Was bedeutet ein QMS für eine Apotheke?
Für eine Apotheke bedeutet ein Qualitätsmanagementsystem (QMS), dass Sie für die systematische Einhaltung von Qualitätsstandards in sämtlichen Arbeitsabläufen und deren Dokumentation sorgen. Prozesse müssen also zum Erhalt der Güte von Produkten und Dienstleistungen erfasst und entsprechend umgesetzt werden. Das setzt eine klare Führungslinie, Teamwork und die richtige Software voraus.
Was wichtig ist: Anforderungen an Qualitätsmanagement in der Apotheke
Während es bei Rezepturen und Medikamenten auf Präzision ankommt, sind die behördlichen Vorgaben zum QM in der Apotheke wenig genau. Die deutsche Apothekenbetriebsordnung z. B. schreibt lediglich vor, dass ein QMS in Apotheken verpflichtend ist und dass es dokumentiert werden muss. Das gibt Ihnen einige Freiheit bei der Ausgestaltung des QMS in Ihrer Apotheke, wirft aber auch Fragen auf.
In der Apotheke muss sich Qualitätsmanagement an anderen Standards messen lassen als in der produzierenden Industrie. Die Abläufe sind sehr vielseitig, mit und ohne Kundenkontakt, Hygiene ist hochrelevant, und natürlich stehen Gesundheit und Patientenwohl über betriebswirtschaftlichen Kriterien.
Das QMS Ihrer Apotheke muss dieser Vielfalt Ihres Berufsfeldes gerecht werden und gleichzeitig Gesundheit als höchstes Gut betrachten. Immerhin tragen Sie und Ihr Team Verantwortung für Leib und Leben. Umso wichtiger ist es, QMS der Apotheke mit modernen Mitteln abzubilden und mit geeigneter Software zu digitalisieren. So stellen Sie sicher, dass es niedrigschwellig zu pflegen und immer auf aktuellem Stand ist.
Geregelt oder nicht? Gesetze & Verordnungen für den DACH-Raum
Im gesamten DACH-Raum ist Qualitätsmanagement in der Apotheke verpflichtend. In Deutschland ist zwar die Pflicht zu QMS in Apotheken in der Apothekenbetriebsordnung fixiert; die genaue Ausgestaltung obliegt aber der jeweiligen Apothekenleitung. Das kann man als grosse Freiheit deuten oder als Regelungslücke, die für Kopfzerbrechen sorgt.
Auch in der Schweiz ist QMS für Apotheken verpflichtend, und seit 2022 haben die Kantone ein Mitspracherecht und können geeignete Systeme zum Qualitätsmanagement von ihren Apotheken verlangen. QMS in Apotheken ist in Österreich ebenfalls obligatorisch. Leitlinien der Bundesapothekerkammer geben hierbei Orientierung.
In jeder Hinsicht ein Plus: Vorteile von QM für Ihre Apotheke
Fachpersonal im Pharma- und Gesundheitssektor ist mit QM nach höchsten Qualitätsstandards ohnehin vertraut. Ein QMS in der Apotheke einzuführen, ist der nächste logische Schritt, der noch dazu einige Vorteile für sich verbuchen kann:
Geregelte Abläufe
Genauigkeit kann in Ihrem Berufsfeld lebenswichtig sein. Ein QMS in Ihrer Apotheke sorgt mit geregelten Prozessen dafür, dass Präzision und ordnungsgemässes Arbeiten immer sichergestellt sind – auch bei Neulingen im Team oder Krankheitsvertretungen.
Rechtssicherheit
Mit QM-Management inklusive der zugehörigen Dokumentation belegen Sie zweifelsfrei, dass bei Ihnen nach Vorschrift und Gesetz gearbeitet wird.
Effizienz durch bessere Teamarbeit
QMS in der Apotheke hilft PTA, Apothekern und weiteren Fachkräften, dank geregelter und optimierter Abläufe noch besser und effizienter zusammenzuarbeiten. Das stärkt zugleich den Teamspirit.
Hygiene & Gesundheitsschutz
In der Apotheke kommen Sie und Ihr Team zwangsläufig mit erkrankten Personen in Kontakt. Die Einhaltung von Hygienevorschriften wird im QMS geregelt und schützt Sie, Ihre Mitarbeitenden und die gesamte Kundschaft vor Ansteckung.
Höchste Arzneimittelqualität
Individuell angemischte Arzneimittel müssen höchsten Qualitätsstandards genügen. QMS in der Apotheke stellt dabei sicher, dass Sie in nachvollziehbarer und wiederholbarer Güte produzieren.
Hohe Kundenzufriedenheit
Apotheken müssen in heutiger Zeit wirtschaftlichem Druck standhalten. Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen sorgt für gleichbleibend hochwertige Dienstleistungen und Produkte und für zufriedene Kunden bzw. Patienten.
Wohldosiert eingesetzt: Qualitätsmanagement mit System in Ihrer Apotheke aufbauen
Sofern Sie Ihre Apotheke nicht gerade erst neu gegründet haben, beschäftigen Sie sich gewiss bereits mit dem Management Ihrer Qualitätsstandards. Erfahrungsgemäss wird QMS in vielen Apotheken noch händisch umgesetzt, was einen hohen Verwaltungsaufwand bedeutet. Die Zeichen der Zeit stehen auch im Gesundheitswesen auf Digitalisierung und Qualitätsmanagement mit Software.
Wenn Sie gewachsene QM-Strukturen durch professionelles und durchdachtes QMS ersetzen möchten, gehen Sie so vor:
Machen Sie eine Bestandsaufnahme dafür, was ein QMS in Ihrer Apotheke leisten sollte. Für welche Dokumentationsschritte braucht Ihr Team sehr lange? Wo sind Prozesse noch ungenügend geregelt? Welche Abläufe sind noch gar nicht erfasst?
Vergleichen Sie Softwarelösungen auf dem Markt. Wichtiger als eine branchenspezifische Lösung ist, dass das Programm Ihrer Wahl alle wichtigen Funktionen mitbringt und intuitiv bedienbar ist. Am besten fahren Sie mit einer umfassenden Lösung wie dem QM-Pilot.
Holen Sie Ihr Team ins Boot. Berücksichtigen Sie dabei die Digitalkompetenz Ihrer Mitarbeitenden und planen Sie eine Fortbildung zum Umgang mit Ihrer neuen Software. Wir von QM-Pilot bieten passgenaue Schulungen für Ihre Branche und Bedarfe, sodass Sie die Herausforderung meistern.
Setzen Sie das QMS in Ihrer Apotheke ein. Ganz wichtig: Setzen Sie strikt auf Digitalisierung und vermeiden Sie analoge bzw. manuell geführte Parallelstrukturen.
Das QM-Handbuch: Der Beipackzettel Ihres QMS
In der Apotheke ist das Handbuch für Qualitätsmanagement so wichtig wie der Beipackzettel zum Medikament: Hierin nämlich werden alle Prozesse und Zuständigkeiten dokumentiert. Bei physischen Handbüchern ist die Gefahr allerdings gross, dass sie nicht aktualisiert und zum Staubfänger werden. Immerhin bedeutet die Pflege des QM-Handbuchs für die Apotheke lästigen Papierkram.
Weit besser fahren Sie mit einer digitalen Variante. Ein digitales QMS ist automatisch das Handbuch Ihrer Apotheke. Keine staubigen Ordner mehr, stattdessen saubere digitale Dokumentation, die immer aktuell ist und keinen Platz wegnimmt.
Sinnvoll, aber nicht notwendig: Zertifizierung des Qualitätsmanagements Ihrer Apotheke
Ob in der produzierenden Industrie oder in der Apotheke, Sie können Ihr Qualitätsmanagement zertifizieren lassen. Die Verpflichtung für QMS in der Apotheke im DACH-Raum geht allerdings nicht mit einer Pflicht zur Zertifizierung einher. Sinnvoll kann ein solches Zertifikat sein, wenn Sie Ihre Apotheke weiterverkaufen möchten, oder um die Kundschaft von Ihren hohen Standards zu überzeugen.
Massgeblich für eine Zertifizierung ist u. a. die Norm ISO 9001. Zum Zertifikat gelangen Sie, indem Sie sich an den Vorgaben dieser Norm orientieren. Interne Überprüfungen bereiten Sie auf das Audit eines unabhängigen externen Anbieters vor, der das Zertifikat erteilt.
Streben Sie ein Zertifikat an, dann haben Sie mit geeigneter Software, wie dem QM-Pilot, das richtige Tool parat, um effizient und stressfrei zum Ziel zu gelangen.
Ohne Risiken & Nebenwirkungen: QMS Apotheke digital abbilden
QMS für Apotheken ist grundsätzlich sinnvoll, denn Patientenwohl und Gesundheitsschutz stehen an oberster Stelle. Damit Sie Ihre wertvolle Arbeitszeit nicht mit manuellen Prozessen und analoger Dokumentation verschwenden, raten wir zum digitalen QMS für Ihre Apotheke. Dann bleibt Ihr Fokus auf Kundschaft und Heilkunde, und das Qualitätsmanagement gelingt en passant.
Sie wollen digitales QMS in Ihrer Apotheke einführen? Dabei helfen wir gern. In einer unverbindlichen Webdemo zeigen wir Ihnen, wie Sie der QM-Pilot umfassend unterstützt. Melden Sie sich noch heute für eine Terminvereinbarung!
