Wie werden Prozesse effizient und verständlich dargestellt?

Prozesse sollten für alle Leser, auch Nicht-Prozess-Experten, verständlich sein

Tipps für eine gute Prozessbeschreibung

  • Kurze informative Beschreibungen statt Fliesstexte
  • Verständliche Sprache - zielgruppengerecht
  • Mitgeltende Informationen direkt im Prozess verlinken (Verantwortlichkeiten, Dokumente, Risiken, ...)
  • Regelfälle, nicht Sonderfälle, abbilden (80/20-Prinzip)
  • Prozess-Schritte auffeinanderfolgend anordnen und darstellen
  • Verknüpfungen/Schnittstellen zwischen Prozessen darstellen
  • Komplizierte und grosse Prozesse in mehrere Teilprozesse gliedern
  • Stammdaten von Prozessen, wenn möglich, über Auswahllisten und nicht über Freitexte erfassen

Prozess-Layout

Bei der Erstellung des Layouts für die Flow-Chart ist es wichtig zu überlegen, welche Informationen auf Prozess-Schritt-Ebene angegeben werden sollen und für die Mitarbeitenden relevant sind.

  • Verantwortung
  • Hilfsmittel/Dokumente
  • Risiken
  • Normen
  • Applikationen
  • DEMI (Durchführung, Entscheid, Mitwirkung, Information)
  • ...

Beispiel Prozess-Layout

Prozesslayout

 

Prozess-Ablauf Übersicht

Der Ablauf sollte so einfach und verständlich wie möglich beschrieben werden. Dabei empfiehlt es sich die Tätigkeiten mit knappen Begriffen zu betiteln. Weitere Ausführungen zu einer Tätigkeit lassen sich über die Beschreibung aufnehmen. Die zusätzlich relevanten Informationen lassen sich über die konfigurierten Spalten darstellen und per Klick abrufen. Dadurch kann ohne langen Fliesstext ein Prozess ausreichend, aber kurz und verständlich beschrieben werden.

Bei umfangreichen oder sehr komplexen Prozessen empfiehlt es sich diesen ggfs. in mehrere Teilprozesse zu gliedern. Dadurch wird die Darstellung, Lesbarkeit und Verwaltung eines solchen Prozesses erleichert. Die Teilprozesse lassen sich untereinander verknüpfen oder in einen übergeordneten Prozess mit einbinden.

Prozessablauf Übersicht

Prozess-Daten

Alle zum Prozess zugehörigen Informationen, welche nicht im Ablauf erscheinen, können in den Prozess-Kenndaten abgebildet werden.
Mögliche Informationen könnten sein:

  • Ziel und Zweck des Prozesses
  • Input/Output
  • Geltungsbereich des Prozesses (z.B. gesamte Unternehmung, spezifischer Standort etc.)
  • Messgrössen
  • Kritische Erfolgsfaktoren
  • Normative Grundlagen
  • Mitgeltende Unterlagen
  • Risiken
  • Chancen

Diese Informationen sollten anhand der Kriterien für eine hohe Datenqualität gepflegt werden. Informationen dazu gibt es im extra Blogartikel hier.

Für die Erfassung solcher Daten können verschiedene Feldtypen ausgewählt werden. Bei Werten bzw. Inhalten, welche nicht unbedingt wiederkehrend sind und in den Stammdatenerfasst werden, erfolgt dies über einfache Textfelder. Stammdaten sollten immer über Auswahllisten zur Verfügung gestellt werden.

Übersicht Prozess-Kenndaten inkl. Dokumente und Risiken aus Ablauf

Prozesskenndaten

Über die Kenndaten lassen sich verknüpfte Elemente wie Dokumente und Risiken per Klick in der aktuellen Version abrufen. Ebenfalls dienen die Kenndaten der Übersicht über alle zusätzlichen Informationen zum Prozess neben der Flow-Chart.

Die Kenndaten lassen sich über die konfigurierten Felder leicht abfüllen, entweder über Textfelder oder über Auswahllisten zu systeminternen Inhalten.

Kenndaten bearbeiten

Fazit: Sind sowohl die Kenndaten vollständig erfasst und der Prozessablauf anhand der oben genannten Kriterien modelliert, haben die Mitarbeitenden mit solch einer Prozessbeschreibung schnell und einfach alle notwendigen Informationen und Dokumente zur Hand.

Detaillierung von Prozessen

Ein Prozessmodell dient der Abstraktion des realen Sachverhalts zu bestimmten Modellierungszwecken.
Prozessmodelle können beispielsweise sehr grob modelliert werden, um zum Beispiel für strategische Überlegungen einen Überblick über die Prozesslandschaft zu geben.

Der Detaillierungsgrad wird dabei häufig mit dem Synonym der Prozesshierachie verwendet, bei der Prozesse in weitere Teilprozesse gegliedert werden.

Prozesslandkarte
Andere Aspekte der Detaillierung ist das Ergänzen der Teilschritte eines Prozesses mit weiteren Informationen wie Daten, Dokumente, Verantwortlichkeiten und Beschreibungen uvm.

Prozessablauf mit Dokumentenverknüpfung

Der Grad der Detaillierung kann dabei nur schwer verallgemeinernd vorgegeben werden, sondern sollte immer dem Verwendungszweck entsprechen. Als weitere Herausforderung stellt sich hier ein möglicherweise heterogener Personenkreis, welcher an der Modellierung beteiligt ist.

Unserer Erfahrung nach sollte über den Detaillierungsgrad der Regelfall abgedeckt werden mit allen standardisierten Informationen und Vorgaben. Innerhalb dessen kann den Verantwortlichen der Prozesse und Tätigkeiten ein nötiger Handlungs- und Gestaltungsspielraum gelassen werden.

Handelt es sich nicht mehr um einen Prozess oder Teilprozess sondern die ausführliche Beschreibung einer Tätigkeit, sollte dies als Arbeitsanweisung in einem Dokument verfasst und als Hilfsmittel im Prozess der benannten Tätigkeit zur Verfügung gestellt werden.

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