Streben Sie ein Zertifikat an, dann haben Sie mit geeigneter Software, wie dem QM-Pilot, das richtige Tool parat, um effizient und stressfrei zum Ziel zu gelangen.

Ohne Risiken & Nebenwirkungen: QMS Apotheke digital abbilden

QMS für Apotheken ist grundsätzlich sinnvoll, denn Patientenwohl und Gesundheitsschutz stehen an oberster Stelle. Damit Sie Ihre wertvolle Arbeitszeit nicht mit manuellen Prozessen und analoger Dokumentation verschwenden, raten wir zum digitalen QMS für Ihre Apotheke. Dann bleibt Ihr Fokus auf Kundschaft und Heilkunde, und das Qualitätsmanagement gelingt en passant.

Sie wollen digitales QMS in Ihrer Apotheke einführen? Dabei helfen wir gern. In einer unverbindlichen Webdemo zeigen wir Ihnen, wie Sie der QM-Pilot umfassend unterstützt. Melden Sie sich noch heute für eine Terminvereinbarung!

Das Wichtigste im Überblick:

• Qualitätsmanagement (QM) ist kein einmaliges To-do, sondern ein kontinuierlicher Optimierungsprozess
• Qualitätsmanagement im Bau ist für eine komplexe Branche ein unverzichtbares Tool
• Zukunftsfähiges Qualitätsmanagement in der Baubranche muss digital abgebildet werden

Was ist Qualitätsmanagement im Bauwesen?

Qualitätsmanagement im Bauwesen bedeutet die Sicherstellung hoher Gütestandards über sämtliche Prozessschritte hinweg. Auch die sorgfältige Dokumentation von Zuständigkeiten und Abläufen gehört dazu. Qualitätsmanagement beim Bau orientiert sich am PDCA-Zyklus, also an den Schritten Plan, Do, Check und Act, die für Planung, Umsetzung, Überprüfung und Optimierung stehen.

Fallstricke vermeiden & Vorteile nutzen

Die Möglichkeiten, sich bei einem Bauprojekt in Fallstricken zu verheddern, sind fast so vielfältig wie Grundrisszeichnungen. Um Sie davor zu bewahren, haben wir einige der gängigsten Fehler aufgeführt, die mangels Qualitätsmanagement im Bau an der Tagesordnung sind. Wie man sie vermeidet, natürlich ebenfalls:

• Mangelhafte Planung: Unrealistische Kundenwünsche oder unzureichende Planung sind ernstzunehmende Fallstricke. Qualitätsmanagement im Baugewerbe trägt dazu bei, dass solche Hindernisse frühzeitig erkannt und mit geregelten Prozessen aus der Welt geschafft werden. 
• Fehlerhafte Kommunikation: Bei so vielen Beteiligten wie auf einer Baustelle sind Missverständnisse vorprogrammiert. QM-Management sorgt dafür, dass Anweisungen, Verantwortliche und Zuständigkeiten für jedermann transparent und nachvollziehbar sind.
• Unachtsamkeit: Viele Bauvorhaben gehen mit Zeitdruck einher – da können sich handwerkliche Fehler einschleichen. Qualitätsmanagement auf der Baustelle ist das Gegenmittel, da es sorgfältige Kontrollen zur Regel macht.
• Rechtliche Fallstricke: Kaum etwas hält so unnötig auf, wie fehlende Genehmigungen oder Schwierigkeiten bei Abnahmen. Auch die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen sichern Sie mit konsequentem Qualitätsmanagement im Bauunternehmen.
• Koordinationschaos: Die einzelnen Gewerke zu koordinieren, kann zur Herausforderung werden. Kluges Management der Prozesse hilft, bevor es drunter und drüber geht.

Proaktives Qualitätsmanagement am Bau ist die Lösung, um typische Fallstricke auf der Baustelle zu umgehen und echte Schäden, Sicherheitslücken und Verzögerungen abzuwenden. Ihre Vorteile: Planungssicherheit, Klarheit, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit! 

Was sind typische Aufgaben des Qualitätsmanagements am Bau?

Qualitätsmanagement hat im Rahmen eines Bauprojekts verschiedene Aufgaben zu erfüllen:

• Qualitätsstandards: Grundlegende Aufgabe ist es, Qualitätsstandards für Baumassnahmen, Materialien, Baustofflagerung etc. zu definieren und deren Einhaltung mit Qualitätskontrollen gründlich zu überprüfen.
• Runde Prozesse: Auf der Baustelle gibt es keinen Stillstand, sondern Abläufe, die im Idealfall optimal ineinander greifen. QM legt die Prozesse fest und optimiert, wo notwendig.
• Fehler & Risiken finden: Mit Qualitätsmanagement am Bau spüren Sie mögliche Risiken und insbesondere wiederkehrende Fehlerquellen rasch auf und können Gegenmassnahmen ergreifen.
• Gesetzeskonformität sicherstellen: Bauverordnungen, Richtlinien, branchenspezifische Normen und natürlich Sicherheitsvorschriften müssen bekannt sein und befolgt werden. Das sicherzustellen, ist ebenfalls Aufgabe des QM.
• Mängelmanagement: Trotz aller Sorgfalt kann es gelegentlich zu Baumängeln kommen. Die einfach vom Maler überpinseln zu lassen, ist natürlich keine Option – stattdessen muss ein Qualitätsmanagement am Bau ein definiertes Vorgehen für die Mängelbeseitigung vorsehen.
• Sicherheitsstandards: Die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien kann auf der Baustelle Leben retten und ist daher eine der Aufgaben des Qualitätsmanagements am Bau.  

Was sind die wichtigsten Voraussetzungen für gelingendes QM am Bau?

Ähnlich wie ein stabiles Gebäude braucht auch Qualitätsmanagement beim Bau die richtigen Voraussetzungen, um stabil und tragfähig zu sein. Das sind die Grundsteine:

Ist eine Zertifizierung für Qualität im Bauwesen sinnvoll?

Gerade im Bauwesen ist eine Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagements nach ISO 9001 durchaus sinnvoll, um Qualitätsstandards noch besser durchzusetzen und das Vertrauen der Kundschaft zu stärken. 

Der Weg zur Zertifizierung nach ISO 9001 führt zunächst über ein geeignetes Managementsystem wie unsere Qualitätsmanagement-Software QM-Pilot. Sie beginnen mit einer Bestandsaufnahme, dokumentieren Prozesse und legen Standards und Zuständigkeiten fest. Im nächsten Schritt empfiehlt sich die Schulung der Mitarbeitenden, damit sie das Tool souverän beherrschen und den Sinn dahinter verstehen.

Es bietet sich an, zunächst interne Audits, also Prüfungen der Einhaltung von Qualitätsstandards, durchzuführen. Sobald sich Ihr Unternehmen sicher fühlt, können Sie einen Stakeholder um Prüfung bitten. Nach letzten Nachbesserungen ist der Zeitpunkt gekommen, ein externes Audit durch eine offizielle Prüfstelle anzumelden, die Ihr Unternehmen zertifiziert.

Mit Qualitätsmanagement am Bau Sicherheit & Kundenzufriedenheit sicherstellen

Da Sie im Bauwesen kontinuierlich die unterschiedlichsten Bälle in der Luft halten müssen, ist Qualitätsmanagement am Bau unabdingbar, um die Einhaltung von Qualitätsstandards zu systematisieren. Gewerke koordinieren, Abläufe optimieren und Baustoff-Lieferzeiten im Blick behalten, damit das Häuschen bald fertig sein wird, sind nur ein paar der To-dos, die Ihnen eine Qualitätsmanagement-Software massgeblich erleichtert. 

Wenn Sie Interesse haben, mit dem QM-Pilot den Grundstein für Ihr Qualitätsmanagement Bau zu legen, kontaktieren Sie uns jetzt für eine kostenlose Demo!

Eine gelungene Gebäudereinigung bietet mehr als nur Sauberkeit. Was die Kunden von dieser Dienstleistung erwarten, ist ein konstant hohes Niveau der Reinigungsleistung, das zuverlässig erbracht wird. Flexibilität bei Kundenwünschen ist ebenso gefragt wie die Einhaltung von Hygienestandards. Ausreichende Dokumentation stellt sicher, dass Reinigungsleistungen wie bestellt umgesetzt wurden. 

Saubere Sache: Diese Vorteile bringt Ihnen Qualitätsmanagement bei der Gebäudereinigung

QM-Management ist für Gebäudereiniger und ihre Vorgesetzten ein wichtiges Thema! Gerade in einer Branche, in der man den Mitarbeitenden nicht immer über die Schulter gucken kann, müssen Standards festgelegt werden, um eine konstante Leistung sicherzustellen. Diese Vorteile bringt Ihnen ein systematisch und konsequent umgesetztes Qualitätsmanagement in der Gebäudereinigung:

• Verlässlichkeit: Durchdachtes Qualitätsmanagement in der Gebäudereinigung stellt sicher, dass Ihr Unternehmen bei Kunden für seine Zuverlässigkeit bekannt ist.
• Kontinuität: In der Gebäudereinigung sorgt Qualitätsmanagement dafür, dass die Reinigungsleistungen dauerhaft hochwertig sind und bleiben.
• Wettbewerbsvorteil: Kennt man Ihr Unternehmen für zuverlässig hohe Sauberkeit, dann verschafft Ihnen das einen Wettbewerbsvorteil vor Billiganbietern.
• Effizienz: Qualitätsmanagement bei Gebäudereinigung sorgt für zügigere Arbeit, geringeren Materialaufwand und somit für niedrigere Kosten!
• Vertrauensvorschuss: Insbesondere wenn Sie die Anforderungen der ISO 9001 erfüllen, winkt Ihnen mit der Zertifizierung ein Vertrauenszugewinn bei den Kunden.
• Anpassungsfähigkeit: Da auch in der Gebäudereinigung Qualitätsmanagement einen Kontinuierlichen Verbesserungsprozess voraussetzt, passt sich Ihr Unternehmen damit veränderten Marktbedingungen an.
• Sicherheit: In Restaurants oder bei der Reinraumreinigung trägt die gesicherte Leistung Ihres Teams zu Hygiene und Gesundheitsschutz bei. 

So geht’s: Qualitätsmanagement in der Gebäudereinigung einführen

Qualitätsmanagement in Facility-Management und Gebäudereinigung hat zwar einige branchenspezifischen Besonderheiten zu berücksichtigen, aber trotzdem gilt auch hier der Grundsatz: Es muss systematisch sein; andernfalls ist es nur ein weiteres (und leider sinnloses) To-do. Zur Qualitätssicherung im Facility-Management und in der Gebäudereinigung gehört auch, alles festzuhalten – der Standard dafür ist heutzutage eine Qualitätsmanagement-Software.

Orientieren Sie sich bei der Einführung von Qualitätsmanagement in der Gebäudereinigung an folgenden Schritten:

Unsere Tipps: Saubere Arbeit – dank Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement in Facility-Management und Gebäudereinigung kann in der Umsetzung ein wenig komplexer sein als z. B. für eine einfache Produktionsstrecke. Warum? Weil Ihre Mitarbeitenden zu den zu reinigenden Objekten ausschwärmen und Sie daher nicht immer alles im Blick behalten können. Mit unseren Tipps sorgen Sie für saubere Gebäude und saubere Prozesse:

Mit Qualitätsmanagement das Facility-Management & betreute Gebäude glänzen lassen

Gebäudereinigung und Facility-Management in heutiger Zeit bedeuten mehr, als Böden zu wischen und kaputte Glühbirnen zu ersetzen. Ihr Team leistet Basisaufgaben, die mit Hygienesicherung zur Funktionalität ganzer Unternehmen beitragen! Darum und auch der wachsenden Konkurrenz wegen darf die Qualität nicht von individueller Motivation und Tagesform der Mitarbeitenden abhängen.

Als Unternehmensleiter tragen Sie mit Qualitätsmanagement für Gebäudereinigung dazu bei, dass Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt. Insbesondere bei dezentralen Dienstleistungen muss sichergestellt sein, dass die Erwartungen Ihrer Kundschaft stets erreicht werden. Wenn Sie Ihr Facility-Management glänzen lassen wollen, dann ist der QM-Pilot die Politur. Melden Sie sich bei uns für eine unverbindliche Webdemo!

Qualität in der Logistik lässt sich – unter anderem – am gelungenen Ergebnis ablesen: dass die Ware zur rechten Zeit am rechten Ort anlangt, unbeschädigt und unter Einhaltung sämtlicher Sicherheitsaspekte. Allerdings sind erfüllte Kundenwünsche nicht alles: Qualität in der Logistik besteht auch in effizienten Transportbewegungen, klaren Abläufen und Wirtschaftlichkeit.

Welche Qualitätsmerkmale sind in der Logistik wichtig?

Qualitätsmerkmale in der Logistik sind vielschichtig, weil neben kundenspezifischen Aspekten auch interne Prozesse hinter den Kulissen einzubeziehen sind, die auf das positive Ergebnis einzahlen. Termintreue, Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit, Sicherheit, Qualitätssicherung, Tempo und Dokumentation sollten als Aufgaben verstanden werden, um Logistikprozesse zu optimieren. 

Warum Qualitätsmanagement in der Logistik unabdingbar ist: ein Beispiel aus der Praxis

Logistik und Qualitätsmanagement gehören zusammen, weil sie ein echtes Dream-Team bilden können. Um die Relevanz von Qualitätsmanagement für die Logistik zu verdeutlichen, hier ein Beispiel:

Ein Grossunternehmen für Tiefbauprojekte fordert Stahlträger für ein neues Parkhaus an. Die Stahlträger sind ein Standardprodukt und daher bereits vorrätig im Lager eines Baustoffhändlers. Nach Bestellung ist ein Spezialtransporter unterwegs, um die Stahlträger im Lager abzuholen und zur Baustelle zu liefern. Da das neue Parkhaus zu einem festen Termin in Betrieb genommen werden soll, drängt die Zeit.

Aber: Wegen fehlenden Qualitätsmanagements in der Lagerhaltung laufen die Prozesse dort grundsätzlich unrund. Das Ergebnis: Bei der Ankunft des Spezialtransporters liegen die Stahlträger nicht parat. Der Transporter muss warten und verliert kostbare Zeit. Er gerät in den Feierabendverkehr, ein Stau kommt dazu. Durch die Eile beim Beladen wurde die Warensicherheit zu wenig berücksichtigt, und ein Träger wird beschädigt. Die verspäteten und teils beschädigten Stahlträger sorgen für Bauverzögerung; die Investoren des Bauprojekts gehen vor Gericht. 

Welche Vorteile es Ihnen bringt, Qualitätsmanagement in der Logistik zu implementieren

In der Logistik müssen Sie über weite Distanzen die Fäden in der Hand behalten. Anders als in einer Fabrikhalle können Sie nicht immer im Blick haben, was zu Ihrem Unternehmenserfolg beiträgt. Umso wichtiger ist es daher, Qualitätsmanagement in der Logistik zu implementieren:

1. Zufriedene Kunden: Sorgt Qualitätsmanagement in der Logistik für pünktliche Lieferungen und Zuverlässigkeit, macht das Ihre Kunden glücklich und sorgt für Empfehlungen. 
2. Kostenersparnis: Effiziente Prozesse tragen dazu bei, dass Sie Kosten sparen. Für Personal- und Wareneinsatz gleichermassen!
3. Nachhaltigkeit: Gerade an die Transportbranche werden heutzutage hohe Ansprüche gestellt, was Nachhaltigkeit und Umweltschutz angeht. Über ein geeignetes Managementsystem (wie der QM-Pilot) können Sie z. B. auch Umweltmanagementsystem nach ISO 14001 abbilden.
4. Sicherheit: Ob im Lager oder auf der Autobahn – es geht nicht allein um Waren, sondern auch um Gesundheit und Menschenleben, die mit Qualitätsmanagement in der Logistik geschützt werden. 
5. Rechtssicherheit: Lieferverzögerungen können ernsthafte juristische Konsequenzen haben. Vorbeugend wirkt Qualitätsmanagement in der Logistik, denn damit werden wiederkehrende Fehler erkannt und abgewendet – und damit auch eventuelle Gerichtsprozesse!
6. Qualitätssicherung: Insbesondere mit Qualitätsmanagement in der Lagerlogistik stellen Sie sicher, dass Lagergut sicher und unter den richtigen Bedingungen verstaut ist. 
7. Vertrauensgewinn: Setzen Sie auf Qualitätsmanagement in der Logistik und streben eine Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagements an, so ist Ihnen der Vertrauensgewinn bei Kunden und Geschäftspartnern sicher. 
8. Wettbewerbsvorteil: Wenn Sie auf Qualität setzen und diesen Anspruch systematisch verfolgen, haben Sie vor der Konkurrenz die Nase vorn!

Diese ISO-Normen für Qualitätsmanagement in der Logistik sollten Sie kennen

Für Qualitätsmanagement in der Logistik sind einige Normen die Leitplanken. Diese sollten Sie kennen:

Sie haben es mit einem Quartett an Normen zu tun, die bedeutsam für Qualitätsmanagement in der Logistik sind. Deren Umsetzung gelingt am besten und einfachsten mit einer Qualitätsmanagement-Software, die verschiedene Normen abbilden kann, so wie unsere Lösung QM-Pilot.

Weshalb QM in der Logistik heutzutage digital sein muss

Gerade in einer mobilen Branche wie der Logistik müssen Sie mit der Zeit gehen, denn verstaubte Methoden werden dem Tempo Ihrer Arbeit nicht gerecht. Daher liegt es nahe, Qualitäts- und Prozessmanagement einer Software anzuvertrauen. Qualitätsmanagement in der Logistik ist nicht einfach eine weitere behördliche Auflage, sondern Ihre Chance, das Steuer zu übernehmen und Prozesse aktiv zu gestalten und zu managen.

Qualität ist kein Zufall – Sie haben Sie in der Hand. Eine digitale Methode funktioniert ortsunabhängig, ist immer auf dem aktuellen Stand und erleichtert Ihnen die Zuteilung von Verantwortlichkeiten. Unsere Lösung, der QM-Pilot, ist modular aufgebaut, an Ihre Bedürfnisse anpassbar und zur Einhaltung unterschiedlicher Normen geeignet. Als Managementsystem bietet er Ihnen die Infrastruktur, die Sie brauchen. 

Dank Qualitätsmanagement: Logistik bleibt nicht auf der Strecke

In der Logistikbranche ist Qualität schwieriger zu bemessen als in der produzierenden Industrie: Es geht nicht einfach um gute Produkte, sondern um deren Qualitätssicherung, um Werterhalt, um Transport, Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit. Und das in einem hochdynamischen Markt! Qualitätsmanagement in der Logistik hat daher seinen festen Platz in der Branche, und gerade mit Blick auf Umweltschutz wird QM an Relevanz gewinnen. 

Um auch Ihnen Ihren Platz in der Branche durch Qualitätsmanagement in der Logistik zu sichern, ist der QM-Pilot die passende Lösung. Wenden Sie sich an uns, um ihn in einer unverbindlichen Webdemo näher kennenzulernen!

Das Wichtigste zu Lieferantenmanagement & Qualitätsmanagement im Überblick:

• Qualität im Lieferantenmanagement ist der Schlüssel zu runden Produktions- und Dienstleistungsprozessen.
  Lieferantenmanagement gehört zum Qualitätsmanagement und muss externe Strukturen und Abläufe betrachten.
• Lieferantenqualität muss sich nach Massstäben richten, nicht nach Sympathien!
• Qualität im Lieferantenmanagement ist der Schlüssel zu runden Produktions- und Dienstleistungsprozessen.

Was ist Qualitätsmanagement für Lieferanten?

Qualitätsmanagement für Lieferanten bedeutet, dass im einkaufenden Unternehmen Prozesse etabliert werden, um die Lieferantenqualität zu messen und zu verbessern. Lieferantenmanagement ist daher ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagements, bezieht sich jedoch vornehmlich auf externe Partner und in zweiter Linie auf interne Prozesse. 

Welche Rolle spielt die Qualität im Lieferantenmanagement?

Bei externen Zulieferern haben Sie nicht alle Fäden in der Hand und können somit nicht alles steuern. Das ändert aber nichts daran, dass Qualität im Lieferantenmanagement oberste Priorität hat! Sie muss von Ihnen genau unter die Lupe genommen werden. Wenn Sie sich vor Augen führen, welche unguten Auswirkungen unzuverlässige Lieferanten oder mangelhafte Rohstoffe für Ihr gesamtes Unternehmen haben können, wird Ihnen klar, wieso. 

Welche Aufgaben & Ziele hat das Lieferantenmanagement?

Da Sie nicht selbst im Lieferwagen sitzen, können Sie nicht jeden Schritt des Lieferanten für das Qualitätsmanagement erfassen. Trotzdem gibt Ihnen Lieferantenqualitätsmanagement, richtig eingesetzt, das höchstmögliche Mass an Kontrolle, um Güte in Lieferprozessen und bei Rohstoffen sicherzustellen. Diese Aufgaben und Ziele verfolgt Lieferantenmanagement im Qualitätsmanagement konkret:

Was Ihnen Richtlinien & Zertifizierung beim Lieferantenmanagement nützen

Neben Gesetzen und behördlichen Auflagen gibt es branchenübergreifende Normen, an denen Sie sich orientieren sollten. Machen Sie alles richtig und lassen dies auditieren, so winkt eine offizielle Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagements. Und da das Lieferantenmanagement ein integraler Bestandteil des Qualitätsmanagements ist, erklären wir Ihnen nun die gängigsten Normen:

Der Klassiker: Lieferantenmanagement nach ISO 9001 

Die internationale Norm ISO 9001 ist für Qualitätsmanagement das umfassendste Regelwerk. Die ISO 9001 ist für das Lieferantenmanagement insofern ebenso relevant, als sie allgemein gebräuchliche Grundsätze bietet. Sie halten sich an Kriterien wie gute Führung, prozessorientierte Ansätze, kontinuierliche Verbesserung, faktengestützte Entscheidungsfindung, Beziehungsmanagement, Kundenorientierung und Engagement. 

Fokus auf Nachhaltigkeit: ISO 14001 für Lieferqualität und Umwelt

Standardisiertes Umweltmanagement findet sich in der ISO 14001 und ist bedeutsam für Lieferantenmanagement im Qualitätsmanagement. Gerade bei Lieferungen wird normalerweise viel CO₂ ausgestoßen, weshalb ressourcenschonende Lieferketten einen echten Bonus für Mensch und Umwelt bedeuten. ISO-14001-zertifizierte Lieferanten stehen außerdem für nachhaltige Rohstoffproduktion.

Bitte berücksichtigen: branchenspezifische Normen von Relevanz

Mit der ISO 9001 und der ISO 14001 kennen Sie zwei allgemeine Normen, mit denen sich Lieferantenqualität sicherstellen lässt. Sie sollten Lieferantenmanagement im Qualitätsmanagement aber nicht allein als Metathema begreifen, sondern auch branchenspezifische Normen auf dem Schirm haben – je nachdem, in welchem Sektor Ihr Unternehmen tätig ist:

• Die ISO 13485 zum Beispiel legt QM-Grundsätze für die Hersteller von Medizinprodukten fest und stellt sicher, dass Ihre Lieferanten die hohen Ansprüche an medizinische Güter erfüllen.
• Mit der IATF 16949 sollten Sie sich befassen, wenn Sie in der Automobilbranche tätig sind. Kontinuierliche Lieferketten sind das A und O für eine reibungslose Produktion, weshalb z. B. Risikomanagement im Lieferantenmanagement gefordert wird.
• Im Lebensmittelsektor sind die Vorgaben der ISO 22000 wichtig. Strenge Vorgaben zum Lieferantenmanagement sichern die Qualität von Lebensmitteln über Transporte und Kühlketten hinweg.
• Die DIN EN 15224 ist eine europäische Norm, die Qualität in Arztpraxen, Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen sicherstellt. Zulieferer, etwa von Medikamenten, Verbandmaterial und Medizintechnik, müssen hierbei im Lieferantenmanagement fürs Qualitätsmanagement mitgedacht werden.
• Dank der AS/EN 9100 sind Flugzeuge und Raumschiffe sicher unterwegs, denn sie gilt für Luft- und Raumfahrt. Das gelingt nur, wenn Qualität und Rückverfolgbarkeit an jedem Punkt der Lieferkette für Sicherheit sorgen.

Mit diesen Best Practices stellen Sie die Lieferantenqualität sicher

Lieferantenqualität hat nichts mit Glück zu tun, sondern ist das Ergebnis sorgfältigen Lieferantenmanagements im Sinne des Qualitätsmanagements. Orientieren Sie sich an unseren Tipps und Best Practices:

1. Picken Sie sich die für Ihr Unternehmen relevanten Normen heraus und setzen Sie diese konsequent um. Bitte nicht eine Vorgabe aus dieser ISO, eine aus jener, sondern konsequent und mit rotem Faden.
2. Lieferantenmanagement gehört zum Qualitätsmanagement in der Logistik. Machen Sie sich diese Verzahnung klar und orientieren Sie sich an branchenspezifischen Standards.
3. Das Lieferantenmanagement ist eng mit dem Qualitätsmanagement im Einkauf verbunden. Suchen Sie Kontakt und Austausch mit den Kollegen aus dem Einkauf für optimale Verzahnung!
4. Im Lieferantenmanagement ist Tempo Trumpf. Sie brauchen eine zeitgemässe Qualitätsmanagement-Software, die Ihnen alle wesentlichen Unterlagen per Klick bereitstellt. In dem QM-Pilot bilden Sie Lieferantenmanagement und Qualitätsmanagement samt Dokumentation ganzheitlich und normenkonform ab. 
5. Risikomanagement ist ein Schlüssel zur Lieferantenqualität. Gerade weil Sie in Fremdbetrieben und on the road nicht dabei sind, müssen Sie Gefahren unbedingt realistisch einschätzen! Denken Sie dabei auch an Lieferschwierigkeiten aus Krisengebieten.
6. Legen Sie verbindliche Kennzahlen zur Lieferantenbewertung fest, um nicht nach Bauchgefühl zu entscheiden. Die Lieferantenprüfung muss anhand harter Fakten und Zahlen geschehen, bspw. Liefertreue, Gütekriterien der Rohstoffe etc.
7. Interne Audits sind ein sinnvoller Schritt, um sich auf offizielle Zertifizierungen Ihres Qualitätsmanagements vorzubereiten und ggf. Fehler frühzeitig aufzudecken.
8. Berücksichtigen Sie beim Lieferantenmanagement im Sinne des Qualitätsmanagements interkulturelle Differenzen. Sprachbarrieren und Zeitverschiebungen zum Lieferanten können herausfordernd für die Zusammenarbeit sein.

Ihr Lieferantenmanagement steuert Qualitätsmanagement nach aussen

QM ist keine rein häusliche Angelegenheit, die sich nur innerhalb Ihres Unternehmens abspielt. Das Lieferantenmanagement im Qualitätsmanagement ist das beste Beispiel für QM-Grundsätze wie Beziehungsmanagement, Kunden- und Prozessorientierung. Wer ins Lieferantenmanagement investiert, investiert zugleich automatisch ins QM.

Als intuitiv bedienbare und vielseitig einsetzbare Lösung unterstützt Sie der QM-Pilot bei jeder Herausforderung der Supply Chain. Melden Sie sich bei uns für eine unverbindliche Demo!

Qualitätsmanagement im Lebensmittelbereich hat die Aufgabe, sämtliche Prozesse der Verarbeitung von Rohstoffen, der Herstellung und der Verpackung von Lebensmitteln zu kontrollieren und im Sinne eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zu optimieren. Qualitätssicherung und Hygiene spielen natürlich eine besonders wichtige Rolle, ebenso die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und betriebsinterner Standards.

Die rechtlichen Grundlagen für höchste Qualitätsstandards

Bei einer so essenziellen Lebensgrundlage wie Speisen und Getränken muss es Vorschriften und Gesetze geben, um Mindeststandards sicherzustellen. Die rechtlichen Grundlagen für Qualitätsmanagement für Lebensmittel sind verschiedene Normen und Gesetze:

Gründe für & Risiken bei der Qualitätssicherung für Lebensmittel

Wer etwas zu sich nimmt, möchte ganz sicher sein, dass es nicht nur schmeckt, sondern auch keinesfalls Schaden anrichtet. Umso wichtiger ist es daher, Qualitätsmanagement in der Lebensmittelindustrie zu verankern, um auszuschliessen, dass Lebensmittel verderben oder verunreinigt werden. Es gibt also viele gute Gründe für ein systematisches QM in der Lebensmittelindustrie und Risiken, die Sie bei Nichtbeachtung eingehen: 

Aufgaben des Qualitätsmanagements in der Lebensmittelindustrie

Wenngleich QM-Management allgemeingültige Grundsätze hat, hat es in der Lebensmittelindustrie einige sehr branchenspezifische To-dos. Zu den Aufgaben des Qualitätsmanagements für Lebensmittel gehört etwa:

• … die Produktionsprozesse genau im Blick zu haben und auf die Einhaltung der Hygienevorschriften zu achten.
• … die Lebensmittel im Labor genau unter die Lupe bzw. das Mikroskop zu nehmen und die physikalischen sowie chemischen Eigenschaften zu prüfen und ausserdem Bakterien und anderen Mikroorganismen zu kontrollieren.
• … die Einhaltung von Regeln, Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen.
• … interne Qualitätsstandards für Rohstoffe und Produkte sicherzustellen, bspw. unter Aspekten des Tierwohls. Dabei müssen auch Lieferanten konstant überprüft werden.
• … zu dokumentieren und Berichte zu erstellen. Das Qualitätsmanagement für Lebensmittel hat die Aufgaben, korrekte Abläufe, Berichtigungsmassnahmen etc. festzuhalten.

So etablieren Sie ein funktionales Qualitätsmanagementsystem für Lebensmittel

Lebensmittel können deutlich sensibler sein als andere industriell hergestellte Produkte, dürfen nicht gesundheitsschädlich sein und sollen im Idealfall noch gleichbleibend gut schmecken. Dieses Bündel an Qualitätsanforderungen wirft die Frage auf, wie Qualitätsmanagement für Lebensmittel effizient und einfach funktionieren kann. 

Hinzu kommt, dass die Produktionsprozesse von Lebensmitteln etliche Einzelschritte erfordern. Verschiedene Sensoren überprüfen die Temperaturen in Backöfen, Kochkesseln, Kühlräumen und Lagern. Im Qualitätsmanagement laufen also eine Menge Daten zusammen, die manuell kaum zu managen sind. Deswegen braucht es eine geeignete Software, um die Güte der Lebensmittel sicherzustellen.

Ein Qualitätsmanagementsystem sollte digital mit einer Qualitätsmanagement-Software abgebildet werden, um der Komplexität der Lebensmittelbranche gerecht zu werden und die Datenmengen zentral zu kontrollieren. Unser Managementsystem der QM-Pilot bietet auch für Qualitätsmanagement für Lebensmittel die optimale Infrastruktur: 

• Für die Lebensmittelindustrie besonders sinnvoll ist beispielsweise das Modul Prozessmanagement, mit dem Sie Optimierungspotenziale schnell analysieren und ausschöpfen. 
• Das Modul Risikomanagement ist besonders wichtig, um Rückrufaktionen zu vermeiden und Ihre Kunden nicht zu gefährden. 
• Geeignete Massnahmen können Sie im Modul Massnahmenmanagement ausarbeiten und die Umsetzung nachvollziehen.

Ihr Erfolgsrezept: Mit effizientem Qualitätsmanagement Lebensmittel optimieren

Dass bei der Lebensmittelherstellung hohe Standards gelten müssen, liegt auf der Hand: Als Unternehmer tragen Sie Verantwortung für das physische Wohlergehen Ihrer Endkunden, für den Erfolg Ihrer Distributoren und ausserdem für die Tiere und Pflanzen, die die Rohstoffe liefern. Sie haben also eine ganze Menge an Zutaten zu berücksichtigen, wenn es um Qualitätssicherung Ihrer Lebensmittel geht!
Umso wichtiger ist es daher, Güte von Speisen und Getränken nicht bloss der Erfahrung zu überlassen, sondern sie systematisch zu erfassen und zu kontrollieren. Qualitätsmanagement für Lebensmittel bedeutet, dass Sie Verantwortung übernehmen. Und genau das ist Ihr eigentliches Erfolgsrezept. Sie möchten noch mehr darüber erfahren, wie Sie der QM-Pilot dabei unterstützen kann? Dann fordern Sie eine kostenlose Demo an – wir freuen uns auf Sie!

Qualität im Einkauf bemisst sich an unterschiedlichen Parametern. So sind Güte und Tauglichkeit der Waren, Rohstoffe oder Dienstleistungen ausschlaggebend, damit Ihr Unternehmen damit Bestleistungen erbringen kann. Ausserdem muss das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmen. Auch termingerechte Lieferung bzw. Leistungserbringung ist ein Qualitätsmerkmal. 

Alle Anforderungen im Blick: Mit QM im Einkauf systematisch angehen

Qualitätsmanagement beim Einkauf hilft Ihnen, sämtliche Anforderungen im Blick zu behalten. Welche genau das in Ihrem Unternehmen sind, hängt, wie es die ISO 9001 ausdrückt, auch vom sogenannten Kontext der Organisation ab. Will heissen, Sie müssen Anforderungen für Ihre Branche einhalten, sich mit den Spezifika Ihrer eingekauften Waren auskennen etc. Allgemeingültig ist Folgendes:

• Gesetzeskenntnis: Die Basis des QM im Einkauf ist § 377 des Handelsgesetzbuchs. Absatz 1 besagt, dass Sie verpflichtet sind, den Einkauf unmittelbar auf Mängel zu untersuchen. Unterlassen Sie dies, so gilt die Ware als genehmigt.
• Kosteneffizienz: Eine weitere Anforderung an Einkauf wie Qualitätsmanagement ist es, das Budget und die dafür eingekaufte Leistung oder Ware im Blick zu behalten. 
• Kundenzufriedenheit: Effektives Qualitätsmanagement in der Supply Chain sorgt dafür, dass nicht nur Ihr Unternehmen, sondern auch Ihre Kunden glücklich gemacht werden.
• Risikominimierung: Im Einkauf liegt nicht jedes Detail in Ihrer Hand, sodass mehr Risiken auftreten als in Ihrer eigenen Produktionshalle. Eine Anforderung an Qualitätsmanagement im Einkauf ist daher die Minimierung von wirtschaftlichen Risiken für Ihr Unternehmen.

Supply-Chain-Management braucht Qualitätsmanagement! Sie müssen viele Einzelschritte überwachen und das kleinste Detail wie auch das grosse Ganze im Blick behalten. Das gelingt auf lange Sicht nur, wenn Sie es systematisch mit QM-Management angehen!

Für eine zuverlässige Lieferkette: Aufgaben des Qualitätsmanagements im Einkauf

Qualitätsmanagement im Einkauf hat Qualität im Sinne eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sicherzustellen. Von einer Metaebene aus betrachtet gelingt das, indem QM die Supply Chain so weit wie möglich und so sinnvoll wie möglich systematisiert und überprüfbar macht. Das gelingt mit diesen Aufgabenstellungen:

Mit dem QM-Pilot die Lieferkette nach ISO 9001 sicher steuern

Was Sie brauchen, ist eine Qualitätsmanagement-Software, die mit dem Tempo Ihres Berufs mithalten kann. Unsere Lösung für Qualitätsmanagement im Einkauf ist der QM-Pilot, da er modular aufgebaut, direkt einsetzbar und intuitiv zu bedienen ist. So unterstützt er Sie konkret im Supply-Chain-Management gemäss den Vorgaben der ISO 9001:

• Ist da, wo Sie sind: Dank der zugehörigen App können Sie den QM-Pilot auch auf mobilen Endgeräten nutzen und z. B. direkt Checklisten auf dem Tablett bei der Anlieferung abhaken.
• Prozess- & Massnahmenmanagement: Die ISO-Norm verlangt Kennzahlen zur Leistungsbewertung sowie Massnahmen für die betriebliche Durchführung. Im QM-Pilot definieren Sie beides schnell und einfach und überwachen die Einhaltung.
• Modul für Risikomanagement: Damit Gefahren für Ihr Business kalkulierbar bleiben, bietet Ihnen der QM-Pilot ein eigenes Modul für Risikomanagement.
• Kein Papierkram: Dank seines Dokumentenmanagement-Moduls sind Checklisten, Anweisungen & Co. sicher verwahrt und abrufbar.
• Optimierungspotenzial: Mit dem Audit-Modul des QM-Pilot decken Sie Optimierungspotenziale auf, durchlaufen interne Prüfungen sicher und legen den Grundstein für ein externes Zertifizierungsaudit.

Unsere Tipps für erfolgreiches Qualitätsmanagement im Einkauf

Qualitätsmanagement im Einkauf ist gelebte Steuerung, nicht graue Theorie. Damit Sie von den Vorteilen profitieren, nutzen Sie unsere Tipps für die praktische Umsetzung:

1. Klarer Rahmen: Sie brauchen klare Vorgaben, Definitionen und Grenzen, um Qualitätsmanagement im Einkauf zu betreiben. Halten Sie Ihre Vorstellungen und die betrieblichen KPI schriftlich fest.
2. Nachvollziehbarkeit: Mit einer sauberen Dokumentation von Prozessen und Kennzahlen sorgen Sie dafür, dass sowohl Ihre Überlegungen als auch die einzuhaltenden Vorgaben transparent und verständlich sind.
3. Team schulen: Weisen Sie Ihr Team in das Thema Qualitätsmanagement Einkauf ein – ins QM ebenso wie in die Software!
4. Digital als Standard: Das papierene Qualitätsmanagement-Handbuch hat in einer so schnellen Branche wie dem Einkauf ausgedient. Setzen Sie stattdessen auf eine geeignete Software.

Warum Sie Qualitätsmanagement im Einkauf für eine stabile Lieferkette brauchen

Auf kaum einen Geschäftszweig wirken so viele unterschiedliche interne und externe Faktoren wie auf den Einkauf. Mit zunehmender Globalisierung wird die Komplexität der Aufgaben noch steigen. Erfolg ist aber kein Zufall, sondern das Ergebnis sicherer Steuerung Ihrer Supply Chain – mit Qualitätsmanagement im Einkauf. Wenden Sie sich an uns, wenn Sie Interesse an einer wendigen und einsatzfähigen Software-Lösung haben!

Was ist Qualitätsmanagement im Krankenhaus?

Die Qualitätsmanagement (kurz QM) im Krankenhaus Definition umfasst alle Maßnahmen, die getroffen werden, um die Qualität der Patientenversorgung zu erhöhen. Dafür werden nicht nur die Abläufe, sondern auch die Ergebnisse der Arbeit kontinuierlich geprüft und verbessert. Wichtig dabei ist, dass alle geltenden Standards und Vorgaben eingehalten werden. 

Ärztliches Qualitätsmanagement & Qualitätsmanagement im Rettungsdienst

In allen Bereichen, in denen es um Menschenleben geht, ist das Qualitätsmanagement von großer Bedeutung. Es kann dazu beitragen, Leben zu retten und auch Menschen mit schwerwiegenden Krankheiten zu helfen. Deshalb sollten Sie bei diesem wichtigen Thema besonders sorgfältig vorgehen. 

Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen umfasst nicht nur Krankenhäuser selbst, sondern ist auch für andere Bereiche im gleichen Umfeld wichtig. 

Zusatzbezeichnung „Ärztliches Qualitätsmanagement“

Es handelt sich dabei um eine Weiterbildung, die Ärzte absolvieren können. Sie vermittelt Wissen und Maßnahmen, mit denen die Qualität der eigenen Arbeit erhöht werden soll. Dabei geht es beispielsweise um Strukturen, Prozesse und auch die Ergebnisse. 

Ärztliches Qualitätsmanagement ist nicht nur für Ärzte, die in Krankenhäusern arbeiten, eine gute Möglichkeit der Weiterbildung, sondern auch für Ärzte mit eigener Praxis. 

Warum Qualitätsmanagement im Rettungsdienst

Qualitätsmanagement im Rettungsdienst ist ebenfalls wichtig, wenn es darum geht, Menschen bestmöglich zu versorgen. Auch hierbei liegt der Fokus darauf, wie Abläufe optimiert werden können, um Menschen in Notsituationen zu retten. Es kann beispielsweise darum gehen, noch schneller an einem Unfallort zu sein oder Spezialkliniken schneller anzufahren. 

Warum Qualitätsmanagement im Krankenhaus? 

Der TÜV Süd und die Stiftung Gesundheit haben 2011 Ärzte befragt, ob QM Fehler und Risiken minimieren kann. Laut der Qualitätsmanagement im Krankenhaus Studie haben 75 Prozent der Befragten mit „Ja“ geantwortet. Es gibt weitere Gründe für QM:

• Gesetzliche Vorschriften einhalten
• Patienten bestmöglich versorgen
• Mitarbeiter entlasten
• Effizienter Einsatz von Ressourcen

Was macht Qualitätsmanagement im Krankenhaus? 

Ähnlich wie die Ziele des Qualitätsmanagements im Krankenhaus sind auch die Maßnahmen komplex und beziehen sich auf die unterschiedlichsten Bereiche. Eine professionelle Qualitätsmanagement Software, wie der QM-Pilot, kann Sie beispielsweise bei folgenden Aufgaben unterstützen: 

• Prozesse analysieren & optimieren
• Risikomanagement einführen
• Dokumente & Vorlagen verwalten
• Audits & andere Kontrollen vorbereiten

Qualitätsmanagement im Krankenhaus – KTQ oder ISO 9001?

Es gibt einen weiteren wichtigen Punkt, der zu den Qualitätsmanagement im Krankenhaus Aufgaben zählt: Zertifizierungen. Diese zeigen Patienten, Geldgebern und Investoren, dass Sie sich mit dem Thema Qualität befassen und geben auch an, nach welchen Prinzipien Sie arbeiten. 

Möchten Sie für ein Krankenhaus eine Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagements erhalten, dann können Sie zwischen zwei besonders verbreiteten Systemen wählen: KTQ und ISO 9001.

KTQ: Zertifizierung speziell für das Krankenhaus

KTQ steht für Kooperation für Transparenz und Qualität im Gesundheitswesen. Es handelt sich somit um ein System, dass spezielle für Ihre Branche entwickelt wurde. Somit kann es auch für das Qualitätsmanagement im Rettungsdienst eingesetzt werden. Aber auch niedergelassene Ärzte, die im Rahmen des ärztlichen Qualitätsmanagements Verbesserungen erzielen möchten, können sich zertifizieren lassen. 

Sechs Kategorien sind dabei entscheidend:

• Patientenorientierung
• Mitarbeiterorientierung
• Sicherheit
• Informations- und Kommunikationswesen
• Führung
• Qualitätsmanagement

KTQ zeichnet sich besonders durch eine Selbstbewertung aus. Diese muss erfolgen, wenn Sie nach dieser Norm arbeiten: Dabei werden verschiedene Fragen beantwortet und Abläufe erfasst. Erst danach folgt die Fremdbewertung. Wenn Sie in den sechs Kategorien überzeugen, dann erhalten Sie die Zertifizierung nach KTQ.

ISO 9001: Branchenübergreifendes System für die Zertifizierung 

Es gibt eine weitere Norm, die sehr verbreitet ist: Qualitätsmanagement ISO 9001. Dieser Standard ist nicht speziell für die Gesundheitsbranche entwickelt worden, sondern ist allgemeingültig und wird beispielsweise auch in der Industrie angewandt. Sie geht von sieben Grundsätzen aus:

• Kundenorientierung
• Führung
• Beziehungsmanagement
• Einbeziehung von Personen
• Verbesserung
• Prozessorientierter Ansatz
• Faktengestützte Entscheidungsfindung

Welche Zertifizierung eignet sich besser?

Im direkten Vergleich zeigt sich, dass beide Normen gemeinsame Aspekte haben, sich aber auch in einigen Punkten voneinander unterscheiden. 

Anwender berichten, dass der Einstieg mit KTQ leichter fällt. Die einzelnen Aufgaben sind einfach beschrieben und können nacheinander abgearbeitet werden. Kritisiert wird jedoch, dass der Aufwand durch die Selbstbewertungsberichte deutlich höher ist. Hinzu kommt, dass die Kosten für eine Re-Zertifizierung bei KTQ deutlich höher sind. 

Andererseits nutzen Sie mit ISO 9001 eine Norm, die nicht speziell für das Gesundheitswesen entworfen wurde. Das stellt jedoch kein Problem dar, da die Anweisungen nicht branchenbezogen sind und einfach auf ihren konkreten Fall angewandt werden können.

Welches System besser zu Ihnen passt, ist Ihre Entscheidung. Der QM-Pilot ermöglicht es Ihnen, nach beiden Normen zu arbeiten. Die Qualitätsmanagement Voraussetzungen werden für beide erfüllt. 

Der QM-Pilot ermöglicht Ihnen ein professionelles Qualitätsmanagement im Krankenhaus

Das Qualitätsmanagement im Krankenhaus soll dazu beitragen, dass Sie Patienten bedarfsgerecht und wirtschaftlich versorgen. Das ist eine Herausforderung, der Sie am besten mit einer guten Organisation und dem vollen Überblick begegnen. Der QM-Pilot bietet Ihnen umfangreiche Möglichkeiten, das Qualitätsmanagement zu organisieren, zu dokumentieren und weiterzuentwickeln. 

Das gilt darüber hinaus auch für das Rettungsdienst Qualitätsmanagement. Ihr Fokus sollte darauf liegen, Patienten schnellstmöglich zu erreichen und so gut es geht zu behandeln. Der QM-Pilot kann Ihnen dabei helfen, diese Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten. 

Nutzen Sie die Software außerdem für das ärztliche Qualitätsmanagement: Auch Praxen sollten die Behandlungsqualität regelmäßig prüfen.

Wenn Sie weitere Fragen rund um den QM-Pilot haben, dann beantworten wir Ihnen diese gerne in einem ausführlichen Gespräch. Vereinbaren Sie einen Termin mit uns: Wir freuen uns, Sie kennenzulernen. 

Unter dem Begriff Qualitätsmanagement (QM) werden verschiedene Maßnahmen zusammengefasst, die dafür sorgen, dass die Qualität eines Produkts oder einer Dienstleistung einwandfrei ist und auch bleibt. In der Sozialen Arbeit ergibt sich dabei die besondere Herausforderung, dass Sie mit Menschen zusammenarbeiten und es keine „Ware“ gibt, die bewertet wird.

Besondere Bedeutung für das Qualitätsmanagement: Definition Soziale Arbeit als Branche

Der Begriff „Soziale Arbeit“ beschreibt die verschiedensten Tätigkeiten, die Menschen in schwierigen Lebenssituationen helfen sollen. Dabei erfolgt oftmals eine enge Zusammenarbeit zwischen den Sozialarbeitern und den Menschen, die Unterstützung benötigen.

Der Fokus liegt darauf, Lösungen zu finden und Betroffenen einen neuen und eigenständigen Lebensweg zu ebnen. Problemsituationen werden beispielsweise in Einzelfallarbeit, Selbsthilfegruppen oder speziellen Einrichtungen thematisiert und bearbeitet. Dazu gehören unter anderem Suchterkrankungen, Überschuldung oder Überforderung.

Dementsprechend vielfältig sind auch die Berufsbilder in der Sozialen Arbeit:

• Sozialarbeiter
• Sozialpädagoge
• Suchtberater
• Streetworker
• Bewährungshelfer

Diese Beispiele zeigen eines ganz klar: Bei der Sozialen Arbeit stehen immer die Menschen im Mittelpunkt. Dadurch sind nicht nur die Anliegen individuell, sondern auch die Maßnahmen, die während der Zusammenarbeit ergriffen werden. Deshalb umfasst der Sektor der Sozialen Arbeit die verschiedensten Tätigkeiten, Einrichtungen und Berufsfelder.

Das wirkt sich auch auf das Qualitätsmanagement aus, denn die Maßnahmen werden durch die speziellen Bedürfnisse der Branche sehr komplex und individuell.

Qualitätsmanagement und Soziale Arbeit: Deshalb ist es so wichtig für diesen Sektor

Im produzierenden Gewerbe ist Qualitätsmanagement bereits in vielen Unternehmen fest verankert. In Bezug auf die Soziale Arbeit stellen Sie sich womöglich die Frage „Warum ist Qualitätsmanagement wichtig?“ Denn Sie arbeiten nicht darauf hin, ein Produkt möglichst fehlerfrei und effizient herzustellen.

Sie verbringen Ihre Zeit hingegen mit Menschen und bieten diesen die Hilfe, die sie benötigen. Genau das ist die Schwierigkeit, wenn es um Qualität in der Sozialen Arbeit geht: Sie kann nur schwer gemessen werden. 

Während in der Industrie Verkaufszahlen, Reklamationen und Kundenbeschwerden erfasst und analysiert werden können, stehen Sie vor der Frage, ob Sie einem Menschen geholfen haben. Genau deshalb ist Qualitätsmanagement in sozialen Einrichtungen so wichtig: Es hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeit zu reflektieren und die Prozesse und Maßnahmen zu verbessern.

Mit dem Aufbau von Qualitätsmanagement, möchten Sie nicht die Produktion Ihrer Ware, sondern die Qualität Ihrer Beratung und Hilfsangebote verbessern. Qualitätsmanagement und Soziale Arbeit ergänzen sich somit sehr gut: Beide rücken den Menschen in den Fokus und arbeiten darauf hin, ihm bestmöglich zur Seite zu stehen.

Hilfe & Effizienz: 4 Gründe für Qualitätsmanagement in der Sozialen Arbeit

Das QM Management hat nicht nur für die Industrie, sondern auch für die Soziale Arbeit eine große Bedeutung. Es soll dafür sorgen, dass die Qualität Ihrer Dienstleistung so hoch wie möglich ist und auch auf diesem Niveau bleibt. Qualitätsmanagement in der Sozialen Arbeit ist jedoch auch aus weiteren Gründen wichtig:

• Immer mehr Menschen benötigen Ihre Hilfe
• Sie setzen Ihre Ressourcen effizienter ein
• Sie müssen die gesetzliche Pflicht erfüllen
• Legitimation gegenüber Geldgebern & staatlichen Institutionen

1. Immer mehr Menschen benötigen Ihre Hilfe

Einrichtungen aus dem Sektor der Sozialen Arbeit sind gefragt wie nie zuvor. Vielleicht beobachten Sie es auch an Ihrem Arbeitsplatz: Die Nachfrage nach Hilfsangeboten wird immer größer. Mehr Menschen befinden sich in Krisensituationen und benötigen Ihre Unterstützung.

Diese Entwicklung, die sich schon seit längerem abzeichnete, wurde durch die Corona-Krise weiter verstärkt. Menschen haben ihre Arbeit verloren, vielleicht sogar ihre Wohnung und benötigen Beratung. Möglicherweise leiden sie auch unter den Nachwirkungen einer Corona-Erkrankung und können ihrer gewohnten Tätigkeit deshalb nicht mehr nachgehen.

Das sind nur zwei Beispiele dafür, dass immer mehr Menschen in unserer Gesellschaft auf die Hilfe von Sozialarbeitern, Suchtberatern und den vielen anderen Berufsfeldern der Sozialen Arbeit angewiesen sind.

Bringen Sie Soziale Arbeit und Qualitätsmanagement zusammen, schaffen Sie die idealen Voraussetzungen dafür, auf diese neuen Anforderungen zu reagieren. Mit dem steigenden Bedarf kann es z.B. notwendig werden, neue Mitarbeiter einzustellen. Das Qualitätsmanagement bietet Ihnen gezielte Lösungen, um effizient auf die Situation zu reagieren:

• Sie erleichtern neuen Mitarbeitern die Einarbeitung deutlich, da Sie mit unserer Prozessmanagement Software sicherstellen, dass Arbeitskonzepte vorhanden sind und diese den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. 
• So können neue Mitarbeiter z. B. ablesen, wie mit Anfragen umzugehen ist, wann welches Amt informiert wird und wie die Dokumentation zu erfolgen hat.
• Mit dem QM-Pilot verwalten Sie außerdem Vorlagen, Checklisten und weitere wichtige Dokumentationsvorlagen, die wiederkehrend benötigt werden, in einer zentralen  Qualitätsmanagement Software.

Sie haben zu diesem Thema eine Frage? Kontaktieren Sie uns gerne – wir erläutern Ihnen gerne die Einzelheiten zu unseren Modulen und Funktionen.

2. Sie setzen Ihre Ressourcen effizienter ein

Da bei Ihrer Tätigkeit die Menschen im Fokus stehen, ist es wichtig, dass Sie auch die Ressourcen zu deren Erfüllung im Blick behalten. Das gilt nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für Gelder, Workshops oder weitere Hilfsangebote.

Dafür ist eine genaue Planung unabdingbar. Es sollten immer genügend freie Mitarbeiter vor Ort sein, die Notfälle betreuen können. Gleichzeitig benötigen geplante Selbsthilfegruppen einen Leiter, einen freien Raum und eine genaue Vorbereitung.

Sie sehen: Um das alles einwandfrei zu organisieren, benötigen Sie den Überblick. Dabei bietet Ihnen das Modul für das Organisationsmanagement im QM-Pilot eine große Unterstützung. Einerseits eignet es sich dazu, Informationen zu verwalten und bietet Ihnen dafür verschiedene frei definierbare Felder.

Andererseits legen Sie Karten für jeden Mitarbeiter an, halten seine Expertise und Aufgaben dort fest. Suchen Sie nach einer Information, finden Sie diese im QM-Pilot. Übersichtlich und leicht verständlich werden die eingetragenen Daten für Sie aufbereitet: Das erleichtert die Organisation ungemein.

3. Sie müssen die gesetzliche Pflicht erfüllen

Für viele Branchen gibt es eine Pflicht, Qualitätsmanagement durchzuführen. Das gilt auch für Einrichtungen der Sozialen Arbeit. Damit soll sichergestellt werden, dass Menschen ideal und unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben versorgt werden. Deshalb ist Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen beispielsweise auch verpflichtend.

Das heißt für Sie: Qualitätsmanagement und Soziale Arbeit gehören in den meisten Fällen zusammen. Dabei bietet es sich an, mit einer professionellen Software, wie dem QM-Pilot, zu arbeiten.

Kommt es zu einer Überprüfung, müssen Sie z.B. nachweisen, nach welchen Normen für Qualitätsmanagement Sie arbeiten. Besonders weit verbreitet ist beispielsweise Qualitätsmanagement ISO 9001.

Es handelt sich dabei um eine anerkannte Norm, nach der Sie Ihr Qualitätsmanagement ausrichten können. Sie eignet sich für die unterschiedlichsten Branchen und kann somit auch in der Sozialen Arbeit angewandt werden.

Sie haben dann die Möglichkeit, eine Zertifizierung für das Qualitätsmanagement zu erhalten. Damit sind Sie ausgezeichnet und zeigen möglichen Geldgebern, staatlichen Institutionen und auch Klienten, dass Sie sich erfolgreich um die Qualität Ihrer Arbeit bemühen.

Zudem sind gewisse Zertifizierungen nötig, um von staatlichen Behörden anerkannt zu werden und Zulassungen zu erhalten. Auch dabei kann Ihnen der QM-Pilot helfen. Kontaktieren Sie uns gerne für mehr Informationen.

4. Legitimation gegenüber Geldgebern & staatlichen Institutionen

Unternehmen der Sozialen Arbeit beziehen häufig staatliche Gelder und Förderungen. Diese sind oftmals an die Bedingung geknüpft, dass sie klientelorientiert eingesetzt werden – was Sie früher oder später nachweisen müssen. Mit Qualitätsmanagement für die Soziale Arbeit gelingt das problemlos.

Nutzen Sie den QM-Pilot und bilden Ihre Prozesse ab, dann können Sie diesen auch gleich die benötigten Ressourcen hinzufügen. Zudem eignet er sich, um Risikoanalysen durchzuführen, die auch für Einrichtungen der Sozialen Arbeit wichtig sind. Damit legen Sie gegenüber staatlichen Einrichtungen und Geldgebern offen, wie Sie Ihre Ressourcen nutzen.

Soziale Arbeit: Qualitätsmanagement & die nötigen Maßnahmen

Qualitätsmanagement für Soziale Arbeit kann mit den unterschiedlichsten Maßnahmen einhergehen. Besonders wichtig ist es, dass Sie untern den Angestellten ein Bewusstsein dafür schaffen, wie bedeutsam das Thema ist. Sie können dieses Wissen dann um einige Maßnahmen ergänzen, von denen wir Ihnen drei kurz vorstellen:

Durchführung von Weiterbildungen

Befragungen von Mitarbeitern & Klienten

Einsatz des QM-Pilot als Software

Durchführung von Weiterbildungen

Im Rahmen des Qualitätsmanagements in der Sozialen Arbeit sollten Sie prüfen, wie Ihre Mitarbeiter ausgebildet sind. In vielen Bereichen bieten sich Weiterbildungen an: Ihr Team lernt dabei möglicherweise eine neue Methode, um bestimmte Probleme der Klienten anzugehen.

Für eine dauerhaft hohe Qualität in der Sozialen Arbeit ist es sehr wichtig, dass das Wissen gestärkt und aufgefrischt wird. Sie können Ihre Weiterbildungen mithilfe des QM-Pilot planen. Gleichzeitig fügen Sie einzelnen Mitarbeitern bestimmte Fähigkeiten zu und können spezifische Fachkenntnisse festhalten. 

Im Rahmen des Qualitätsmanagements in der sozialen Arbeit eine Weiterbildung zu organisieren, kann Sie außerdem von konkurrierenden Einrichtungen abheben.

Befragungen von Mitarbeitern & Klienten

Qualitätsmanagement in der Sozialen Arbeit bedeutet, die Klienten in den Mittelpunkt zu rücken und ihre Bedürfnisse bestmöglich zu erfüllen. Damit das gelingt, benötigen Sie Feedback zu dem bisherigen Stand der Dinge. Dafür lohnt es sich, die Arbeit zu reflektieren und gezielt auf die Rückmeldung von Klienten zu setzen.

• Gibt es Beschwerden?
• Wie wird Ihre Einrichtung online bewertet?

Das sind nur zwei Aspekte, die dabei wichtig sind. Auch die Meinung Ihrer Mitarbeiter sollte eingeholt werden: Diese sind nah am Geschehen und können realistisch einschätzen, in welchen Bereichen eine weitere Arbeitskraft oder eine Fortbildung hilfreich wären.

Über den QM-Pilot verwalten Sie beispielsweise die Formulare dafür. Sie können dort Checklisten oder Fragebögen speichern und sie bei Bedarf ausdrucken und aushändigen.

Einsatz des QM-Pilot als Software

Um das Qualitätsmanagement in der Sozialen Arbeit voranzutreiben, bietet sich der Einsatz des QM-Pilot an. Er unterstützt Sie nicht nur bei der Organisation von Weiterbildungen und dem Einholen von Feedback – er kann weitaus mehr.

Sie profitieren von diesen fünf Modulen, mit denen Sie Fortschritte in den verschiedensten Unternehmensbereichen erzielen:

• Prozessmanagement
• Dokumentenmanagement
• Risikomanagement
• Organisationsmanagement
• Auditmanagement

Der QM-Pilot dient beispielsweise als Prozessdokumentation Software: Sie halten damit alle ablaufenden Prozesse fest und ergänzen diese um dazugehörige Dokumente und Informationen. Sie möchten mehr über die weiteren Module und den Einsatz des QM-Pilot erfahren?

Qualitätsmanagement Soziale Arbeit: Beispiele aus der Praxis

Damit Sie besser nachvollziehen können, wie das erfolgreiche Qualitätsmanagement in der Sozialen Arbeit wirkt, möchten wir Ihnen ein Beispiel aus der Praxis vorstellen:

• In einer Einrichtung für Suchterkrankte besteht seit einiger Zeit eine erhöhte Nachfrage für Beratungstermine.
• Das hat dazu geführt, dass die Wartezeiten inzwischen sehr lang sind und vereinzelt sogar Menschen abgewiesen werden musste. Dies ist ein untragbarer Zustand, da Hilfe dringend benötigt wird.

Aufgrund der anhaltenden Probleme wird der QM-Pilot eingeführt:

• Mit der Software werden standardisierte Abläufe und Checkliste erarbeitet. Sie erstellen außerdem Formulare, die immer wieder benötigt werden.
• Wiederholende Tätigkeiten, die dokumentiert werden müssen, wie beispielsweise ein erstes Beratungsgespräch, laufen mithilfe der Vorlagen deutlich schneller ab.
• Die steigende Nachfrage kann dadurch besser bewältigt werden. Die Nacharbeit von Beratungsgesprächen wird deutlich kürzer: Somit kann mehr Menschen geholfen werden.

Optimieren Sie mit dem QM-Pilot das Qualitätsmanagement in der Sozialen Arbeit

Qualitätsmanagement in der Sozialen Arbeit ist eine besondere Herausforderung, da Sie eng mit Menschen zusammenarbeiten und Sie statt eines Produkts die Unterstützungsleistung für Betroffene optimieren. Mit einem ausgefeilten QM haben Sie jedoch die Möglichkeit:

• Feedback einzuholen & umzusetzen
• Ressourcen effizienter einzusetzen,
• Gesetzliche Pflichten zu erfüllen
• sich vor Geldgebern & staatlichen Institutionen zu legitimieren

Der QM-Pilot bietet Ihnen dafür umfangreiche Möglichkeiten, wie das Verwalten von Fragebögen, dem Abbilden von Prozessen und der Planung von Weiterbildungen. Gerne informieren wir Sie in einem Beratungsgespräch, wie unsere Software auch Sie unterstützen kann. Vereinbaren Sie einen Termin mit uns – wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

Qualitätsmanagement (kurz QM) hat eine wichtige Bedeutung für Ihren unternehmerischen Erfolg. Deshalb wurden verschiedenen Normen entwickelt, nach denen Sie vorgehen können. Eine der bekanntesten ist Qualitätsmanagement ISO 9001. Diese definiert sieben konkrete Grundsätze:

• Kundenorientierung
• Führung
• Engagement von Personen
• Prozessorientierter Ansatz
• Verbesserung
• Faktengestützte Entscheidungsfindung
• Beziehungsmanagement

1. Kundenorientierung

Einer der wichtigsten QM Grundsätze ist die Kundenorientierung. Die allermeisten Unternehmen sind davon abhängig, dass ihre Leistungen bzw. ihr Produkte die Käufer zufriedenstellen. Damit dieses Ziel dauerhaft erreicht wird, sollte der Kunde im Fokus stehen.

Für diesen Qualitätsmanagement Grundsatz gilt es, die Bedürfnisse von potenziellen Käufern zu erfassen und diese zu erfüllen, im besten Fall sogar zu übertreffen. Aus dem Qualitätsmanagement Grundsatz Kundenorientierung ergeben sich einige Vorteile:

• Der Kunde ist zufrieden
• Die Kundenbindung wird gestärkt
• Sie werden idealerweise weiterempfohlen
• Dadurch steigern Sie nicht nur Ihren Umsatz, sondern festigen auch Ihre Position auf dem Markt

Das alles erreichen Sie, indem Sie im Rahmen Ihres QM Managements kundenorientiert vorgehen. Dazu gehört es beispielsweise, die Wünsche potenzieller Kunden zu erfassen, die Zufriedenheit dauerhaft zu messen und Beschwerden zu minimieren.

Bei dieser umfangreichen Aufgabe und auch bei den weiteren Grundsätzen des Qualitätsmanagements steht Ihnen der QM-Pilot als hilfreiches Tool zur Seite. Sie bilden beispielsweise eine Organisationseinheit mit Mitarbeitern, die speziell für die Kundenorientierung verantwortlich ist.

Diese verwaltet dann den Ablauf von Kundenbefragungen über die Qualitätsmanagement Software. Auch dazu benötigte Formulare und Checklisten werden einfach im QM-Pilot verwaltet. Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen.

2. Führung

Um die Grundsätze von QM bestmöglich umzusetzen, benötigt das Unternehmen eine klare Führung. Diese sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen und in die Umsetzung der Qualitätsmanagement Massnahmen miteinbezogen werden.

Es ergeben sich daraus verschiedene positive Aspekte:

• Eine gute Führung verbessert die Kommunikation – in einzelnen Teams, aber auch abteilungsübergreifend
• Prozesse werden so effektiv wie möglich organisiert
• Änderungen werden eingeführt & auf Ihre Wirksamkeit geprüft
• Führungskräfte geben eine klare Linie vor, nach denen Mitarbeiter vorgehen

Die Führung hat in Bezug auf die Qualitätsmanagement Grundsätze die Aufgabe, alle nötigen Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass Mitarbeiter auf die Erfüllung der Qualitätsmanagement Ziele hinarbeiten können. Dazu zählen beispielsweise das benötigte Wissen und auch das Bereitstellen von zeitlichen Kapazitäten für die Umsetzung.

Der QM-Pilot unterstützt Führungskräfte diesbezüglich mit den unterschiedlichsten Funktionen und Modulen. Er bietet beispielsweise eine detaillierte Prozessmodellierung, mit deren Hilfe Sie Abläufe abbilden können. Zudem organisieren Sie den Aufbau von Teams in anschaulichen Organigrammen.

3. Engagement von Personen

Nicht nur die Kunden stehen bei den 7 Qualitätsmanagement Grundsätzen im Fokus, sondern auch die eigenen Mitarbeiter. QM kann nur dann erfolgreich umgesetzt werden, wenn alle beteiligten Personen motiviert daran mitarbeiten.

Dafür müssen zunächst die benötigten Qualitätsmanagement Voraussetzungen getroffen werden. Zufriedene Mitarbeiter, die gefördert und geschätzt werden, sind der Anker, den Sie benötigen, um alle Qualitätsmanagement Grundsätze erfolgreich zu integrieren.

Orientieren Sie sich dafür an folgenden Tipps:

• Beziehen Sie Mitarbeiter mit ein & nehmen Sie Vorschläge offen entgegen
• Loben Sie Erfolge & heben diese hervor
• Führen Sie eine offene Fehlerkultur ein
• Steigern Sie das gemeinsame Arbeiten an Projekten

Auch hierbei unterstützt Sie der QM-Pilot. Sie können in der Software beispielsweise Vorlagen für Mitarbeiterbefragungen ablegen und organisieren.

4. Prozessorientierter Ansatz

Die 7 Grundsätze Qualitätsmanagement ISO 9001 2015 beinhalten auch, dass Sie sich die Prozesse in Ihrem Unternehmen genauer anschauen. Der Ansatz geht davon aus, dass Prozesse so effektiv wie möglich gestaltet werden sollten, um eine einwandfreie Qualität zu gewährleisten.

Dafür ist unabdingbar, dass Sie einen Überblick gewinnen und erfassen, wo es Verbesserungspotenzial gibt. Verfolgen Sie den prozessorientierten Ansatz, ergeben sich daraus weitere Vorteile:

• Die Qualität Ihrer Produkte bleibt dauerhaft auf demselben Niveau
• Verzögerungen & Probleme werden reduziert
• Ressourcen werden bestmöglich eingesetzt
• Sie können schnell auf Veränderungen reagieren & sich anpassen
• Neue Mitarbeiter erhalten schneller einen Überblick über die Prozesse

Der QM-Pilot bietet Ihnen bei der Umsetzung der Qualitätsmanagement Grundsätze zahlreiche hilfreiche Funktionen. Im Rahmen des Prozessmanagements arbeiten Sie mit frei definierbaren Strukturen, nutzen einen praktischen Grafik-Editor für die Modellierung und verknüpfen Prozesse mit Dokumenten, Risiken und Stammdaten.

Darüber hinaus sind auch die Prozessbeschreibungen konfigurierbar und Sie haben die Wahl zwischen einer Flow-Chart und der Swimlane-Darstellung. Gerne stellen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch weitere Details vor. Kontaktieren Sie uns für ein erstes Kennenlernen.

5. Verbesserung

Die Grundsätze des Qualitätsmanagements arbeiten alle auf ein Ziel hinaus: Verbesserungen auf den verschiedensten Ebenen zu erreichen. Es reicht heutzutage nicht mehr, ein gutes Produkt anzubieten. Kunden erwarten, dass es mit der Zeit Neuerungen, Erweiterungen oder zusätzliche Modelle gibt.

Um konkurrenzfähig zu bleiben und Ihre Position auf dem Markt zu festigen, sind Verbesserungen also unabdingbar. Hinzu kommt, dass viele Branchen sich heutzutage schnell wandeln und Sie somit auf die verschiedensten Veränderungen reagieren müssen.

Verbesserungen sind mit den verschiedensten Maßnahmen zu erreichen:

• Führen Sie Systeme ein, mit denen Sie Veränderungen frühzeitig erkennen
• Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter mit dem nötigen Know-how & den erforderlichen Fähigkeiten, um Verbesserungen zu erzielen
• Definieren Sie klare Ziele, auf die hingearbeitet werden soll
• Entwickeln Sie Prozesse, mit denen die Verbesserungen erreicht werden sollen

Mit der richtigen Einstellung und einer Sensibilisierung für das Thema Verbesserungen gelingt es Ihnen, Ihre Leistung kontinuierlich zu verbessern. Der QM-Pilot hilft Ihnen, den Überblick über die Qualitätsmanagement Grundsätze zu behalten. Planen Sie beispielsweise den Kauf einer neuen Maschine, um einen Prozess zu verbessern, dann erfassen Sie mit dem QM-Pilot ebenso die Risiken.

Dank der frei konfigurierbaren Feldern wenden Sie dieses Modul für die verschiedensten Aspekte an. Sie nutzen ein eigenes Bewertungsschema, um das Risiko zu erfassen und können auch direkt Maßnahmen hinzufügen.

6. Faktengestützte Entscheidungsfindung

Entscheidungen werden in jedem Unternehmen täglich getroffen. Sie sind häufig sehr komplex und werden von den unterschiedlichsten Faktoren beeinflusst. Um dennoch die bestmögliche Entscheidung zu treffen, benötigen Sie Fakten.

Je komplexer ein Thema ist, desto größer ist auch die Unsicherheit. Objektive Fakten helfen Ihnen dabei, eine Entscheidung zu treffen, die auf Tatsachen beruht. Ein weiterer wichtiger Punkt ist in diesem Zusammenhang, dass eine Entscheidung im Nachhinein auf Ihre Wirksamkeit geprüft, bewertet und ihr Erfolg gemessen wird.

Stellen Sie dafür folgende Aspekte sicher:

• Holen Sie alle nötigen Daten & Informationen ein
• Arbeiten Sie ausschließlich mit verlässlichen & aktuellen Fakten
• Bieten Sie den Mitarbeitern das nötige Wissen & die Fähigkeiten
• Legen Sie Kennzahlen fest, die für den späteren Erfolg maßgebend sind

Um eine Entscheidung zu treffen, die auf Fakten basiert, braucht es eine gute Organisation. Sie arbeiten möglicherweise mit großen Datenmengen und müssen diese übersichtlich verwalten und aufbereiten. Hinzu kommt, dass auch die Risiken erfasst werden sollten.

Bei all diesen Herausforderungen hilft Ihnen der QM-Pilot. Sie verwalten Ihre Dokumente und Vorlagen übersichtlich und können zu jeder Zeit auf sie zugreifen. Dabei werden die verschiedensten Formate und Typen unterstützt. Hinzu kommt, dass der QM-Pilot ein umfangreiches Risikomanagement bietet, mit dem Sie Ihre Entscheidung bewerten können.

7. Beziehungsmanagement

Es gibt für das Qualitätsmanagement 7 Grundsätze, die durch die Norm ISO 9001 vorgegeben werden. Diese beziehen sich sowohl auf die Kunden als auch auf die Mitarbeiter. Was dabei aber nicht vergessen werden darf, sind die weiteren Beziehungen, die Sie pflegen.

Dazu zählen beispielsweise Partner, Lieferanten, externe Dienstleister und viele mehr. Auch diese sind an Ihrem Erfolg beteiligt und spielen demnach im Rahmen der Qualitätsmanagement Grundsätze eine wichtige Rolle.

Sie sollten versuchen, die Beziehung zu diesen Parteien zu festigen. Daraus ergeben sich im Idealfall langfristige und verlässliche Partnerschaften. Diese sind wichtig für Ihr Unternehmen und verhindern beispielsweise, dass Ihnen plötzlich ein benötigter Rohstoff fehlt, da der Lieferant abgesprungen ist.

Für ein erfolgreiches Beziehungsmanagement stehen Ihnen die verschiedensten Vorgehensweisen zur Verfügung:

• Definieren Sie alle wichtigen Beziehungen
• Heben Sie die bedeutendsten Parteien besonders hervor
• Stellen Sie eine kontinuierliche Kommunikation sicher & erkundigen sich nach der Zufriedenheit
• Legen Sie eindeutig fest, welche Mitarbeiter für das Beziehungsmanagement verantwortlich sind & geben Ihnen die nötigen Befugnisse

Nutzen Sie dafür den QM-Pilot, dann profitieren Sie besonders von dem ausgereiften Organisationsmanagement. Sie bilden den Aufbau Ihrer Organisation ab und legen beispielsweise fest, welcher Mitarbeiter für welchen Partner verantwortlich ist.

Der QM-Pilot unterstützt Sie beispielsweise auch bei dem Audit Qualitätsmanagement. Audits von externen Anbietern können mit der Software geplant werden: Lege Sie alle nötigen Dokumente ab, verknüpfen dazugehörige Risiken und erstellen wichtige Checklisten.

Sie wünschen sich weitere Informationen zu diesem Thema? Gerne erläutern wir Ihnen, wie der QM-Pilot auch Sie unterstützen kann. Kontaktieren Sie uns und vereinbaren einen Termin.

Das Modell „7 plus 1“ oder 8 Grundsätze Qualitätsmanagement 

Im vorherigen Kapitel haben wir Ihnen die Grundsätze für Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 erklärt. Dies ist die bekannteste Norm für QM, die in vielen Unternehmen bereits angewandt wird. Es gibt daneben aber auch eine Erweiterung des bereits vorgestellten Modells auf 8 Qualitätsmanagement Grundsätze.

Der achte Grundsatz: Systemorientierter Ansatz

Bei den 8 Grundsätzen des Qualitätsmanagements handelt es sich um die sieben vorgestellten Punkte und einen weiteren Aspekt: den systemorientierten Ansatz. Dieser kann als Ergänzung zu dem vierten Punkt oder prozessorientiertem Ansatz gesehen werden.

Systemorientiert bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Prozesse in Ihrer Gesamtheit gesehen werden. Es sollen also nicht nur einzelne Prozesse analysiert und verbessert werden, sondern das ganze Gewebe. Dabei spielen die Wechselwirkungen eine wichtige Rolle.

Genau diese sollen durch den systemorientierten Ansatz besser verstanden und nach Möglichkeit positiv beeinflusst werden. Das hat den Nebeneffekt, dass dadurch auch die Risiken minimiert werden.

Den systemorientierten Ansatz verfolgen Sie beispielsweise, indem Sie:

• Alle Prozesse in Ihrem Unternehmen erfassen
• Gezielt Wechselwirkungen beobachten & diese festhalten
• Maßnahmen ergreifen, damit Prozesse Hand in Hand ablaufen
• Ihre Mitarbeiter für das Thema sensibilisieren

Die Qualitätsmanagement Grundsätze werden durch diesen Punkt ergänzt, der sich vor allem auf die Prozesse bezieht. Wenn Sie verstehen, wie diese einander beeinflussen, kann das zu einer merklichen Verbesserung im Ablauf führen.

Der QM-Pilot ist dafür ein geeignetes Tool: Dank der ausgereiften Prozessmodellierung verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über alle ablaufenden Prozesse. Daran können Sie Wechselwirkungen ablesen und Maßnahmen festlegen, um noch geschmeidigere Prozesse zu erzielen.

Qualitätsmanagement Grundsätze mit dem QM-Pilot umsetzen

Die Qualitätsmanagement Grundsätze helfen Ihnen dabei, Struktur in Ihr QM zu bringen und nach klaren Prinzipien zu arbeiten. Sie orientieren sich an den sieben bzw. acht Aspekten und erzielen somit im Idealfall eine Verbesserung der Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen.

Ob Sie das klassische Modell mit sieben oder den erweiterten Ansatz mit acht Grundsätzen wählen, bleibt Ihnen überlassen. Grundsätzlich ist der achte Aspekt, der systemorientierte Ansatz, aus unserer Sicht eine sinnvolle Ergänzung. Denn die Prozesse in Ihrem Unternehmen hängen schließlich zusammen und sollten in ihrer Gesamtheit betrachtet werden.

Bei all diesen Aufgaben bietet der QM-Pilot Ihnen die Funktionen, die Sie benötigen. Neben einem übersichtlichen Dokumentenmanagement und dem Risikomanagement bietet vor allem die Prozessmodellierung viele wichtige Möglichkeiten. Mit diesen erhalten Sie den vollen Überblick über die Prozesse in Ihrem Unternehmen und verbessern diese.

Gerne beraten wir Sie persönlich dazu, welche Funktionen der QM-Pilot bietet und wie Sie davon profitieren könnten. Vereinbaren Sie dafür einen Termin – wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

Das Qualitätsmanagement ist eine wichtige Aufgabe in vielen Unternehmen. Es dient dazu, die Anforderungen der Kunden bestmöglich umzusetzen und somit den geschäftlichen Erfolg zu sichern. Dahinter verbirgt sich jedoch ein komplexes System – Qualitätsmanagement einfach zu erklären, ist also nicht ganz so leicht.

Mithilfe von QM Management werden Regeln, Zuständigkeiten und Prozesse genau definiert und aufeinander abgestimmt. Das dient dazu:

• Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten
• Fehler zu reduzieren
• Zufriedenheit der Kunden zu steigern

Die Frage „Was ist Qualitätsmanagement?“ lässt sich also nicht mit einem Wort oder einem Satz beantworten. Es handelt sich vielmehr um ein umfangreiches System, das die verschiedensten Ebenen eines Unternehmens beeinflusst.

Haben Sie sich in diesem Zusammenhang gefragt „Was heißt QM?“ Es handelt sich dabei um die Abkürzung für den Begriff Qualitätsmanagement!

Was ist Qualität?

Bevor Sie sich fragen „Was ist QM?“, gilt es zunächst zu klären, was überhaupt unter Qualität zu verstehen ist. Es ist schwer, für einen solch umfassenden Begriff eine einheitliche Definition zu finden. Jedes Unternehmen interpretiert Qualität anders. Einfach ausgedrückt könnte die Antwort auf die Frage „Was bedeutet Qualität?“ lauten, dass es sich um einen einheitlichen und objektiven Standard für ein Produkt oder eine

Dienstleistung handelt. Eine gute Qualität bedeutet also, dass ein bestimmter Standard oder eine Norm erfüllt wird.

Daraus ergeben sich jedoch weitere Fragen, denn „Was ist Qualität?“ kann nicht pauschal definiert werden. So z.B.:

• Was bedeutet Qualität für Ihre Kunden?
• Welche Kriterien muss Ihr Produkt erfüllen, um aus ihrer Sicht eine gute Qualität zu haben?

Genau dabei unterstützt Sie das Qualitätsmanagement. Um dieses aufbauen zu können, müssen Sie wissen, welche Aspekte für Ihre Kunden von Bedeutung sind. Die anschließende Umsetzung erfolgt dann mithilfe des QM.

Was versteht man unter Qualitätsmanagement?

Das Qualitätsmanagement umfasst die verschiedensten Maßnahmen, mit denen Prozesse in Ihrem Unternehmen optimiert werden sollen. Damit wird ein zentrales Ziel verfolgt: Die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu erhöhen, um anschließend die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Dabei geht es nicht nur um Zertifizierungen – mit einem gelungenen Qualitätsmanagement positioniert sich Ihr Unternehmen langfristig erfolgreich auf dem Markt. Gleichzeitig hat es auch einen internen Nutzen. Dank einer verbesserten Organisation, Personalplanung oder optimierten Prozessen wird die Arbeit angenehmer und es bleibt mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

Effiziente Prozesse einführen

Die Fertigung von Produkten wird heutzutage immer komplexer: Deshalb reicht es nicht mehr, nur die Qualität des Endproduktes zu prüfen. QM setzt schon weitaus früher an und prüft alle Fertigungsprozesse auf ihre Effizienz. Ähnlich verhält es sich mit Dienstleistungen.

Dabei hilft Ihnen beispielsweise eine Qualitätsmanagement Software, wie der QM-Pilot. Sie bilden mit diesem Prozesse ab, legen Dokumente übersichtlich ab und organisieren wichtige Informationen über frei definierbare Felder. Gerne erläutern wir Ihnen weitere Funktionen in einem persönlichen Gespräch.

Einhaltung von Qualitätsnormen

Für Ihr Qualitätsmanagement gibt es außerdem die verschiedensten Normen und Systeme. Besonders bekannt ist beispielsweise die Qualitätsmanagement ISO 9001. Es handelt sich dabei um eine Norm, die mit bestimmten Anforderungen verbunden ist. Erfüllen Sie diese, können Sie ein entsprechendes Zertifikat erhalten.

Eine professionelle Software kann Ihnen nicht nur dabei helfen, die Wünsche Ihrer Kunden umzusetzen, sondern auch eine aussagekräftige Zertifizierung zu erhalten. Der QM-Pilot wurde speziell für den professionellen Anwender entwickelt und bietet Ihnen zahlreiche Funktionen, die Sie dabei unterstützen. Kontaktieren Sie uns für ein erstes Kennenlernen.

Ziele des Qualitätsmanagements: Individuelle & konkrete Zielsetzungen verfolgen

Im Zusammenhang mit der Frage „Was ist ein Qualitätsmanagement?“ ist es wichtig zu wissen, welche Ziele das QM verfolgt – denn jedes Unternehmen verfolgt in der Regel unterschiedliche Interessen mit dem Qualitätsmanagement.

Entscheidend dafür ist Ihre Ausgangslage:

• Was bereits gut läuft, müssen Sie nicht verändern, können es aber ggf. optimieren.
• Gibt es jedoch Fehlerquellen, dann sollten Sie diese im Rahmen des Qualitätsmanagements beheben.

Folglich sind die Qualitätsmanagement Ziele an die jeweilige Situation eines jedes Unternehmens gebunden – was wiederum unterstreicht, dass die Definition von Qualitätsmanagement individuell ist.

Deshalb stellen wir Ihnen in diesem Kapitel sechs Ziele vor, die für viele Unternehmen im Qualitätsmanagement von Bedeutung sind:

1. Kundenzufriedenheit erhöhen & langfristige Bindung aufbauen
2. Prozesse besser organisieren & optimieren
3. Kommunikation im gesamten Unternehmen verbessern
4. Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen
5. Kundenfeedback ernst nehmen & umsetzen
6. Risiken frühzeitig erkennen

Besonders wichtig ist es in jedem Fall, dass Sie sich klare und messbare Ziele setzen. Sie können sich dafür an dem Konzept SMART orientieren: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Das macht es für Sie und Ihre Mitarbeiter deutlich leichter, auf die Erfüllung hinzuarbeiten und etwas im Unternehmen zu verändern.

1. Kundenzufriedenheit erhöhen & langfristige Bindung aufbauen

Eines der wichtigsten Ziele des Qualitätsmanagements ist es, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Die allermeisten Unternehmen sind davon abhängig, dass ihre Produkte und Dienstleistungen erfolgreich verkauft werden. Das ist langfristig nur dann möglich, wenn Sie die Erwartungen Ihrer Kunden erfüllen.

Dadurch festigen Sie auch die Kundenbindung – so sorgen Sie dafür, dass Ihre Kunden sich immer wieder für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung entscheiden. Sie empfehlen Ihr Unternehmen außerdem weiter und tragen dazu bei, Ihre Marktpositionierung zu stärken.

2. Prozesse besser organisieren & optimieren

Viele Ziele des Qualitätsmanagements sind eng miteinander verbunden und begünstigen sich gegenseitig. Ein Ziel ist es, Ihre Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten. Sie schonen dadurch Ihre Ressourcen, stellen eine hohe Qualität sicher und bieten den Kunden eine schnelle Lieferung.

Zu diesem Ziel gehört es, einen genauen Überblick über alle ablaufenden Prozesse zu erhalten. Der QM-Pilot hilft Ihnen dabei: Sie können Prozesse modellieren, Prozess-Strukturen frei definieren und konfigurierbare Prozessbeschreibungen hinzufügen. All diese Möglichkeiten machen es deutlich leichter, Ihre Prozessen effizienter zu gestalten.

3. Kommunikation im gesamten Unternehmen verbessern

Im Zusammenhang mit der Frage „Was ist Qualitätsmanagement?“ spielt auch die Kommunikation eine wichtige Rolle. Eine gute Abstimmung im Unternehmen und eine enge Vernetzung der einzelnen Abteilungen und Ebenen ist eine wichtige Voraussetzung für einen langfristigen Erfolg.

Bei der Einführung von Qualitätsmanagement ist somit eines der Ziele, die Kommunikation dauerhaft zu verbessern. Das fördert reibungslose Abläufe und erleichtert es, Probleme zu erkennen und zu beheben.

4. Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen

Die Mitarbeiter sind der Anker Ihres Unternehmens. Umso wichtiger ist es, dass sie zufrieden mit den Arbeitsbedingungen sind. Es ist deshalb ein wichtiges Ziel von Qualitätsmanagement, die bestmöglichen Arbeitsbedingungen für alle Mitarbeiter zu schaffen.

Ist dieses Ziel erreicht, wirkt sich das positiv auf den Unternehmenserfolg aus. Die Mitarbeiter stehen hinter der Unternehmensphilosophie und arbeiten auf die gesteckten Ziele hin.

5. Kundenfeedback ernst nehmen & umsetzen

Ein übergeordnetes Ziel von QM ist es, Ihre Kunden zufriedenzustellen. Über die verschiedensten Kanäle erhalten Sie heutzutage Rückmeldungen dazu, wie Ihre Kunden Ihre Produkte bzw. Ihre Dienstleistung bewerten. Sie sollten dieses Feedback ernst nehmen.

Mit dem QM-Pilot können Sie Feedback-Prozesse besser strukturieren. Für Ihre Mitarbeiter wird es dann deutlich leichter, daraus Maßnahmen abzuleiten.

6. Risiken frühzeitig erkennen

Qualitätsmanagement bietet Ihnen einen Überblick über die verschiedensten Prozesse, Ressourcen und Umsätze Ihres Unternehmens. Nutzen Sie diese Übersicht, um Risiken frühzeitig zu erkennen und mit passenden Maßnahmen entgegenzusteuern.

Der QM-Pilot bietet mit dem Modul „Risikomanagement“ die ideale Unterstützung für die Erreichung dieses Ziels. Nutzen Sie die Software, um Risikobeschreibungen und Bewertungsschemata frei zu konfigurieren und nötige Maßnahmen zu erfassen. Gerne informieren wir Sie über Einzelheiten: Kontaktieren Sie uns für ein Erstgespräch.

Aufgaben des Qualitätsmanagements: So erreichen Sie Ihre Ziele

Um die Frage „Was bedeutet Qualitätsmanagement?“ zu beantworten, sind nicht nur die Ziele entscheidend, sondern auch die dazugehörigen Aufgaben. QM ist mit den verschiedensten Herausforderungen verbunden, die Sie mit einer guten Organisation und einer professionellen Software wie dem QM-Pilot langfristig umsetzen.

Qualitätsmanager übernehmen Aufgaben in den verschiedensten Bereichen. Dazu zählen diese Beispiele:

Wie Sie sehen, kommen auf Qualitätsmanager zahlreiche Aufgaben zu. Der QM-Pilot unterstützt Sie dabei mit den verschiedensten Funktionen und Modulen. Die Ziele von Qualitätsmanagement mögen umfangreich sein: Mit einem zuverlässigen Partner an Ihrer Seite setzen Sie diese um und steuern auf einen langfristigen Erfolg zu.

Qualitätsmanagement Beispiel: Profitabel für die verschiedensten Branchen

Die Definition von Qualitätsmanagement umfasst, dass ein Produkt oder eine Dienstleistung den Anforderungen der Kunden entspricht. Was bedeutet das für Ihre Branche? Jede Klientel hat andere Kriterien, anhand derer die Qualität bewertet wird.

Daher stellen wir Ihnen jeweils ein Qualitätsmanagement Beispiel für die Industrie und das Gesundheitswesen vor und zeigen Ihnen, wie auch Sie in den unterschiedlichsten Bereichen von QM profitieren könnten.

Qualitätsmanagement in einem fertigenden Unternehmen

Die Industrie ist eine hochkomplexe Branche und die Fertigung von Produkten ein umfangreicher Prozess ist. Die verschiedensten Produktionsschritte laufen zusammen, um eine reibungslose Produktion zu gewährleisten.

Bei dem Qualitätsmanagement in der Industrie geht es somit vor allem darum, die Abläufe abzubilden und bei Bedarf zu optimieren. Stellen Sie sich z.B. vor, ein Unternehmen stellt eine bestimmte Maschine her, die aus verschiedenen Einzelteilen besteht:

• Damit die Produktion flüssig läuft, müssen alle Einzelteile gleichzeitig vorhanden sein.
• Diese sollten also rechtzeitig bestellt oder selbst hergestellt werden und die Qualität sollte stimmen.
• Anschließend werden sie von dem verantwortlichen Mitarbeiter zusammengebaut.

Sie sehen: Die verschiedensten Faktoren sind bedeutend und müssen aufeinander abgestimmt werden.

Prozesse optimieren & Ressourcenmanagement verbessern

Mit einer Software wie dem QM-Pilot erhalten Sie den Überblick, indem Sie alle Prozesse erfassen und abbilden, wie diese miteinander verbunden sind. Gleichzeitig fügen Sie Ressourcen und Dokumente hinzu.

Mit dieser Grundlage erkennen Sie, an welchen Stellen es noch Verbesserungspotenzial gibt. Die genaue Dokumentation erleichtert es Ihnen zudem, neue Mitarbeiter einzuarbeiten oder Veränderungen zu kommunizieren.

Zudem hilft Ihnen der Einsatz einer professionellen Software, wie dem QM-Pilot, dabei, gesetzliche Anforderungen oder die Vorgaben von Stakeholdern zu erfüllen. Einige Branchen sind dazu verpflichtet, Qualitätsmanagement zu betreiben. Dazu zählen beispielsweise das Gesundheitswesen und die Pflege.

Qualitätsmanagement in einer Pflegeunterkunft

Die Arbeit im Gesundheitswesen ist mit besonders hohen Anforderungen verbunden, da Sie Menschen unter Einhaltung der verschiedensten Vorgaben versorgen. Dazu zählen nicht nur die Erwartungen von Patienten und Angehörigen, sondern auch gesetzliche Richtlinien wie Arbeitszeiten und Datenschutz.

Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen nimmt somit einen wichtigen Platz ein. Dies lässt sich gut an dem Beispiel einer Pflegeunterkunft erklären. Solche Einrichtungen sind gesetzlich dazu verpflichtet, Qualitätsmanagement zu betreiben und müssen dies regelmäßig nachweisen.

Verbesserte Organisation & Planung

Patienten im höheren Alter werden durch Pflegekräfte Tag für Tag versorgt. Dafür ist eine professionelle Organisation erforderlich, was u. a. für die Dienstplanung gilt:

• Es müssen zu jeder Zeit ausreichend viele Pflegekräfte vor Ort sein, um sich um die Bewohner zu kümmern.
• Gleichzeitig müssen Sie aber auch das Arbeitszeitschutzgesetz einhalten.

Mit dem QM-Pilot bilden Sie nicht nur das Organigramm Ihres Unternehmens übersichtlich ab, sondern auch alle dazugehörigen Dokumente. Das reduziert den administrativen Aufwand bei Aufgaben wie der Dienstplanerstellung deutlich.

Vorgaben des Datenschutzes einhalten & Dokumente sicher speichern

Weitere Herausforderungen sind der Datenschutz und der Umgang mit Dokumenten. Verschiedene Dateien werden für die tägliche Pflege benötigt, müssen aber dennoch vertraulich behandelt werden und vor allem immer verfügbar sein. Der QM-Pilot bietet diesbezüglich die Möglichkeit, verschiedene Vorgabedokumente abzulegen. Richtlinien, Anleitungen und Vorlagen für Checklisten werden hier verwaltet und können somit zu jeder Zeit aufgerufen werden.

Erfolgreich optimieren: Das bedeutet Qualitätsmanagement mit dem QM-Pilot

Haben auch Sie sich die Frage gestellt: „Qualitätsmanagement: Was ist das?“ Das QM hat das Ziel, die Erwartungen von Kunden zu erfüllen und ggf. sogar zu übertreffen. Denn genau das trägt zu dem Erfolg Ihres Unternehmens bei und positioniert Sie langfristig erfolgreich auf dem Markt.

Um dieses übergeordnete Ziel zu erreichen, sind viele kleine Schritte nötig. Das kann die Kommunikation, die Prozesse und auch die Mitarbeiterzufriedenheit betreffen. Bei all diesen Zielen und den dazugehörigen Aufgaben unterstützt Sie der QM-Pilot.

Diese Software wurde speziell für das Qualitätsmanagement entwickelt und bietet Ihnen die verschiedensten Funktionen und Tools. Dank der unterschiedlichen Module profitieren Sie bei zahlreichen Aufgaben wie beispielsweise dem Prozess-, Organisations- und Dokumentenmanagement vom Einsatz des QM-Pilot.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns, wenn Sie uns für ein erstes Kennenlernen kontaktieren. Wir beantworten Ihre offenen Fragen und erläutern Ihnen, wie der QM-Pilot auch Sie unterstützen kann. Jetzt Termin vereinbaren!

Im Prozessmanagement geht es darum, in betriebsinternen Abläufen den Überblick zu haben. Wer ist wofür zuständig, welche Aufgaben werden, wann erfüllt und welche Ressourcen werden dafür genutzt – ein vollständiger Überblick und die Kontrolle über alle Abläufe und deren Ergebnisse.

Was ist ein Prozessmanagement-Tool?

Ein Prozessmanagement-Tool ist eine Software, die sämtliche administrativen Aufgaben und Handlungsabläufe eines Unternehmens digital und zentral erfasst, bündelt und so nachvollziehbar und überprüfbar macht. Wichtig ist, dass die Software für Prozessmanagement online ist und ihre Funktionen per Webbrowser verfügbar sind, damit Ihr Team sie auch via Smartphone oder Laptop nutzen kann.

Filzstifte, Flow-Charts & Funktionen: Was muss Prozessmanagement-Software können?

Bevor Sie sich für eine Prozessmanagement-Software entscheiden, sollten Sie deren Funktionen genau unter die Lupe nehmen. Eine gute Prozessmanagement-Software erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Ein unzureichendes Tool hingegen ist im besten Fall eine Fehlinvestition oder überfordert Sie und Ihre Mitarbeitenden – gravierender wären unternehmerische Fehlentscheidungen.

Wichtig ist schon mal, dass die Filzstifte eine Pause bekommen, weil Sie Abläufe übersichtlich digital abbilden können. Was aber sollten Prozessmanagement-Tools neben grafischen Skills sonst noch im Gepäck haben, um Ihnen wirkungsvoll den Durchblick zu verschaffen?

Wir zeigen Ihnen am Beispiel des Prozessmanagement-Moduls des QM-Pilot, was eine Projektmanagement-Software können sollte:

• Einfacher Editor zur schnelleren Erstellung von Prozessabläufen: Prozessmodellierung geht um vieles leichter, wenn Sie den QM-Pilot nutzen, statt sich mit dicken Filzstiften zu behelfen. Mit unserer Software für Prozessmanagement können Sie Abläufe rasch und übersichtlich darstellen, z.B. als Flow-Chart oder BPMN.
• Zentrale Speicherung von Dokumenten, Daten und Prozessen:Klare Sache, denn schließlich wollen Sie nicht die berüchtigte Nadel im Heuhaufen suchen müssen. Relevante Dokumente für Ihre Geschäftsprozesse muss die Software zentral abspeichern, damit keine verwirrenden Parallelstrukturen entstehen. „Single Source“, lautet die Devise.
• Ortsunabhängiger, webbasierter Zugriff von allen Geräten: In Zeiten von mobilem Arbeiten und Homeoffice wichtiger denn je. Mitarbeitende, die nicht vor Ort sind, müssen eingebunden werden und die Chance haben, selbst den Überblick zu behalten. Mit der Prozessmanagement-Software QM-Pilot können Sie mit allen Geräten per Webbrowser auf die Software zugreifen und sind so noch flexibler.
• Erinnerungen und Reminder für Dokumente und Prozesse: Die Wiedervorlage, ein weiterer unliebsamer Büro-Klassiker, der nur zu gern vergessen wird. Damit Sie selbige nicht selbst im Kopf behalten müssen, übernimmt der QM-Pilot für Sie und erinnert an Verantwortlichkeiten und ausstehende To-dos.
• Bequeme Zuteilung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten: Damit die linke Hand weiß, was die rechte tut, können Sie im QM-Pilot unzweifelhaft festlegen, wer wofür zuständig ist. Dann muss niemand mehr alte Meetingprotokolle durchforsten, um sich an seine Aufgaben zu erinnern. Und für alle anderen ist auch klar, welches Teammitglied verantwortlich ist.
• Einfache Suche nach Dokumenten und Prozessen dank Volltextsuche: Nochmal zu Nadel und Heuhaufen – dank der Volltextsuche im QM-Pilot wird es ein Leichtes, nach den benötigten Dokumenten und Unterlagen zu stöbern. Ein markantes Stichwort reicht, um fündig zu werden; den genauen Dateinamen müssen Sie nicht im Kopf haben.

Sie sehen also: Mit der Prozessmanagement-Software QM-Pilot werden Dokumente und Prozesse zentral an einem Ort gespeichert und Zuständigkeiten der Abläufe im Voraus geklärt. So können Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und verschwenden keine Zeit mehr für die Suche nach Prozessen oder Verantwortlichen.

Business-Vorteile: Wie profitieren Sie von Prozessmanagement-Tools?

Die Funktionen einer hilfreichen Prozessmanagement-Software haben Sie bereits kennengelernt. Als Unternehmer wollen Sie aber auch wissen, welche Vorteile sich daraus für Ihr Business ergeben. Kein Problem – die liefern wir Ihnen gern:

• Zeitfresser eliminieren: Im Unternehmensalltag gibt es viele kleine Zeitfresser, welche die Effektivität und damit Ihren geschäftlichen Erfolg hemmen. Insbesondere die Suche nach Dokumenten und unklare Zuständigkeiten kosten Ihre Mitarbeitenden Zeit.
• Nie wieder unterwegs auf dem Trockenen: Dadurch, dass Ihre Software einen Online-Zugriff ermöglicht, können Ihre Mitarbeitenden überall auf Ihre Abläufe und Flow-Charts zugreifen. Dadurch müssen Abläufe nicht mehr vor Ort geklärt werden, sondern sind auch unterwegs einsehbar.
• Höhere Genauigkeit: Prozessmanagement-Tools bieten Ihnen einen einfachen Editor zur Modellierung von Ablaufdiagrammen. Dadurch können Sie einen neuen Prozess in wenigen Minuten anlegen und bequem verwalten. Die mühsame Darstellung per Hand fällt hierdurch weg und Sie sorgen gleichzeitig für mehr Genauigkeit.
• Immer auf dem neuesten Stand:Prozesse verändern sich im Laufe der Zeit. Eine Prozessmanagement-Software zeigt Ihnen die Prozesshistorie transparent an und stellt automatisch die neueste Version zur Verfügung. So finden innerhalb Ihres Unternehmens keine Prozessvarianten mehr Anwendung, die vielleicht schon längst überarbeitet worden sind.
• Keine Fristen mehr vergessen: Einzelne Dokumente und Prozesse müssen nach einer gewissen Zeit gelöscht oder verändert werden. In einem Unternehmen können diese Fristen schnell vergessen werden. Eine Prozessmanagement-Software schickt Ihnen Benachrichtigungen und Erinnerungen zu, wenn eine Frist einzuhalten ist.
• Schnelleres Onboarding: Ein weiterer Vorteil eines übersichtlichen Prozessmanagements ist, dass es wie eine Landkarte für neue Mitarbeitende ist. Sie können sich rasch in den Unternehmensstrukturen orientieren, statt sich mühsam durchfragen zu müssen.

4 wertvolle Tipps: Auswahl, Prozess-Software & worauf zu achten ist

So viel also zu den Vorteilen, die Ihr Unternehmen mit der richtigen Prozessmanagement-Software erwarten darf. Aber welches aus den vielen Prozessmanagement-Tools auswählen? Immerhin bietet der Markt ja einige Optionen. Neben allen wichtigen Funktionen, sollten Sie beim Vergleich auch auf diese Punkte achten, um die beste Auswahl zu treffen:

1. Seien Sie anspruchsvoll: Setzen Sie Ihre Standards hoch an – schließlich sind gelingende Prozesse für Ihr QM-Management unabdingbar. Mit halbgaren Lösungen hingegen werden Sie nicht weit kommen.
2. Nicht zu komplex: Intuitive Bedienbarkeit ist ein wesentliches Merkmal, um das Qualitätsmanagement Ihrer Prozesse mit einer Prozessmanagement-Software zu sichern. Ihre Mitarbeitenden müssen das Tool schnell verstehen und leicht anwenden können. Machen Sie es sich und ihrem Team daher nicht unnötig schwer mit zu komplexer Software.
3. Lückenlose Dokumentation: Relevant ist auch, dass Ihre Prozessdokumentation mit Perlen auf einer Schnur vergleichbar ist – sprich ohne Lücken und Fragezeichen. Darum ist auch eine dokumentierte Historie so wichtig, um nachvollziehen zu können, wann, wie und warum sich Abläufe geändert haben.
4. Finger weg von Freebies: Eine kurze Online-Recherche wird Ihnen zweifelsohne einige Open-Source-Lösungen liefern. Aber … Sie kennen das Sprichwort, was nichts kostet, ist auch nichts? Ganz so streng müssen wir hier zwar nicht sein, denn für Kleinunternehmer sind sie evtl. hilfreich. Aber seien wir ehrlich – Ihre hochwertigen Produkte bieten Sie schließlich auch nicht kostenlos an, oder?

Prozessablauf

Prozessbeschreibung

Prozessverwaltung

Nutzung

Prozessablauf

• Grafik-Editor zur Modellierung der Prozesse
• Auswahl zwischen Flow-Charts und BPMN Swimlane-Darstellung
• Schnellerfassungseditor für neu aufgenommene Prozesse
• Frei definierbare Prozess-Strukturen
• Konfigurierbare Prozessbeschreibungen und Ablauf-Layouts
• Verknüpfung von Dokumenten, Risiken und Stammdaten
• Workflow-unterstütztes Prüf- und Freigabeverfahren zur Sicherstellung der Prozesslenkung; – bei Bedarf mit E-Mail-Unterstützung

Prozessbeschreibung

• Frei definierbare Felder für die Prozessbeschreibung (Kenndaten)
• Verknüpfung der Inhalte aus dem Ablauf in den Kenndaten (Dokumente, Risiken)
• Aufrufen der verknüpften Inhalte direkt aus den Kenndaten
• Verschiedene Feldtypen (Textfelder, Auswahllisten, Datumsfelder, Checkboxen,…)
• Aktive Links in PDF-Druckversion auf verknüpfte Dokumente und Risiken

Prozessverwaltung

• Systemgesteuerte Versionierung von Prozessen
• Prüf- und Freigabeworkflow
• Verschiedene Sprachversionen eines Prozesses können angelegt werden
• Berechtigungsverwaltung
• Versionshistorie
• Prozess-Feedback einsehen und verwalten
• alle archivierten Versionen aufrufbar inkl. Prozessbeschreibung und Ablauf

Nutzung

• Schlagwortesuche inkl. Volltextsuche
• Navigation über Prozesslandkarte oder Prozess-Struktur
• Prozess-Übersicht inkl. aller relevanten Informationen
• Zugriff nur auf aktuelle Prozesse und zugehörige freigegebene Dokumente und Risiken
• Öffnen der verknüpften Dokumente und Risiken direkt aus dem Ablauf

So einfach kann es gehen: Wie können Sie eine Prozessmanagement-Software einführen?

Gehen wir jetzt von folgendem Szenario aus: Sie haben sich für die passende Prozessmanagement-Software entschieden. Nun gilt es, die digitale Lösung in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Damit es nicht zu Komplikationen kommt, informieren Sie sich unbedingt vorab, wie Sie vorgehen müssen, wenn Sie das Prozessmanagement-Tool einführen. Mit dem QM-Pilot gelingt das z.B. so:

• Da der QM-Pilot webbasiert läuft, müssen Sie ihn nicht auf Ihren lokalen Rechnern und Servern installieren – Ihre Inhouse-IT wird es Ihnen danken!
• Stattdessen bekommen Sie und Ihre Mitarbeitenden mit der Lizenz mit jedem vorhandenen internetfähigen Gerät Zugang zum QM-Pilot.
• Auf Wunsch bieten wir ein 90-minütiges Online-Seminar an, in dem wir Ihr Team schulen und alle offenen Fragen beantworten.

Und das war’s auch schon!

Beispiel in der Anwendung: Prozessmanagement-Software in der öffentlichen Verwaltung

Ein dokumentiertes Prozessmanagement ist eine der Voraussetzungen für eine Zertifizierung des Qualitätsmanagements nach der Norm ISO 9001:2015. Daher ist es in vielen Branchen gefragt, aber ebenso in Verwaltung und Behörden. Auch wenn die Verwaltung auf den ersten Blick nicht viel mit einem Wirtschaftsunternehmen gemein hat, sind optimierte Prozesse auch dort mehr als sinnvoll.

In der öffentlichen Verwaltung ist Prozessmanagement-Software ein wesentlicher Baustein für durchdachte organisatorische Abläufe:

Schon mit einfach zu erstellenden Flow-Charts, wie Sie es im QM-Pilot anlegen können, wird auf einen Blick klar, wie ein Vorgang zu bearbeiten ist und wer dafür zuständig ist samt der dazugehörigen Dokumente und Informationen. Auch Neulinge am Arbeitsplatz können Anliegen und Anfragen sofort richtig zuordnen, statt sie hilflos an die nächste Abteilung zu übergeben.

Für Arbeit mit Struktur: Prozessmanagement-Software ist Landkarte & Kompass in einem

Mit einer guten Prozessmanagement-Software haben Sie die Landkarte Ihrer betriebsinternen Abläufe in der Hand und gleichzeitig den Kompass, um sich darin zurechtzufinden. Und wenn es einer Kursänderung im laufenden Prozess bedarf – kein Problem, mit einem Tool wie dem QM-Pilot können Sie diesen nicht nur skizzieren und nachzeichnen, sondern aktiv gestalten und mit allen wesentlichen Informationen ausstatten.

Eine Software für Prozessmanagement gibt Ihnen und Ihrem Team Orientierung und die Chance auf Optimierung, denn endlich ist auf einen Blick klar, wie der sprichwörtliche Hase läuft. Sie möchten genau wissen, wie Sie mit einer Prozessmanagement-Software Licht in Ihre internen Abläufe bringen? Wir erklären Ihnen gerne die Features des QM-Pilot als Prozess- und Qualitätsmanagement-Software und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Datenqualität ist das, was Ihrem Unternehmen bzw. einem bestimmten internen Zweck am dienlichsten ist. Sie wird über ihren konkreten Nutzen definiert – wird die Datengrundlage diesem gerecht, stimmt deren Qualität. Nichtsdestoweniger gibt es auch für Datenqualität einige Kriterien, die für jeden Zweck sinnvoll sind, wie bspw. Einheitlichkeit und Vollständigkeit.

Hin zur mehr Datenqualität: Kriterien für hochwertige Daten

Trotz der notwendigen individuellen Passung von Datenqualität gibt es einige Standards, mit denen Sie meist richtig liegen. Nicht immer muss Ihre Datenqualität sämtliche der folgenden Kriterien erfüllen. Allerdings sind sie sehr sinnvolle Leitlinien, um die Datenqualität zu steigern. Was im Einzelfall greift, entscheiden Sie.

• Vollständigkeit: Legen Sie im Vorfeld fest, welche Daten für welche Causa relevant sind. Leere Datenfelder sollten nicht vorkommen!
• Eindeutigkeit: Alle involvierten Mitarbeitenden müssen die Daten unmittelbar verstehen. Typische Stolpersteine sind bspw. kryptische Abkürzungen oder Anglizismen, wo ein deutscher Begriff gängiger gewesen wäre (und umgekehrt).
• Korrektheit: Selbstverständlich sollten alle Daten stets korrekt sein. Wesentlich dafür ist, dass die richtigen Daten erhoben und ohne Zahlendreher und Tippfehler erfasst werden.
• Aktualität: Der Faktor Aktualität kann von Branche zu Branche variieren. Klar ist aber, dass Sie verlässliche Werte der jüngeren Vergangenheit brauchen statt überholtes Datenmaterial.
• Genauigkeit: Prüfen Sie die Datenerhebung bis ins Detail. Hier könnte bspw. relevant sein, wie viele Nachkommastellen bei Zahlwerten erfasst werden müssen.
• Einheitlichkeit: Definierte Standards statt wildem Durcheinander – legen Sie bspw. für Datumsangaben oder Uhrzeiten eine verbindliche Schreibweise fest.
• Redundanzfreiheit: Beschränken Sie sich auf das Wesentliche, statt unnütze Datenberge zu produzieren. Wird bspw. das Datum erfasst, braucht es keine Extra-Spalte für den Monat.

Fallstricke vermeiden: Auswirkungen schlechter Datenqualität richtig einschätzen

Wie problematisch können so ein paar Zahlendreher oder unterschiedliche Schreibweisen schon sein? Nun, bei Verbesserung der Datenqualität kommt es tatsächlich auf jedes Detail an. Bei niedriger Güte ist die Erfassung schlimmstenfalls umsonst gewesen. Mögliche Folgen sind:

• Uneinheitliche Darstellung: Werden Ihnen uneinheitliche Daten ausgegeben, verhindert dies ein schnelles Erfassen des Informationsgehalts. Dem können Sie entgehen, indem Sie auf Einheitlichkeit setzen.
• Falsche Werte: Ohne definierte Standards, um die Datenqualität sicherzustellen, steigt die Gefahr, dass sich fehlerhafte Werte einschleichen. Wenn Sie es sich zum Ziel setzen, die Datenqualität zu verbessern, sollten Sie daher Richtlinien vorgeben.
• Nicht vergleichbar: Bei minderwertiger Datenqualität verfehlen die Daten ihren Zweck, denn es mangelt ihnen an Vergleichbarkeit. Was nützen Ihnen Werte, die Sie nicht mit vorherigen Ergebnissen vergleichen können?
• Analyse unmöglich: Schlechte Datengrundlage – keine oder verfälschte Ergebnisse. Dann hätten Sie sich den Aufwand der Datenerfassung wahrlich sparen können. Wichtig ist also, dass Sie die Datenqualität von Beginn an stetig erhöhen.

Best Practices: Datenqualität optimieren mit dem QM-Pilot

Die Datenqualität zu verbessern, lohnt sich, denn schließlich ist sie die Grundlage für Ihr Qualitätsmanagement oder eine QM-Zertifizierung. Glücklicherweise gibt es verschiedene Mittel gegen Daten-Wildwuchs. Wie diese aussehen, erklären wir Ihnen jetzt.

1. Daten für das QM in einer Qualitätsmanagement-Software erfassen

Eine Qualitätsmanagement-Software wie der QM-Pilot ist ein wirkungsvolles Tool, um die Güte der erhobenen Daten sicherzustellen. Anstatt mit Excel-Tabellen zu hantieren, haben Sie im QM-Pilot dank smarter Funktionen alles gebündelt, was für die Qualitätssicherung relevant ist. So können Sie bspw. normative Grundlagen, Einstufung und Standorte so vorgeben, dass immer auf die richtigen Daten zugegriffen wird.

2. Datenqualität schon bei der Dateneingabe sicherstellen

Der QM-Pilot bietet Ihnen umfassende Funktionen für Ihr Qualitätsmanagement. Ein wichtiger Baustein sind die Stammdatentabellen, in denen Sie Ihre Daten einmal exakt und gründlich erfassen. Statt Freitextfeldern, die zu Tippfehlern und Uneinheitlichkeit einladen, zeigt Ihnen der QM-Pilot die für Sie relevanten Stammdaten in Auswahllisten an. Ein Klick und alles stimmt!

Braucht es statt einer vordefinierten Auswahl lediglich die Entscheidung über Ja oder Nein, dann hat der QM-Pilot auch dafür eine Lösung parat. Zusätzlich zu den Auswahllisten können Sie Checkboxen zum Abhaken anlegen und ankreuzen lassen.

Stammdatentabelle

Auswahlliste mit Verknüpfung zu Stammdatentabelle

Checkboxen

Datumsfeld

Zahlenfeld

3. Mitarbeitende schulen

Wissende Mitarbeitende können kluge Entscheidungen treffen. Wenngleich die Handhabung des QM-Pilot intuitiv und leicht verständlich ist, lohnt es sich stets, in Weiterbildung zu investieren. Mitarbeitende sollten schließlich nicht nur wissen, wie sie Daten richtig eintragen, sondern auch den Sinn dahinter begreifen. Das gelingt, wenn ihnen die Relevanz der Datenqualität sowie deren spezifische Merkmale klar sind.

4. Datenqualität regelmäßig prüfen

Die Datenqualität sollte regelmäßig geprüft werden. Das meint nicht die erhobenen Daten allein, sondern auch die angewendeten Kriterien. Sind diese noch passgenau für Ihren Betrieb? Dient die Datenqualität Ihrem Qualitätsmanagement-System, oder haben sich Parameter geändert?

Wenn Sie Datenqualität verbessern, optimieren Sie Ihre Ergebnisse

Klasse statt Masse lautet die Devise, wenn es um Datenqualität geht. Warum Sie Ihre Datenqualität verbessern sollten, liegt auf der Hand: Hochwertige Daten gleich sinnvolle Analyseergebnisse und langfristig mehr Optionen, um Ihre Qualität auf ein neues Level zu bringen.

Sie möchten Ihr Datenchaos in den Griff bekommen? Wir sind bei Ihnen – nehmen Sie gerne direkt Kontakt mit uns auf!

Qualitätsmanagement beinhaltet alle Maßnahmen und Aktivitäten in Ihrem Unternehmen, die darauf abzielen, die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen sicherzustellen und kontinuierlich zu optimieren. Die Optimierung bezieht sich auf bestehende Prozesse, Effizienz sowie Kundenzufriedenheit. Qualitätsmanagement betrifft nicht nur ein Produkt oder eine Dienstleistung, sondern die Leistung Ihres Unternehmens als Ganzes.

Was ist Qualitätsmanagement-Software (QM-Software)?

Eine Qualitätsmanagement-Software unterstützt Sie dabei, die Anforderungen von Qualitätsmanagementsystemen (wie z.B. ISO 9001) in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Alle Anforderungen werden in einer modernen QM-Software abgebildet. Dazu nutzen Sie Module wie Prozessmanagement, Risikomanagement oder Auditmanagement.

Der passende Ansatz: QM-Systeme & QMS-Software

Für die Umsetzung von QM existieren verschiedene QM-Systeme (QMS), die jeweils unterschiedliche Ziele verfolgen und Vorteile bieten. Eine QMS-Software wie der QM-Pilot unterstützt Sie bei der Umsetzung Ihres gewählten Qualitätsmanagement-Systems:

• TQM (Total Quality Management): Stellt den Prozess in den Mittelpunkt und verfolgt vornehmlich das Ziel, Kunden zufriedenzustellen.
• KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess): Zielt auf eine Optimierung in kleinen Schritten ab, indem Prozesse bei jeder Wiederholung besser umgesetzt werden.

Was ist ein QM-System nach ISO 9001?

Das wohl bekannteste Qualitätsmanagement System ist ISO 9001, eine international anerkannte Normreihe, die Richtlinien für ein effektives QM vorgibt. Sie rückt eine kontinuierliche Verbesserung sämtlicher Abläufe, Kundenansprüche und ein umfangreiches Risikomanagement in den Fokus. Eine QM-System-Software wie der QM-Pilot unterstützt Unternehmen effektiv dabei, eine ISO-Zertifizierung zu erhalten.

Möchten Sie den Ansprüchen der ISO 9001 gerecht werden, sollte Ihr Unternehmen:

1. Klar messbare Ziele definieren, die vorgegebenen Qualitätsrichtlinien entsprechen
2. Eine umfangreiche Dokumentation mit Anweisungen zum Verfahren, Prozessbeschreibungen und Aufzeichnungen vorweisen können
3. Nachvollziehbare Optimierungen in der Qualität umsetzen

Ist ein QM-System Pflicht?

In einigen Branchen (z.B. Lebensmittel- und Medizinprodukte) ist ein QM-System verpflichtend, in den meisten jedoch nicht. Dennoch sollten Sie Ihr Unternehmen zertifizieren lassen, um nachzuweisen, dass Sie ein effizientes QM implementiert haben. Eine Qualitätsmanagement-Zertifizierung ist der beste Vertrauensbeweis für Kunden und Stakeholder.

Module & Funktionen: Eine gute QM-Software ist vielseitig anwendbar

Eine QMS-Software wie der QM-Pilot übernimmt im Wesentlichen folgende Aufgaben: Informationen für das gesamte Unternehmen bereitstellen, Prozesse dokumentieren und Unterstützung dabei, gewinnbringende Datenauswertungen zu erstellen. Das gewährleisten folgende Funktionen:

• Darstellung von Prozessen & Verknüpfung von Dokumenten mit Prozessen
• Zuständigkeiten & Verantwortungen individuell eindeutig zuweisen
• Flexible Vergabe von Zugangsberechtigungen
• Anzeige der aktuellsten Version & Nachvollziehbarkeit von Änderungen
• Informationen allen Mitarbeitenden ortsunabhängig zur Verfügung stellen
• Schnelle & effiziente Volltextsuche für alle Dokumente

Dafür bietet eine QM-Software folgende Module, die Ihnen bei der Umsetzung diverser Qualitätsmanagement-Massnahmen helfen:

Umsetzung der ISO 9001: Software-Lösungen erleichtern Ihnen die Zertifizierung

Möchten Sie Qualitätsmanagement nach den Anforderungen der Norm DIN ISO 9001 in Ihrem Unternehmen umsetzen, erhalten Sie die beste Unterstützung durch eine geeignete QM-Software. Der QM-Pilot ist darauf ausgelegt, ein QM nach der ISO 9001 aufzubauen:

• Prozessorientierter Ansatz für flexible Umsetzung in verschiedenen Branchen
• Benutzerfreundliche Struktur & umfangreiche Module
• Unterstützung bei Audits durch ein effizientes Auditmanagement

Achten Sie daher schon bei der Auswahl der QM-Software darauf, dass diese die entsprechenden Anforderungen der ISO 9001 erfüllt.

Vorteile einer QM-Software: Ihr Tool für ein effizientes Qualitätsmanagements

Natürlich können Sie QM auch manuell betreiben, allerdings bringt Ihnen der digitale Weg mit einer QM-Software wie dem QM-Pilot einige überzeugende Vorteile:

• Effizientere Umsetzung & Einsparung von Kosten und Ressourcen
• Lückenlose & übersichtliche Dokumentation aller Maßnahmen
• Erfassung von Schwachstellen & sinkende Fehleranfälligkeit
• Langfristiger Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen
• Abteilungsübergreifendes QM & integrierte Durchführung
• Zugriff für alle Mitarbeitenden auch ortsunabhängig möglich
• Know-how sichern & neue Mitarbeitende schneller einarbeiten

Prozessmodellierung

Dokumentenmanagement

Risikomanagement

Organisationsmanagement

Auditmanagement

• Prozessmanagement
• Frei definierbare Prozess-Strukturen
• Grafik-Editor zur Modellierung der Prozesse
• Flow-Chart oder Swimlane-Darstellung von Prozessen möglich
• Konfigurierbare Prozessbeschreibungen und Ablauf-Layouts
• Verknüpfung von Dokumenten, Risiken und Stammdaten
• Workflow-unterstütztes Prüf- und Freigabeverfahren zur Sicherstellung der Prozesslenkung; – bei Bedarf mit E-Mail-Unterstützung

• Dokumentenmanagement-System
• Workflow-unterstütztes Prüf- und Freigabeverfahren zur Sicherstellung der Dokumentenlenkung; – bei Bedarf mit E-Mail-Unterstützung
• Historisierung und Archivierung von Dokumenten
• Aufnahme von allen Dokumententypen
• Vorschau für gängige Dateiformate
• Zugriff auf Dokumente über eindeutigen Link (ermöglicht das Weiterverwenden/Zugriff von anderen Stellen)

• Risikobeschreibung mit frei konfigurierbaren Feldern
• Eigene Bewertnugsschemata
• Massnahmenerfassung zu Risiken
• Dokumentation der Kontrollen im System
• Vekrnüpfung der Risiken mit den Prozessen
• Reporting der Risiken, Massnahmen und Kontrollen

• Abbilden der Aufbauorganisation
• Generieren eines Organigramms
• Erfassung zusätzlicher Informationen zu Organisationseinheiten und Mitarbeitenden
• Zuordnung der Mitarbeitenden/User zu Organisationseinheiten
• Verknüpfung von QM-Pilot Inhalten und Organisationseinheiten
• Gefilterte Ansichten nach Organisationszugehörigkeit

• Auditplanung und Erfassung der Auditdaten
• Dokumentenablage zum Audit
• Verknüpfung zu Prozessen, Dokumenten und Risiken
• Agendaerstellung
• Checklistenerstellung und Ausfüllen direkt im System
• Erfassung von Massnahmen allgemein oder zu Abweichungen in der Checkliste
• Reporting

Hoher Standard, individuelle Lösungen: Qualitätsmanagement Software in der Praxis 

Jede Branche besitzt unterschiedliche Ansprüche an das Qualitätsmanagement. Das können z.B. variierende Kundenerwartungen, die Unternehmensgröße sowie branchenspezifische Anforderungen sein. Brauchen Sie also eine spezifische Branchenlösung? Nicht unbedingt!

Eine smarte Qualitätsmanagement-Software verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz, ist individuell konfigurierbar und kann in verschiedenen Branchen eingesetzt werden. Wir möchten Ihnen praktische Beispiele dafür zeigen, wie z.B. der QM-Pilot Unternehmen in ganz unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern unterstützt:

• Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen

Die Pflegestiftung Blumenrain will ihre Dokumentation künftig digital führen, da die Stiftung mehrere Betriebsstätten besitzt und Mitarbeitende sich untereinander abstimmen müssen. Die Stiftung steht vor der Aufgabe, nicht PC-affine Mitarbeitende an die QM-Software heranzuführen. Dank des schlanken und übersichtlichen QM-Pilot machen sich die Mitarbeitenden schnell mit der Nutzung vertraut und sind jederzeit über alle Prozesse informiert.

• Qualitätsmanagement in der Industrie

Meist sind Unternehmen in der Industrie zum Qualitätsmanagement verpflichtet. Mit einer QM-Software können Unternehmen das QM umsetzen und auf sich ständig ändernde Kundenbedürfnisse reagieren, indem sie passende Maßnahmen in ihre Prozessabläufe integrieren. Der QM-Pilot ist bei sämtlichen Unternehmen verschiedener Branchen erprobt: vom Schüttguttransport über moderne Überwachungssysteme bis zu Herstellern von Kaffeevollautomaten.

Praktische Tipps: So gelingt Ihnen die Integration einer QM-Software

QM ist nie eine isolierte Tätigkeit, die im Alleingang durchgeführt wird. Vielmehr geht es darum, ein integriertes Qualitätsmanagement zu etablieren, bei dem die Qualitätsmanagement-Software Ihre Plattform wird, die alle Unternehmensbereiche miteinander verbindet. Damit das gelingt, ist nicht nur die Wahl des passenden Anbieters wichtig, sondern auch die Schulung Ihrer Mitarbeitenden auf die neue QM-Software.

Welche QM-Software ist im Vergleich am besten?

Eine geeignete Qualitätsmanagement-Software erkennen Sie anhand folgender Faktoren:

• Individuelle Konfigurierbarkeit
• Intuitive Bedienbarkeit
• Abdeckung aller elementaren Module

Wir haben z.B. darauf Wert gelegt, dass der QM-Pilot sofort einsatzfähig ist und Sie mit individuellen Darstellungen arbeiten können. Zudem bietet die Software alle wichtigen Module vom Prozessmanagement und Dokumentationsmanagement bis zum Risikomanagement, Organisationsmanagement, Auditmanagement sowie ein Modul für Meldungen und Massnahmen.

Wie gelingt die Umstellung auf eine neue QM-Software?

Ein wichtiger erster Schritt ist die Auswahl der passenden Qualitätsmanagement-Software nach den o.g. Kriterien. Achten Sie anschließend bei der Implementierung auf folgendes:

• Bereiten Sie die Datenmigration sorgfältig vor
• Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden früh mit ein
• Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden Schulungen an
• Führen Sie ein Pilotprojekt durch & sammeln Sie Feedback

Wichtig ist es auch, Ihre Mitarbeitenden nicht zu überfordern. Setzen Sie die QM-Software lieber schrittweise in einer Abteilung nach der anderen ein.

Ist eine QM-Software auch für Kleinunternehmen sinnvoll?

Eine Qualitätsmanagement-Software für Kleinunternehmen lohnt sich, da die Software die Einführung eines effizienten Prozessmanagements vereinfacht und somit Kosten und Zeit spart – also Ressourcen, die unabhängig von der Mitarbeiterzahl wertvoll sind. Den QM-Pilot können Sie beispielsweise im flexiblen Lizenzmodell auch für kleine Unternehmen nutzen.

Wird das QM-Handbuch durch die Software ersetzt?

Ein QM-Handbuch händisch anzulegen und zu aktualisieren ist zeitaufwendig. Wir empfehlen Ihnen stattdessen eine Software zu nutzen. Ihre Mitarbeitenden haben somit Zugriff auf alle Richtlinien, Maßnahmen sowie Prozesse und müssen nicht im Büroschrank nach dem Handbuch kramen. Das senkt die Hürde bei der Nutzung von Unterlagen und steigert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Team Maßnahmen wie vorgegeben umsetzt.

Eine Software für Qualitätsmanagement schafft die Basis für ihren Unternehmenserfolg

Eine Qualitätsmanagement-Software wie der QM-Pilot verschafft Ihnen Wettbewerbsvorteile: Sie können sämtliche Prozesse in Ihrem Unternehmen abbilden, auf Qualitätskriterien hin prüfen und schrittweise optimieren. Die Software bietet Ihnen dabei eine Plattform, die Sie mit flexiblen Modulen ergänzen können und die Ihren Mitarbeitenden ortsunabhängigen Zugriff verschafft.

Dank des schlanken Designs, der hohen Nutzerfreundlichkeit und intuitiven Bedienbarkeit unserer Qualitätsmanagement-Software gelingt Ihren Mitarbeitenden die Umstellung schnell und reibungslos. Möchten Sie mithilfe einer Qualitätsmanagement-Software Ihr QM aufs nächste Level bringen? Kontaktieren Sie uns Sie uns und wir stellen Ihnen in einem unverbindlichen Kennenlerngespräch den QM-Pilot vor.

Mit Qualitätsmanagement in der Industrie wird sichergestellt, dass die Güte von Verarbeitungsprozessen, internen Abläufen und natürlich Ihren Produkten stets gleichbleibend hoch ist. Mit einem systematischen, geplanten und kontrollierten Vorgehen im Sinne eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses managen Sie Güte auf allen Ebenen und tragen wirkungsvoll zur Qualitätssicherung in der Industrie bei.

Qualität 4.0: Qualitätsmanagement und Industrie 4.0 für die vierte industrielle Revolution

Seit der Erfindung der Dampfmaschine hat sich die Industrie stetig weiterentwickelt – immerhin sind wir inzwischen bei der sogenannten vierten industriellen Revolution angelangt. Während zu Beginn der Industrialisierung Dampf eine der treibenden Kräfte war, hat in heutiger Zeit die Digitalisierung eine vergleichbare Rolle eingenommen. In der Industrie 4.0 werden Prozesse automatisiert und Maschinen vernetzt.

Das transformiert Produktionsabläufe und ganze Branchen: Weniger Handarbeit, fein aufeinander abgestimmte Prozessschritte und neue Berufsprofile sind Resultate dieser Entwicklung. Die Produktion besteht heute aus diffizilen Einzelschritten, die exakt harmonieren müssen. Um bei wachsender Komplexität die Übersicht zu behalten, braucht es industrielles Qualitätsmanagement – digitalisiertes QM im Sinne von Qualität 4.0!

Mehr als nur nützlich: Essenzielle Vorteile von industriellem Qualitätsmanagement 

Qualitätsmanagement ist für die Industrie weit mehr als ein theoretisches Thema oder ein weiterer Punkt auf der To-do-Liste. Wenn Sie es richtig – will heissen, systematisch und strategisch – einsetzen, haben Sie handfeste Vorteile davon:

• Konstante Qualitätssicherung: Mit konsequent umgesetztem Qualitätsmanagement in der Industrie können Sie sicher sein, stets gleichbleibend hochwertige Produkte zu liefern. Qualitätsschwankungen durch Herstellungsfehler oder mangelhafte Rohstoffe kommen entweder gar nicht mehr vor oder werden so frühzeitig entdeckt, dass sie rasch zu beheben sind.
• Effiziente Abläufe: Zu den Aufgaben von Qualitätsmanagement in der Industrie gehört es auch, für nahtlos verzahnte, hochfunktionale Prozesse zu sorgen. Mangelnde Auslastung oder gar Stillstand in der Produktion können Sie so vermeiden.
• Ressourcenschonung: Mit Qualitätsmanagement kann die Industrie gezielt Ressourcen schonen, weil effizienter gearbeitet wird oder weniger Rohstoffe für die Herstellung benötigt werden.
• Kosteneinsparungen: Wer weniger Ressourcen benötigt, Prozesse effizienter gestaltet und fehlende Auslastung vermeidet, profitiert von signifikant geringeren Kosten. 

Worum es konkret geht: Aufgaben des QM in der Industrie

Industrie 4.0 und Qualität sollten eigentlich selbstverständlich zusammengehören. Und genau das soll Qualitätsmanagement in der Industrie sicherstellen. Zu seinen Aufgaben gehört daher, Prozesse und Ergebnisse ganz genau unter die Lupe zu nehmen.

So ist die Optimierung von Produktionszyklen relevant. Wenn mittels Qualitätsmanagement in der Industrie an den richtigen Stellschrauben gedreht wird, lassen sich Produktionszyklen effizienter und schneller gestalten und ausserdem wiederkehrende Fehler gezielt vermeiden.

Wichtig ist weiterhin, den Wünschen Ihrer Kunden gerecht zu werden. Das gelingt zum einen mit Qualitätsprüfung in der Industrie, zum anderen aber auch mit konsequenter Kommunikation mit der Kundschaft und Einarbeitung von deren Feedback. Auch die Lieferanten dürfen nicht vergessen werden, weshalb die Qualität im Lieferantenmanagement ebenfalls zu den Aufgaben gehört.

Die Einhaltung von Wartungszyklen und die Sicherheit müssen ebenfalls gewährleistet sein. Das ist insbesondere in der produzierenden Industrie wichtig, da fehlerfrei laufende Maschinen nicht nur reibungslose Prozesse, sondern auch Sicherheit für Leben und Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden garantieren.

Konsequent digital: In wenigen Schritten hin zur Qualität 4.0

Die Zeiten von analogen QM-Handbüchern sind vorbei. Aber selbst wenn Sie bereits eine Qualitätsmanagement-Software einsetzen, lohnt eine kritische Revision, um Qualitätsmanagement und Industrie 4.0 optimal zu verzahnen:

1. Bestandsaufnahme: Zunächst gilt es, Prozesse und Zuständigkeiten genau unter die Lupe zu nehmen. Wird bereits alles sauber dokumentiert, oder gibt es Nachholbedarf?
2. Software: Qualität 4.0 ist mit analogen Mitteln nicht zu erreichen – stattdessen setzt sie voraus, dass Sie zu geeigneten vernetzten, digitalen Mitteln greifen. Mit unserer Lösung, dem QM-Pilot, haben Sie ein umfassendes und intuitiv bedienbares Managementsystem zur Hand, die sich insbesondere für mittelständische Industrieunternehmen eignet.
3. Schulung: Es lohnt sich immer, die Belegschaft auf dem Weg zur Qualität 4.0 mitzunehmen. Investieren Sie daher etwas Zeit in eine Schulung, um alle für das Thema zu sensibilisieren und in der Nutzung der Software fit zu machen.
4. Dokumentation: Halten Sie Prozesse, Massnahmen und Verantwortlichkeiten konsequent digital in Ihrem QM-System fest.
5. Zertifizierung: Erwägen Sie, Ihr Qualitätsmanagement in der Industrie zertifizieren zu lassen – mit einem Tool wie dem QM-Pilot sind Sie dafür bestens ausgestattet, weil die Software verschiedene Normen abbilden kann.

Zertifizierung in der Industrie: Gütesiegel für Ihr Qualitätsmanagement

Ein systematisches Qualitätsmanagement, bspw. nach ISO 9001, bietet Ihnen die Chance auf eine Zertifizierung von einer unabhängigen Prüfstelle. Eine solche Zertifizierung hat eine positive Aussenwirkung und stärkt das Vertrauen Ihrer Kundschaft in Ihr Unternehmen. Dafür benötigen Sie ein Managementsystem, das für verschiedene Normen geeignet ist, wie der QM-Pilot.

Neben der oben erwähnten Norm gibt es weitere, die für Ihren Betrieb relevant sein können, so z. B. die Norm ISO 14001 für Umweltmanagement, die im QM-Pilot ebenfalls darstellbar ist. Das Prozedere bleibt unabhängig von der Norm stets ähnlich: gelingende interne Abläufe, Inhouse-Kontrollen und zu guter Letzt ein unabhängiges Audit Ihres Qualitätsmanagements.

Zur Industrie 5.0: Ausblick, was die Zukunft bringen kann

Industrie 4.0 und Qualität 4.0 kennen Sie bereits. Aber sagt Ihnen Industrie 5.0 schon etwas? Hierbei haben wir es mit einem Zukunftsszenario zu tun, welches das Konzept der Industrie 4.0 erweitert. Aber nicht etwa um noch mehr Automatisierung und Robotik: Im Gegenteil, die Industrie 5.0 ist menschenzentriert und setzt auf ein optimales Zusammenspiel von menschlicher Kompetenz und digitalen Techniken.

Dieser Ansatz soll der Industrie zu mehr Flexibilität, Nachhaltigkeit und Krisenfestigkeit verhelfen. Qualitätsmanagement erhält in der Industrie 5.0 einen noch höheren Stellenwert, denn wenn Menschen und Maschinen optimal zusammenarbeiten sollen, werden die Abläufe im Hintergrund noch komplexer. Da ist eine kluge Steuerung über ein zukunftsfähiges Managementsystem unabdingbar.

Operative Exzellenz: Mit Qualitätsmanagement Industrie effizient steuern

Qualität ist kein Zufall, sondern das Zusammenspiel von fachlicher Expertise, sauberer Ausführung und exakt aufeinander abgestimmten Arbeitsprozessen. Qualitätsmanagement in der Industrie ist das strategische Werkzeug, um Qualität 4.0 sicherzustellen – und das dauerhaft. Einfach nur gut zu sein, reicht nicht aus – Ihr Unternehmen muss in Ihrer Branche zum Synonym für Qualität werden.

Genau dabei unterstützt Sie der QM-Pilot als digitales Tool wirkungsvoll. Wenn Sie Qualität 4.0 zu Ihrem Leitstern machen wollen, zeigen wir Ihnen gern, wie! Melden Sie sich noch heute für eine unverbindliche Webdemo!

Der Begriff Qualitätsmanagement in der Pflege beschreibt die Arbeit mit nachvollziehbaren und nachprüfbaren Standards, welche die bestmögliche Versorgung der Patienten sicherstellen sollen. Anhand dieser Standards, wie z. B. der DIN ISO 9001 für die Pflege, wird die aktuelle Situation bewertet und für die Zukunft verbessert.

Definition & Aufgaben von Qualitätsmanagement in der Pflege

Auch, wenn das Qualitätsmanagement in der Pflege einfach erklärt ist, gestaltet sich die Umsetzung häufig als schwierig. In dieser Branche sind die Anforderungen enorm hoch: Die Versorgung von alten und kranken Menschen erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit. Zudem müssen Hygienevorschriften und gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden.

Um diese und viele weitere wichtige Punkte sicherzustellen, gibt es das Qualitätsmanagement in der Pflege:

• Dabei wird zunächst geprüft, wie die aktuelle Situation ist.
• Anhand festgelegter Kriterien kann bestimmt werden, welche Aspekte und Schritte bereits gut laufen und an welchen Orten Handlungsbedarf besteht.
• Im nächsten Schritt werden notwendige Veränderungen vorgenommen. Das kann sich auf die verschiedensten Bereiche beziehen und zum Beispiel das Einstellen von neuem Personal oder eine Umverteilung der Schichten sein.

Mit dem Qualitätsmanagement für die Pflege soll also sichergestellt werden, dass die Einrichtung Patienten bestmöglich und sicher versorgt werden. Außerdem wird das Qualitätsmanagement (kurz QM) dauerhaft betrieben.

Es wird kontinuierlich geprüft, ob die Standards eingehalten werden. Die Umstände können sich durch verschiedene Faktoren verändern, sodass es zu jeder Zeit notwendig sein kann, neue Änderungen vorzunehmen, damit die Qualität der Arbeit auf einem hohen Standard bleibt.

Vor- und Nachteile des Qualitätsmanagements in der Pflege

Qualitätsmanagement in der Pflege ist verpflichtend, denn es ist gesetzlich vorgeschrieben. Das ist bei weitem aber nicht der einzige Grund, wieso Sie in Ihrer Einrichtung QM Management betreiben sollten. Welche weiteren Vorteile es hat und welche Herausforderungen auf Sie zukommen, erfahren Sie hier.

1. Vorteil: Es gibt einen einheitlichen Standard

Das Qualitätsmanagement für die Pflege ist aus einem wichtigen Grund gesetzlich vorgeschrieben: Die Regelungen sollen sicherstellen, dass in allen Seniorenheimen, Pflegeeinrichtungen und ambulanten Pflegediensten ein einheitlicher Standard gilt. Vor dieser wegweisenden Entscheidung war die Qualität der Pflege teils sehr unterschiedlich.Die Einführung des Qualitätsmanagements für die Pflege hat einen Teil dazu beigetragen, dieses Problem anzugehen.

Alle Pflegeeinrichtungen arbeiten nach denselben Standards, mit dem Ziel, dass alle pflegebedürftigen Menschen in allen Pflegestellen gleich gut behandelt werden.

Natürlich zählen auch andere Faktoren wie ein freundlicher Umgangston, eine ansehnliche Einrichtung und ein schöner Standort: Was aber am wichtigsten bleibt, ist die Pflegeleistung, denn die Patientenzufriedenheit spielt eine sehr wichtige Rolle. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Standards erfüllen, haben Sie gute Chancen, Ihre Patienten bestmöglich zu versorgen und dabei wirtschaftlich und konkurrenzfähig zu handeln.

Sie können dafür auch Zufriedenheitsbefragungen durchführen. Diese sind häufig Teil des QMs und helfen Ihnen, die Qualität Ihrer Arbeit zu optimieren.

2. Vorteil: Transparenz & vollständige Dokumentation

In der Pflege ist es von großer Bedeutung, dass alle Arbeiten genauestens dokumentiert werden. Das umfasst beispielsweise das Anlegen von Medikamentenplänen, das Festhalten verschiedener Pflegeleistungen sowie Aufzeichnungen zu dem Gesundheitszustand der Patienten.

Das ist zum einen wichtig, um eine sichere und fachmännische Versorgung sicherzustellen. Die Gesundheit steht zu jeder Zeit im Fokus: Probleme fallen auf und werden dokumentiert, Verschlechterungen oder Veränderungen des Allgemeinzustandes lassen sich dadurch besser und schneller erkennen.

Zum anderen ist eine vollständige Dokumentation auch eine wichtige Absicherung. Zu den Zielen des Qualitätsmanagements in der Pflege zählt es nämlich auch, Ihre Einrichtung vor rechtlichen Konsequenzen zu schützen. Fühlt sich ein Patient falsch behandelt, können Sie alle Schritte nachweisen und belegen. Das können in Streitfällen wichtige Beweise sein.

3. Vorteil: Gesetzliche Grundlagen für das Qualitätsmanagement in der Pflege

Der Gesetzgeber hat erkannt, wie wichtig es ist, dass es ein einheitliches Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen sowie in der Pflege gibt. Die Gesundheit der Patienten hängt davon ab, dass sie zu jeder Zeit richtig behandelt werden. Die eingeführten Standards sollen dies sicherstellen.Als Pflegeeinrichtung sind Sie also dazu verpflichtet, ein Qualitätsmanagement zu betreiben. In einigen Fällen können zudem auch Stakeholder diese Bedingung stellen. Dafür gibt es verschiedene Standards und Zertifizierungen. Besonders verbreitet ist der Standard für Qualitätsmanagement ISO 9001.

Der Gesetzgeber hat erkannt, wie wichtig es ist, dass es ein einheitliches Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen sowie in der Pflege gibt. Die Gesundheit der Patienten hängt davon ab, dass sie zu jeder Zeit richtig behandelt werden. Die eingeführten Standards sollen dies sicherstellen.

Als Pflegeeinrichtung sind Sie also dazu verpflichtet, ein Qualitätsmanagement zu betreiben. In einigen Fällen können zudem auch Stakeholder diese Bedingung stellen. Dafür gibt es verschiedene Standards und Zertifizierungen. Besonders verbreitet ist der Standard für Qualitätsmanagement ISO 9001.

Bei dieser Zertifizierung für Qualitätsmanagement, die unter anderem durch den TÜV Süd geprüft wird, stehen vor allem Transparenz, Kundenzufriedenheit und eine niedrige Fehlerquote im Vordergrund.

Mit dieser Zertifizierung können Sie dann einerseits Ihr QM nachweisen und Ihre Pflicht erfüllen, andererseits ist sie auch ein gutes Signal an Patienten und mögliche Investoren. Sie zeigen, dass in Ihrer Einrichtung nach den gesetzlichen Standards gearbeitet wird und Sie langfristig eine exzellente Qualität der Arbeit garantieren können.

Das sollten Sie bedenken: Zusätzliche Arbeitsbelastung

Das Qualitätsmanagement für die Pflege geht mit einer großen Herausforderung einher: Es kann mit viel Aufwand verbunden sein. Dieser fällt neben der alltäglichen Arbeitsbelastung an und kann häufig nicht aufgefangen werden. Ohne eine professionelle Software ist dies schwer umzusetzen. Eine Qualitätsmanagement Software, wie der QM-Pilot, hilft Ihnen und erleichtert das Qualitätsmanagement merklich.

Die Software wurde speziell für das professionelle Qualitätsmanagement entwickelt und bietet viele hilfreiche Funktionen für den Pflegesektor. Sie ermöglicht es Ihnen unter anderem, die einzelnen Prozesse in Ihrer Einrichtung zu dokumentieren und übersichtlich abzubilden. Auf Grundlage dieser Prozessdokumentation lassen sich Fehlerquellen leichter erkennen und beseitigen.

Somit bietet der QM-Pilot eine moderne und verlässliche Unterstützung. Er hilft Ihnen dabei, Ihre gesetzliche Pflicht zu erfüllen und das Qualitätsmanagement für die Pflege auch in Zukunft sicher und benutzerfreundlich zu betreiben. Gerne erläutern wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch, welche weiteren Vorteile unsere Software Ihnen bietet. Nehmen Sie dazu gerne Kontakt mit uns auf.

Qualitätsmanagement in der Pflege & Aufgaben im Pflegealltag 

Die zentrale Aufgabe des Qualitätsmanagements in der Pflege ist es, eine fachgerechte Pflege der Patienten zu gewährleisten. Dies stellt häufig eine große Herausforderung dar, denn eine optimale Pflege setzt sich aus vielen einzelnen Puzzleteilen zusammen.

Es gibt die verschiedensten Faktoren, die für das Qualitätsmanagement in der Pflege wichtig sind. Dafür müssen unter anderem folgende Aufgaben erfüllt werden:

• Analyse der Ist-Situation und der jetzigen Pflegestandards
• Analyse der wirtschaftlichen Situation der Einrichtung
• Entwicklung von Verbesserungen für den Qualitätsstandard
• Umsetzung und Überprüfung der neuen Strategien
• Erstellung von internen QM-Handbüchern
• Kontinuierliches Controlling des Qualitätsmanagements
• Kommunikation in Bezug auf das QM – sowohl intern als auch extern

Wie Sie sehen, ist das Qualitätsmanagement in der Pflege äußert umfangreich. Es muss kontinuierlich betrieben werden, um einen hohen Standard in Ihrer Einrichtung zu garantieren. Zudem sind Erfolgskontrollen wichtig. Haben Sie das QM sorgfältig betrieben und an neuen Lösungen gearbeitet, fruchten diese im Idealfall und führen zu einer besseren Pflegequalität.

Das QM macht es Ihnen dank seiner guten Übersicht leicht, die Ergebnisse zu prüfen und festzuhalten, ob die Lösungen funktionieren. Genau hier liegt auch die Stärke unseres QM-Pilots: Er ist leicht anzuwenden, übersichtlich und ermöglicht ein genaues Monitoring.

Darüber hinaus fungiert er auch als Audit Software, also zur Überprüfung und Bewertung bestehender Prozesse. So können Sie die Auditverwaltung mit dem Qualitätsmanagement verbinden. Sie verwalten alle auditrelevanten Daten und bilden den gesamten Prozess in nur einem Tool ab. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie zu diesem Thema weitere Informationen benötigen.

Voraussetzungen & Ansprüche für das QM in der Pflege

Mit dem Qualitätsmanagement entscheiden Sie sich dafür, in Ihrer Einrichtung nach bestimmten Grundsätzen zu arbeiten. Eine Voraussetzung ist also, dass Sie diese Standards festlegen und auch vertreten können. Im Pflegebereich sind es häufig folgende Aspekte, die im Fokus stehen:

• Patientenorientierung: Das Wohl der Patienten hat oberste Priorität
• Mitarbeiterbeteiligung: Mitarbeiter müssen informiert, unterstützt und teilweise auch weitergebildet werden
• Verbesserung: Die Leistung wird kontinuierlich erfasst, bewertet und bei Bedarf optimiert
• Führung: Die getroffenen Maßnahmen werden umgesetzt und kontrolliert
• Entscheidungen: Fakten und Daten helfen sachbezogene Entscheidungen zu treffen

All diese Grundsätze tragen in ihrer Gesamtheit zu einer besseren Qualität der Pflege bei. Um diese umzusetzen, müssen verschiedene Gruppen in der Pflegeeinrichtung einbezogen werden.

Pflegeleitung: Umsetzung der Maßnahmen

Die Pflegeleitung hat die schwierige Aufgabe, die beschlossenen Maßnahmen umzusetzen. Das heißt, dass sie diese zunächst den Mitarbeitern vorstellt. Sie müssen detailliert und transparent darüber informiert werden, welche Änderungen es gibt und wie diese umgesetzt werden sollen.

Der nächste Schritt ist es dann, die Umsetzung zu überprüfen. Die Pflegeleitung schaut also genau hin, ob alle Stellen die Änderungen reibungslos umsetzen. Dabei kann es auch nötig werden, bestimmte Abteilungen oder Mitarbeiter darauf hinzuweisen, dass die Maßnahmen noch nicht korrekt umgesetzt werden.

Angestellte: Weiterbildung & Anpassung an neue Prozesse

Wenn neue Strategien für die Pflege entwickelt wurden, müssen die Mitarbeiter diese umsetzen. Sie müssen sich an die neue Situation anpassen und benötigen möglicherweise Unterstützung und weitere Erklärungen dabei.

Zudem können im Rahmen des Qualitätsmanagements für die Pflege Weiterbildungen nötig werden. Im Laufe des QMs zeigt sich, an welchen Stellen Schwächen bestehen und dass bestimmte Kurse und Auffrischungseinheiten den Mitarbeitern helfen können, die Patienten noch besser zu versorgen. Sie können diese z.B. im QM-Pilot abbilden und festhalten, welche Mitarbeiter in welchen Bereichen fortgebildet werden sollen.

Ressourcenmanagement: Freigabe & Controlling zusätzlicher Mittel

Im Rahmen des Qualitätsmanagements für die Pflege treten häufig Optimierungspotenziale zutage, die zusätzliche Kosten verursachen können. Das kann der Lohn für neu eingestellte Mitarbeiter sein oder die Anschaffung neuer Geräte oder Pflegemittel. Andererseits kann es auch darum gehen, die vorhandenen Ressourcen effizienter einzusetzen, indem beispielsweise besser geplant wird.

Die Aufgabe des Ressourcenmanagements ist es, die Balance zu halten. Auch Pflegeeinrichtungen müssen wirtschaftlich arbeiten. Deshalb ist es einerseits wichtig, dass zusätzliches Budget für die Veränderungen freigegeben wird, andererseits aber auch der finanzielle Rahmen nicht überschritten wird. Zudem sollte festgehalten werden, ob sich das QM langfristig positiv auf die Wirtschaftlichkeit auswirkt.

Qualitätsmanagement Pflege: Voraussetzungen auf der technischen Ebene

Um das Qualitätsmanagement in der Pflege professionell ausführen zu kommen, benötigen Sie eine Prozessmodellierung Software wie den QM-Pilot. Die technischen Voraussetzungen dafür sind überschaubar.

Sie haben die Möglichkeit, unsere Software inhouse, also bei Ihnen vor Ort, zu betreiben. Der Installationsaufwand dafür beträgt maximal zwei Stunden. Der QM-Pilot steht Ihnen also schnell zur Verfügung.

Alternativ bieten wir unseren Service auch als Cloud-Lösung an. Damit besteht für Sie keine Notwendigkeit, die Software zu installieren. Auch in diesem Fall steht sie Ihnen in kürzester Zeit zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie Einzelheiten zu diesem Thema erfahren möchten.

Konfliktpotenzial: Kritik an den getroffenen Entscheidungen

Diese drei Beispiele zeigen, dass das Qualitätsmanagement in der Pflege auch Konfliktpotenzial birgt. Dieses ist häufig darin begründet, dass die getroffenen Maßnahmen nicht bei allen Beteiligten auf Anklang stoßen.

Sind Mitarbeiter zum Beispiel der Meinung, dass die Veränderungen der Prozesse nicht von Vorteil sind, können Sie diese möglicherweise weiterhin nach dem alten Muster ausführen. Die Pflegeleitung muss hingegen dafür Sorge tragen, dass die neuen Lösungen durchgeführt werden. Diese Situationen bergen ein erhebliches Konfliktpotenzial.

Da Sie mit einer QM-Software transparent arbeiten, können Sie Konflikte dadurch entschärfen und dem Gedanken hinter den neuen Lösungen faktisch belegen.

Qualitätsmanagement in der Pflege: Beispiele aus der Praxis

Anhand von einem Fallbeispiel für Qualitätsmanagement in der Pflege möchten wir Ihnen zeigen, wie groß der Vorteil eines optimal ausgerichteten QMs für Ihre Einrichtung sein kann. Dafür stellen wir Ihnen das fiktive Seniorenheim Sonnenschein vor:

QM-Pilot nutzen & Qualitätsmanagement in der Pflege professionell durchführen

Mit dem QM-Pilot erfüllen Sie Ihre gesetzliche Pflicht und führen das Qualitätsmanagement für die Pflege professionell durch. Unsere Software ist nicht nur benutzerfreundlich, sondern hat auch eine hohe Skalierbarkeit und überzeugt mit ihrer guten Übersichtlichkeit.

Qualitätsmanagement ist für die Kapazitäten in der Pflege eine Herausforderung. Der QM-Pilot hilft und nimmt Ihnen eine Menge Arbeit ab. Das schont Ihre Ressourcen und ermöglicht ein detailliertes QM.

Wir freuen uns darauf, Ihnen in einem persönlichen Gespräch die weiteren Vorteile unserer Software zu präsentieren. Kontaktieren Sie uns gerne und lassen sich von uns beraten.

Prozesse können grundsätzlich in allen Branchen dokumentiert werden. Dazu gehört es, alle Prozesse, die in Ihrem Unternehmen ablaufen, zu erfassen, zu strukturieren und anschließend grafisch darzustellen. Dies können Sie manuell umsetzen; der bessere und effizientere Weg ist jedoch der Einsatz einer Software zur Prozessdokumentation.

Prozesse darstellen mit Tool: Vorteile & Herausforderungen digitalisierter Dokumentation

Prozesse sind kein starres Konstrukt, sondern ändern sich ständig. Dementsprechend ist die Dokumentation von Prozessen ebenfalls keine einmalige Angelegenheit. Umso wichtiger ist es daher, Ihre Prozesse mit einem geeigneten Programm darzustellen, das Sie langfristig und zuverlässig begleitet. Stellen Sie das sicher, profitieren Sie von einigen Vorteilen:

Flexibilität & Effizienz: Fertigt Ihr Unternehmen ein neues Produkt an oder führt eine neue Abteilung ein, verändert das die Prozesse und Sie müssen diese überarbeiten und anpassen. Ein Programm für Prozessdarstellung hat eine hohe Skalierbarkeit und passt sich an Ihre individuellen Bedürfnisse an. Sie verwalten alle Informationen an einem zentralen Ort. Die Daten sind zu jeder Zeit abrufbar und veränderbar.

Fehlerquellen leichter identifizieren: Einer der größten Vorteile eines Prozessdokumentation-Tools ist die Prozessmodellierung in der Software. So können Sie erkennen, welche Tätigkeit sich wie auf die darauffolgenden Prozesse auswirkt, Sie verstehen die Zusammenhänge und können das Problem an der Wurzel lösen.

Transparenz & klare Arbeitsverteilung: Ein sauber dokumentierter Prozess lässt keine Fragen darüber offen, wer wofür zuständig ist. Sind die Prozesse einmal abgebildet, werden einzelne Aufgaben den entsprechenden Mitarbeitenden zugewiesen. Eine solche Übersicht hilft neuen Teammitgliedern außerdem dabei, sich einzufinden und den Ablauf der Prozesse zu erfassen.

Effizientere interne Kommunikation: Wenn Zuständigkeiten zweifelsfrei geklärt sind, lässt sich ohne Umschweife über Verantwortlichkeiten und nächste Schritte reden. Haben Sie Ihre Prozesse dokumentiert, können Sie diese Übersicht nutzen, um sie mit Mitarbeitenden, Führungskräften oder der Geschäftsführung zu besprechen – bei Präsentationen und Besprechungen eine große Hilfe!

Hohe Sicherheit: Wenn Sie Prozesse abbilden, erfassen Sie sensible Daten, die ordnungsgemäß geschützt werden müssen. Das ist nicht gegeben, wenn Prozesse auf Zetteln oder Whiteboards dargestellt werden. Eine Software für Prozessdarstellung arbeitet mit hohen Sicherheitsstandards, sodass Sie Ihre Daten risikofrei verwalten und individuell Zugriffsrechte vergeben können.

Qualität sicherstellen: Prozesse dokumentieren mit einer Software hilft Ihnen dabei, die Qualität im Sinne eines integrierten Qualitätsmanagements (QM) sicherzustellen. Sie sichern zudem das Wissen, um die Unternehmensleistungen auch künftig abrufen zu können, und machen die Firma fit für Audits. Und im Haftungsfall können Sie klar darlegen, was in Ihrem Unternehmen wie abläuft.

Und wo liegen die Herausforderungen?

Ein Prozessdokumentation-Tool macht Ihnen vieles einfacher. Die Herausforderungen liegen somit an anderer Stelle. So sollte in Ihrem Unternehmen ein Bewusstsein dafür geschaffen werden, weshalb die Dokumentation von Prozessen grundsätzlich sinnvoll ist und was zwingend erfasst werden muss. Teammitglieder, die Software gegenüber kritisch eingestellt sind, können Sie mit einem intuitiv bedienbaren Prozessdokumentation-Tool überzeugen.

Die Datensicherheit verdient ebenfalls Beachtung: Wann immer Sie mit sensiblen Daten arbeiten, sollten Sie einen genauen Blick auf die Sicherheitsvorkehrungen der Anwendung werfen. Fragen Sie genau nach und bringen Sie in Erfahrung, wo Ihre Daten gespeichert werden. Im Idealfall werden sie auf firmeneigenen Servern in Deutschland oder der Schweiz verwaltet.

Prozesserfassung mit Tool: Sinnvolle Einsatzbereiche für Prozessdokumentation-Software

Schon in kleinen Unternehmen ist es sinnvoll, Klarheit über die Prozesse zu haben. Je größer die Belegschaft und je komplexer und anspruchsvoller die Abläufe, umso wichtiger wird es, Prozesse mit einem Tool abzubilden. Deshalb gibt es nicht den einen Einsatzbereich für eine Prozess-Software, sondern ein solches Tool ist in allen Branchen sinnvoll. Hier ein paar Beispiele:

Gesundheitsbranche

Vom Krankenhaus bis zum Zahnarzt gibt es die unterschiedlichsten Prozesse, die unbedingt fehlerfrei, effizient und kostensparend ablaufen sollten. Eine Prozessdokumentation-Software unterstützt Sie auf allen drei Ebenen.

Wirtschaft

Auch für den Wirtschaftssektor gelten hohe Anforderungen. Viele Unternehmen sind dazu verpflichtet, QM zu betreiben und eine Zertifizierung für ihr Qualitätsmanagement einzuholen. Dafür benötigen Sie eine Prozessdokumentation-Software, mit der Sie gleichzeitig auch noch Zeit und Kosten sparen.

Pflegesektor

In Alten- und Pflegeheimen ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen und die Menschen bestmöglich versorgt werden. Das gelingt, wenn Sie dank einem Prozessdokumentation-Tool die Zuständigkeiten klar verteilen, die Prozesse optimieren und dadurch sogar noch Zeit sparen, sodass mehr für Ihre Patienten bleibt.

Features & Funktionen: Was Ihre Prozessdokumentation-Software können sollte

Ein Prozessdokumentation-Tool ist weit mehr als eine bloße Datensammlung. Es muss nach einem durchdachten System funktionieren, um Ihren Bedarfen tatsächlich gerecht zu werden. Wir zeigen Ihnen, was eine Prozessmanagement-Software in Sachen Dokumentation können sollte:

• Benutzerfreundlichkeit: Ihre Prozessdokumentation-Software sollte einfach und intuitiv bedienbar sein, mit klarer Gliederung und übersichtlich gestalteter Schaltflächen. In internationalen Teams ist zudem eine mehrsprachige Software-Oberfläche sinnvoll.
• Suchfunktion: Wer sucht, der sollte auch finden! Das gelingt, wenn das Prozessdokumentation-Tool eine intelligente Volltextsuchfunktion hat, die auch Suchbegriffe innerhalb der Dokumente aufstöbert.
• Verknüpfte Informationen: Relevante Kenndaten wie Ziel und Zweck, der Ablauf, die Verantwortlichen sowie relevante Unterlagen sollten direkt mit dem jeweiligen Prozess verknüpft sein, damit Sie sie nicht auf dem Server suchen müssen. Das ist sichergestellt, wenn Ihre Prozessdokumentation-Software datenbankbasiert läuft.
• Prozesse abbilden: Ihr Tool sollte Ihnen Prozessvisualisierung in der Software bieten und Abläufe als Flowcharts oder als BPMN-Swimlanes, kurz für Business Process Model and Notation, darstellen. Im Idealfall haben Sie beide Notationsmöglichkeiten.
• Aktualität: Wenn Sie einem Prozess folgen, werden Sie bei Neuerungen automatisch von Ihrer Prozessdokumentation-Software informiert. Außerdem sollte immer die aktuelle Version angezeigt und alte Prozessversionen archiviert werden. Eine individuelle Erinnerungsfunktion denkt für Sie an die Wiedervorlage.
• Berechtigung für Zuständige: Nicht jeder kann überall mitmischen. In Ihrem Prozessdokumentation-Tool sollte die Berechtigung daher individuell und prozessweise vergeben werden können und ein individueller Freigabeablauf möglich sein.

Mit obigen Features haben Sie ein einsatzfähiges Tool zur Hand, mit dem Sie Ihre Prozesse optimal darstellen können. All diese Funktionen stellt Ihnen unsere Qualitätsmanagement-Software, der QM-Pilot, zur Verfügung.

Schritt-für-Schritt: Wie erstellt man eine Prozessdokumentation?

Mit dem Prozessmanagement-Modul des QM-Pilot bilden Sie Ihre Prozesse in wenigen Schritten in einem Tool ab:

1. Einführung des QM-Pilot: Für die webbasierte Variante ist keine Installation nötig. Entscheiden Sie sich für den Kauf einer Lizenz, betreiben Sie den QM-Pilot auf Ihren eigenen Servern. Die Installation ist in diesem Fall in ein bis zwei Stunden erledigt.
2. Anpassungen: Sie wünschen Skills speziell für Ihr Unternehmen? Kein Problem, denn der QM-Pilot ist entsprechend konfigurierbar.
3. Schulung: Für Sie und Ihre Mitarbeitenden bieten wir verschiedene Schulungen und Seminare an, die sie mit geringem Zeitaufwand fit für den QM-Pilot machen.
4. Los geht’s: Sie haben nun das Rüstzeug, um Ihre Prozesse mit unserem Tool darzustellen. In übersichtlichen Menüpunkten können Sie Abläufe standardisiert beschreiben, Verantwortliche festlegen, zusätzliche Dokumente hochladen und verlinken sowie Prozesse mit unserem Tool visualisieren.
5. Berechtigungen zuweisen: Sie wissen am besten, wer Prozesse abbilden und modifizieren darf. Weisen Sie daher die Bearbeitungsberechtigungen zu.
6. Im Lead bleiben: Wenn Sie im QM-Pilot einem Prozess per Klick folgen, werden Sie über Änderungen sofort informiert.
7. Nichts vergessen: Die Wiedervorlagefunktion im QM-Pilot definieren Sie – wann möchten Sie an einen bestimmten Prozess erneut erinnert werden?

Im Überblick: So treffen Sie die richtige Auswahl für Ihr Prozessdokumentation-Tool

Bevor Sie sich für eine Prozessdokumentation-Software entscheiden, sollten Sie sich mit Anbietern und Funktionen beschäftigen. Aber: Die Auswahl ist groß und die Entscheidung kann entsprechend schwerfallen. Um Sie bei zu unterstützen, haben wir noch einmal für Sie zusammengefasst, worauf Sie achten sollten:

1. Einfache Bedienung: Wenn Sie täglich mit einer Software arbeiten, sollte die Bedienung so intuitiv wie möglich sein. Es ist kompliziert genug, Prozesse zu erfassen – das Tool sollte also selbsterklärend sein. Achten Sie darauf, ob Demo-Versionen verfügbar sind und es Tutorials für den Einstieg gibt.

2. Intuitive Darstellung: Ein einheitliches Layout und ein Modul zur Chart-Erstellung helfen Ihnen dabei, Prozesse und Daten leichter zu erfassen, abzubilden und gleichzeitig flexibel zu bleiben.

3. Sicherheitsmaßnahmen: Wann immer Sie mit sensiblen Daten arbeiten, sollten Sie einen genauen Blick auf die Sicherheitsvorkehrungen der Anwendung werfen. Fragen Sie nach und bringen Sie in Erfahrung, wo Ihre Daten gespeichert werden.

4. Skalierbarkeit: Eine Anwendung mit hoher Konfigurierbarkeit ermöglicht es Ihnen, Felder, Tabellen und Einstellungen an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Beim QM-Pilot bezieht sich das zudem auf Berechtigungen, die von Ihnen individuell angepasst werden können.

Freeware vs. Open Source vs. QM-Pilot

Bei der Beschäftigung mit Prozessdokumentation-Software werden Ihnen auch Freeware- und Open-Source-Angebote begegnen. Deren Vor- und Nachteile gegenüber dem QM-Pilot haben wir für Sie in einer Tabelle gebündelt:

Mehr Überblick & Erfolg: Prozessdokumentation-Software für Ihr Unternehmen

Mit der richtigen Prozessdokumentation-Software erledigen Sie nicht allein die Aufgabe der Prozessdokumentation effizient. Sie finden zugleich auch die Stellschrauben, um Ihr Unternehmen noch erfolgreicher zu führen. Sauber dokumentierte Prozesse decken Fehlerquellen auf, verschlanken Abläufe und machen Ihren Betrieb fit für eventuelle Wechsel im Team, da Wissen erhalten und gesichert bleibt.

Wenn es um das Dokumentieren und die Visualisierung Ihrer Prozesse geht, ist der QM-Pilot Ihr zuverlässiger Begleiter. Wir würden uns freuen, Ihnen weitere Informationen zu unserer Anwendung präsentieren zu dürfen. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch, in dem wir Ihre Wünsche und Fragen thematisieren.

Mittels Prozessmodellierung erstellen, visualisieren und analysieren Sie Aktivitäten in Ihrem Unternehmen. Einerseits gestalten Sie mit der grafischen Darstellung Prozesse übersichtlicher und transparenter. Andererseits die Modellierung zur Erkennung von Schwachstellen, was Ihnen die Möglichkeit eröffnet, Optimierungen von Prozessen vorzunehmen.

Warum Sie Arbeitsprozesse modellieren sollten: Nutzen & Vorteile

Mittels der Modellierung können Unternehmen ihre Prozesse samt aller Aktivitäten darstellen, je nach gewünschtem Detaillierungsgrad. Sie ist ein Element des Qualitätsmanagements (QM), das auf Effizienz und stetige Optimierung abzielt. Konkret ergeben sich durch die Prozessdarstellung folgende Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Anschaulichkeit: Ihre Teammitglieder verstehen komplexe Vorgänge leichter
• Klarheit: Sie können anhand des Modells Angestellte schneller einarbeiten
• Gesamte Erfassung: Durch die Darstellung von Beginn bis zum Ziel sind Prozesse besser planbar
• Lückenlosigkeit: Die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass Mitarbeitende wichtige Arbeitsschritte vergessen & Sie vermeiden die doppelte Ausführung von Prozessen
• Optimierungspotenzial: Verantwortliche sehen Abläufe deutlicher, können sie anhand von Daten besser analysieren & Arbeitsprozesse optimieren
• Entwicklung von Szenarien: Die Modellierung wird genutzt, um neu designte Arbeitsprozesse darzustellen & deren Auswirkungen zu kalkulieren
• Kommunikation: Durch Prozessmodellierungen entstehen unter den Mitarbeitenden weniger Missverständnisse
• Zuständigkeit: Mit Visualisierungen können Sie und Ihre Angestellten nachvollziehen, welches Teammitglied für welche Aufgaben verantwortlich ist

Umfangreiche Einsatzmöglichkeiten: Anwendungsgebiete der Prozessmodellierung

Die Prozessmodellierung findet in mehreren QM-relevanten Bereichen Anwendung. Sie ist ein grundlegendes Instrument von QM-Prozessen, mit denen Zielstellungen wie beispielsweise eine stetige Optimierung, Schwachstellenanalysen oder auch die Implementierung neuer Abläufe gelingen.

Im Kern steht die Frage: Wer macht was, zu welchem Zeitpunkt, wie und mit welchen Mitteln? Mit präzisen Darstellungen ist dies klar nachvollziehbar. Die Modellierung hilft bei:

• Prozessdokumentation vorhandener Arbeitsprozesse
• Darstellung interner & externer Prozesse (z.B. Zusammenarbeit mit Zulieferern)
• Fehleranalyse bzw. Analyse ineffizienter Prozesse
• Ermittlung der Anforderungen an neue Anwendungen & Planung der Abläufe neuer Prozesse
• Als Hilfe zur Einarbeitung oder als Nachschlagewerk für Teammitglieder

Prozesse modellieren: Welche Methoden zur Prozessdarstellung & Prozessmodelle gibt es?

Wie können Unternehmen idealerweise Prozesse erfassen und visuell darstellen? Für die Abbildung von Arbeitsprozessen können Sie verschiedene Ansätze mit unterschiedlichem Fokus nutzen, die Sie je nach Art des Prozesses auswählen oder kombinieren können.

Geschäftsprozesse modellieren auf drei Ebenen

Bei der Prozessmodellierung ist es sinnvoll, wenn Sie sich der konkreten Darstellung von Workflows auf mehreren Ebenen nähern. Mit diesem schrittweisen Vorgehen erfassen Sie nach und nach spezifische Details in der Modellierung.

• Strategische Ebene: Hierbei steht die strategische Ausrichtung des Unternehmens im Mittelpunkt. Sie umreißen einzelne Abläufe allgemein und es geht in erster Linie um die Vision und Ziel als Ganzes.
• Taktische Ebene: Diese Ebene fokussiert sich primär darauf, wie die strategischen Ziele erreicht werden. In diesem Schritt legen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten von Teammitgliedern fest und identifizieren Schnittstellen. Nicht zuletzt beschreiben Sie alle Aktivitäten, allerdings ohne zu sehr ins Detail zu gehen. Es geht darum, die Brücke zwischen der Strategie bzw. den langfristigen Unternehmenszielen sowie der operativen Umsetzung zu schlagen.
• Operative Ebene: Diese Ebene ist hilfreich, um konkrete Geschäftsprozesse zu modellieren. Das kann zeitliche Abläufe, Interaktionen mit Systemen, Ressourcen-Management und viele weitere Prozesse betreffen. Mit Hilfe von verschiedenen Diagrammen, die sich nach der jeweiligen Aufgabe richten, stellen Sir die Prozesse dar. Dabei entscheiden Sie selbst, wie sehr sie ins Detail gehen.

Prozessmodellierung & Prozessdarstellung Methoden

Haben Sie inhaltlich die drei Ebenen der Geschäftsmodellierung aufbereitet, wählen Sie nun die passenden Visualisierungsmethoden. Die bekanntesten Methoden sind folgende:

• BPMN (Business Process Model and Notation): Diese Methode gehört zu den flexibelsten und erfordert wenig Vorerfahrung. Alle Aktivitäten eines Prozesses werden gesammelt und die Reihenfolge und Abhängigkeiten in einem Flussdiagramm verdeutlicht. BPMN wurde von der Object Management Group (OMG) entwickelt und ist ein ISO-Standard.

• UML (Unified Modeling Language): Diese Methode wird am häufigsten verwendet, da sie sich für mehrere Zwecke einsetzen lässt. Dazu gehören Analyse, Implementation, Designen und Testen oder Dokumentation von Systemen. UML verwendet spezielle Prozessmodellierung Symbole zur eindeutigen Verständigung. Je nach Anforderung kann es Prozesse in sequenziellen Diagrammen, Flussdiagrammen oder Zustandsdiagrammen darstellen.
• EPK (Ereignisgesteuerte Prozessketten): Diese Methode fokussiert sich auf Ereignisse, die wiederum Aktivitäten auslösen. Mit der Darstellung durch Pfeile lassen sich Verbindungsketten identifizieren und komplexe Vorgänge werden aufs Wesentliche heruntergebrochen.

Damit Sie die Prozessmodellierung an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können, sollte eine unterstützende Software verschiedene Methoden beherrschen. Im Prozessmanagement-Modul des QM-Pilot stehen Ihnen z.B. alle Modellierungsoptionen zur Verfügung.

Geschäftsprozesse darstellen: Prozessschaubilder & Modelle

Ist die Methode gewählt, mit der Sie Geschäftsprozesse modellieren, benötigen Sie geeignete Schaubilder zur Prozessdarstellung. Diese Schaubilder repräsentieren den Prozess, wobei sich für unterschiedliche Zwecke (z.B. Darstellung des Zeitplans oder Zuständigkeiten) verschiedene Modelle eignen:

• Swimlane Map: Swimlane bedeutet auf Deutsch „Schwimmbahn“ und verdeutlicht die Rollen und Interaktionen aller Beteiligten. Aktivitäten werden als Schwimmbahnen dargestellt. Es bildet die Verantwortlichkeiten aller am Prozess beteiligten Personen ab.
• PERT-Diagramm: Dieses Schaubild eignet sich zum Darstellen eines Zeitplans. Einzelne Aufgaben sowie der komplette Prozess können zeitlich kalkuliert werden. Das PERT-Diagramm eignet sich vor allem, um Projektdauer mit Führungskräften zu kommunizieren.
• Gantt-Diagramm: Mittels Balken stellt das Gantt-Diagramm einerseits eine Zeitleiste dar, andererseits erhalten Sie Übersicht über alle einzelnen Aufgaben sowie Verantwortlichkeiten. Das Diagramm ist eine vereinfachte Darstellung des gesamten Prozessablaufs.

Prozessablauf darstellen & beschreiben: Wie modelliert man einen Prozess?

Prozesse sind komplex, ihre Darstellung muss es jedoch nicht sein, wenn Sie die Modellierung nach Auswahl der passenden Methoden und Modelle Schritt für Schritt vornehmen:

1. Schritt: Identifizieren Sie den Prozess

Stellen Sie sich zu Beginn die Frage, welche Prozesse Sie modellieren möchten. Modellieren Sie am besten einen Prozess nach dem anderen und nicht mehrere gleichzeitig, um sich nicht zu verzetteln. Priorisieren Sie also einen konkreten Prozess, dessen Effizienz Sie steigern wollen oder der Ihren Mitarbeitenden immer wieder Probleme bereitet.

2. Schritt: Listen Sie alle Aktivitäten auf

Notieren Sie alle Aufgaben, die in dem Prozess umgesetzt werden. Dazu zählt auch die Verteilung der Verantwortlichkeiten. Die Reihenfolge ist hier noch nicht relevant, allerdings die Vollständigkeit. Stimmen Sie sich daher mit allen beteiligten Teammitgliedern ab.

3. Schritt: Definieren Sie die „Prozesssprache“

Legen Sie fest, welche Bezeichnungen Sie für die Prozessmodellierung benutzen. Eine einheitliche Prozesssprache – also klare Bezeichnungen und kohärente Nutzung von Prozess-Symbolen – umschifft Missverständnisse. Wählen Sie zwischen den vorgestellten Methoden BPMN, UML und EPK oder nehmen Sie eine eigene Version und arbeiten Sie an geeigneten Stellen mit Ja/Nein-Fragen.

4. Schritt: Wenden Sie das KISS-Prinzip an

Das KISS-Prinzip (Keep it short and simple) gilt für die gesamte Vorbereitung. Verlieren Sie sich nicht in Details und Eventualitäten, sondern stellen Sie die Basics eines Prozesses kurz und knapp dar. Berücksichtigen Sie dabei die drei Ebenen: strategisch, taktisch, operativ.

5. Schritt: Nutzen Sie eine Software zur Prozessmodellierung

Früher wurden im QM Modellierungen aufwendig per Hand aufgezeichnet, heute können Unternehmen die Prozessmodellierung mit wenigen Klicks digital vornehmen. Mit einer Prozessmodellierung-Software wie dem QM-Pilot erstellen Sie Flowcharts und Prozessabläufe direkt im QM-System und für alle einsehbar. Zudem können Sie aktuelle Versionen von Dokumenten (Checklisten, Vorgaben etc.) direkt in der Prozessmodellierung mit dem entsprechenden Ablauf verknüpfen.

6. Schritt: Holen Sie Feedback ein

Sobald Sie die Prozessmodellierung erstellt haben, sollten Sie die Beteiligten an dem Prozess um Meinung bitten. Stellen Sie sicher, dass Sie den Prozess verstanden und eventuelle Missverständnisse ausgeräumt haben.

7. Schritt: Analysieren & verbessern Sie den Prozess fortlaufend

Sobald Ihre Prozessmodellierung und -darstellung erprobt und die Abläufe erfolgreich sind, können Sie nach Optimierungsmöglichkeiten suchen. Identifizieren Sie Schwachstellen und halten Sie Rücksprache mit Ihren Teammitgliedern. Nutzen Sie das Feedback, um Ihre Arbeitsprozesse zielgerichtet zu verbessern.

In der Praxis: Geschäftsprozesse und Arbeitsprozesse darstellen, modellieren & optimieren

Wie sieht Prozessmodellierung in der Praxis aus? Als Prozessmodellierung Beispiel eignet sich der Beschaffungsprozess der Einkaufsabteilung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die komplexen Prozesse in diesem Unternehmensbereich modellieren und wie eine Prozessmanagement-Software wie der QM-Pilot Sie dabei unterstützt.

1. Vorbereitung: Schaffen Sie die optimale digitale Grundlage für die Prozessmodellierung. Sollten Sie bereits eine Qualitätsmanagement-Software oder ein ähnliches Produkt nutzen, prüfen Sie, ob die Prozessmodellierung damit möglich ist. Alternativ führen Sie ein Tool wie den QM-Pilot ein, der ein Modul zum Prozessmanagement besitzt, intuitiv bedienbar und individuell konfigurierbar ist.
2. Prozesse darstellen: Erfassen Sie Aktivitäten wie Bedarfsermittlung, Genehmigung, Angebotsrecherche und Vergleich von Angeboten, Bestellung, Lieferung und Zahlung. All diese Prozesse können Sie Schritt für Schritt mit der Software erfassen.
3. Dokumentation: Die Software unterstützt Sie darüber hinaus bei der Dokumentation der Historie der Prozesse, sodass die Versionierung, Prüfung und Freigabe nachvollziehbar abrufbar ist.
4. Prozesse modellieren: Modellieren Sie die Prozesse grafisch mit Hilfe von Layouts und frei gestaltbaren Prozessstrukturen. Mit wenigen Klicks können Sie Flowcharts erstellen und eine dynamische Prozesslandschaft generieren.
5. Prozesse optimieren: Anhand der Modellierung beobachten Sie den Beschaffungsprozess. Dank der visuellen Darstellung und der detaillierten Dokumentation in der Software erkennen Sie Verbesserungspotenziale. Nach und nach können Sie die einzelnen Aufgaben bearbeiten und effizienter gestalten.

Erfolgreiches QM dank detaillierter Analyse & Visualisierung von Prozessen

Durch Prozessmodellierung steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens und schaffen klare Kommunikationsstrukturen für alle Mitarbeitenden. Indem Sie Geschäftsprozesse darstellen, können Sie und Ihre Angestellten Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Abläufe und Abhängigkeiten nachvollziehen.

Dabei unterstützt Sie eine Prozessmodellierung-Software wie der QM-Pilot: Sie erstellen in wenigen Schritten Prozessabläufe und machen diese Ihrem gesamten Team transparent zugänglich. In diesem Sinne wird die Prozessmodellierung zur treibenden Kraft eines integrierten Qualitätsmanagements, das alle Geschäftsprozesse von der Planung und Umsetzung bis zur Prozessoptimierung umfasst.

Möchten Sie Ihre Prozesse mittels Prozessmodellierung schneller und produktiver gestalten? Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch und lernen Sie den QM-Pilot kennen!

Prozessdokumentation bedeutet, alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens abzubilden. Die Darstellung erfolgt leicht verständlich und übersichtlich in grafischer oder textlicher Form. So können Sie sicherstellen, dass Sie die Übersicht bei Bedarf ständig aktualisieren können, denn Prozessdokumentation sollte nicht statisch sein, sondern dynamisch und anpassungsfähig gedacht werden.

Warum sollten Prozesse dokumentiert werden?

Für Ihr Qualitätsmanagement ist eine möglichst genaue Prozessdokumentation essenziell. Damit das QM erfolgreich durchgeführt werden kann, brauchen Sie einen Überblick über alle Abläufe, Handgriffe und Vorgehensweisen. Nur so lassen sich Fehler und Risiken erkennen und anschließend beheben. Zudem hilft die Prozessdokumentation bei der Bewahrung von Wissen sowie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

Vorteile & Herausforderungen: Warum es sich lohnt und wie es gelingt, Prozesse zu dokumentieren

Je genauer Ihr Wissen über die Abläufe in Ihrem Unternehmen ist, desto leichter fällt es Ihnen, Prozesse zu optimieren. Dank einer übersichtlichen Prozessdokumentation wird Ihnen rasch klar, wie welcher Ablauf gehandhabt wird und mit welchem Zeitaufwand zu rechnen ist – und eben auch, bei welchen Schritten Sie Zeit und Ressourcen einsparen können. Aber Prozessdokumentation kann noch mehr:

Steigerung der Effizienz: Haben Sie alle Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen dargestellt, können Sie diese im Rahmen des QM optimieren, flüssiger durchführen und Fehler minimieren. Dank der neuen Abläufe sparen Sie Zeit, alles läuft reibungsloser und Sie reduzieren Kosten.

Optimierung der Zusammenarbeit: Anhand der Prozessdokumentation weiß jeder im Unternehmen genau, wofür er zuständig ist. Sie verdeutlicht Verantwortlichkeiten und welche Abteilung welche Aufgaben übernimmt. Das reduziert Missverständnisse und Abstimmungsfehler und es gibt weniger Verzögerungen und Diskussionen.

Verbesserung der Prozesse: Durch die Prozessdokumentation erhalten Sie gleichzeitig einen Blick auf das große Ganze, können aber auch Details ins Auge fassen. Dadurch erkennen Sie, wo es sinnvoll ist, einzelne Schritte umzustellen oder die Verantwortlichkeiten zu ändern.

Der Blick für das Gesamtbild: Beschäftigen Sie sich intensiv mit den Arbeitsabläufen, können Sie beispielsweise die Produktion einer Ware als Ganzes sehen und nicht nur einzelne Schritte. Fehler fallen Ihnen somit schneller auf und Sie haben gute Ansatzpunkte für die Verbesserungen der Arbeitsabläufe.

Neue Mitarbeitende einarbeiten: Die Prozessdokumentation ist nicht nur für Ihr aktuelles Team hilfreich, sondern auch für neue Angestellte. Diese gewinnen schnell die Übersicht, die sie benötigen, um rasch ins Team und ins Thema einzusteigen.

Langfristige Sicherung der Prozesse: Verlässt ein Teammitglied Ihr Unternehmen, kann das zu Verwirrungen und Wissensverlust führen. Anders mit beschriebenen Abläufen, denn mit einer detaillierten Prozessdokumentation sorgen Sie dafür, dass das Wissen rund um Ihre Prozesse auch für die Zukunft gesichert ist.

Prozessdokumentation hat unbestritten zahlreiche Benefits. Aber … gibt es auch Herausforderungen? Wie bei jeder Neuerung im Unternehmen kann es ein paar Hürden geben. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese geschickt und mühelos umgehen:

• Perfektionismus: Gründlichkeit in allen Ehren, aber oftmals verlieren sich die Verantwortlichen in Perfektionismus und möchten jeden Prozess bis ins kleinste Detail erfassen. Ziehen Sie daher klare Grenzen, wie kleinteilig die Prozesserfassung werden soll, und bremsen Sie sich und übereifrige Mitarbeitende gleichermaßen.
• Zeitmangel: Eine solch intensive Arbeit nimmt viel Zeit in Anspruch. Das kann neben Ihren täglichen Aufgaben eine Herausforderung sein. Planen Sie sich also genug Freiräume ein und geben Sie andere Tätigkeiten für die Dauer der Prozessdokumentation eventuell ab.
• Sorgen und Ängste: Mitarbeitende könnten fürchten, dass ihre Arbeit bei der Evaluierung negativ auffällt. Verdeutlichen Sie ihnen, dass die Prozessdokumentation Vorteile für jeden bietet und nicht dafür genutzt wird, um Teammitglieder zu ersetzen und Stellen zu streichen.

Sie sehen also: Es ist wichtig, dass Sie einfühlsam vorgehen und den Gewinn für das gesamte Unternehmen hervorheben. Fangen Sie Ängste auf, bremsen Sie die 110-Prozentigen und kommunizieren Sie offen, was mit der Prozessdokumentation erreicht werden soll. Dann meistern Sie Herausforderungen rund um die Prozessdokumentation souverän.

Karteikarten vs. Software: Prozessdokumentation Tools & Methoden

So vielfältig wie Ihre Prozesse, so umfangreich die Menge der Methoden, mit denen Sie diese aufzeichnen können. Das Wichtigste: Prozessdokumentation braucht Methoden, die ihrer Komplexität und ihrem Anspruch gerecht werden.

Prozesse analysieren und beschreiben können Sie sowohl analog als auch digital. Wir können Ihnen jedoch schon vorab verraten, dass analoge Ansätze eine zentrale Organisation und den Überblick über komplexe Strukturen vermissen lassen.

Analoge Prozessdokumentation

Klassiker der analogen Prozessdokumentation sind die Interview-, die Karteikarten- und die Bildkartenmethode. Gleich, welche dieser Methoden Sie wählen – am Anfang steht reichlich Fleißarbeit per Hand:

Die Karteikarten-Methode erfordert, jeden Geschäftsprozess in ganzen Sätzen auf Karteikarten zu beschreiben. Anschließend kennzeichnen Sie alle relevanten Informationen des Prozesses. Der letzte Schritt ist die grafische Darstellung.

Bei der Bildkarten-Methode werden die einzelnen Objekte eines Geschäftsprozesses mit verschiedenfarbigen Karten dargestellt: Personen, Aktivitäten, Hilfsmittel, Waren usw. Diese einzelnen Karten werden in einem weiteren Schritt in Zusammenhang gebracht.

Die Interview-Methode fokussiert sich auf den Dialog mit den Mitarbeitenden. Gehen Sie dabei direkt und eindeutig vor. Lassen Sie sich den Prozess so genau wie möglich beschreiben und erfassen die gesammelten Daten. Anschließend werten Sie die Informationen aus, halten Problemstellen fest und erarbeiten Lösungen.

Digitale Dokumentation

Während obige Methoden viel Handarbeit mit sich bringen und ein zentrales Management vermissen lassen, können Sie mit digitaler Prozessdokumentation auf eine ortsunabhängige Bearbeitung setzen und die Kleinarbeit der Prozessdokumentation einer Software überlassen. Gerade in größeren Unternehmen mit komplexen Prozessen ist ein digitales Vorgehen quasi unabdingbar.

Mit einer Qualitätsmanagement-Software wie dem QM-Pilot setzen Sie auf ein Tool, das Ihnen neben QM-Funktionen eine integrierte Prozessmanagement-Software bietet. Der QM-Pilot bildet Ihre Prozesse übersichtlich ab und es können keine Daten verloren gehen. Das ermöglicht Ihnen eine bessere Übersicht und deutlich größere Flexibilität.

Statt Karteikarten beschriften Sie im QM-Pilot Flow Charts und können Ihre Geschäftsprozesse mit BPMN (Business Process Model and Notation) grafisch darstellen und so detailliert und übersichtlich wie nötig erfassen.

Einfach in 8 Schritten: Wie dokumentiert man einen Prozess?

Die Vorteile einer softwaregestützten Prozessdokumentation haben Sie inzwischen kennengelernt. Nun zur konkreten Umsetzung. Sind Sie bereit dafür, mit der Prozessdokumentation zu starten, orientieren Sie sich dabei am besten an folgenden Schritten:

1. Legen Sie den Umfang der Prozessdokumentation fest: Auch wenn die Prozessdokumentation alle Prozesse in Ihrem Unternehmen erfassen soll, gibt es Grenzen. Definieren Sie also, wo die Dokumentation beginnt und wo sie enden soll. Der Fokus sollte auf den relevanten Abläufen liegen.
2. Definieren Sie Zielgruppe und Tonalität: Die Prozessdokumentation soll später einen Zweck erfüllen. Das kann beispielsweise sein, die einzelnen Prozesse im Rahmen des Qualitätsmanagements zu optimieren. Halten Sie vorab also fest, für wen die Dokumentation gedacht ist.
3. Beschreiben Sie alle Prozesse und ihren Ablauf: Sind die Rahmenbedingungen festgehalten, beginnen Sie mit der Prozessmodellierung. Dabei werden alle Prozesse erfasst, die in Ihrem Unternehmen stattfinden. Bereits bei diesem Schritt leistet Ihnen der QM-Pilot als Prozessmodellierungs-Software gute Dienste. Ist dies geschehen, beschreiben Sie die Prozesse und ihren Ablauf detailliert.
4. Halten Sie Zweck und beteiligte Personen fest: Erfassen Sie nicht nur die beteiligten Personen, wofür Ihnen der QM-Pilot eine eigene Spalte bietet, sondern auch gleich den jeweiligen Zweck eines Ablaufs, wenn Sie Prozesse darstellen. Anhand dieser Information können Sie prüfen, ob das Ziel erreicht wurde.
5. Erfassen Sie den Input und den Output: Während Sie einen Arbeitsablauf darstellen, sollten Sie auch Input und Output fixieren, also welches Budget und welche Ressourcen investiert wurden. In der Spalte für Hilfsmittel können Sie diese Informationen im QM-Pilot festhalten.
6. Stellen Sie die Ergebnisse grafisch dar: Haben Sie alle nötigen Daten gesammelt, geht es an die grafische Darstellung der Ergebnisse. Hier werden alle Aufgaben, Ziele, Inputs und Outputs erfasst, die beteiligten Personen sowie Erläuterungen ebenfalls. Dabei hilft Ihnen der QM-Pilot. In unserem Grafik-Editor stellen Sie Ihre Prozesse übersichtlich in vielen verschiedenen Varianten dar.
7. Überprüfen Sie die Prozesse und halten Sie Abweichungen fest: Ist Ihr erster Entwurf fertig, sollten Sie diesen auf seine Vollständigkeit prüfen. Beobachten Sie die einzelnen Prozesse noch einmal und prüfen Sie, ob Ihnen etwas entgangen ist. Bessern Sie gegebenenfalls nach. Auch in der Zukunft sollten Sie Ihre Prozessdokumentation regelmäßig prüfen und aktualisieren.
8. Verteilen Sie die Prozessdokumentation: Ist Ihre Prozessdokumentation abgeschlossen, folgt ein weiterer wichtiger Schritt. Sie verteilen diese an die betreffenden Mitarbeitenden. Stellen Sie ihnen den Standard vor und kommunizieren Sie, wie die Ergebnisse umgesetzt werden sollen.

Tipps & Best Practices: Von der intuitiven Nutzung bis zur Prozessdokumentation-Vorlage

Neben unserem Leitfaden möchten wir Ihnen noch einige Tipps und Best Practices an die Hand geben, die sich für unsere Nutzer erfahrungsgemäß bewährt haben – und das vollkommen branchenunabhängig von der Pflegeeinrichtung über Industrie-Betriebe bis zum Immobilienunternehmen.

• Einfache Verwaltung: Eine Prozessmanagement-Software, für deren Bedienung Sie selbst eine Prozessbeschreibung bräuchten, hilft im Berufsalltag wenig. Um Ihre Zeit zu sparen, sollten Sie direkt auf ein intuitiv bedienbares Tool wie den QM-Pilot setzen.
• Anpassungsfähigkeit muss sein: Ihre Prozesse sind nicht in Stein gemeißelt, sondern können und müssen sich flexibel anpassen lassen. Eine Software sollte das abbilden, sodass Sie die erfassten Prozesse mit wenigen Klicks modifizieren können.
• Optimierungspotenziale ausschöpfen: Prozessdokumentation soll Ihnen Verbesserungspotenziale zeigen, damit Sie Probleme angehen können. Ziehen Sie daher Schlüsse aus den Erkenntnissen und machen Sie etwas daraus!
• Fehlerkultur etablieren: Der QM-Pilot zeigt Ihnen klar und deutlich, wer wofür zuständig ist. Das gibt Ihnen die Chance, gezielt das Gespräch mit den Teammitgliedern zu suchen, bei denen der Prozess des Öfteren ins Stocken gerät. Nun haben Sie das Rüstzeug für konstruktive Kritik und eine positive Fehlerkultur.
• Teamwork zählt: Zeigen Sie Ihrem Team die Chancen auf, die in klaren Zuständigkeiten liegen. Legen Sie in Ihrer Prozessdokumentation zweifelsfrei fest, wer welche Verantwortung trägt. Streitigkeiten, Stress und Kompetenzgerangel gehören damit der Vergangenheit an.
• Objektivität: Da Sie im QM-Pilot auch Input und Output notieren, haben Sie verlässliche KPI an der Hand, was den wirtschaftlichen Erfolg betrifft. Sie sind auch für Stakeholder und Investoren von Interesse.
• Prozesse dokumentieren mit Vorlage: Statt mit Grafikprogrammen schiefe Mindmaps zu produzieren, sollten Sie besser direkt auf geeignete Vorlagen für die Prozessdokumentation setzen. Der QM-Pilot gibt einheitliche Symbole und ein Layout als Grundlage für ein Qualitätsmanagement vor, das alle gesetzlichen Normen erfüllt.

Die Prozessdokumentation ist ein Beispiel für die Voraussetzungen, die für eine Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagements notwendig sind. Wenn Sie also die To-dos und Ziele Ihres Qualitätsmanagements definieren, sollte Prozessdokumentation ganz oben auf der Liste stehen.

Die Prozessdokumentation ist kein Selbstzweck, sondern eine Notwendigkeit

Mit sorgfältiger Prozessdokumentation leisten Sie weit mehr, als Schaubilder und Ablaufpläne zu zeichnen. Sie ist kein Selbstzweck, sondern eine echte unternehmerische Notwendigkeit. Sie dokumentieren und definieren schließlich sorgfältig die businessrelevanten Abläufe im Organismus Ihres Unternehmens, die ein wirtschaftliches und effizientes Arbeiten sicherstellen.

Mit dem QM-Pilot erstellen Sie eine vollständige und individuell anpassbare Prozessdokumentation, die Ihnen bei der Orientierung und Ausrichtungen Ihres Kerngeschäfts eine unerlässliche Unterstützung ist. Sie möchten wissen, was unsere Software sonst noch für Sie leisten kann? Das erklären wir Ihnen gern. Vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Beratungsgespräch!

Das wichtigste Kriterium für eine gelungene Prozessbeschreibung ist ihre Verständlichkeit. Auch wenn Branchen, Unternehmen und Teammitglieder unterschiedlich sind, gibt es einige Best Practices, anhand derer Sie die Prozessbeschreibung optimieren können:

Prozesslayout konzipieren: Prozesse visualisieren & grafisch darstellen 

Die grafische Prozessmodellierung ist ein wesentlicher Bestandteil der Prozessdokumentation. Indem Sie Prozesse visualisieren, sorgen Sie für Transparenz, Anschaulichkeit und erhöhen das innerbetriebliche Verständnis für Arbeitsschritte und Abläufe.

Ein Flow-Chart, also ein grafischer Programmablaufplan, ist eine gute Möglichkeit, um Prozessschritte systematisch und übersichtlich darzustellen. Nutzen Sie den QM-Pilot als Prozessmanagement-Software, steht Ihnen dafür ein eigener Reiter zur Verfügung. So können Sie Prozesse klar und verständlich definieren und darstellen.

Um Prozesse damit sinnvoll abzubilden, sollten Sie überlegen, welche Informationen auf der Prozess-Schritt-Ebene anzugeben sind. Auch Zusatzinformationen können für Ihre Mitarbeitenden relevant sein. Diese können Sie im QM-Pilot in eigenen Spalten notieren:

• Zuständigkeit
• Hilfsmittel und Dokumente
• Risiken
• Ggf. relevante Normen

Prozessablauf darstellen: Wie Sie Prozesse übersichtlich, vollständig & verständlich abbilden

Wenn Sie eine Prozessbeschreibung erstellen, dann sollte diese der Maxime „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“ folgen. Beschreiben Sie einen Prozessablauf in einfachen und verständlichen Worten. Wenn Sie die jeweilige Tätigkeit mit knappen Begriffen betiteln, haben Sie eine gute Basis für vollständige und zugleich schlank formulierte Inhalte.

Weitergehende Ausführungen gehören optimalerweise in die Spalte für Beschreibungen. Diese sieht der QM-Pilot ebenso vor wie eigens konfigurierbare Spalten, die Sie an Ihre Bedarfe anpassen können. Die dort erfassten Zusatzinformationen sind per Klick abrufbar. Dank dieser übersichtlichen Struktur brauchen Sie keine langen Fließtexte, um Prozesse stichpunktartig und grafisch darzustellen, haben aber alles Wesentliche erfasst.

Während Sie den Prozessablauf erstellen, fällt Ihnen auf, dass er zu komplex und zu umfangreich für nur eine Darstellung ist? Dann untergliedern Sie ihn am besten in mehrere Teilprozesse. Das erleichtert Darstellung, Lesbarkeit und Verwaltung. Im QM-Pilot können Sie die Teilprozesse miteinander verknüpfen oder in einen übergeordneten Prozess einbinden.

Prozessdaten erfassen: Erkennen, was sonst noch zählt

Die Prozessbeschreibung besteht nicht allein aus dem skizzierten Ablauf. Darum ist es sehr sinnvoll, nicht-ablaufspezifische Informationen in den Prozess-Kenndaten abzubilden, für die der QM-Pilot einen eigenen Reiter vorsieht. Unter diese Kenndaten fallen bspw.:

• Ziel und Zweck des Prozesses
• Input und Output
• Geltungsbereich des Prozesses
• Messgrößen
• Kritische Erfolgsfaktoren
• Mitgeltende Unterlagen
• Chancen und Risiken

Arbeiten Sie hier sorgfältig und wird die Datenqualität kontinuierlich verbessert, dann haben Sie eine vollständige Prozessbeschreibung, die alle notwendigen Informationen und Dokumente liefert.

Wichtigkeit von Stammdaten

Neben Kenndaten verdienen Stammdaten Beachtung. Diese enthalten die Grundinformationen zu bspw. Produkten und Dienstleistungen, die ständig hergestellt oder verarbeitet bzw. erbracht werden. Wenn Sie im Zuge des Qualitätsmanagements Prozesse darstellen, sollten Sie diese Stammdaten identifizieren und in Auswahllisten festlegen. Das ermöglicht Ihnen eine einheitliche Darstellung und Auswertung.

Detaillierungsgrad: Wie viel Feintuning ist nötig?

Eine Prozessbeschreibung will die Quintessenz eines betrieblichen Ablaufs erfassen, nicht jede Feinheit. Es geht schließlich in erster Linie um einen Überblick, der bspw. strategischen Überlegungen zur Prozesslandschaft dienen soll. Dennoch ist die Frage berechtigt, wie hoch der Detaillierungsgrad sein darf. Allerdings lässt sich hier wenig verallgemeinern, denn der dargestellte Prozess sollte letztlich seinem Verwendungszweck entsprechen.

Eine Option zur Detaillierung von Prozessen ist bspw. das Anlegen einer Prozesshierarchie, bei der Prozesse in weitere Teilprozesse untergliedert werden. Weiters lässt sich eine Prozessbeschreibung detailreicher gestalten, indem einzelne Teilschritte um weitere Informationen wie Daten, Dokumente, Beschreibungen und Verantwortlichkeiten ergänzt werden.

Die Detailtiefe einer Prozessbeschreibung sollte stets ausreichend sein, um den Regelfall samt standardisierten Informationen und Vorgaben vollständig zu erfassen. Die Prozessverantwortlichen sollten als Fachleute innerhalb dieses Rahmens nach eigenem Ermessen handeln und gestalten können. Wenn es nützlich ist, eine bestimmte Tätigkeit ausführlich zu beschreiben, dann können Sie bspw. eine Arbeitsanweisung verlinken.

Wenn Sie Prozesse darstellen & visualisieren, gewinnen Sie einen klaren Überblick

Prozesse darzustellen sorgt für Klarheit, Überblick und Transparenz – wenn Sie Prozessdarstellung als schematische Dokumentation begreifen. Schließlich geht es um einen systematisierten Überblick und nicht darum, jedes Detail und jede Eventualität zu erfassen. Darum ist es wichtig, das große Ganze im Blick zu behalten und nicht vom Hundertsten ins Tausendste zu gelangen.

Die richtige Software bietet Ihnen die geeigneten Settings und leitet Sie durch die Prozessdarstellung. Sie möchten wissen, ob der QM-Pilot auch in Ihrem Unternehmen einen Mehrwert beim Darstellen von Prozessen bringt? Das finden wir gerne gemeinsam mit Ihnen heraus. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung!

Mithilfe der Prozessmodellierung stellen Sie Ihre Geschäftsprozesse in einer strukturierten Form dar, die es Ihnen ermöglicht, Potenziale zu erkennen und Optimierungsmaßnahmen einzuleiten. Eine Software zur Prozessmodellierung, wie der QM-Pilot, stellt Werkzeuge bereit, welche Sie bei der Visualisierung und Dokumentation der Prozesse unterstützen:

Schritt-für-Schritt: Der QM-Pilot als effektives Prozessmodellierung Tool

Der QM-Pilot bietet Ihnen ein umfassendes System zur Prozessmodellierung. Die Software ermöglicht Ihnen, Ihre Prozesse Schritt für Schritt zu modellieren, zu analysieren und zu optimieren:

1. Prozesserfassung & Visualisierung: Beginnen Sie mit der Erfassung Ihrer Prozesse. Mit dem QM-Pilot können Sie Prozessbeschreibungen schnell und einfach im Editor aufnehmen und mit allen damit verbundenen Dokumenten und Informationen verknüpfen.
2. Identifizierung von Potenzialen: Nutzen Sie den QM-Pilot dafür, um Engpässe zu identifizieren und Verbesserungspotenziale zu erkennen. Sie können verschiedene Sprachversionen eines Prozesses anlegen, das Prozess-Feedback einsehen und verwalten.
3. Planung & Organisation von Maßnahmen: Sobald Sie die Verbesserungspotenziale identifiziert haben, können Sie mit dem QM-Pilot Maßnahmen zur Prozessoptimierung planen und organisieren. Ältere Versionen werden bei der Freigabe einer neuen Version automatisch archiviert und sind jederzeit in der Cloud abrufbar.

Mit dem QM-Pilot steht Ihnen ein dokumentiertes, versioniertes Managementsystem ohne großen Verwaltungsaufwand und mit einfachem Zugang für alle Mitarbeiter zur Verfügung. Es bietet Ihnen eine einfache und innovative Möglichkeit, Ihre Prozesse zu modellieren, zu optimieren und Ihre Qualitätsmanagement Ziele zu erreichen.

Die Implementierung einer Prozessmodellierung Software ist jedoch nur der erste Schritt. Um wirklich von der Maßnahme zu profitieren, müssen Sie die Software aktiv nutzen, Ihre Prozesse regelmäßig überprüfen und kontinuierliche Verbesserungen vornehmen.

Die kritische Rolle der Software Prozessmodellierung in der digitalen Transformation

Die Prozessmodellierung spielt eine entscheidende Rolle in der digitalen Transformation von Unternehmen. Durch die Modellierung Ihrer Geschäftsprozesse können Sie besser verstehen, wie Ihr Unternehmen funktioniert, und Möglichkeiten zur Automatisierung und Verbesserung ausmachen. Als wichtiger Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation können Sie Ihr Unternehmen so effizienter, agiler und wettbewerbsfähiger aufstellen.

Um die Vorteile der Prozessmodellierung mit einer Software vollständig auszuschöpfen, ist es wichtig, die verschiedenen Aspekte und Techniken zu verstehen, die in diesem Bereich zum Einsatz kommen.

Prozessmodellierung & Qualitätsmanagement

Was Qualitätsmanagement bedeutet und welche Relevanz es für Ihr Unternehmen hat, ist Ihnen sicherlich bewusst. Die Prozessmodellierung ist eng mit dem Qualitätsmanagement verbunden. Durch die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse können Sie die Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen verbessern und z.B. eine Zertifizierung im Qualitätsmanagement erhalten. Dies kann zu einer verbesserten Marktposition, höheren Kundenzufriedenheit, und letztendlich zu einem höheren Umsatz führen.

Standards für die Prozessmodellierung

Die Verwendung von Standards in der Prozessmodellierung ist entscheidend für die Konsistenz und Genauigkeit der Prozessmodelle. Normen wie BPMN gewährleisten, dass die Modelle unabhängig von der Person, die sie erstellt hat, oder der Software, die zur Erstellung verwendet wurde, konsistent und genau sind. Dies erleichtert die Kommunikation und das Verständnis der Prozesse innerhalb des Unternehmens und ermöglicht es Ihnen, Ihre Prozesse effektiv zu analysieren und zu verbessern.

BPMN in der Prozessmodellierung

Die Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine standardisierte grafische Darstellung für die Geschäftsprozessmodellierung. BPMN soll Geschäftsprozesse in einer Form darstellen, die sowohl für das Geschäftspersonal als auch für die technischen Benutzer leicht verständlich ist. Die visuelle Darstellung erleichtert es Ihnen, Zusammenhänge oder Änderungen unternehmensweit verständlich zu kommunizieren.

Prozessmodellierung & kontinuierliche Verbesserung

Die Prozessmodellierung ist ein wichtiger Bestandteil des Konzepts der kontinuierlichen Verbesserung. Durch die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung Ihrer Prozessmodelle können Sie sicherstellen, dass Ihre Prozesse immer auf dem neuesten Stand sind und kontinuierlich verbessert werden. Dies kann zu einer ständigen Steigerung der Effizienz und Produktivität führen und Ihnen helfen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Software oder manuell: Wie kann man Prozesse modellieren?

Es gibt verschiedene Methoden zur Prozessmodellierung, von manuellen Ansätzen wie der Verwendung von Stift und Papier oder Whiteboards, bis hin zu spezialisierten Softwarelösungen wie dem QM-Pilot. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile.

Manuelle Methoden können einfach und kostengünstig sein, aber sie sind oft zeitaufwändig, fehleranfällig und bieten nicht die gleiche Flexibilität und Skalierbarkeit wie eine Qualitätsmanagement Software. Ein Tool für die Prozessmodellierung bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter die Möglichkeit zur Automatisierung oder die Fähigkeiten, komplexe Prozesse zu modellieren und analysieren sowie Prozesse zu aktualisieren und zu teilen.

Prozessmodellierung Software Vergleich & Auswahl

Die Auswahl der richtigen Prozessmodellierung Software ist ein wichtiger Schritt bei der Ausarbeitung Ihres Qualitätsmanagement Konzepts. Dabei sollten Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen:

• Bedürfnisse & Anforderungen Ihres Unternehmens
• Benutzerfreundlichkeit der Software
• Verfügbare Funktionen
• Preisgestaltung & Skalierbarkeit
• Einfache Integration in die bestehende IT-Infrastruktur

Welche Funktionen Ihnen der QM-Pilot als Software zur Prozessmodellierung bietet, finden Sie in der Übersicht zu unserem Prozessmanagement Modul.

Vorteile für Ihr Unternehmen: Warum ist Prozessmodellierung wichtig?

Prozessmodellierung ist nicht nur eine technische Übung, sondern hat direkte Auswirkungen auf den Aufbau Ihres Qualitätsmanagements und dessen Auswirkungen. Eine effektive Prozessmodellierung trägt dazu bei, die Effizienz zu steigern, Budgeteinsparungen zu erzielen, die Qualität zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen:

• Effizienzsteigerung: Die Visualisierung und Analyse ermöglicht Ihnen die Identifizierung von ineffizienten Prozessen und Optimierungspotenzialen, was zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Produktivität führen kann.
• Kostenreduktion: Effiziente Prozesse reduzieren die Verschwendung von Zeit und Ressourcen, was zu Einsparungen führt und Investitionen in anderen Geschäftsbereichen ermöglicht.
• Wettbewerbsvorteil: Die Optimierung Ihrer Prozesse verbessert die Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen, was die Zufriedenheit Ihrer Kunden steigert und Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Um die Prozessmodellierung optimal durchzuführen und von den verschiedenen Vorteilen zu profitieren, ist wiederum eine Software zur Prozessmodellierung wie der QM-Pilot nützlich. Die Software bietet Ihnen weitere spezifische Benefits durch die Unterstützung mehrerer Sprachen, die Anwendbarkeit in verschiedenen Branchen und ihre jahrelang bewährte Wirksamkeit in der Praxis.

Freeware & Open Source: Prozessmodellierung Software kostenlos nutzen?

Es gibt eine Vielzahl von Open-Source-Optionen und kostenlosen Tools als Prozessmodellierung Software auf dem Markt. Während diese auf den ersten Blick attraktiv erscheinen können, ist es wichtig, die potenziellen Nachteile zu berücksichtigen:

• Kostenlose und Open-Source-Software bieten oft nicht den vollen Funktionsumfang, den professionelle Softwarelösungen bieten
• Ist ein Prozessmodellierung Tool kostenlos oder Open Source, kann es auch weniger benutzerfreundlich sein oder weniger Unterstützung & Updates bieten
• Die Implementierung von Freeware oder Open-Source-Software erfordert Zeit & Ressourcen, ohne den gewünschten Return on Investment zu liefern

Daher empfehlen wir, von Anfang an in eine professionelle Prozessmodellierung Software wie den QM-Pilot zu investieren.

Unser Fazit & Ausblick zur Prozessmodellierung Software

Mit dem Fortschritt der Technologie entwickelt sich auch die Prozessmodellierung weiter. Innovative Technologien bieten neue Möglichkeiten zur Analyse und Optimierung von Prozessen. Es ist daher wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben und ein ausgereiftes Prozessmodellierung Tool zu nutzen.

Mit der richtigen Software können Sie Ihre Prozesse visualisieren, analysieren und optimieren, um Effizienzsteigerungen zu erzielen und die Qualität zu verbessern. Eine Prozessmodellierung Software wie der QM-Pilot ist dafür ein unverzichtbares Werkzeug.

Der QM-Pilot bietet dabei eine umfassende Lösung für die Prozessmodellierung, die einfach zu bedienen ist und alle Funktionen bietet, die Sie benötigen, um Ihre Prozesse zu optimieren. Mit dem richtigen Werkzeug und dem richtigen Ansatz kann die Prozessmodellierung einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg Ihres Unternehmens leisten.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Prozesse zu optimieren und Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen.

Ein Prozess ist ein standardisierter Ablauf von Tätigkeiten, die sich wiederholen. Prozesse zeichnen sich dadurch aus, dass Sie Arbeitsleistung investieren, die zu einem Endergebnis führen – jeder Vorgang in Ihrem Unternehmen ist also ein Prozess. Führen Sie Qualitätsmanagement nach ISO 9001 durch, müssen Sie die Prozesse planen, steuern, überwachen und fortlaufend optimieren.

Identifizieren & priorisieren Sie nach den Arten von Prozessen

Für das effiziente Management aller Qualitätsmanagement Prozesse im Unternehmen ist es zunächst sinnvoll, wenn Sie die wichtigsten Prozesse erfassen und hierarchisch nach ihrem Einfluss auf den Unternehmenserfolg ordnen. Bei der Identifizierung hilft Ihnen folgende Einteilung:

• Managementprozesse: Management- bzw. Führungsprozesse beziehen sich auf die Ebene der Führungskräfte, also Aktivitäten zur Steuerung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen sowie das Ressourcenmanagement und Risikomanagement.
• Operative Geschäftsprozesse: Operative oder auch Kernprozesse sind die Unternehmensprozesse mit wertschöpfenden Charakter, also beispielsweise die Warenbeschaffung, Projektmanagement, Produktion, Vertrieb oder Marketing.
• Unterstützende Prozesse: Die Prozesslandschaft wird von den unterstützenden Prozessen im Qualitätsmanagement vervollständigt. Sie dienen als Stütze für operative Prozesse und betreffen beispielsweise Instandhaltung, Informationsmanagement und Qualitätssicherung.

Von der Prozessorientierung zum Prozessmanagement

Mit der Identifizierung und Priorisierung von Prozessarten unternehmen Sie bereits den ersten Schritt in Richtung effizientes Prozessmanagement. Sie befinden sich dabei jedoch zunächst auf der Ebene der Prozessorientierung. Dabei legen Sie den Fokus darauf, QM-Prozesse zu beschreiben, klar definierte Ziele festzulegen und alle Aktivitäten zu definieren, mit denen Sie das Prozessziel erreichen.

Anschließend eröffnet sich Ihnen eine neue Perspektive: Sie können einen Schritt zurücktreten und im Rahmen des Prozessmanagements alle Prozesse im Zusammenhang betrachten. Über diesen ganzheitlichen Ansatz können Sie alle Prozesse effektiv verknüpfen und nach der Gesamtstrategie Ihres Unternehmens ausrichten. Dabei unterstützen Sie visuelle Abbildungen, anhand derer Sie alle Prozessmerkmale und Abläufe überblicken.

Detaillierte Übersicht: Mit der Prozesslandschaft Orientierung gewinnen

In einer Prozesslandschaft (auch Prozesslandkarte genannt) stellen Sie alle Unternehmensprozesse detailliert beschrieben und visuell dar. Das ermöglicht es Ihnen, übersichtlich durch einzelne Prozesse zu navigieren:

• Sie erkennen hierarchische Beziehungen & identifizieren Abhängigkeiten
• Sie verknüpfen Prozesse mit relevanten Prozess-Daten & Dokumenten
• Sie dient als Kommunikationshilfe, um Prozesse intern wie extern zu erklären
• Sie erkennen Schwachstellen, um Ihre Prozesse zu optimieren

Eine Software für Prozessmanagement wie der QM-Pilot erleichtert Ihnen die Erstellung Ihrer Prozesslandschaft erheblich. Sie können den Detaillierungsgrad der Landschaft individuell nach Ihren Anforderungen anpassen. So behalten Sie problemlos den Überblick über umfassende Informationen – eine Aufgabe, die manuell kaum zu bewältigen wäre.

Mit der Prozesslandkarte nach ISO 9001 alle Prozesse im Blick

Mittels einer Prozesslandkarte nach ISO 9001 können Sie nachvollziehen, inwiefern Ihre Prozesse Ihren übergeordneten Unternehmenszielen entsprechen und Optimierungspotenziale zu erkennen:

• Stimmen Sie Ziele & Gesamtstrategie auf den Kontext Ihres Unternehmens ab
• Bereiten Sie Prozesslandschaften für alle Mitarbeitenden nachvollziehbar auf, z.B. mit Hilfe von Flussdiagrammen oder Flowcharts
• Implementieren Sie Leistungskennzahlen (KPIs) & weitere Metriken zur Leistungsbewertung

Möchten Sie das Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen nach der ISO 9001 ausrichten oder zertifizieren lassen, sollten Sie von Anfang an auf eine geeignete Software setzen. Der QM-Pilot wurde beispielsweise dafür entwickelt, die Kriterien für QM nach ISO 9001 zu erfüllen.

Qualitätsmanagement Prozesse gezielt optimieren: Schritt-für-Schritt zur richtigen Lösung

Die Optimierung von Prozessen muss kontrolliert und mit Vorsicht erfolgen. Für das Prozessmanagement eignet sich der PDCA-Zyklus, mit dem Sie Prozesse planen, implementieren, überprüfen und kontinuierlich optimieren:

Ist der Prozess nicht erfolgreich verlaufen, können Sie anhand der Modellierung Verbesserungspotenziale ableiten und den Prozess von Neuem planen – und der PDCA-Zyklus beginnt von vorn.

Sie können das Qualitätsmanagement Ihrer Prozesse natürlich auch am KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) ausrichten. Ähnlich wie der PDCA-Zyklus unterstützt diese systematische Herangehensweise dabei, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und umzusetzen.

Prozessoptimierung in der Praxis: QM-Prozesse & Beispiele für diverse Branchen

QM-Prozesse in einem integrierten Qualitätsmanagement laufen standardisiert ab, bieten aber aufgrund ihrer umfassenden Leistungen eine flexible Anwendung. So können Sie Prozessoptimierungen und andere Qualitätsmanagement-Maßnahmen verschiedenen Branchen anpassen. Zum Beispiel:

• Industrie: Sich ändernde Kundenansprüche und ein optimales Lieferkettenmanagement sind in vielen industriellen Zweigen entscheidend, beispielsweise in der Automobilbranche. Mit der Prozessoptimierung im Rahmen des QM können Sie auf Kundenansprüche wie z.B. die Integration fortschrittlicher Sicherheitssysteme reagieren und Lieferketten von Einzelteilen optimieren.
• Behörden & Verwaltung: Die Abteilung Erwachsenen- und Kinderschutz der Stadt Biel stand vor der Herausforderung, Arbeitsabläufe und deren Ziele näher zu definieren, denn die Qualität sozialer Arbeit lässt sich nur schwer messen. Mit Hilfe von QM-Prozessen hat die Abteilung quantitative Ziele zur Skalierung eingepflegt. Zudem wird die tägliche Arbeit von Mitarbeitenden durch Flow-Charts und deren Verknüpfung zu allen relevanten Informationen vereinfacht.
• Dienstleistungen: Die Hälg Group für Gebäudetechnik hat in den letzten Jahren und Jahrzehnten mehrere Geschäftsfelder erschlossen und ist gewachsen. ISO 9001 Prozessbeschreibungen und Dokumentenvorlagen hielten nicht Schritt und blieben nicht aktuell. Mittels Verbesserungen der Prozessdarstellungen und der Verknüpfung der für Mitarbeitenden relevanten Informationen konnte das Unternehmen Prozessdarstellungen aktualisieren und neue Mitarbeitende leichter einarbeiten.

Qualitätsmanagement-Prozesse sind entscheidend für Ihren Unternehmenserfolg

Eine Optimierung Ihrer Prozesse erfolgt schrittweise und mit Hilfe ständiger Feinjustierungen. Dafür braucht es einen genauen Überblick: Dank visueller Darstellungen ist es Ihnen möglich, die Gesamtheit Ihrer Prozesse zu überschauen, die wichtigsten Prozesse zu identifizieren und effizient umzugestalten. Während der darauf folgenden Umsetzung sind detaillierte Modellierungen und die ständige Aktualisierung notwendig.

Eine Qualitätsmanagement-Software leistet dabei enorme Unterstützung: Mit dem QM-Pilot können Sie jederzeit Anpassungen an der Modellierung vornehmen. Die übersichtliche Visualisierung in Flussdiagrammen oder BPMN hilft Ihnen dabei, die Übersicht zu behalten und Schwachstellen zu identifizieren.

Wir helfen Ihnen gern: Dank der hohen Konfigurierbarkeit ist der QM-Pilot schnell einsatzbereit, damit Sie Ihre Prozesse und Ihr gesamtes Prozessmanagement effektiv verbessern können. Kontaktieren Sie uns gern und wir stellen Ihnen den QM-Pilot vor.

Unter Dokumentenmanagement versteht man die elektronische Verwaltung von Dokumenten. Subsumiert werden hierunter die einzelnen Arbeitsschritte, wie die Erstellung und Bearbeitung der Dokumente, die Verteilung von Zugriffsrechten, aber auch Archivierung und Suche – und Sie kommen damit der wesentlichen Forderung der ISO 9001 nach. Dokumentenmanagement ist also mehr als eine elektronische Ablage und trägt zu Effizienz und Qualität bei!   

Digitales Dokumentenmanagement mit Software & System

Mit einer Software für Dokumentenmanagement legen Sie den Grundstein für effiziente Prozesse und beschleunigte Arbeitsschritte. Doppelte Ablagen und doppelte Arbeit haben sich damit erübrigt, und auch Ihr Team kann sich besser auf die Kernprozesse fokussieren. 

Gute Dokumentenmanagementsysteme sorgen dafür, dass die richtigen Mitarbeitenden jederzeit auf die Dokumente zugreifen können, die für ihre Aufgaben wichtig sind. Dafür müssen Zugriffsrechte gewährt, Wissen über die relevanten Dokumente aufgebaut und diese ebenfalls zugänglich gemacht werden.

Eine geeignete Dokumentenmanagement-Software hat bei richtiger Anwendung für Unternehmen einige Vorteile im Gepäck:

• Klare Zuständigkeiten: In einer qualitativ hochwertigen Dokumentenmanagement-Software können Sie die Zugriffsrechte individuell vergeben. Damit können all diejenigen daran arbeiten, deren Expertise auch tatsächlich benötigt wird. 
• Vertraulichkeit wahren: Dank der Vergabe der Zugriffsrechte können Sie sicherstellen, dass nicht jeder im Unternehmen Zugriff auf alles hat, sondern wirklich nur die direkten Beteiligten.
• Kein Datenballast: Was viele Server erfahrungsgemäß überlastet, sind die gewaltigen Datenmengen, die durch redundante Dateien und mehrfache Ablagen entstehen. Dem schieben Sie mit einem durchdachten Dokumentenverwaltungsprogramm einen Riegel vor.
• Aktualität – Check!: Welches Dokument war nochmal die aktuelle Version, „doc.mueller.geänd.13.2.“ oder doch das andere? Diese fruchtlosen – und fehlerträchtigen – Grübeleien können Sie sich sparen, wenn Sie Ihr digitales Dokumentenmanagement von einer Software erledigen lassen.
• Finden statt Suchen: Sie erinnern sich an die verplemperten acht Stunden? Diesen Spitzenwert können Sie auf ein Minimum reduzieren. Der Schlüssel dazu ist ein Dokumentenmanagementsystem, das Ihnen eine Schlagwort- und Volltextsuche bietet. 

Wie Sie sehen, können Sie durch den Einsatz einer Dokumentenverwaltungssoftware wie dem QM-Pilot von einigen Vorteilen profitieren.

Und noch ein Aspekt ist relevant, um Ihr motiviertes Team am Ball zu halten: Falls Ihre Mitarbeitenden eine Aufgabe erledigen möchten, dafür aber immer erst die Zustimmung der Vorgesetzten einholen müssen, hemmt das die Produktivität und senkt die Arbeitsmoral. Mit einer Dokumentenmanagement-Software können Sie einfach per Mausklick Zugriffsrechte und Zuständigkeiten verteilen. 

Funktionen: Mit Dokumentenverwaltungssoftware zu einem optimalen Workflow

Warum eine Software für Dokumentenmanagement grundsätzlich eine gute Idee ist, ist Ihnen inzwischen sicher klar geworden. Was unsere Lösung, der QM-Pilot, für Ihre Workflow-Optimierung tun kann, haben wir ebenfalls für Sie zusammengefasst. Die spezifischen Funktionen unserer Qualitätsmanagement-Software mit Dokumentenverwaltungsfunktion stellen wir Ihnen hier vor:

Schlagwort- und Volltextsuche 

Intelligente Suchfunktionen sind ein Muss! Die Schlagwort- und Volltextsuche im QM-Pilot hilft Ihnen dabei, erstellte Dokumente und Prozesse in Sekundenschnelle zu finden. Sie können Dokumente hierfür also zum einen mit einem thematisch passenden Begriff verschlagworten, um die Auffindbarkeit zu erhöhen. Zum anderen kann ebenso gut ein Textschnipsel aus dem Inhalt reichen, um die Datei zu finden.

Favoriten markieren

Damit Sie Ihre Dokumente noch schneller finden, können Sie diese auch als Favoriten markieren. Sollten Sie beispielsweise oft ein gewisses Dokument regelmäßig für die Rechnungserstellung benötigen, können Sie dieses als Favorit markieren und bekommen es direkt angezeigt.

Individuelle Dokumentenstruktur

Für eine noch schnellere Orientierung innerhalb der Dokumentenmanagement-Software können Sie eine individuelle Struktur anlegen. Darüber ordnen Sie die Dokumente und Prozesse beispielsweise nach Abteilungen oder nach Zuständigkeiten, und zwar so, dass alle die Ablage verstehen und nachvollziehen können.

Verlinkung mit Prozessen 

Ihre Mitarbeitenden sind häufig für bestimmte Prozesse zuständig, für die bestimmte Dokumente benötigt werden. Mit unserer Dokumentenmanagement-Software können Sie diese Prozesse mit den zugehörigen Dokumenten verlinken. So optimieren Sie Workflows und dank der Verlinkung werden keine Dokumente vergessen oder gehen verloren. Auch neue Mitarbeitende finden sich mithilfe einer Dokumentenmanagement-Software schneller zurecht.

Wissen im Unternehmen

Mit einer Dokumentenmanagement-Software mindern Sie Verluste von internem Wissen durch Fluktuation. Dies funktioniert so: Ihre Mitarbeitenden kennen sich am besten mit dem von ihnen betreuten Prozess aus.

Wenn Sie einen Prozess mit der Software detailliert protokolliert und die zugehörigen Dokumente eingefügt haben, finden sich neue Angestellte schneller zurecht. Sie können sich an dem erstellten Prozess orientieren und zudem eigene Ideen einbringen. Und Sie wirken dem Verlust internen Wissens entgegen.

Änderungsverlauf einsehbar

Dokumente und Prozesse müssen immer wieder aus verschiedenen Gründen optimiert und verändert werden. Für das Verständnis ist es enorm hilfreich, diese Änderungen detailliert zu erfassen. Unsere Dokumentenmanagement-Software verfügt daher über einen Änderungsfeed, in welchem Sie Überarbeitungen eintragen und begründen können. 

Aktualität statt Altlasten

Sie kennen es bestimmt: Wird ein Dokument geändert, wird die Vorgängerversion gern ebenfalls gespeichert – verdammt dazu, auf Ihrem Server herumzugeistern und Ihre Mitarbeitenden zu verwirren. 

Existieren mehrere Versionen eines Dokuments, ist oft nicht nachvollziehbar, welche Version aktuell ist und ob alle Mitarbeitenden auch nur diese nutzen. Das kann sowohl rechtliche als auch finanzielle Risiken für Ihr Unternehmen bergen. Eine Dokumentenverwaltungssoftware wie der QM-Pilot zeigt Ihnen stets nur die aktuelle Version eines Dokuments an. Ältere Versionen können Sie im Archiv einsehen.

Zugriff, wem Zugriff gebührt

Zugriffsrechte sind ein zweischneidiges Schwert: Sie sind hochrelevant, um Vertraulichkeit zu wahren. Zugleich sind nicht gewährte Zugriffsrechte und Zuständigkeiten ein großer Zeitfresser, wenn Mitarbeitende aufgrund derartiger Formalitäten ihren Job nicht erledigen können. Mit unserer Dokumentenmanagement-Software können Sie per Mausklick Zugriffsrechte und Zuständigkeiten verteilen.

Schritt-für-Schritt: Ihr Dokumentenmanagementsystem – mit System!

Wie Sie Ihre Dokumente mit unserer Software, dem QM-Pilot, bequem und ohne Probleme organisieren und verwalten können, erfahren Sie jetzt – samt der wichtigsten Tools und Funktionen, die dabei zum Einsatz kommen.

1. Metadaten festlegen

Zunächst legen Sie die Metadaten wie Erstelldatum, Gültigkeitsdatum, Bezeichnung etc. fest. Diese helfen Ihnen beim Auffinden der Dokumente und der Bearbeitung. Sie können in der Dokumentenmanagement-Software zusätzlich Kenndaten erfassen und individuell konfigurieren.

2. Dokumente strukturieren

Je nach Wunsch können Sie eine eigene Sortierung für Ihre Dokumente anlegen und diese bspw. nach Abteilungen ordnen. Wir empfehlen unseren KundInnen in der Regel, Dokumente mit den zugehörigen Prozessen zu verknüpfen. So finden Ihre Mitarbeitenden im Arbeitsalltag rasch das zugehörige Dokument.

3. Zugriffsrechte erteilen

Hierfür bietet Ihnen QM-Pilot zwei Optionen. Sie entscheiden individuell, ob Ihre Mitarbeitenden die Dokumente nur ansehen oder auch bearbeiten dürfen.

4. Aufgaben, Dokumente und Prozesse supervisen

Da auch Ihre Mitarbeitenden die Dokumente verwenden, sollten Sie immer wieder den aktuellen Stand überprüfen. Hierfür können Sie Feedback anfordern oder die Anzahl der Zugriffe genau tracken.

Die Software läuft bei all diesen Schritten über einen Internet-Browser und kann dadurch über alle Geräte mit einer Internetverbindung genutzt werden. So können Sie ortsunabhängig und von verschiedenen Geräten aus arbeiten – eine Installation auf Ihrem Server ist möglich, aber nicht zwingend notwendig.

Gewusst wie: Dokumentenmanagement, Qualitätsmanagement & wie sie zusammenhängen 

Was Qualitätsmanagement bedeutet, ist Ihnen natürlich ohnehin klar. Schließlich sind Sie Ihrem hohen Anspruch verpflichtet, und Ihre Ziele im Qualitätsmanagement haben Sie längst gesteckt. Sie fragen sich aber womöglich, was das Dokumentenmanagement damit zu tun hat? Der Zusammenhang wird Ihnen einleuchten:

Für Qualitätsmanagement in Unternehmen sind, je nach Branche und Zertifizierung, bekanntlich bestimmte Prozesse definiert. Diese gehen üblicherweise mit sorgfältiger Dokumentation einher – ohne Dateien und Dokumente geht also nichts. 

Die Norm ISO 9001 legt zudem fest, dass dokumentierte Informationen in angemessener Form vorliegen müssen. Veränderungen an den Dokumenten müssen bspw. durch Versionierung ersichtlich werden. Die Unterlagen müssen zudem verfügbar, verwendbar und geschützt verwahrt sein. Der leichteste Weg, dem gerecht zu werden, ist eine Dokumentenmanagement-Software! 

Wird ein neuer Prozess definiert und verbindlich festgelegt, bspw. das Vorgehen zur Rechnungsprüfung, müssen alle Beteiligten davon erfahren. Dann hilft es ungemein, wenn Sie Ihren Mitarbeitenden das entsprechende Dokument in freigegebener Fassung über eine Dokumentenmanagement-Software zugänglich machen, statt es per Rundmail zu versenden oder es unentdeckt auf dem Server einzulagern.

Im Vergleich: Dokumentenmanagement manuell vs. Software-gestützt

Bietet eine Software zum Dokumente Verwalten denn nun wirklich so viele Benefits? Ja! Wie, zeigen Ihnen diese beiden Showcases im Vergleich:

Manuelles Dokumentenmanagement ohne Software

Im Unternehmen A, das ohne eine Software für Dokumentenmanagement arbeitet, läuft der Arbeitsalltag so ab: 

Im Produktmanagement soll Martin das bestehende Dokument für die Nachbestellung von Hygieneartikeln verändern und an die zuständigen Mitarbeitenden versenden. Leider hat sich seine Vorgesetzte gestern dazu entschieden, eine neue Dokumentenordnung einzuführen. Nach 15 Minuten hat Martin das Dokument endlich gefunden.

Er macht sich gleich daran, das Dokument entsprechend ihren Vorschlägen zu ändern. So recht gefallen ihm die Änderungen nicht, mit dem alten Dokument hat es schließlich nie ein Problem gegeben. Dennoch setzt er die Vorgaben um und sendet anschließend eine Rundmail an das Produktmanagement-Team. Leider vergisst er dabei die neue Kollegin Sarah, die noch nicht in den Verteiler aufgenommen wurde. 

In den nächsten Tagen fällt der Teamchefin jedoch auf, dass nur drei der fünf Mitarbeitenden mit dem neuen Dokument arbeiten. Darüber hinaus wird klar, dass nur eine Mitarbeiterin wirklich mit dem Dokument zufrieden ist. Und das ist die Teamchefin selbst.

Softwareunterstütztes Dokumentenmanagement

Nutzen wir für unseren Dokumentenmanagementsystem-Vergleich das Unternehmen B, das bereits auf den QM-Pilot als Dokumentenmanagement-Software setzt:

Katharina ist die Abteilungsleiterin des Produktmanagements. Aufgrund rechtlicher Anforderungen muss das Dokument für die Nachbestellung von Hygieneartikeln ausgebessert werden.

Dafür startet sie die Dokumentenmanagementsystem-Software und tippt in die Suchleiste „Nachbestellung von Hygieneartikeln“ ein. Das gesuchte Dokument erscheint sofort, sodass Katharina es sogleich bearbeitet. Nach wenigen Klicks und Änderungen ist die rechtliche Anforderung erfüllt.

Katharina hinterlässt eine Notiz für den Änderungsgrund: „Änderung aufgrund von rechtlichen Vorgaben, bei Rückfragen gerne melden“. Sie überprüft, ob die Zuständigkeiten und Zugriffsrechte noch stimmen. Dabei bemerkt sie, dass der neue Mitarbeiter Thomas noch nicht als Abonnent für den Nachbestellungsprozess eingetragen ist, und fügt ihn mit einem Mausklick hinzu.

Abschließend wirft sie noch einmal einen Blick in den Änderungsfeed und sieht, dass die Änderung dort angezeigt wird. Zufrieden klappt sie ihren Laptop zu. Homeoffice kann mit der richtigen Software wirklich einfach sein.

Warum Dokumentenverwaltung nicht gleich Dokumentenmanagement mithilfe einer Software ist

Sie werden bemerkt haben: Zweimal Dokumentenmanagement, aber zwei völlig unterschiedliche Ergebnisse. Wo Menschen arbeiten, können Fehler passieren. Aber sinnvoll ist es doch allemal, diese auf ein Minimum zu reduzieren, nicht wahr? Besonders, wenn es eine so effektive Lösung gibt.

Unsere Beispiele um Martin, Katharina & Co haben Ihnen gezeigt, dass digitales Dokumentenmanagement echtes Potenzial zur Optimierung von Workflows hat. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Dokumentenverwaltung mit einer spezialisierten Software erledigt wird.

Mit ein paar Klicks zum Überblick: Dokumentenmanagement-Software als sinnvolles Werkzeug

Sie sehen: Mit einem spezialisierten Dokumentenmanagementsystem geben Sie Ihren Mitarbeitenden ein wirksames Tool für effizientes Arbeiten und optimierte Workflows in die Hände. Ihr Unternehmen profitiert in mehrfacher Hinsicht, denn Sie sparen Zeit und Datenballast bei voller Transparenz die Prozesse und Zuständigkeiten betreffend. 

Und die Zertifizierung für Ihr Qualitätsmanagement gelingt auch um vieles leichter, wenn die zugehörigen Dokumente von vornherein so verwaltet werden, dass die Dokumentation der ISO 9001 entspricht. Ihre internen Prozesse lassen sich auch bestens verschriftlichen und verbindlich fixieren – mit Zugriff für alle, die ihn haben müssen.

Sie sind neugierig geworden, was der QM-Pilot als Dokumentenmanagement-Software noch für Ihr Qualitätsmanagement leisten kann? Dann freuen wir uns über Ihre Anfrage und beantworten all Ihre Fragen gern. Melden Sie sich jederzeit für ein Erstgespräch!

Ein QM Handbuch ist die Dokumentation aller getroffenen Maßnahmen rund um das Qualitätsmanagement. Es beinhaltet, welche Ansprüche das Management an die Qualität im Unternehmen hat und mit welchen Maßnahmen diese erreicht werden soll. Das QM Handbuch stellt per Definition eine zentrale Stelle für alle relevanten Informationen dar.

QM Handbuch erstellen: So gehen Sie am besten vor

Wenn Sie ein QM Handbuch erstellen möchten, gibt es dafür nicht nur den einen richtigen Weg. Das Vorgehen muss auf Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und die Ziele Ihres Qualitätsmanagements abgestimmt werden. Dennoch möchten wir Ihnen einige Eckpfeiler vorstellen, die es Ihnen erleichtern werden, ein QM Handbuch zu erstellen.

QM Handbuch: Inhalt & Anforderungen

Ein QM Handbuch anzulegen und jederzeit aktuell zu halten, ist eine umfangreiche Aufgabe, die ohne die richtige Software viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Es gibt heutzutage immer noch Unternehmen, die eine solch anspruchsvolle Dokumentation händisch vornehmen.Wir raten Ihnen vom klassischen „Papierkram“ ab, da die wichtigsten Herausforderungen bei einem QM Handbuch Vollständigkeit und Übersichtlichkeit sind.

Sie sollten sich vorab im Klaren darüber sein, dass Sie mit großen Datenmengen arbeiten werden und diese schnell erfassbar darstellen müssen.

Dazu zählen beispielsweise die Ziele des Qualitätsmanagements, die geplanten Maßnahmen, umgesetzte Veränderungen und viele weitere Aspekte, die in dem Zusammenhang relevant sind. Zudem sollte auch ein Außenstehender die Inhalte leicht erfassen können – auf Papier wird es da schnell unübersichtlich.

Der QM-Pilot bietet Ihnen dabei eine professionelle Unterstützung: Führen Sie Ihr QM mit unserer Qualitätsmanagement Software durch, dokumentieren Sie alle wichtigen Informationen digital. So entsteht sozusagen ganz automatisch ein QM Handbuch 2.0. Gerne beantworten Ihnen Ihre Fragen zu diesem Thema – kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.

Qualitätsmanagement Handbuch: Aufbau & Vorgehensweise

Kommt es zum Qualitätsmanagement Handbuch Aufbau, sollte die Gliederung möglichst übersichtlich sein. Bedenken Sie bei Ihrem Vorgehen, dass Sie mit dem Thema vertraut sind, viele Inhalte selbst angelegt haben und deshalb auch komplexe Daten schnell erfassen.

Ein QM Handbuch soll aber auch für Außenstehende eine Hilfe bieten und ist deshalb im Idealfall klar strukturiert. Sie können sich grob an folgendem Aufbau orientieren:

• Unternehmensvorstellung: Beschreiben Sie Ihr Unternehmen kurz, gehen Sie auf erbrachte Leistungen, hergestellte Produkte und weitere relevante Punkte ein. Nennen Sie auch den Mitarbeiter, der für das QM verantwortlich ist.
• Geltungsbereich: Sie legen fest, auf welche Abteilungen, Standorte, Mitarbeiter usw. sich das QM bezieht.
• Ausschlüsse: Nennen Sie Abteilungen, die von der QM ausgeschlossen werden und begründen Sie Ihre Entscheidung. Häufig handelt es sich dabei z.B. um die Produktion, wenn Unternehmen fertige Produkte geliefert bekommen.
• Qualitätspolitik & -ziele: Sie beschreiben, was in Ihrem Unternehmen unter Qualität verstanden wird. Dazu zählen beispielsweise Werte wie Arbeitssicherheit, Umweltfreundlichkeit usw.
• Verantwortlichkeiten & Organisation des Unternehmens: Stellen Sie z.B. in Form eines Organigramms dar, welche Ebenen es in Ihrem Unternehmen gibt und welche Mitarbeiter für welche Aufgaben zuständig sind.
• Aufbau der Dokumentation des QM Managements: Sie gehen darauf ein, welche Systematik für das QM Management genutzt wird, um die Dokumentation durchzuführen –  z. B. wie Aktualisierungen und Freigaben erfolgen.
• Darstellung der Prozesse: Alle Prozesse, die im Unternehmen ablaufen, werden samt ihrer Abfolge und Wechselwirkungen dargestellt. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von der Prozessdokumentation.
• Nennung von ausgegliederten Prozessen: Dabei handelt es sich um Prozesse, die durch einen externen Dienstleister durchgeführt werden.
• Darstellung von Normen & Regeln: Wurden alle Prozesse und wichtigen Informationen erfasst, halten Sie auch die Normen fest, nach denen gearbeitet werden soll. Änderungen und Massnahmen werden genauestens und praxisnah beschrieben.

Das ist nur ein Beispiel für den Aufbau eines Qualitätsmanagement Handbuchs. Sie können Punkte ergänzen oder austauschen. Wichtig ist, dass das Endprodukt stimmt: Ein übersichtliches und vollständiges Handbuch für Qualitätsmanagement bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine verlässliche Orientierung.

Bedenken Sie jedoch die Menge an Informationen, ist es kein Wunder, dass klassische QM-Handbücher mit einem Umfang von 200 bis 300 Seiten schnell unübersichtlich werden.

Mit einer modernen Software, wie dem QM-Pilot, erfassen Sie große Datenmengen in einem QM-System und können sie mit einem Klick der Stelle zuordnen, an der Sie benötigt werden. Dadurch erhalten Sie nutzbare Datenportionen, die deutlich aussagekräftiger sind.

QM Handbuch: ISO 9001 2015 Vorgaben

Bei dem Qualitätsmanagement ISO 9001 handelt es sich um eine Norm für das QM. Diese setzt bestimmte Grundlagen voraus, die für eine optimale Qualität sorgen sollen. Unternehmen können sich diesbezüglich prüfen lassen und erhalten eine Zertifizierung, wenn sie alle Vorgaben erfüllen. Diese Norm wurde im Laufe der Jahre immer wieder aktualisiert.

Lange Zeit waren Unternehmen im Rahmen der ISO 9001 zu einem Qualitätsmanagement Handbuch verpflichtet, um eine Zertifizierung zu erhalten. Das hat sich geändert: Laut ISO 9001:2015 ist ein QM Handbuch nun nicht mehr verpflichtend.

Wieso lohnt es sich, trotzdem ein QM Handbuch anzulegen?

Auch, wenn das Führen eines QM Handbuchs laut der ISO 9001:2015 Vorgaben nicht mehr verpflichtend ist, bietet es Ihnen zahlreiche Vorteile. Bei einem QM Handbuch geht es schließlich nicht nur darum, eine Zertifizierung für Qualitätsmanagement zu erhalten.

Der Fokus sollte vielmehr darauf liegen, die Ziele der Qualitätspolitik des Unternehmens zu erreichen. Das gelingt Ihnen nur, wenn Sie einen guten Überblick über Ihr QM haben.

Es gibt auch Branchen und Betriebe, die gesetzlich dazu verpflichtet sind, Qualitätsmanagement zu betreiben. Doch auch diese brauchen nicht mehr zwingend ein QM Handbuch – es ist aber ein wichtiger Schritt, wenn sie die Anforderungen, die an sie gestellt werden, erfüllen möchten.

Es ist allerdings nicht nur das Gesetz, das Sie zu einem Qualitätsmanagement verpflichten kann, sondern möglicherweise auch Investoren. Tritt neues Personal in das Unternehmen ein, erleichtert ein solch übersichtliches System die Einarbeitung und die neue Arbeitsleistung steht Ihrem Unternehmen schneller zur Verfügung.

Anstatt dafür jedoch auf ein unübersichtliches, klassisches QM-Handbuch zu setzen, können Sie ein modernes QM-System nutzen, das flexibel ist und Ihnen einen guten Überblick bietet.

Der QM-Pilot unterstützt Sie dabei, denn er bietet Ihnen eine lückenlose Dokumentation aller Informationen rund um Ihr Qualitätsmanagement. Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch, wie auch Ihr Unternehmen von der Anwendung profitieren kann. Kontaktieren Sie uns für ein erstes Kennenlernen.

Qualitätsmanagement Handbuch Beispiel: Digitales QM Handbuch Pflege im Arbeitsalltag

Es kann für jede Unternehmen aus den verschiedensten Branchen von Vorteil sein, ein Qualitätsmanagement Handbuch anzulegen. Wie große die Hilfe durch eine solche Dokumentation in einem QM-System sein kann, erläutern wir Ihnen nun anhand des Beispiels eines Qualitätsmanagement Handbuchs für die Pflege. Dafür nehmen wir das Seniorenheim Sonnenschein als Beispiel.

Es kommt immer wieder zu Engpässen des Personals und Beschwerden durch Angehörige. Der QM-Verantwortliche für das Qualitätsmanagement führt den QM-Pilot als Software ein und legt dabei ein „digitales QM Handbuch“ an.

Dieser Prozess beginnt damit, dass zunächst die allgemeinen Grundlagen dazu festgelegt werden, was in dem Seniorenheim unter Qualität verstanden wird. Dazu zählt beispielsweise, dass jeder Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl an Minuten Zeit hat, sich um einen Bewohner zu kümmern.

In diesem Zuge wird auch festgehalten, dass es zu den allgemeinen Werten gehört, dass die Wünsche, Sorgen und Ängste der Bewohner ernst genommen werden. Mitarbeiter sollen einfühlsam auf die Menschen zugehen und von Zeit zu Zeit das Gespräch mit den Angehörigen suchen. All diese Informationen werden im QM-Pilot festgehalten.

Weiter geht es damit, dass die Verantwortlichkeiten neu geregelt und übersichtlich abgebildet werden. Dafür wird mithilfe des QM-Pilot ein Organigramm angelegt, aus dem die Hierarchie der Mitarbeiter deutlich wird. Es sollte mit einem Blick erkennbar sein, welche Mitarbeiter für welche Abteilungen verantwortlich sind und welche Vorgesetzten es gibt.

Anschließend erhebt der QM-Beauftragte alle Prozesse, die in dem Seniorenheim durchgeführt werden. Das ist beispielsweise die tägliche Pflege oder das Aufnehmen eines neuen Bewohners. Diese Prozesse werden detailliert erfasst und um beteiligte Mitarbeiter und benötigte Ressourcen ergänzt.

Der Vorteil dabei: Das digitale System erleichtert es den Mitarbeitern deutlich, sich mit den Abläufen vertraut zu machen. Die Prozesse werden leicht verständlich aufbereitet, sodass sie schnell verstanden und umgesetzt werden können.

Arbeiten Sie mit einer Software wie dem QM-Pilot, lösen Sie das klassische QM-Handbuch ab. Alle relevanten Informationen werden in kleineren Mengen aufbereitet, sodass sie leicht zu verstehen sind. Das gilt nicht nur für Prozesse, sondern auch für Richtlinien und Leitbilder.

Das erleichtert die Einarbeitung neuer Kollegen deutlich und sorgt für einen allgemeinen Standard, nach dem das gesamte Personal arbeitet.

Dieses QM Handbuch Beispiel zeigt, wie groß der Nutzen einer übersichtlichen Dokumentation ist. Sie halten alle Prozesse, Aufgaben und Maßnahmen rund um das Qualitätsmanagement fest. Diese bieten eine Orientierung für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Halten Sie Ihr Handbuch bzw. QM-System stets aktuell, profitieren Sie langfristig von der Aufzeichnung.

QM Handbuch Muster & Vorlagen: Vorteile dank professioneller Software

Sie finden online viele QM Handbuch Muster und Vorlagen. Diese bieten Ihnen eine Orientierung und liefern Ihnen einen Leitfaden, an den Sie sich halten können. Was dabei aber häufig vergessen wird, sind die individuellen Faktoren, die ein jedes Unternehmen aufweist.

Arbeiten Sie mit einem kostenlosen Muster für ein Qualitätsmanagement Handbuch, bleibt häufig kein Spielraum für branchenspezifische Besonderheiten.

Im Falle des Qualitätsmanagements im Gesundheitswesen spielen beispielsweise Hygienevorschriften eine wichtige Rolle. Diese müssen im Rahmen des Qualitätsmanagements zwingend beachtet werden und sollten somit auch Teil des QM Handbuchs sein.

Entscheiden Sie sich für den QM-Pilot werden QM Handbuch Muster für Sie überflüssig. Sie arbeiten mit einer Software, die speziell für den professionellen Nutzer entwickelt wurde, eine hohe Skalierbarkeit aufweist und Ihnen übersichtliche und verlässliche Ergebnisse liefert.

Alle Informationen werden digital gespeichert und werden auf unseren sicheren Servern gespeichert. Eine einfache Vorlage für das Qualitätsmanagement Handbuch kann Ihnen dies nicht bieten.

QM-Pilot nutzen & professionelles Qualitätsmanagement Handbuch anlegen

Der QM-Pilot bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Qualitätsmanagement nach modernen Standards durchzuführen und die Ergebnisse übersichtlich festzuhalten. Sie legen ein digitales QM Handbuch an, in dem automatisch alle wichtigen Informationen zu finden sind.

Unsere Anwendungen bietet Ihnen dabei umfangreiche Funktionen wie das Anlegen von Organigrammen und die Abbildung von Hierarchien. Das erleichtert Ihnen die Arbeit und ermöglicht es Ihnen, mithilfe Ihres Qualitätsmanagement Handbuchs alle Anforderungen auf den Punkt zu bringen.

Gerne erläutern wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch, was der QM-Pilot darüber hinaus zu bieten hat und wie er Ihr Unternehmen unterstützen kann. Kontaktieren Sie uns – wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

Unter einem strategischen Risiko versteht man eine wesentliche Gefahr, die sich aus der Geschäftstätigkeit ergibt. Auslöser sind häufig Management- bzw. Vorstandsentscheidungen wie die Erschließung eines neuen Geschäftsfeldes, die Aufnahme einer Verschuldung oder unbekannte Markteinflüsse. Ein aktuelles Beispiel hierfür ist die Corona-Krise, welche die Marktsituation und die Arbeitswelt verändert hat.

Was ist strategisches Risikomanagement?

Strategisches Risikomanagement bedeutet, dass Sie ein gezieltes System zur Risikoanalyse und Bewertung von Unternehmensrisiken aufbauen, das Ihnen bei der Entscheidungsfindung hilft und Risiken bestmöglich minimiert. Dabei stehen die strategische Ausrichtung und Langfristigkeit im Vordergrund. Bei der Berechnung, Verwaltung und Minimierung strategischer Risiken können spezialisierte Softwares Sie optimal unterstützen.

Was ist operatives Risikomanagement?

Operatives Risikomanagement nimmt die konkreten Abläufe in Ihrem Unternehmen in den Blick. Indem operative Prozesse systematisch bewertet, überwacht und gesteuert werden, werden mögliche Risiken in den täglichen Abläufen Ihres Unternehmens erkannt und minimiert.

Was ist der Unterschied zwischen strategischem und operativem Risikomanagement?

Während strategisches Risikomanagement in die Zukunft blickt und das große Ganze im Auge behält, legt operatives Risikomanagement den Fokus auf die tagtäglichen Abläufe in Ihrem Betrieb. Unsere Tabelle zeigt Ihnen alle relevanten Unterschiede.

Warum ist es wichtig, strategische Risiken zu erkennen & zu managen?

Der vorausschauende Umgang mit Risiken hat nichts mit Pessimismus zu tun, sondern vielmehr damit, dass Sie Ihrem Unternehmen Wettbewerbsvorteile sichern und es zukunftsfähig aufstellen möchten. Die Ziele im strategischen Risikomanagement können vielfältig sein und variieren je nach Unternehmen und Branche. Relevante Zielsetzungen sind z.B.:

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Je nach Branche muss Ihr Unternehmen verschiedene rechtliche Vorgaben einhalten. Andernfalls droht – Sie ahnen es – ein strategisches Risiko. Um dieses frühzeitig zu eliminieren, müssen Sie wissen, was der Gesetzgeber verlangt, und entsprechend handeln.

Optimierung Ihrer Prozesse

Mit Weitsicht und einem geschulten Blick für strategische Risiken können Sie Ihre Prozesse und Methoden feinjustieren, damit Ihr Unternehmen allen Herausforderungen gewachsen ist.

Reduzierung von Unternehmensrisiken & Kosten

Wenn Ihnen klar ist, was geschäftlich auf Sie zukommen könnte, können Sie frühzeitig Strategien entwickeln. Die Kosten, die mit unerwarteten Ereignissen einhergehen, senken Sie so ebenfalls.

Ableitung von Aufgaben & Maßnahmen

Strategisches Risikomanagement befasst sich mit dem großen Ganzen, aus dem sich aber durchaus konkrete Maßnahmen anhand strategischer Risiken ableiten lassen, z.B. im Qualitätsmanagement für Ihre Prozesse.

Risikomatrix & mögliche Risiken

Eine Risikomatrix ist ein wirkungsvolles Tool des strategischen Risikomanagements, das eventuelle Gefahren veranschaulicht. In einem integrierten Qualitätsmanagement sollte sie nicht fehlen.

Berechnung & Bewertung möglicher Folgen

Haben Sie ein strategisches Risiko identifiziert, ist es kein namenloses Schreckgespenst mehr. Es wird beherrschbar, da Sie es nun berechnen, bewerten und auf seine Auswirkungen hin abklopfen können.

Risiken Prozessen zuordnen

Identifizierte Risiken lassen sich auf die Prozessebene herunterbrechen und damit zu bewältigbaren Aufgaben umgestalten. Strategisches Risikomanagement ist die Grundlage dafür, dass ein strategisches Risiko handhabbar wird – auch für Ihre Mitarbeitenden.

Lernen Sie Ihre Risikobandbreite & Risikotragfähigkeit kennen

Strategisches Risikomanagement hilft Ihnen also dabei, zwei wichtige Begriffe für Ihr Unternehmen zu definieren:

Die Risikobandbreite, welche Risiken Ihr Unternehmen also treffen könnte, variiert und hängt u. a. davon ab, in welcher Branche Sie tätig sind und welchen Markt Sie bedienen. Auch wenn Ihnen die Bandbreite Ihrer strategischen Risiken überschaubar vorkommen mag, ist es besser, die potenziellen Gefahren zu kennen, als sie zu ignorieren!

Die Risikotragfähigkeit ist das Eigenkapital Ihres Unternehmens, mit dem es die Folgen strategischer Risiken abpuffern und den Geschäftsbetrieb am Laufen halten kann. Auch die Rücklage von entsprechenden Geldern ist also eine der notwendigen Strategien des Risikomanagements.

Einführung & Aufbau: Risikomanagement Strategien in 5 Schritten integrieren

Sobald Sie sich Gedanken um mögliche Risiken machen, die Ihr Unternehmen betreffen könnten, betreiben Sie im Prinzip strategisches Risikomanagement. Natürlich kann selbst das beste Risikomanagement nicht alle Risiken Ihrer Geschäftstätigkeit voraussagen, geschweige denn beheben. Das wäre nur möglich, wenn Sie jegliche Geschäftstätigkeit einstellen würden, was allerdings keine Alternative ist.

Die Lösung sind also praxistaugliche Risikomanagement-Strategien zurechtlegen. Den Weg dorthin zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt:

1. Strategische Risiken identifizieren: Was könnte für Ihr Unternehmen kurz-, mittel- und langfristig bestandsgefährdend werden? Diese Fragen sollten sich aus gesammelten Informationen und ökonomischer Weitsicht beantworten lassen.
2. Strategische Risiken bewerten: Sie stellen sich die Frage, welches Schadensausmaß ein strategisches Risiko haben und mit welcher Wahrscheinlichkeit es eintreten könnte.
3. Strategisches Risikomanagement umsetzen: Viele Unternehmen setzen noch auf veraltete und unübersichtliche Tabellen, wenn strategische Risiken abgebildet und analysiert werden sollen. Das ist unübersichtlich und fehleranfällig – die sinnvollere Alternative ist eine Risikomanagement-Software wie der QM-Pilot.
4. Strategische Risiken steuern: Nachdem die strategischen Risiken entdeckt, bewertet und erfasst sind, gilt es nun, mit ihnen umzugehen. Dafür müssen Sie Maßnahmen entwickeln, die ihrer Schwere und Eintrittswahrscheinlichkeit angemessen sind.
5. Strategische Risiken überwachen: Dies ist eher eine Daueraufgabe als ein einmaliges To-do. Dabei geht es darum, die identifizierten strategischen Risiken im Auge zu behalten und die Maßnahmen notwendigenfalls anzupassen.

Das Modul Risikomanagement des QM-Pilot im Überblick

Dass strategisches Risikomanagement mit modernen Software-Tools besser zu handhaben ist als mit Tabellen und Flipcharts, liegt auf der Hand. Unsere Qualitätsmanagement-Software QM-Pilot hat ein eigenes Modul für strategisches Risikomanagement:

• Rechtliche Vorgaben bequem einhalten: Mit unserer Software können Sie Risiken spielend leicht dokumentieren, bewältigen und somit alle relevanten Vorgaben einhalten.
• Zuweisung von Aufgaben & Dokumenten: Nachdem strategische Risiken identifiziert sind, müssen sie soweit möglich reduziert werden. Mit unserer Software können Sie den einzelnen Risiken bequem Zuständigkeiten und Personen zuweisen und so für den bestmöglichen Umgang sorgen.
• Konfigurierbare Felder: Ein gutes strategisches Risikomanagement passt sich an Ihr Unternehmen an bzw. kann von Ihnen angepasst werden. Mit unseren konfigurierbaren Eingabefeldern erledigt sich die Risikobeschreibung quasi von allein.
• Schnelle Berechnung von Risiken: Nur wenn Risiken realistisch eingeschätzt werden, können sie auch behoben werden. Dank Ihrer hinterlegten Stammdaten kann unsere Software Ihre strategischen Risiken berechnen und bewerten.
• Einfacher Export: Nachdem Sie eine Risikomatrix oder Risikodaten erstellt haben, können Sie diese per Mausklick als PDF exportieren und speichern. So haben Sie die Möglichkeit, Ihr strategisches Risiko zu dokumentieren und zu analysieren. Zusätzlich können Berichte erstellt und in Excel exportiert werden.
• Strategische Risiken & Prozesse verknüpfen: Innerhalb eines Prozesses können verschiedene Risiken auftreten, die beachtet werden sollten. Mit unserer Software können Sie Risiken mit dem entsprechenden Prozess verknüpfen und so auch neuen Mitarbeitenden zeigen, worauf Sie bei der Abwicklung achten sollten.

Herausforderungen & Lösungen: Wie Sie Klippen im strategischen Risikomanagement umschiffen

Erfolgreiches strategisches Risikomanagement braucht einen Blick über den Tellerrand sowie genaue Unternehmens- und Marktkenntnisse. Dennoch gibt es auch unter diesen Voraussetzungen einige Herausforderungen, die Sie mit einer Software für Risiko- und QM-Management elegant lösen können:

Kein Zugriff: In vielen Fällen sind die Risiken in einem Unternehmen bekannt und werden in einer von Hand geführten Tabelle notiert. Häufig haben zuständige Teammitglieder keinen Zugriff, wenn die Tabelle überhaupt auffindbar ist. Anders mit dem QM-Pilot: Mit einem Klick können Sie alle benötigten Informationen aufrufen und Risiken den passenden Prozessen und Mitarbeitenden zuweisen.

Veraltete Dokumente: In modernen Unternehmen ändert sich vieles. Daher müssen einmal identifizierte Risiken ebenso wie die Dokumente regelmäßig überprüft und notwendigenfalls verändert werden. Mit dem QM-Pilot können Sie Benachrichtigungen aktivieren, die Sie über Änderungen informieren. Zudem wird stets nur die neueste Version eines Dokuments präsentiert.

Änderungen nicht nachvollziehbar: In vielen Unternehmen finden Änderungen im Risikomanagement ohne Einbeziehung der zuständigen Personen statt. Unsere Software zeigt immer die aktuelle Version eines Dokumentes und bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Änderungen nachzuvollziehen. So wird in vielen Fällen klar, weshalb ein Prozess geändert wurde und welches neue Risiko sich ergeben hat.

Wissensverlust bei Fluktuation: Ruht das strategische Risikomanagement undokumentiert auf wenigen Schultern, dann droht Wissensverlust, wenn ein Teammitglied das Unternehmen verlässt. Mit unserer Software sind alle Risiken dokumentiert, und auch mögliche Änderungen sind nachvollziehbar. Das hilft auch neuen Mitarbeitenden beim Onboarding.

Umgang mit strategischen Risiken: Ein Beispiel aus dem Unternehmensalltag

Wir haben Ihnen bereits gezeigt, was Qualitätsmanagement-Systeme wie der QM-Pilot in Sachen strategisches Risikomanagement für Sie leisten. Wie wichtig der richtige Umgang mit strategischen Risiken und der Dokumentation Ihres Risikomanagements im Unternehmensalltag ist, zeigt folgendes Beispiel:

Die Ausgangssituation

Ein Unternehmen setzt auf manuell erstellte Listen mit möglichen Risiken, die jeweils den Abteilungsleitenden gegeben werden. Bei jeder Listenänderung erhalten diese eine neue Version der jeweiligen Liste. Zusätzlich möchte die Abteilungsleiterin aus dem Produktmanagement das Unternehmen verlassen.

Das Problem

Die Mitarbeitenden haben keinen Zugriff auf die Listen, können die Risiken und Maßnahmen nicht einsehen und die Änderungen nicht nachvollziehen. Veraltete Listen sind im Umlauf. Wenn die Abteilungsleiterin das Unternehmen verlässt, erhöht das die Anzahl möglicher Risiken in ihrer Abteilung.

Die Lösung

Digitale Tools statt Tabellen! Mit dem QM-Pilot lösen Sie das Zugriffsproblem, bleiben die Dokumente aktuell, machen Änderungen nachvollziehbar und halten das Wissen in Ihrem Unternehmen, selbst wenn die Abteilungsleiterin es verlässt.

„Better safe than sorry“ ist das neue Motto für Ihr strategisches Risikomanagement

Risiken gehören zum Businessalltag. Setzen Sie daher direkt beim strategischen Risikomanagement an und sehen Sie Gefahren ins Auge – und zwar mit Weitblick und den richtigen Werkzeugen. Auf diese Weise verschafft der Umgang mit strategischen Risiken Vertrauen und Wettbewerbsvorteile, statt zum unternehmerischen Desaster zu werden.

Machen Sie es sich und Ihrem Team so einfach und effizient wie möglich und setzen Sie auf ein digitales Tool. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie den QM-Pilot in Ihr Unternehmen integrieren können, informieren wir Sie gern. Wir freuen uns auf Ihren Anruf!

Ein Risikomanagement-Tool ist eine Software, mit der Sie für Ihr Unternehmen identifizierte Risiken systematisch erfassen, dokumentieren, bewerten und verwalten. Risk-Management mit einem Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, die aus den Risiken abgeleiteten Handlungsoptionen zu fixieren und entsprechenden Mitarbeitenden zuzuweisen. Oftmals ist es als Modul in eine Qualitätsmanagement-Software integriert.

Warum ist eine Risikomanagement-Software wichtig?

Eine Software für Risikomanagement systematisiert den Prozess der Identifikation, Erfassung, Bearbeitung und Kontrolle von businessrelevanten, potenziellen Gefahren. Mit einem digital gepflegten Risikomanagement haben Sie alle wesentlichen Inhalte und Daten an einer Stelle, was Ihnen Aktualisierung und Überprüfung massiv erleichtert und Ihr Unternehmen absichert.

Vorteile einer Risk-Management-Software für Ihr Unternehmen

Statt sich mit dezentral gespeicherten Excel-Tabellen oder gedruckten Listen auseinanderzusetzen, sollten Sie lieber auf ein zentralisiertes, durchdachtes System setzen. Eine Risikomanagement-Software ist weit mehr als ein zentraler Speicherplatz, sondern bietet Ihnen kluge Optionen, um Risiken strukturiert und zielführend zu handhaben. Von diesen Vorteilen profitieren Sie konkret:

Zentralisierung: Im Risikomanagement ist es essenziell, dass alle Fäden an einer Stelle zusammenlaufen. Mit einer Software für Risk-Management ist diese Anforderung erfüllt, denn sämtliche Vorgänge und die zugehörige Dokumentation werden an einem Ort gespeichert.

Aktualität: Für ein effizientes Risikomanagement ist wichtig, dass eine Software Ihnen aktuelle und nachvollziehbare Daten liefert. Eine zentrale Speicherung und Überprüfungsmöglichkeiten wie ein Änderungsfeed machen das möglich.

Übersichtlichkeit: Mit grafischen Visualisierungen Ihrer Risiken und Prozesse in Tabellen- oder Flowchart-Form gewinnen Sie einen raschen Überblick und müssen sich nicht durch Datenberge wühlen.

Automatisierung: Risikomanagement erfordert eine genaue Analyse und Dokumentation. Wenngleich hierfür ein scharfer Blick und Fachkompetenz benötigt werden, kann Ihnen die Risikomanagement-Software die Handarbeit abnehmen und automatisch Berichte in verschiedenen Dateiformaten erstellen.

Effizienz: Statt in Teammeetings und Rundmails Zuständigkeiten festzulegen, können Sie mit einer Risikomanagement-Software ohne Wechsel des Mediums Maßnahmen ableiten und die Aufgaben Ihren Mitarbeitenden zuweisen – schnell, einfach und ohne Verwechslungsgefahr.

Anpassungsfähigkeit: Eine gute Risikomanagement-Software ist konfigurierbar und passt sich Ihren Bedarfen an. Diese Flexibilität haben ausgedruckte Listen, Flipcharts und Klebezettel nicht.

Rechtssicherheit: In einigen Branchen gibt es eine gesetzliche Verpflichtung zur Vermeidung von Risiken und Einhaltung von Sicherheitsstandards. Mit einer professionellen Risikomanagement-Software sind Sie auf der sicheren Seite, und die Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagements nach ISO 9001 rückt in greifbare Nähe.

Wichtige Funktionen einer Risikomanagement-Software

So viel zu den Vorteilen, die Ihnen eine Risikomanagement-Software bringt. Aber durch welche Funktionen lassen sich diese Benefits abbilden – was muss Ihre Software können, damit Ihr Unternehmen profitiert? Wir haben die zentralen Skills einer guten Risikomanagement-Software für Sie zusammengefasst:

Berichte per Knopfdruck

Ein Reporting-Tool übernimmt die Fleißarbeit für Sie und erstellt auf Knopfdruck Berichte. Diese wiederum zeigen Ihnen auf einen Blick, wie es um den Fortschritt Ihrer Prozesse und Risikomaßnahmen bestellt ist.

Berechtigungsverwaltung

Ihre Risikomanagement-Software sollte differenzieren können, wer welche Zugriffsrechte hat. Achten Sie daher auf ein System, bei dem Sie die Berechtigung zur Ansicht oder zur Bearbeitung individuell Teammitgliedern zuweisen können.

Risikoklassenunterteilung

Risiko ist nicht gleich Risiko – und das muss in Ihrer Risikomanagement-Software darstellbar sein. Mit einer durchdachten Strukturierung können Sie die identifizierten Risiken Abteilungen zuordnen und sie zudem in Finanzrisiken, Produktrisiken oder Marktrisiken separieren. Das verdeutlicht auch, welche Mitarbeitenden wofür zuständig sind.

Feedback-Möglichkeit

Gelingendes Risikomanagement ist keine Top-down-Aufgabe. Vielmehr wollen Sie von der Expertise Ihrer einzelnen Teammitglieder profitieren, um wirklich nachhaltig mit Risiken umzugehen. Mit einer Feedback-Funktion können Mitarbeitende Rückmeldung zu Risiken und Maßnahmen geben und das Risikomanagement noch weiter optimieren.

Verknüpfung mit Prozessen

Risikomanagement ist ein integraler Bestandteil des Unternehmertums und sollte daher nicht isoliert betrachtet werden. Im Zuge der Prozessmodellierung können Sie Risiken konkreten Prozessen zuordnen, sodass die Abläufe mit diesem Wissen optimiert werden können.

Automatisierte Aktualitätsprüfung

Ihr Risikomanagement sollte stets durch Aktualität glänzen. Um die zu gewährleisten, können Sie in der richtigen Risikomanagement-Software Zyklen definieren, nach deren Ablauf ein Risiko erneut auf Aktualität geprüft werden muss. Bei bestätigter Aktualität wird diese Prüfung automatisch dokumentiert. Besteht das Risiko nicht mehr, können in einer neuen Version Änderungen vorgenommen werden.

Volltextsuche

Wer sucht, muss auch finden können! Das gelingt, wenn Ihre Risikomanagement-Software eine Volltextsuchfunktion hat und den gesamten Inhalt der Dokumente scannt, statt nur Dateinamen zu durchforsten.

Risikodaten

Massnahmen

Reporting

Risikodaten

• Individuelle Felder für die Risikobeschreibung konfigurierbar
• Bewertungsschemata können frei definiert und hinterlegt werden
• Einfache Berechnungen für Risikowerte auf Grundlage der hinterlegten Stammdaten
• Auswertung der Felder über Reporting
• Risikomatrix

Massnahmen

• Massnahmen werden direkt beim Risiko erfasst
• Periodizität für das automatische Anlegen von Kontrollen kann hinterlegt werden
• Verantwortlicher wird eingetragen und benachrichtigt bei Anstehen der Kontrolle
• Stellvertreter kann für Eskalation eingetragen werden
• Kontrollen werden im System dokumentiert
• Auswertung der Massnahmen und Kontrollen über Reporting

Reporting

• Grosse Auswahl an Standardberichten
• Ergänzung durch spezifische Berichte möglich
• Gefilterte Ansichten für Berichte benutzerspezifisch konfigurierbar
• Excel-Export für alle Berichte

So finden Sie den richtigen Risikomanagement-Software-Anbieter im Vergleich

Um Ihre unternehmerischen Risiken richtig beurteilen, verwalten und managen zu können, sollten Sie über eine langfristige Lösung nachdenken. Schließlich ist Risikomanagement eine ganzheitliche, kontinuierliche Aufgabe und kein Short-Term-Task. Wir haben einige Impulse zusammengestellt, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen:

Software as a Service oder Lizenz: Sie sollten überlegen, ob Sie Ihre Risikomanagement-Software auf Ihren eigenen Servern oder webbasiert betreiben möchten. Beides hat seine Vorteile und ein Tool wie der QM-Pilot ist in beiden Varianten zu haben, sodass Sie die Wahl haben.

Mehr Module: Risikomanagement steht nicht isoliert, sondern im Kontext Ihrer Unternehmensprozesse. Daher ist eine Lösung sinnvoll, die Ihnen einen größeren Kontext bietet. Der QM-Pilot ist ein umfassendes QM-System, mit dem Sie auch eine Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagements erreichen können.

Alle wichtigen Features: Oben haben wir Ihnen bereits gezeigt, auf welche Funktionen es bei einer Risikomanagement-Software ankommt. All diese bringt der QM-Pilot mit.

Das Risikomanagement-Modul des QM-Pilot

Risikomanagement sollte bei den Massnahmen Ihres Qualitätsmanagements ganz oben auf die Liste rücken. Schließlich trägt es zum Qualitätserhalt ebenso bei wie zur strategischen Unternehmensführung. Mit der Wahl des QM-Pilot entscheiden Sie sich für eine Risikomanagement-Software, die Ihnen das Wesentliche gibt: Überblick und Transparenz.

Im Risikomanagement-Modul des QM-Pilot sind praxistaugliche Funktionen mitgedacht. Unsere Risikomanagement-Software übernimmt die Berechnung von Risikowerten ebenso wie das Reporting. Grafische Darstellung, z. B. als Risikomatrix oder Prozesse als Flowchart, ist inbegriffen. Eine Anpassung an Ihre Bedarfe ist möglich, denn Sie können Bewertungsschemata selbst definieren und Felder für die Risikobeschreibung konfigurieren.

Mit einer Risikomanagement-Software schaffen Sie systematisch mehr Sicherheit

Da Sie wissen, welche Relevanz das Risikomanagement für den Fortbestand Ihres Unternehmens hat, sollten Sie die Sache ernst nehmen und strukturiert angehen. Mit einer professionellen Risikomanagement-Software antizipieren Sie mögliche Gefahren für Ihr Unternehmen, indem Sie diese rechtzeitig analysieren und Gegenmaßnahmen treffen.

Mit dem Risikomanagement-Modul des QM-Pilot schaffen Sie die besten Voraussetzungen, um diese Risiken zu identifizieren und effizient zu steuern. Wenn Sie noch mehr darüber wissen möchten, wie Sie Ihr Risikomanagement effizienter und digital strukturieren können, melden Sie sich gerne bei uns!

GRC steht für die Trias Governance, Risk und Compliance und fasst die drei wichtigsten Handlungsebenen für erfolgreiche Unternehmensführung zusammen. Governance steht für die Geschäftsleitung mittels definierter Ziele und Vorgaben, Risk für systematisches Risikomanagement und Compliance für die Einhaltung von Normen, Gesetzen und internen Richtlinien – kurz für den Wertekanon eines Unternehmens.

Was ist ein GRC-Tool?

Ein GRC-Tool ist ein Softwareprogramm, mit dem die Dimensionen von Governance, Riskmanagement and Compliance vollumfänglich abgebildet und gesteuert werden können. Dafür muss die Anwendung zugleich Risikomanagement-Software, Dokumentenmanagement-Software und Prozessmanagement-Software sein, um den vielfältigen und komplexen Ansprüchen an ein GRC-Tool gerecht zu werden.

Herausforderungen & Vorteile: Mit einem Tool für Governance Risk Compliance Hürden meistern

Governance Risk Compliance ist eine mehrdimensionale Aufgabe, die tiefgreifende Managementqualitäten erfordert, ein Unternehmen aber wirtschaftlich, zukunftsfähig sowie juristisch und moralisch sicher aufstellt. Zugleich sorgt GRC für eine führungsstarke Unternehmensspitze, die rational und nachvollziehbar im Sinne dieses Unternehmens agiert.

Diese Ziele erreichen Sie in Ihrem Unternehmen mit dem entsprechenden Commitment und dem Einsatz professioneller Software, denn ohne ein funktionelles GRC-Tool kann Ihnen dieses Aufgabenbündel rasch über den Kopf wachsen. Wir zeigen Ihnen die Herausforderungen von GRC und wie Sie sie mit dem passenden GRC-Tool managen:

Wachstum und Internationalisierung: Mehr Standorte, möglicherweise sogar länderübergreifend oder interkontinental, erschweren die Einhaltung von GRC-Guidelines. Umso wichtiger ist daher ein zentral gepflegtes GRC-System, das zuverlässig und verbindlich die Richtung vorgibt – an jedem Standort, auf jedem Kontinent, im Homeoffice oder im Büro.

Digitalisierung: Die fortschreitende Digitalisierung etlicher Branchen und Geschäftsbereiche erhöht die Risikodichte für ein Unternehmen, v.a. im Hinblick auf die (IT-)Sicherheit. Dem begegnen Sie am besten mit GRC-Tools statt mit analogen Management-Mitteln, da erstere zugleich datensicher sind und die Vertraulichkeit wahren.

Unklare Prozesse: Die wohl banalste und zugleich schwerwiegendste Herausforderung für GRC mit System! Wenn im Unternehmen Unklarheit über was, wie und wer herrscht, hilft zunächst eine gründliche Prozessdokumentation. Ihr GRC-Tool sollte die Erfassung und genaue Dokumentation interner Abläufe intuitiv ermöglichen, damit eine grundlegende Voraussetzung für GRC geschaffen wird.

Unklare Zuständigkeiten: Gut gemeinte Maßnahmen scheitern oftmals an unklaren Zuständigkeiten sowie an der ungeklärten Frage, wer die Freigabe erteilen darf. In einem GRC-Tool legen Sie derlei Verantwortlichkeiten zweifelsfrei und ohne Verwechslungsgefahr fest.

Dezentrale Speicherung: Insbesondere, wenn sich bspw. an Normen etwas ändert, kann die Aktualisierung sämtlicher zugehöriger Informationen und Dokumente zur echten Mammutaufgabe werden. Mit einem GRC-Tool pflegen Sie derartige Stammdaten zentral an einer Stelle, statt sie an unzähligen Stellen händisch aktualisieren zu müssen.

Undefinierte Risiken: Wovor soll man sich schützen, wenn die Risiken ungeklärt oder nicht aktuell sind? Gute GRC-Software impliziert daher stets auch Funktionen, um Risiken und Gefahren digital zu erfassen und zu verwalten.

Unbekannte Guidelines: Ahnungslosigkeit in der Belegschaft ist eine weitere Herausforderung, die einem effizienten GRC-Management in die Quere kommen kann. Anstatt Ihre GRC-Guidelines in gedruckten Handbüchern oder als Aushang zu kommunizieren, sollten Sie sie lieber zentral in Ihrem GRC-Tool für alle zugänglich machen und stets aktuell halten.

Fehlendes Qualitätsbewusstsein: Gelingende GRC zahlt letztlich auf die Qualität Ihrer Dienstleistungen oder Produkte ein – umso problematischer, wenn Ihrem Team dieser Zusammenhang noch unklar ist! Vor diesem Hintergrund ist es nur logisch, GRC als Element des Qualitätsmanagements im Unternehmen zu begreifen und mit der entsprechenden Software abzubilden.

Dokumentenchaos: Altlasten an unsortierten und überholten Dokumenten können zum Problem für GRC werden. Eine GRC-Software sollte Ihnen daher die Möglichkeit bieten, Ihre Unterlagen strukturiert und systematisch abzulegen und wiederzufinden.

Fehlende Übersicht über Ergebnisse: Sie möchten natürlich wissen und überprüfen, welche Methoden zum gewünschten Ergebnis geführt haben. Wählen Sie daher ein GCR-Tool mit automatisierter Reporting-Funktion.

Wie Sie sehen, gibt es ein paar typische Hindernisse, die in jedem Unternehmen gleich welcher Branche und Größe auftreten können und welche die Umsetzung von GRC erschweren. Mit einem GRC-Tool mit den essenziellen Funktionen sind Sie aber auch für diese Fälle gewappnet.

Strategie & Umsetzung mit GRC-Software: Weil gut gemeint nicht automatisch gut gemacht ist

Dass GRC ein hochrelevantes Management-Aufgabenfeld ist, haben Global Player schon längst erkannt, aber auch viele mittelständische Unternehmen wissen um die richtungsweisende Bedeutung. Sehr wichtig ist, GRC nicht als „Nice to have“-Thema zu betrachten, sondern als Kernaufgabe des Managements, um ein Unternehmen langfristig wirtschaftsstark, moralisch integer und attraktiv für Mitarbeitende auszurichten.

Da Sie es dabei mit einem fortlaufenden und stets zu überprüfenden Task zu tun haben, sind eine strategische Herangehensweise und Umsetzung entscheidend. Andernfalls laufen Sie Gefahr, mit einem Ergebnis der Marke „Gut gemeint, aber nicht gut gemacht“ zu enden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie unsere Software QM-Pilot als GRC-Tool einsetzen – unabhängig davon, ob Sie ihn bereits nutzen oder auf der Suche nach einer flexiblen Lösung sind.

Element Governance: Interne Vorgaben steuern

Das Abbilden der Geschäftsprozesse funktioniert in unserer Software für Prozessmodellierung im Modul Prozessmanagement inkl. der Daten aus den Modulen Dokumentenmanagement und Risikomanagement. Das ermöglicht ein holistisch aufgebautes Managementsystem.

Neben dem Abbilden der Prozesslandkarte, detaillierten Prozessbeschreibungen als Flow-Charts oder BPMN-Swimlanes können Sie diese mit unternehmensspezifischen Daten anreichern. Die Datenfelder sind flexibel konfigurierbar, beliebig erweiterbar und können unter anderem folgende Punkte abdecken:

• Ziele auf jeder Prozessebene (Detailziele oder unternehmensübergreifende Ziele)
• Methodik zur Umsetzung (erschließt sich aus den Prozessen und zugehörigen Informationen)
• Angabe der notwendigen Ressourcen zu einem Prozess und Reporting zur Gesamtauswertung

Zusätzlich werden alle (internen) Vorgabedokumente im Dokumentenmodul verwaltet, versioniert, archiviert, immer aktuell freigegeben zur Verfügung gestellt und können in Verbindung mit Prozessen, Risiken und Compliance-Vorgaben gesetzt werden.

• Dokumente können direkt mit Prozess-Schritten oder in den Kenndaten (2) verknüpft werden und stehen immer nur in der aktuell freigegebenen Version zur Verfügung
• Dokumente/Prozesse können mit Risiken verknüpft werden (3)
• Normative Grundlagen können mit Dokumenten verknüpft werden (1)
• Alle Verbindungen/Abhängigkeiten können dargestellt/nachvollzogen werden

Element Risk-Management: Gefahrenabwehr sinnvoll integrieren

Risk-Management ist ein integraler Bestandteil von GCR, der seine Wirkung dann optimal entfaltet, wenn er in sinnvollen Zusammenhang mit Governance und Compliance gebracht wird. Nutzen Sie den QM-Pilot als GRC-Tool sieht die ​​Risikoerfassung (Risikodaten, Beschreibung, Massnahmen/Kontrollen, Risikomatrix) so aus:

Die gezeigten Felder sind kundenspezifisch konfigurierbar. Daten wie bspw. Risikobeschreibung, Bewertung, Risikoappetit, normative Grundlagen und Verantwortlichkeiten können Sie einfach erfassen und über das Reporting auswerten. Berechnete Risikowerte können auf der Risiko-Matrix dargestellt und alle Abhängigkeiten zu anderen Systeminhalten (bspw. Prozessen und Dokumenten) können ebenfalls ausgewertet werden.

Bewertungsschemata können Sie in Stammdaten-Tabellen hinterlegen und bei der Risikobeschreibung über Auswahllisten zur Verfügung stellen. Darüber lässt sich auswerten, welche Kriterien in welchen Risiken angegeben sind.

Zu jedem Risiko können Sie beliebig viele Maßnahmen erfassen und die zugehörigen Kontrollen werden vom System automatisch angelegt. Verantwortlichkeit und Stellvertretende können hier eindeutig zugeordnet werden. Zur Dokumentation im System werden die Kontrollen von den Usern mit einem Status (in Arbeit, Erledigt, Abgelehnt, Erledigt mit Mangel) dokumentiert und in der Historie abgelegt:

Neben einer Vielzahl an Standardberichten (Risikoliste, Risiken mit Beschreibung, Maßnahmenliste, Kontrollen, IKS Risiko-Kontrollmatrix u.v.m.) können Sie für spezielle Reporting-Bedürfnisse spezifische Berichte bei uns anfragen und hinterlegen.

Element Compliance: Normen, Gesetze & Werte prozessual integrieren

Compliance ist insofern ein Spezialfall, als sie neben gesetzlichen und normativen Vorgaben auch interne Regeln und ethische Werte impliziert. Die Gesamtheit dieser Gesetze, Normen, Richtlinien sowie internen und externen Vorgaben muss zunächst als Übersicht in einem GRC-System erfasst werden. Dies erfolgt über eine Stammdatentabelle, die um zusätzliche Informationen ergänzt werden kann (Geltungsbereich, Links auf Dokumente u. v. m.).

Unser Beispiel zeigt Ihnen die Stammdatentabelle im QM-Pilot, in der normative Grundlagen erfasst werden. Diese Tabelle lässt sich beliebig konfigurieren und erweitern. Für alle Abhängigkeiten zeigt sie die Verwendung der Einträge an. Dadurch entsteht ein Gesamtbild, an welchen Stellen (Prozesse, Dokumente, Risiken) ein bestimmtes Gesetz/Norm/Richtlinie compliance-relevant ist.

​​Wie im Abschnitt Governance am Beispiel Prozesskenndaten ersichtlich, können Sie sich die Abhängigkeit zwischen normativer Grundlage und Prozess/Dokument/Risiko mittels Kenndatenfeldaufzeigen lassen. Zugegriffen wird mittels Auswahlliste auf die in der Stammdatentabelle erfassten Daten:

Jede verknüpfte Abhängigkeit können Sie über die Anzeige der Verwendung auswerten und darstellen. Änderungen können Sie zentral in der Stammdatentabelle vornehmen. Bei spezifischen Auswertungen zu einzelnen Normen, Gesetzen und Richtlinien lassen sich alle Compliance-relevanten Inhalte per Klick anzeigen.

Übernehmen Sie mit passenden GRC-Tools das Steuer für Governance, Risk und Compliance

Die vielschichtigen und komplexen Aufgaben, die Governance, Risk und Compliance stellen, erhalten mit GRC-Tools Struktur und werden steuerbar. Machen Sie sich diese digitale Unterstützung zunutze, denn das diffizile Zusammenspiel der einzelnen Komponenten von GRC formt letztlich die Zukunft Ihres Unternehmens.

Im Managementsystem des QM-Pilot lässt sich GRC abbilden. Der notwendige, holistische Denkansatz findet sich im Aufbau des Systems, Datenbankverknüpfungen und visuelle Darstellung im User Interface. Als normorientiertes System werden Funktionen wie Versionierung, Prüf- und Freigabe-Workflow sowie die Sicherstellung des Zugriffs auf freigegebene Inhalte gewährleistet. Wir geben Ihnen gern mehr Infos – nehmen Sie Kontakt auf.

Ein Audit Ihres Qualitätsmanagements ist eine Überprüfung der Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen und Prozesse. Es geht um einen Abgleich der Anforderungen mit den tatsächlichen Gegebenheiten in Ihrem Betrieb – ein Soll-ist-Vergleich also. Streben Sie danach, Ihr Qualitätsmanagement nach ISO 9001 zu zertifizieren, sind diese Anforderungen durch die ISO 9001 definiert.

Dabei kann ein QM-Audit verschiedene Formen annehmen:

• Systemaudit … ist das umfassendste QM-Audit, denn hierbei werden Implementierung und Funktionalität des kompletten Qualitätsmanagementsystems im Audit überprüft, und zwar in sämtlichen Unternehmensbereichen. Es muss sowohl internen Unternehmensrichtlinien entsprechen als ggf. auch behördlichen Vorgaben.
• Prozessaudit … nimmt die Abläufe Ihres Unternehmens unter die Lupe, wobei Zeit, Präzision oder z. B. auch die Materialzusammensetzungen in Produktionsprozessen eine Rolle spielen können.
• Produktaudit …die Resultate stehen im Fokus, denn bei diesem QM-Audit werden Produkte oder Dienstleistungen auf Qualität, Normeneinhaltung und Kundenanforderungen geprüft, wobei auch die Produktdokumentation wichtig ist.
• Compliance-Audit … eine Konformitätsprüfung, bei der untersucht wird, ob Ihr Unternehmen in jeglicher Hinsicht regelkonform und gesetzestreu operiert und sämtlichen Vorschriften gerecht wird.

Externes Audit vs. internes Audit im Qualitätsmanagement

Audits werden durch Mitarbeitende, Kunden und offizielle Prüfer umgesetzt. Hierbei wird begrifflich ebenfalls differenziert:

• Interne Audits … werden durch das Unternehmen beauftragt (Mitarbeitende oder externe Berater) und gelten als First-Party-Audits.
• Externe Audits … werden im Falle von Second-Party-Audits von Kunden durchgeführt, bspw. zu Abläufen und Produktqualität. Bei sogenannten Third-Party-Audits sind hingegen unabhängige Auditoren für Qualitätsmanagement im Einsatz.

Interne Audits sind eine gute Möglichkeit, um sich auf externe Audits vorzubereiten. Audits durch Kunden werden insbesondere auf die Kundenbeziehungen einzahlen, während allein Audits durch unabhängige Prüfer zur Zertifizierung führen.

Was wird in einem Audit geprüft?

In einem Audit werden die Qualitätsmanagementabläufe, -systeme und -aktivitäten in Ihrem Unternehmen geprüft. Wichtig ist: Das Audit ist eine systematisierte, standardisierte Prüfung, welche die Einhaltung von Standards und Regeln objektiv beurteilt, und deren Ergebnisse und Beobachtungen sorgfältig dokumentiert werden müssen. Folgende Ziele verfolgt ein Audit:

Wie läuft ein QM-Audit ab?

Der konkrete Ablauf eines Audits des Qualitätsmanagements richtet sich nach dem Trio: Ziele, Vorbereitung und Durchführung sowie Nachbereitung. So nähern Sie sich einem QM-Audit:

1. Machen Sie sich mit den Vorgaben Ihrer Branche vertraut.
2. Legen Sie konkrete, erreichbare und sinnvolle Ziele fest, wie bspw. „Digitalisierung der Prozessdokumentation“.
3. Widmen Sie sich der Vorbereitung, indem Sie Ihr Team für das Thema Qualitätsmanagement im Unternehmen sensibilisieren und Qualitätsmanager oder interne Auditoren benennen und beauftragen.
4. Die Qualitätsmanager machen sich systematisch an die Prüfung und halten ihre Ergebnisse sorgfältig fest.
5. Das Auditoren-Team bewertet Abläufe, Produkte, Dienstleistungen und Schwachstellen und berichtet hierüber schriftlich.
6. Nun folgt das Massnahmenmanagement, um ausgemachte Optimierungspotenziale auszuschöpfen und Fallstricke zu vermeiden.
7. Sodann muss mit einer Wirksamkeitsprüfung getestet werden, ob die ergriffenen Massnahmen zum Erfolg und zu echter Optimierung geführt haben.
8. Wenn sich Ihr Unternehmen sattelfest fühlt, können Sie externe Auditoren für das Zertifizierungsaudit beauftragen.

Vorteile oder nur Prüfungsstress? Die strategische Bedeutung eines Audits des Qualitätsmanagements

Wer denkt, ein Audit des Qualitätsmanagements sei lediglich ein Kontrollorgan, das mit reichlich Prüfungsstress daherkommt, verkennt seine strategische Bedeutung. Audits des QMS (Qualitätsmanagementsystems) sind ein strategisches Managementinstrument, denn sie sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bleibt.Wenn Sie Audits im Qualitätsmanagement zur Routine machen und regelmäßig durchführen, winken Ihnen relevante Wettbewerbsvorteile:

• Qualitätssicherung: Audits Ihres QM stellen sicher, dass die Mechanismen zur Gütesicherung funktionieren.
• Effizienz: Insbesondere die genaue Beobachtung Ihrer Prozesse wird Möglichkeiten aufzeigen, noch effizienter mit Rohstoffen, Zeit und Geld zu operieren.
• Sensibilisierung: Regelmäßige Audits schärfen den Blick Ihrer Mitarbeitenden für hohe Ansprüche.
• Kundenbindung: Qualität setzt sich durch – bei Bestands- wie Neukunden. Sind Ihre Waren oder Dienstleistungen bekannt für anhaltend hohe Qualitätsstandards, kann Ihnen das nur nützen.
• Sichtbarkeit: Gerade eine Zertifizierung Ihres QM erhöht die Sichtbarkeit Ihres Unternehmens und hebt es von Wettbewerbern ab.
• Vorausschauend: Wenn Sie Ihre Prozesse und Systeme regelmäßig hinterfragen, reagieren Sie schneller auf Änderungen am Markt und können Qualitätsverlusten vorbeugen.

Wie bereite ich mich auf ein Audit vor? Erfolgsfaktoren & Tipps

Wie jede Prüfung will auch ein Audit sorgfältig vorbereitet sein. Mit unseren Tipps sind Sie gerüstet, wenn insbesondere ein Third-Party-Audit zu Zertifizierungszwecken ins Haus steht:

1. Setzen Sie auf Digitalisierung! Eine QM-Software wie der QM-Pilot, die Sie noch dazu über ein Modul als Audit-Software einsetzen können, setzt Sie in die richtige Spur.
2. Nur ein Team, das die Relevanz des Audits fürs QMS versteht, kann richtig handeln. Sorgen Sie, bevor es losgeht, für gründliche interne Kommunikation und holen Sie alle Mitarbeitenden thematisch ab!
3. Schaffen Sie Verständnis für die Rolle des Auditors. Er will niemandem Böses und überprüft keine Personen bzw. Mitarbeitenden, sondern die Abläufe und das QMS in Ihrem Unternehmen.
4. Haben Sie Ihre Prozesse im Griff! Unstrukturierte Abläufe und unklare Zuständigkeiten sind Gift für das Audit Ihres Qualitätsmanagements. Das beste Gegenmittel ist eine Software inklusive Prozessmodellierung, damit alle Prozesse anschaulich und unmissverständlich werden.
5. Planen Sie ausreichend Zeit und personelle Ressourcen ein, um das Audit des Qualitätsmanagements zu begleiten und den Auditor zu unterstützen.
6. Mit einer gründlichen internen Vorprüfung bzw. einem internen Audit beugen Sie bösen Überraschungen vor und können sicher ins externe Audit gehen.

Haken dran: So bestehen Sie ein Audit Ihres Qualitätsmanagements erfolgreich!

Beim Audit des Qualitätsmanagements ist es wichtig, einerseits die Tragweite zu begreifen, sich andererseits aber nicht verrückt machen zu lassen. Es geht nicht darum, dass man Ihrem Unternehmen Fehler nachweisen möchte. Vielmehr zeigt es Ihnen im „schlimmsten“ Fall Optimierungspotenzial auf und zeichnet im besten Fall Ihr Unternehmen und Ihre Leistungen sowie die Ihres Teams aus.

Mit positivem Mindset und gründlicher Vorbereitung muss niemand ein Audit scheuen. Schon gar nicht, wenn Sie von Beginn an auf digitalen Support setzen, um Ihr QM wirkungsvoll zu unterstützen. Wir zeigen Ihnen, was der QM-Pilot für Ihr Unternehmen leisten kann: Umfassendes digitales QM, Visualisierung von Prozessen und saubere Dokumentation sind nur einige wichtige Features – fordern Sie gerne eine kostenlose Demo an!

Ein Audit im Qualitätsmanagement ist ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Überprüfung von Qualitätsmanagementprozessen und -systemen. Der Auditor spielt dabei eine entscheidende Rolle, indem er die Einhaltung festgelegter Qualitätsstandards und -richtlinien überprüft.

Was genau macht ein QM-Auditor?

Ein QM-Auditor spielt eine entscheidende Rolle bei der Überprüfung und Verbesserung des Qualitätsmanagements, unabhängig davon, ob er intern oder extern tätig ist. Er ist verantwortlich für die Durchführung von Audits und hat dabei folgende Hauptaufgaben:

• Überprüfung der Einhaltung von Qualitätsstandards & -richtlinien
• Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten
• Bereitstellung von Feedback & Empfehlungen
• Dokumentation der Audit Ergebnisse

Überprüfung der Einhaltung von Qualitätsstandards & -richtlinien

Eine der Hauptaufgaben des QM-Auditors ist die Überprüfung der Einhaltung von Qualitätsstandards und -richtlinien. Dabei orientiert er sich an international anerkannten Normen wie der ISO 9001 und branchenspezifischen Vorgaben.

Er prüft die Prozesse und Systeme des Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie den festgelegten Qualitätsanforderungen entsprechen. Dabei berücksichtigt er sowohl interne Richtlinien des Unternehmens als auch externe gesetzliche und regulatorische Anforderungen.

Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten

Der Qualitätsmanagement-Auditor ist auch dafür verantwortlich, Optimierungspotenziale zu identifizieren. Dies kann beinhalten, Schwachstellen in den Prozessen und Systemen des Unternehmens aufzuzeigen.

Beispielsweise könnte der Auditor feststellen, dass die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen verbessert werden könnte, oder dass bestimmte Prozesse ineffizient sind und durch die Implementierung neuer Technologien oder Methoden optimiert werden könnten. Auf Basis seiner Beobachtungen und Analysen gibt der Auditor dann konkrete Empfehlungen für Verbesserungen.

Bereitstellung von Feedback & Empfehlungen

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Rolle des QM-Auditors ist die Bereitstellung von Feedback und Empfehlungen. Der Auditor sollte in der Lage sein, konstruktives Feedback zu geben und praktische Empfehlungen zur Verbesserung der Qualität zu machen.

Für Ihr Unternehmen ist es dabei entscheidend, dieses Feedback nicht als Kritik, sondern als Chance zur Verbesserung zu sehen. Die Umsetzung der Empfehlungen des Auditors in die Praxis ist ein wichtiger Schritt zur Optimierung Ihrer Qualitätsmanagementprozesse und zur Steigerung der Leistung Ihres Unternehmens.

Dokumentation der Audit-Ergebnisse

Schließlich ist der QM-Auditor dafür verantwortlich, die Ergebnisse des Audit zu dokumentieren. Dies beinhaltet die Erstellung eines Auditberichts, der die Ergebnisse des Audit, die festgestellten Nichtkonformitäten und die empfohlenen Korrekturmaßnahmen enthält.

Welche Rolle spielt die Zertifizierung im Qualitätsmanagement?

Die Zertifizierung ist ein zentraler Bestandteil des Qualitätsmanagements. Sie ist ein Prozess, bei dem eine unabhängige, akkreditierte Stelle (wie z.B. der TÜV oder DEKRA) bestätigt, dass Ihr Unternehmen bestimmte Qualitätsstandards erfüllt. Ein gängiges Beispiel ist die ISO 9001 Zertifizierung, die weltweit anerkannt ist und die Einhaltung eines effektiven Qualitätsmanagementsystems bescheinigt.

In bestimmten Branchen und je nach Art der Tätigkeit Ihres Unternehmens kann eine Zertifizierung sogar gesetzlich vorgeschrieben sein. Beispielsweise müssen Medizinproduktehersteller in der Regel ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem nach ISO 13485 vorweisen.

Durch die Zertifizierung im Qualitätsmanagement können Sie nicht nur das Vertrauen Ihrer Kunden stärken, sondern auch Ihren Wettbewerbsvorteil erhöhen. Sie zeigt, dass Sie sich verpflichtet haben, die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Branchen & Institutionen: Intern, extern oder Qualitätsmanagement-Auditor TÜV?

Jeder Auditor, ob intern, extern oder von einer Institution wie dem TÜV, hat spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten, abhängig von ihrer Rolle und dem Kontext, in dem sie arbeiten. Dazu gehören z.B. interne und externe Auditoren sowie Auditoren für spezifische Branchen wie das Gesundheitswesen oder die Industrie.

Der QM-Pilot: Ihre Software-Lösung für die effiziente Unterstützung bei Audits

Der QM-Pilot ist ein wertvolles Werkzeug, das Sie bei der Durchführung von Audits unterstützen kann. Als Ihre zentrale Qualitätsmanagement Software, bietet er eine Reihe von Funktionen, die den Auditprozess effizienter und effektiver gestalten:

• Planung & Durchführung von Audits: Als Audit Software kann der QM-Pilot Ihnen dabei helfen, den Auditprozess zu planen und zu organisieren. Sie können den Umfang und die Ziele des Audits festlegen, die zu prüfenden Prozesse und Bereiche identifizieren und einen Auditplan erstellen.
• Dokumentation von Ergebnissen: Der QM-Pilot unterstützt Sie außerdem bei der Dokumentation und Verwaltung der Ergebnisse, indem Sie z.B. Nichtkonformitäten erfassen, Korrekturmaßnahmen verfolgen und einen Auditbericht erstellen.
• Identifizierung von Optimierungspotenzialen: Mithilfe des QM-Pilot können Sie die konkreten, erforderlichen Qualitätsmanagement Massnahmen finden, indem Sie die erfassten Daten analysieren, daraus Trends ableiten und Verbesserungsmaßnahmen beschließen.

Mit dem QM-Pilot können Sie sicherstellen, dass Ihr Qualitätsmanagement die höchsten Standards erfüllt, unabhängig davon, ob Sie in einem regulierten Umfeld wie dem Gesundheitswesen arbeiten oder eine ISO 9001 Zertifizierung anstreben.

Die zentrale Bedeutung des Qualitätsmanagement-Auditors für Ihr Unternehmen

Die Rolle des QM-Auditors ist entscheidend für das Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen. Durch die Durchführung von Audits und die Überprüfung der Einhaltung von Qualitätsstandards trägt der Auditor dazu bei, die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten.

Daher ist es wichtig, ein Audit nicht als Bedrohung, sondern immer als Chance zu sehen. Tatsächlich bietet ein Audit Ihnen die Möglichkeit, die Stärken und Schwächen Ihres Qualitätsmanagements zu festzustellen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern – ein wesentliches Instrument zur Gewährleistung der Qualität und zur Steigerung der Kundenzufriedenheit.

Um den Audit-Prozess systematisch zu planen und durchzuführen, empfehlen wir Ihnen die Nutzung einer professionellen QM-Software. Mit dem QM-Pilot können Sie Nichtkonformitäten und Verbesserungspotenziale schnell und einfach erfassen und verfolgen sowie Ihre Audit-Ergebnisse transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Haben Sie noch Fragen rund um Audits und Qualitätsmanagement? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team von Experten steht bereit, um Sie und Ihr Unternehmen dabei zu unterstützen, höchste Qualitätsstandards zu erfüllen.

Audits sind für die meisten Unternehmen relevant – ob im Rahmen einer Zertifizierung, interner Audits oder Lieferantenaudits. Dafür ist ein zentrales und umfassendes Auditmanagement unabdingbar.

Im QM-Pilot können Audits in einer freien Struktur angelegt und verwaltet werden. Der gesamte Prozess von der Planung, über die Durchführung bis zum Massnahmenmanagement ist im Auditmanagement berücksichtigt. Das System orientiert sich am klassischen Auditprozess und unterstützt dadurch auf einfache und übersichtliche Weise.

Audit-Daten

Im Auditmanagement können alle auditrelevanten Daten in bis zu vier verschieden konfigurierten Eingabemasken erfasst werden. Alle bereits im System vorhandenen Daten (Prozesse, Dokumente, Risiken, Stammdaten) können direkt mit den Audits verknüpft werden. Dies ermöglicht eine anschliessende Auswertung der auditierten Prozesse und zugehörigen Dokumente. Die mit Datum und Uhrzeit erfassten Audits werden in eine Kalenderübersicht übernommen. Ebenso wird für einen automatisch generierten Auditplan die Verknüpfung von Zeitpunkt des Audits und auditiertem Prozess genutzt. Zusätzlich steht für jedes Audit eine Dokumentenablage zur Verfügung, um externe Dokumente zentral beim Audit ablegen zu können. Somit sind alle Daten zentral verwaltet und verfügbar.

Audit-Agenda

Für eine Detailplanung eines umfangreicheren Audits steht die Möglichkeit der Agenda-Erstellung zur Verfügung. In dieser können Daten wie Zeit, Räume, beteiligte Personen und einzelne Checklisten mit den Einträgen verknüpft werden. Diese Agenda kann in den E-Mail-Benachrichtigungen automatisch als PDF angehängt werden.

Checklistenerstellung

Checklisten können als Templates angelegt und mit eigenen Bewertungsschemata hinterlegt werden. Diese lassen sich beliebig in den Stammdaten anlegen und je Checkliste auswählen. Alle bereits erfassten Fragen/Forderungen werden in einen Fragenpool aufgenommen, auf den bei der Aufnahme von neuen Checklisten zugegriffen werden kann. Die angelegten Checklisten stehen dann bei den Audits zur Auswahl zu Verfügung. So können Checklisten auch bei mehreren Audits verwendet werden. Dies hat den Vorteil, dass bei regelmässigen Audits ein einfaches Benchmarking möglich ist und Checklisten nicht jedes Mal neu angelegt werden.

Massnahmenmanagement

Das integrierte Massnahmenmanagement für festgestellte Abweichungen und Hinweise vervollständigt das Auditmanagement. Massnahmen können direkt in der Checkliste zu den erfassten Abweichungen (+) angelegt werden. Ein zentrales Massnahmenmanagement zu jedem Audit ermöglicht zusätzlich die Aufnahme von weiteren Massnahmen, welche unabhängig einer Forderung/Abweichung aufgenommen werden. Die Massnahmen können nachverfolgt und über automatische bzw. statusgesteuerte Benachrichtigungen unterstützt werden. Neben der Ansicht direkt im Audit gibt es auch ein zentrales Reporting aller Massnahmen über alle Audits hinweg. Auch hier ist der einfache und untuitive Weg gewählt worden, damit Forderungen, Bewertung, Abweichungen und Massnahmen an einem Ort übersichtlich verwaltet werden.

Reporting und Übersichten

Der Reporting-Bereich des QM-Pilot ermöglicht eine schnelle und einfache Auswertung der vorhandenen Auditdaten – sowohl der einzelnen Audits als auch der Abweichungen und Massnahmen. Unterstützt wird das System durch E-Mailbenachrichtigungen und einer benutzerspezifischen Portal-Übersicht. Somit ist das Monitoring zentral, einfach und übersichtlich im QM-Pilot möglich.

Das Audit-Management in das bereits vorhandene Management-System zu integrieren vereinfacht die Verknüpfung und Auswertung von Informationen sowie die Pflege der auditrelevanten Daten. Es ist nicht mehr notwendig, diese Informationen ausserhalb des Systems abzulegen und manuell zu pflegen. Das systemgestützte Massnahmen- und Erinnerungsmanagement erleichtern die Überwachung der wiederkehrenden Audits und Massnahmenworkflows.

Ein Audit im Qualitätsmanagement bezeichnet eine Untersuchung Ihrer Prozesse und Richtlinien hinsichtlich der Qualität und der Einhaltung von Mindeststandards. Es deckt Verbesserungspotentiale auf und ermächtigt Sie dazu, Ihre Prozesse zu optimieren. So können Sie feststellen, ob Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse alle Kriterien erfüllen, um z.B. eine ISO-Zertifizierung zu erhalten.

Was ist ein Auditprogramm?

Ein Auditprogramm bezeichnet den zielführenden und systematisch geplanten Ablauf eines oder mehrerer Audits. Es bezieht sich auf einen bestimmten Zeitrahmen und verfolgt ein zuvor definiertes Ziel, bspw. die Erlangung eines Zertifikats.

Ein Auditprogramm ist also die Summe der auf denselben Zweck ausgerichteten Auditmaßnahmen innerhalb eines Zeitfensters. Sinnvoller Bestandteil eines Auditprogramms ist eine Audit-Software, mit der sich diese Auditmaßnahmen inkl. Zeitplan koordinieren lassen.

Digital & effizient: So unterstützt Sie eine Auditmanagement-Software

Wer sich mit betrieblichem Qualitätsmanagement (QM) und seinen Zielen auseinandersetzt, weiß, dass es kein Häkchen auf einer Liste ist, das Sie einmal gesetzt einfach ignorieren können. Vielmehr handelt es sich um einen fortlaufenden Prozess, der immer wieder ein waches Auge, einen klaren Geist und die Befähigung zur Selbstkritik im Unternehmen braucht. Mit Audits wird dann überprüft und dokumentiert, dass Ihr Qualitätsmanagement wirkungsvoll und ein Erfolgskonzept ist.

Wenn es um herausfordernde Aufgaben wie QM im Allgemeinen und Audits im Besonderen geht, gilt es, etliche Fäden in der Hand und den Überblick zu behalten. Ein digitales Auditmanagement-System ist ein wirkungsvolles Mittel, um kontinuierliche, strukturierte Optimierungsprozesse zu gewährleisten. Eine Auditmanagement-Software kann der Gamechanger sein, um die Komplexität dieser Prozesse zu mindern.

Mit einer Audit-Software können Sie das Audit so strukturieren, organisieren und vorbereiten, dass papierene Checklisten überflüssig werden.

Die Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Ihnen die Software alle wichtigen Funktionen für Ihr Audit bietet. Der QM-Pilot setzt dafür auf das Modul Auditmanagement, um Sie bei der Kontrolle und Optimierung Ihrer Prozesse bestmöglich zu unterstützen:

• Anforderungen: Um zu überprüfen, ob Ihre Prozesse die Qualitätsanforderungen erfüllen, müssen Sie diese zunächst formulieren. Hierfür können Sie im QM-Pilot einen Kriterienkatalog anlegen. Anschließend können Sie diese Kriterien bequem innerhalb des Audits durchgehen und überprüfen.
• Verknüpfung: Um Ihren Prozess einfacher zu dokumentieren und zu überprüfen, können Sie alle Abläufe, Dokumente und Risiken mit dem Audit im Auditmanagement verknüpfen. Auch die Prozesse und Dokumente können untereinander verknüpft werden. So wird Ihre Dokumentation mit der Audit-Software vereinfacht und beschleunigt.
• Aktualität: Unsere Auditmanagement-Software stellt Ihnen stets den aktuellen Status des Audits zur Verfügung. Dadurch können Sie jederzeit sehen, wie weit es fortgeschritten ist und welche Maßnahmen noch erledigt werden müssen. Das vereinfacht Ihre Planung und das Delegieren von Aufgaben innerhalb Ihres Unternehmens.
• Berichte: Das Audit soll Verbesserungspotentiale aufdecken und dafür sorgen, dass Sie gewisse Standards einhalten. Ob das der Fall ist, zeigt Ihnen in unserer Audit-Software ein übersichtlicher Auditbericht. So können Sie Ergebnisse schnell einsehen und die notwendigen Schritte zur Verbesserung und Optimierung einleiten.
• Aufgabenzuweisung: Sobald Sie Verbesserungspotentiale erkannt haben, können Sie die Abweichungen direkt mit entsprechenden Maßnahmen und den dafür zuständigen Personen verknüpfen. So sind die Zuständigkeiten stets klar geregelt, Sie können den Bearbeitungsstand der zugewiesenen Maßnahmen verfolgen und sind stets über Fortschritte informiert.
• Risikobewertung: Wenn Sie mit unserer Software ein Audit durchführen, können Sie eine Risikobewertung anschließen. Diese identifiziert mögliche Schwachstellen und Probleme und ermöglicht es Ihnen somit, diese zu beheben. Für diese Bewertung können Sie optional unser Modul Risikomanagement nutzen.
• Strukturierung: Die Checkliste ist nicht umsonst beliebt und bewährt – natürlich hat sie auch in unserer Audit-Software ihren Platz. Statt Kästchen auf dem Klemmbrett abzuhaken, können Sie im QM-Pilot digital Ihr Kreuz über den Bearbeitungsstand machen und sachdienliche Notizen hinzufügen.

Ihre Vorteile: Auditmanagement-Tools im praktischen Einsatz

Eine Audit-Software unterstützt Sie effizient bei Ihren Qualitätsmanagement-Massnahmen. Aus unternehmerischer Sicht bietet Ihnen eine Auditmanagement-Software allerdings noch weitere Vorteile:

• Zeit einsparen: Eine Audit-Software stellt Ihnen Vorlagen und Verknüpfungen bereit, mit denen Sie Aufgaben schnell zuweisen und abwickeln können. Dadurch wird der Zeitaufwand für das Audit und die sich ergebenden Maßnahmen reduziert. Sie gewinnen mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben und Prozesse, während Ihr Unternehmen gleichzeitig alle Abläufe kontinuierlich verbessert.
• Digital & auf einen Blick: Mit einer Audit-Software erstellen Sie einen vollständigen Bericht des Audits, um Optimierungspotentiale auf einen Blick zu erkennen und den Fortschritt des Audits gezielt zu überwachen. Gleichzeitig bleibt es Ihren Mitarbeitenden erspart, ungeliebte Protokolle abzutippen.
• Effizienz erhöhen: Ziel eines Audits ist es, Ihre Prozesse zu optimieren. Weil Sie das mit einer Audit-Software zielgerichtet umsetzen können, profitieren langfristig von effizienteren Prozessen und einer gesteigerten Effizienz im gesamten Unternehmen. Vor allem das integrierte Maßnahmenmanagement hilft Ihnen bei der besseren Abwicklung Ihrer Prozesse.
• Papierlose Prüfung: Auditmanagement mithilfe einer Software erspart Ihnen und Ihrer Ablage eine gewaltige Formularflut. Statt die erwähnten Checklisten abzuheften, speichern Sie diese wie auch alle anderen relevanten Dokumente digital, wo sie jederzeit zugriffsbereit vorliegen.
• Ziel Zertifizierung: Streben Sie an, Ihr Qualitätsmanagement z.B. nach ISO 9001 zertifizieren zu lassen, ist eine Audit-Software unerlässlich. Der QM-Pilot unterstützt Sie dabei, alle erforderlichen Dokumente vorzubereiten, sich professionell bei der Prüfstelle zu präsentieren und Abweichungen direkt zu erfassen.

Vorgehen & Tipps: In vier Schritten zum erfolgreichen Audit

So komplex Audits auch sind, lassen sich die Schritte für eine erfolgreiche Durchführung in einer einfachen Formel festhalten: Vier gewinnt! Wenn Sie systematisch vorgehen, dann rückt das vermeintlich ferne Ziel „Zertifizierung“ in greifbare Nähe. Und so geht es:

Allerdings gilt es auch und gerade im Qualitätsmanagement den Faktor Mensch zu berücksichtigen. Anstatt also nur mit strengem und prüfendem Blick den jeweiligen Unternehmensbereich auf mögliche Fehler zu scannen, sollten Sie ihn zunächst kennenlernen. Das hilft Ihrem Verständnis für die dortigen Prozesse und nimmt Mitarbeitenden die Scheu vor der Überprüfung.

Auch wenn sich zeigen sollte, dass eventuelle Fehlerquellen menschlicher Natur sind, ist Sensibilität das A und O. Fehler und Optimierungspotenziale sollten und müssen Sie ansprechen, aber berücksichtigen Sie bitte Tonfall und Umstände: gern direkt, aber freundlich, und im Zweifel eher unter vier Augen als im Teammeeting. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sich Mitarbeitende zurechtgewiesen und ungerecht behandelt fühlen.

Auditmanagement ist schließlich Teamwork! Was Sie brauchen, sind motivierte und engagierte Mitarbeitende, die mit Ihnen an einem Strang ziehen und Ideen zur Optimierung einbringen. Eine Audit-Software unterstützt Sie auch dabei, da die Aufgaben für alle Beteiligten transparenter werden und Zuständigkeiten eindeutig geklärt sind.

Wirtschaftlich & papierlos: Nutzen Sie eine Audit-Software statt eines Klemmbretts

Audits sind kein Selbstzweck, sondern dienen handfesten unternehmerischen Zielen. Sie zeigen Ihnen systematisch auf, wo es Verbesserungschancen gibt. Zugleich sind Auditmanagement-Tools ein wirkungsvolles Werkzeug, um mittels Selbstkontrolle eine Zertifizierung zu erreichen. Mit einer Audit-Software geht das wesentlich effizienter als mit Klemmbrett, Kugelschreiber und Kopierer.

Eine Audit-Software sollte daher zwingend Bestandteil eines digitalen Qualitätsmanagements sein, denn mit ihr geht es schnell, wirtschaftlich und papierlos. Wenn Sie neugierig auf den QM-Pilot und sein Modul Auditmanagement geworden sind, zeigen wir Ihnen gern, was er für Ihr Unternehmen leisten kann. Kontaktieren Sie uns – wir freuen uns auf Sie!

Unter einer Massnahme versteht man eine Handlung oder Regelung, die ein bestimmtes Ergebnis erzielen soll. Um bspw. im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses Optimierungspotenzial systematisch auszuschöpfen, müssen Sie entsprechende Massnahmen definieren und ergreifen – also Handlungsweisen festlegen und umsetzen.

Welche Arten von Massnahmen gibt es?

Massnahmen sind ein relativ weit gefasster Begriff, weshalb es sinnvoll ist, verschiedene Arten zu differenzieren. Von zentraler Bedeutung sind:

Was ist Maßnahmenmanagement?

Massnahmenmanagement ist die zielgerichtete, systematische Verwaltung der Handlungsweisen, Regelungen und Aufgaben, die im Unternehmen zur Verbesserung der Qualität beitragen. Es ist sinnvoll, Massnahmenmanagement ganzheitlich zu denken und im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses einzuführen. Dann wird z. B. auch die Zertifizierung nach ISO 9001 möglich.

Anforderungen & Erfolgsfaktoren für Ihr Massnahmenmanagement

In der Theorie klingt es folgerichtig und logisch, dass Massnahmenmanagement bedeutend ist. Ihnen stellt sich aber möglicherweise die Frage, welche Anforderungen sich in der Praxis ans Massnahmenmanagement stellen und welche Erfolgsfaktoren sich ausmachen lassen. Das erklären wir Ihnen:

Differenzierung

Zunächst ist es wesentlich, die auf das Qualitätsmanagement einzahlenden Massnahmen klar vom Tagesgeschäft und alltäglichen Abläufen zu differenzieren.

Agilität

Ihr Massnahmenmanagement muss agil sein, neue Impulse und Verbesserungsvorschläge zeitnah in sinnvolle Massnahmen umwandeln und diese implementieren.

Offenheit

Das Massnahmenmanagement für Ihr QM profitiert massgeblich von den Erfahrungswerten Ihrer Mitarbeitenden. Bleiben Sie daher offen für Anregungen und Verbesserungsvorschläge.

Koordination

Gelingendes Massnahmenmanagement setzt die als notwendig identifizierten Methoden effizient um. Wesentlich hierfür ist eine Art Schaltzentrale für die gesamte Koordination, wie z. B. eine Software für Massnahmenmanagement.

Erfolgsmessung

Ihr Massnahmenmanagement sollte die Erfolgsmessung mitdenken. Stellen Sie daher sicher, dass die Wirksamkeit Ihrer Massnahmen überprüfbar ist.

Konstanz

Ein weiteres Indiz gelungenen Massnahmenmanagements ist seine Fähigkeit, für dauerhafte Verbesserungen zu sorgen.

Vorgehensweise für erfolgreiches Massnahmenmanagement in 6 Schritten

Neben den Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Massnahmenmanagement ist auch ein systematisches Vorgehen wichtig. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen zur Tat schreiten wollen, gibt es einige zentrale Schritte, an denen Sie sich orientieren können:

1. Analyse: Planvolles Vorgehen beim Massnahmenmanagement sollte auf einer gründlichen Analyse des Ist-Zustandes fussen. Welche Massnahmen gibt es, werden sie korrekt und regelmässig umgesetzt und erfüllen sie ihren jeweiligen Zweck?
2. Prioritäten: Nun müssen Sie differenzieren, was an oberster Stelle im Massnahmenmanagement zu stehen hat, weil der dringlichste Handlungsbedarf besteht.
3. Planung: Sind die Prioritäten herausgearbeitet, befassen Sie sich mit der konkreten Planung der Umsetzung. Denken Sie daran, in diesem Zuge Verantwortliche und Fristen festzusetzen!
4. Werkzeug: Spätestens jetzt sollten Sie eine Software für Massnahmenmanagement einsetzen. Immerhin müssen Sie Massnahmen, Verantwortliche, Prozesse und Timelines managen; dabei ist ein Massnahmenmanagement-Tool unverzichtbar.
5. Controlling & Bewertung: Prüfen Sie regelmässig die Umsetzungsfortschritte und denken Sie daran, alle Massnahmen auf ihre Eignung zu bewerten, damit Ihr Massnahmenmanagement langfristige Wirkung entfaltet.
6. Nachjustieren: Wenn Sie noch Kritikpunkte finden, optimieren Sie diese. Das Feedback Ihrer Mitarbeitenden kann Ihnen spätestens zu diesem Zeitpunkt wertvolle Hinweise liefern.

Effizientes Massnahmenmanagement mit dem QM-Pilot

Erfolg im Massnahmenmanagement speist sich nicht zuletzt aus strukturiertem Vorgehen und daraus, dass Ihre Mitarbeitenden ihre Expertise für kontinuierliche Verbesserungen einbringen können. Unsere Lösung QM-Pilot bietet Ihnen ein durchdachtes Modul für Massnahmenmanagement, das in den Kontext eines kompletten Programms für integriertes Qualitätsmanagement eingegliedert ist.

Die Verknüpfung von Massnahmenmanagement und Qualitätsmanagement in einer Software ist auch insofern sinnvoll, als beide Disziplinen in direkter Wechselwirkung stehen. Das Massnahmenmanagement-Modul des QM-Pilot zentralisiert sämtliche Meldungen Ihrer Mitarbeitenden, die mit Ihren Massnahmen und Dokumenten verknüpft und mit Daten sowie Verantwortlichen versehen werden können.

Der QM-Pilot differenziert hierbei über Meldeformulare, ob es sich beim Mitarbeiter-Feedback um Verbesserungsvorschläge, Reklamationen, konkrete Vorfälle oder Ideen handelt. Neben der Massnahmenverwaltung steuern Sie damit auch alle Prozesse und Dokumente, die bspw. mit Auditmanagement oder Risikomanagement zusammenhängen.

Vorteile & Herausforderungen einer Massnahmenmanagement-Software

Massnahmenmanagement in Excel ist passé – eine spezialisierte Software ist in Zeiten der Digitalisierung alternativlos, wenn es Ihnen mit Ihren KVP-Methoden ernst ist. Diese Vorteile bringt Ihnen eine Massnahmenmanagement-Software:

• Struktur: Die wohl wichtigsten Vorteile sind Ordnung und Übersicht!
• Vernetzung: Ein smartes System weiss nicht nur um die notwendigen Massnahmen, sondern kann sie auch mit den zugehörigen Prozessen, Dokumenten und Verantwortlichen verbinden.
• Aktualität: Anders als überholte Excel- oder Word-Dokumente ist Ihre Massnahmenmanagement-Software immer up to date.
• Zentralisierung: Bei zentraler Speicherung in einer Massnahmenmanagement-Software sind sämtliche Informationen und Unterlagen am richtigen Ort.
• Input: In einer Massnahmenmanagement-Software wie im entsprechenden Modul des QM-Pilot werden die wichtigen Impulse und Anregungen der Mitarbeitenden zentral gesammelt.

Indes kann eine Massnahmenmanagement-Software auch Herausforderungen mit sich bringen. So können Sie diesen begegnen:

• Sorge vor Überlastung: Sind Ihre Mitarbeitenden besorgt, dass sie noch mehr leisten und beitragen müssen, wenn etwa ihr Input für die Massnahmenmanagement-Software gefragt ist, begegnen Sie dem am besten mit Wertschätzung der Expertise.
• Übereifer: Was, wenn viel zu viele Meldungen eingehen? Das ist eigentlich positiv, denn Sie haben ein engagiertes Team. Sollten dabei aber viele unnütze Meldungen eingehen, könnten Sie in einem Workshop für das Wesentliche sensibilisieren.
• Lernkurve: Je nachdem, wie IT-affin Ihr Team ist, braucht es vielleicht etwas Zeit, um in der Software firm zu werden. Achten Sie am besten von Beginn an darauf, eine intuitiv bedienbare Software einzusetzen. Ausserdem können Sie Schulungen anbieten.

Nutzen Sie den Spielraum für Optimierungen mit effizientem Massnahmenmanagement aus

Da in Ihrem Unternehmen Qualität einen besonders hohen Stellenwert geniesst, sollten Sie die Massnahmen auf dem Weg zur kontinuierlichen Optimierung nicht dem Zufall überlassen. Massnahmenmanagement ist indes keineswegs eine Überregulierung, sondern ein elementarer Bestandteil des wirtschaftlichen Erfolgs.

Nur wenn Massnahmen mit Blick für das Big Picture priorisiert und strukturiert umgesetzt werden, entfalten sie Wirkung. Das Feedback Ihrer Mitarbeitenden ist hierfür wertvolle Informationsquelle und hat daher seinen festen Platz im QM-Pilot. Sie möchten erfahren, wie Ihnen das Massnahmenmanagement-Modul des QM-Pilot dabei helfen kann, den Spielraum für Optimierungen voll auszunutzen? Das erklären wir Ihnen gern – melden Sie sich bei uns!

Was ist QM-Management? Beginnen wir mit einer Definition. Unter Qualitätsmanagement versteht man den Aufbau eines Systems, das die Überwachung und Verbesserung von Prozessen ermöglicht. Ziel ist es, alle Abläufe sowie die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu optimieren und branchenspezifische Normen zu erfüllen.

Im Überblick: Die wichtigsten Aufgaben im Qualitätsmanagement

So viel zur Theorie. In der Praxis stellt sich allerdings die Frage, welche Aufgaben im Qualitätsmanagement auf Sie zukommen. QM und seine Bedeutung werden noch deutlicher, wenn wir einen Blick auf die Kerndisziplinen des QM-Managements werfen:

• Optimierung der Prozesse: Der zentrale Anspruch an QM ist, die internen und externen Abläufe sowie Strukturen Ihres Unternehmens abzubilden, um anschließend das Optimierungspotenzial zu eruieren.
• Normen & Anforderungen: Je nach Branche gibt es unterschiedliche Normen, denen möglicherweise auch Ihr Betrieb genügen muss. Die Einhaltung kann gesetzlich vorgeschrieben sein, wird aber in jedem Fall das Vertrauen Ihrer Kundschaft stärken.
• Audits durchführen: Ein Audit vergleicht den Soll- mit dem Ist-Zustand und prüft, ob Sie die gesteckten Anforderungen an Ihr QM-Management erfüllen. Ist das der Fall, können Sie für Ihr QM-Management eine Zertifizierung erhalten.

Ziele & Bedeutung: QM-Management für Ihren Unternehmenserfolg

Es ist aber nicht nur wichtig zu wissen, was zu tun ist, sondern auch, wo Sie hinwollen. Natürlich ist das übergeordnete Ziel des Qualitätsmanagements, Ihren Unternehmenserfolg auszubauen. Dazu tragen verschiedene Aspekte bei: 

• Vermeidung von Kosten: Kosten entstehen oft durch Fehler in Prozessen und Aufgaben oder unnötige Risiken. Durch QM finden Sie heraus, an welchen Stellen es hakt und wo Sie Ihren Umsatz steigern können.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Je besser die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen, desto besser sind auch Ihre Kundenbeziehungen. Das führt zu einer Umsatzsteigerung und langfristigen Kundenbindung.
• Effizienzsteigerung: Je optimaler Ihre Prozesse ablaufen, desto mehr Leistung kann Ihr Team in weniger Zeit bei geringeren Kosten und mit niedrigerer Fehlerdichte erbringen.
• Transparenz: Zu den Methoden für Qualitätsmanagement gehört es, Prozesse transparent abzubilden und klare Verantwortlichkeiten festzulegen. So können Sie Fehlerquellen identifizieren und Gegenmaßnahmen entwickeln.
• Fehlerkultur: Teil des QM-Managements ist es, in Ihrem Unternehmen eine Fehlerkultur zu etablieren. Vor allem der konstruktive Umgang mit Fehlern ist für Ihre Unternehmenskultur und ein gutes Betriebsklima von zentraler Bedeutung.

QM-Modelle & Prinzipien: 7 Grundsätze des QM, die Sie kennen sollten 

Neben den Aufgaben und Zielen steht hinter QM-Management eine Systematik, die anhand der Qualitätsmanagement-Grundsätze am besten verständlich wird. Mit diesen QM-Prinzipien bringen Sie die Qualität Ihres Angebots auf ein höheres Level.

Was sind die 7 QM-Prinzipien?

Mit der 7 lassen sich die QM-Prinzipien auf einen Nenner bringen. Die Zahl ist keineswegs willkürlich gewählt, sondern eine normbasierte Anforderung auf Grundlage der ISO 9001 an das Qualitätsmanagement. Dieses muss nach folgenden Grundsätzen ausgerichtet sein:

1. Kundenorientierung: Die Basis für Ihr QM-Management ist Ihre Kundschaft. Sie zufriedenzustellen und ihre Erwartungen zu übertreffen, ist die Zielsetzung. Kundenfeedback aufzunehmen und als Optimierungsmöglichkeit zu verstehen, hilft Ihnen bei der Kundenbindung und -neugewinnung.

2. Führung: Leadership trägt wesentlich zum QM-Management bei. Ihre Führungskräfte sollten genauso die Unternehmensziele wie auch die Mitarbeitenden im Blick haben. Sie sorgen für eine gelingende Kommunikation und bereiten die Voraussetzungen für gute Arbeit, wie bspw. die Förderung von Potenzial durch Weiterbildungen.

3. Engagement: Nur Teammitglieder, die sich wertgeschätzt fühlen, engagieren sich für die Unternehmensziele. Und nur sie sind Leistungsträger, die Qualität aufrechterhalten und zur Optimierung beitragen.

4. Prozessorientierter Ansatz: Ein gelingendes Prozessgefüge statt isolierter Einzelmaßnahmen und -interessen lautet die Devise, die wegweisend für das QM-Management ist. Fokussieren Sie das Gesamtergebnis, definieren Sie Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten und streichen Sie überflüssige Arbeitsschritte.

5. Verbesserungen: Ohne den konstanten Willen, besser zu werden und sich in sämtlichen Unternehmensbereichen zu optimieren, geht es natürlich nicht. QM-Management kann sich nicht auf alten Lorbeeren ausruhen, sondern muss stets nach Optimierung streben.

6. Faktengestützte Entscheidungen: Das Bauchgefühl hat seine Berechtigung, aber im Berufsleben ist es ratsam, Entscheidungen auf Tatsachen zu basieren. Ursache und Wirkung müssen genauso berücksichtigt werden wie eventuelle Folgen, wenn Qualität effektiv gemanagt werden soll.

7. Beziehungsmanagement: Für gelingendes QM-Management sollten alle Beziehungen Ihres Unternehmens sowohl innerhalb als auch außerhalb, etwa zu Lieferanten, Dienstleistern, Behörden oder zur Gesellschaft, gepflegt werden. Die Grundlage dafür sind Transparenz und Ehrlichkeit.

Was ist ein QMS?

Damit die Prinzipien des QM-Managements greifen können, muss QM systematisch ablaufen und nicht in unkoordinierten Einzelmaßnahmen. Hier kommt ein QMS (Qualitätsmanagement-System) ins Spiel, um die Weiterentwicklung und Beibehaltung von Qualität in Prozessen und Produkten sicherzustellen.

QMS können in branchenspezifischen Normen fixiert sein; so haben z.B. Medizintechnik und Luftfahrt individuelle Vorgaben. Die ISO, die International Organisation for Standardization, gibt mit ihren Vorgaben branchenspezifisch wie branchenübergreifend die Richtung vor und setzt Qualitätsmaßstäbe.

Ein anderes bekanntes und allgemeingültiges QMS ist KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess), das auf Grundlage des PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check und Act) durchgeführt wird. In unserem Blogbeitrag zu Qualitätsmanagement-Systemen zeigen wir Ihnen noch weitere Ansätze und wie Sie ein QMS erfolgreich einführen.

Mehr als nur ein Siegel: QM-Management mit Zertifizierung bildet Vertrauen

Qualitätsmanagement als zentrale unternehmerische Aufgabe ernstzunehmen, ist der erste Schritt – die Zertifizierung Ihres QM die logische Folge. Setzen Sie z.B. auf Qualitätsmanagement nach ISO 9001, zeigen Sie mit der Auszeichnung, dass Ihr Unternehmen alle Anforderungen der Richtlinie erfüllt und Ihre Kunden sich auf die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen verlassen können.

Hier einige Tipps für eine erfolgreiche Zertifizierung:

• Ausreichend Zeit nehmen: Wenn Sie heute QM-Management einführen, können Sie nicht in Kürze alle Prozesse dokumentieren und optimieren. Gehen Sie die Zertifizierung besser ohne Zeitdruck zu einem späteren Zeitpunkt an, bevor Sie in Eile die externe Überprüfung nicht bestehen.
• Digitale Unterstützung: Nutzen Sie eine Qualitätsmanagement-Software wie den QM-Pilot, die den Ansprüchen der ISO 9001 gerecht wird und wichtige Funktionen wie Prozessmodellierung, Dokumentenmanagement oder Auditmanagement bietet.
• Aktionsplan festlegen: Prüfen Sie in einem internen Audit, wo Sie stehen. Leiten Sie aus den Ergebnissen entsprechende Maßnahmen und Zuständigkeiten ab und halten Sie diese in einem Aktionsplan fest, den Sie wie eine Checkliste abarbeiten können.
• Nach der Zertifizierung: Ruhen Sie sich nicht auf erreichten Erfolgen aus. Überwachen Sie, ob Ihre Prozesse und deren Ergebnisse auch weiterhin den Ansprüchen genügen und integrieren Sie die kontinuierliche Optimierung in Ihren Unternehmensalltag.

Vorteile & Herausforderungen: Wie Sie QM-Management für Ihren unternehmerischen Erfolg nutzen 

QM-Management bringt Ihnen reichlich Vorteile, wenn Sie die Umsetzung richtig angehen und sich auf Herausforderungen bei der Implementierung gründlich vorbereiten. Was Qualitätsmanagement bedeutet, fassen wir mit Blick auf Ihren unternehmerischen Erfolg zusammen:

• Überblick über alle Prozesse & deren Optimierungspotenzial
• Effektiv Fehler vermeiden & Haftungsrisiken mindern
• Effiziente Abläufe sparen Ressourcen in Zeit & Geld
• Optimale Personalplanung durch klare Zuständigkeiten & Personalbedarfe

Sollten Sie aktuell noch kein QM-Management betreiben, können bei der Einführung einige Herausforderungen auf Sie zukommen. Unserer Erfahrung nach ist es am wichtigsten, zunächst eine ehrliche Fehlerkultur zu etablieren, um Potenziale klar benennen zu können.

Falls Sie bereits ein QMS etabliert haben und wechseln möchten, ist vor allem ein sauberer Übergang entscheidend. Der Wechsel auf eine Software wie den QM-Pilot gelingt innerhalb weniger Tage. Er sollte allerdings konsequent in allen Abteilungen und Bereichen stattfinden, um Parallelstrukturen zu vermeiden.

Mit digitalen Tools zum Erfolg: Durchstarten mit dem QM-Pilot

Um Ihr Qualitätsmanagement aus der Theorie in die Praxis zu bringen, sollten Sie auf ein geeignetes digitales Tool setzen. Im QM-Pilot ist QM-Management zu Ende gedacht: Mit Modulen für Prozess- und Dokumentenmanagement können Sie Abläufe und die zugehörigen Unterlagen aufschlüsseln und ablegen. Prozesse stellen Sie z.B. als Flowcharts dar und fügen dabei Dokumente und Verantwortlichkeiten hinzu.

Mit zusätzlichen Modulen für Risiko- sowie Organisations- und Auditmanagement haben Sie stets das große Ganze im Blick, aber aufgeschlüsselt nach relevanten Bereichen. Der QM-Pilot läuft webbasiert und muss daher nicht lokal installiert werden, was Zeit und Serverkapazitäten spart. Dank der intuitiven Bedienung ist er auch ohne tiefgreifende IT-Kenntnisse leicht anzuwenden.

QM-Management als Schlüssel zur konstanten Optimierung

Um Ihr Geschäft weiterzuentwickeln, ist QM-Management nicht nur „nice to have“, sondern eine Notwendigkeit. Auch wenn die Planung und Einführung Zeit und Ressourcen binden, können Sie beide später umso wirkungsvoller einsparen.

Damit es nicht beim guten Willen zur Optimierung allein bleibt, sollten Sie noch heute aktiv werden. Melden Sie sich bei uns – wir zeigen Ihnen gern, was der QM-Pilot für Sie leisten kann!

Was besagt die DIN ISO 9001, einfach erklärt?

Die DIN ISO 9001 ist laut Definition eine international anerkannte Norm, die festlegt, welche Anforderungen ein Qualitätsmanagementsystem erfüllen muss. Die Qualitätsmanagement DIN EN ISO 9001 definiert Grundsätze für das QM und hält unter anderem fest, dass ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess massgeblich ist.

Was ist Qualitätsmanagement nach ISO 9001?

Qualitätsmanagement nach ISO 9001 ist ein normgerechtes, systematisiertes QM, das auf jede Branche von Industrie bis Pflege und Gesundheitswesen sowie Unternehmen jeder Grösse anwendbar ist. Es implementiert die Schritte Massnahmenplanung, -umsetzung, -überprüfung und -optimierung und verlangt nach fortlaufender Verbesserung. 

Normgerecht: Aufbau & Kapitel der Qualitätsmanagement ISO 9001

Die Struktur der Qualitätsmanagement ISO 9001 ist ebenfalls normiert, und zwar gemäss der sogenannten High Level Structure (HLS) für Managementnormen. Die HLS gliedert die QM ISO 9001 in einzelne Kapitel über Grundlagen, Umsetzung etc. und orientiert sich dabei am PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act):

1. Anwendungsbereich: Hierin wird der Anwendungsbereich definiert; wir sind in der Phase Plan.
2. Normative Verweisungen: Verweise auf andere relevante Normen sind hier zu finden.
3. Begriffe: Hier werden die Begrifflichkeiten erläutert.
4. Kontext der Organisation: Der Zusammenhang, in dem Ihre Organisation agiert, wird erläutert, ebenso eventuelle Stakeholder und deren Erwartungen.
5. Führung: Die Leitungsebene sowie Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten innerhalb Ihrer Organisation werden erklärt. 
6. Planung: Immer noch Phase Plan! Teil dessen ist u. a. die Ermittlung von Chancen und Risiken.
7. Unterstützung: Die unterstützenden Prozesse erhalten ihren eigenen Abschnitt. Sie befinden sich nun in der Phase Do.
8. Betrieb: Hier stehen die Kernprozesse im Mittelpunkt, um Produkte und Dienstleistungen stets an den Kundenanforderungen auszurichten.
9. Bewertung der Leistung: Sie gehen in die Phase Check über und überwachen Ihr Managementsystem auf Wirksamkeit. 
10. Verbesserung: Auf Basis Ihrer Überwachungsergebnisse optimieren Sie konstant Ihre Prozesse. Das ist die Phase Act.