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Bringen Sie Struktur in Ihr Dokumentenmanagement

Mit dem QM-Pilot® bringen Sie Ordnung in Ihre chaotische Dokumentenablage. Durch die zentrale Ablage und Versionierung stellen Sie sicher, dass alle Änderungen nachvollziehbar sind und alle Beteiligten stets auf das aktuelle Dokument zugreifen können – auch über Weblinks ausserhalb des Systems.

Demo-Zugang anfordern

Sind Ihnen diese Herausforderungen bei der Dokumentenlenkung bereits begegnet?

Unübersichtliche Struktur & erschwerte Auffindbarkeit

Fehlende Kontrolle über veraltete Dokumentenversionen

Einhaltung von Compliance-Anforderungen wird unmöglich

Dokumentenmanagement & Dokumentenlenkung mit dem QM-Pilot®

Ansicht

Mit dem QM-Pilot® managen und lenken Sie Ihre Dokumente über eine intuitiv bedienbare Systemansicht:
  • Individuell gestaltbare Struktur zur Dokumentenlenkung
  • Navigation über Dokumentenlenkung oder Struktur
  • Schlagwortsuche inkl. Volltextsuche
  • Vorschau gängiger Dateiformate direkt im System
  • E-Mail-Benachrichtigung zu neuen Versionen
  • Dokumente als Favoriten kennzeichnen
  • Feedbackmöglichkeit zu jedem Dokument
  • Links auf freigegebene Dokumente auch extern verfügbar

Verwaltung

Der QM-Pilot® bietet Ihnen alle wichtigen Funktionen, die Sie für eine effiziente Dokumentenverwaltung brauchen:

  • Ablage aller Dateiformate & Weblinks in der QM-Pilot®-Datenbank
  • Unterstützung individueller Workflows für Prüf- & Freigabeverfahren
  • Direkte Bearbeitung der Dokumente über QM-Pilot
  • Historisierung und Archivierung von Dokumenten
  • Differenzierte Steuerung der Bearbeitungs- & Zugriffsberechtigungen
  • Automatische Generierung von PDFs
  • Automatische Übersetzung der Dokumente

Verknüpfung

Die zentrale Dokumentenverwaltung mit dem QM-Pilot® ermöglicht es Ihnen, die Dokumente innerhalb und ausserhalb des Systems zu verknüpfen:
  • Verknüpfung von Dokumenten direkt im Prozessablauf
  • Verknüpfung von relevanten Dokumenten mit Risiken
  • Übersicht der Verknüpfungen zu Prozessen & Risiken
  • Verknüpfung in anderen Systemen über eindeutigen Link
  • Zugriff zur aktuellsten freigegebenen Dokumentenversion
  • Keine Aktualisierung der Verknüpfungen notwendig
  • Zugriff auf die Dokumente direkt aus dem Audit-Modul

Weitere Funktionen des Moduls Dokumentenmanagement

Übersichtlicher Änderungsfeed auf der Startseite

Aufgabenmanagement für Dokumente in Portalübersicht

Steuerung der Zugriffsberechtigungen auf Verwaltungsbereich

Veröffentlichung von Neuigkeiten auf der Startseite

ZIP-Download aller Dokumente in einem Prozess

Möglichkeit zur Replikation in eine File-Struktur

Umfangreiches Reporting über alle Dokumente

Individuell konfigurierbares Berechtigungskonzept

Anforderung einer Lesebestätigung möglich

Welche Vorteile bietet Dokumentenmanagement mit dem QM-Pilot® Ihrem Unternehmen?

Der zentrale Zugriff auf relevante Dokumente in ihrer aktuellen Version ist entscheidend für reibungslose Abläufe und eine bedeutende Zeitersparnis im Arbeitsalltag – so arbeiten alle Beteiligten mit aktuellen Informationen und Sie sparen zudem Papier und Druckkosten.

Zentrale Verfügbarkeit aller relevanten Dokumente

Immer auf die aktuelle Dokumentenversion zugreifen

Zeit sparen dank Volltextsuche mit Stichwort

Effiziente Zusammenarbeit am gleichen Dokument

Geringer Verwaltungsaufwand für Sie und Ihr Team

Reduzierte Papier- und Druckkosten

Kontaktieren Sie uns!

Haben Sie Fragen oder wünschen eine Beratung? Füllen Sie einfach das Formular aus und wir melden uns schnellstmöglich.

FAQs

Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Dokumentenmanagement.

Ja, wenn Sie den QM-Pilot® in Ihrem Unternehmen einführen, bieten wir Ihnen einen initialen Dokumentenimport an, sodass Sie bestehende Dokumentenstrukturen übernehmen können und die Dokumente nicht neu erstellen müssen. Wichtig ist jedoch: Wenn Sie Ihr Dokumentenmanagement einmal in den QM-Pilot® übertragen haben, sollten Sie alle Dokumenten konsequent dort pflegen, um Parallelstrukturen zu vermeiden.

Ja, es ist möglich, Dokumente auch extern über einen Link aufzurufen. Dafür muss das Dokument im QM-Pilot® angelegt und freigegeben sein, um den Link abzurufen und zu teilen.

Möchten Sie Dokumente im QM-Pilot® in mehreren Sprachen zur Verfügung stellen, können Sie die automatische, KI-gestütze Übersetzung über Microsoft Azure Cognitive Services nutzen. Um die Funktion nutzen zu können, müssen Sie über ein Microsoft Azure (Office 365) Konto verfügen und den Translator Service gebucht haben. Weitere Informationen dazu finden Sie auf unserem Helpdesk.

Der QM-Pilot® verfügt über eine Volltextsuche, bei der verschiedene Informationen (Keywords, Nummern oder Bezeichnungen) sowie Dateiformate (Word, Excel, PowerPoint, PDF) berücksichtigt werden. Zudem können Sie die Suche über Filter erweitern und Schnellfilter für die Eingrenzung der Suchergebnisse nutzen.
Sie können im QM-Pilot® individuelle Prüf- und Freigabeworkflows anlegen und damit vorhandene Dokumente regelmässig auf ihre Gültigkeit hin prüfen lassen. Da die Software ausserdem auf Versionierung ausgelegt ist, wird Nutzer:innen stets automatisch die aktuellste Version angezeigt.