Wie und wo können Prozesse dokumentiert werden?
Prozesse können grundsätzlich in allen Branchen dokumentiert werden. Dazu gehört es, alle Prozesse, die in Ihrem Unternehmen ablaufen, zu erfassen, zu strukturieren und anschließend grafisch darzustellen. Dies können Sie manuell umsetzen; der bessere und effizientere Weg ist jedoch der Einsatz einer Software zur Prozessdokumentation.
Prozesse darstellen mit Tool: Vorteile & Herausforderungen digitalisierter Dokumentation
Prozesse sind kein starres Konstrukt, sondern ändern sich ständig. Dementsprechend ist die Dokumentation von Prozessen ebenfalls keine einmalige Angelegenheit. Umso wichtiger ist es daher, Ihre Prozesse mit einem geeigneten Programm darzustellen, das Sie langfristig und zuverlässig begleitet. Stellen Sie das sicher, profitieren Sie von einigen Vorteilen:
Flexibilität & Effizienz: Fertigt Ihr Unternehmen ein neues Produkt an oder führt eine neue Abteilung ein, verändert das die Prozesse und Sie müssen diese überarbeiten und anpassen. Ein Programm für Prozessdarstellung hat eine hohe Skalierbarkeit und passt sich an Ihre individuellen Bedürfnisse an. Sie verwalten alle Informationen an einem zentralen Ort. Die Daten sind zu jeder Zeit abrufbar und veränderbar.
Fehlerquellen leichter identifizieren: Einer der größten Vorteile eines Prozessdokumentation-Tools ist die Prozessmodellierung in der Software. So können Sie erkennen, welche Tätigkeit sich wie auf die darauffolgenden Prozesse auswirkt, Sie verstehen die Zusammenhänge und können das Problem an der Wurzel lösen.
Transparenz & klare Arbeitsverteilung: Ein sauber dokumentierter Prozess lässt keine Fragen darüber offen, wer wofür zuständig ist. Sind die Prozesse einmal abgebildet, werden einzelne Aufgaben den entsprechenden Mitarbeitenden zugewiesen. Eine solche Übersicht hilft neuen Teammitgliedern außerdem dabei, sich einzufinden und den Ablauf der Prozesse zu erfassen.
Effizientere interne Kommunikation: Wenn Zuständigkeiten zweifelsfrei geklärt sind, lässt sich ohne Umschweife über Verantwortlichkeiten und nächste Schritte reden. Haben Sie Ihre Prozesse dokumentiert, können Sie diese Übersicht nutzen, um sie mit Mitarbeitenden, Führungskräften oder der Geschäftsführung zu besprechen – bei Präsentationen und Besprechungen eine große Hilfe!
Hohe Sicherheit: Wenn Sie Prozesse abbilden, erfassen Sie sensible Daten, die ordnungsgemäß geschützt werden müssen. Das ist nicht gegeben, wenn Prozesse auf Zetteln oder Whiteboards dargestellt werden. Eine Software für Prozessdarstellung arbeitet mit hohen Sicherheitsstandards, sodass Sie Ihre Daten risikofrei verwalten und individuell Zugriffsrechte vergeben können.
Qualität sicherstellen: Prozesse dokumentieren mit einer Software hilft Ihnen dabei, die Qualität im Sinne eines integrierten Qualitätsmanagements (QM) sicherzustellen. Sie sichern zudem das Wissen, um die Unternehmensleistungen auch künftig abrufen zu können, und machen die Firma fit für Audits. Und im Haftungsfall können Sie klar darlegen, was in Ihrem Unternehmen wie abläuft.
Und wo liegen die Herausforderungen?
Ein Prozessdokumentation-Tool macht Ihnen vieles einfacher. Die Herausforderungen liegen somit an anderer Stelle. So sollte in Ihrem Unternehmen ein Bewusstsein dafür geschaffen werden, weshalb die Dokumentation von Prozessen grundsätzlich sinnvoll ist und was zwingend erfasst werden muss. Teammitglieder, die Software gegenüber kritisch eingestellt sind, können Sie mit einem intuitiv bedienbaren Prozessdokumentation-Tool überzeugen.
Die Datensicherheit verdient ebenfalls Beachtung: Wann immer Sie mit sensiblen Daten arbeiten, sollten Sie einen genauen Blick auf die Sicherheitsvorkehrungen der Anwendung werfen. Fragen Sie genau nach und bringen Sie in Erfahrung, wo Ihre Daten gespeichert werden. Im Idealfall werden sie auf firmeneigenen Servern in Deutschland oder der Schweiz verwaltet.
Prozesserfassung mit Tool: Sinnvolle Einsatzbereiche für Prozessdokumentation-Software
Schon in kleinen Unternehmen ist es sinnvoll, Klarheit über die Prozesse zu haben. Je größer die Belegschaft und je komplexer und anspruchsvoller die Abläufe, umso wichtiger wird es, Prozesse mit einem Tool abzubilden. Deshalb gibt es nicht den einen Einsatzbereich für eine Prozess-Software, sondern ein solches Tool ist in allen Branchen sinnvoll. Hier ein paar Beispiele:
Gesundheitsbranche
Vom Krankenhaus bis zum Zahnarzt gibt es die unterschiedlichsten Prozesse, die unbedingt fehlerfrei, effizient und kostensparend ablaufen sollten. Eine Prozessdokumentation-Software unterstützt Sie auf allen drei Ebenen.
Wirtschaft
Auch für den Wirtschaftssektor gelten hohe Anforderungen. Viele Unternehmen sind dazu verpflichtet, QM zu betreiben und eine Zertifizierung für ihr Qualitätsmanagement einzuholen. Dafür benötigen Sie eine Prozessdokumentation-Software, mit der Sie gleichzeitig auch noch Zeit und Kosten sparen.
Pflegesektor
In Alten- und Pflegeheimen ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen und die Menschen bestmöglich versorgt werden. Das gelingt, wenn Sie dank einem Prozessdokumentation-Tool die Zuständigkeiten klar verteilen, die Prozesse optimieren und dadurch sogar noch Zeit sparen, sodass mehr für Ihre Patienten bleibt.
Features & Funktionen: Was Ihre Prozessdokumentation-Software können sollte
Ein Prozessdokumentation-Tool ist weit mehr als eine bloße Datensammlung. Es muss nach einem durchdachten System funktionieren, um Ihren Bedarfen tatsächlich gerecht zu werden. Wir zeigen Ihnen, was eine Prozessmanagement-Software in Sachen Dokumentation können sollte:
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Benutzerfreundlichkeit: Ihre Prozessdokumentation-Software sollte einfach und intuitiv bedienbar sein, mit klarer Gliederung und übersichtlich gestalteter Schaltflächen. In internationalen Teams ist zudem eine mehrsprachige Software-Oberfläche sinnvoll.
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Suchfunktion: Wer sucht, der sollte auch finden! Das gelingt, wenn das Prozessdokumentation-Tool eine intelligente Volltextsuchfunktion hat, die auch Suchbegriffe innerhalb der Dokumente aufstöbert.
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Verknüpfte Informationen: Relevante Kenndaten wie Ziel und Zweck, der Ablauf, die Verantwortlichen sowie relevante Unterlagen sollten direkt mit dem jeweiligen Prozess verknüpft sein, damit Sie sie nicht auf dem Server suchen müssen. Das ist sichergestellt, wenn Ihre Prozessdokumentation-Software datenbankbasiert läuft.
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Prozesse abbilden: Ihr Tool sollte Ihnen Prozessvisualisierung in der Software bieten und Abläufe als Flowcharts oder als BPMN-Swimlanes, kurz für Business Process Model and Notation, darstellen. Im Idealfall haben Sie beide Notationsmöglichkeiten.
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Aktualität: Wenn Sie einem Prozess folgen, werden Sie bei Neuerungen automatisch von Ihrer Prozessdokumentation-Software informiert. Außerdem sollte immer die aktuelle Version angezeigt und alte Prozessversionen archiviert werden. Eine individuelle Erinnerungsfunktion denkt für Sie an die Wiedervorlage.
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Berechtigung für Zuständige: Nicht jeder kann überall mitmischen. In Ihrem Prozessdokumentation-Tool sollte die Berechtigung daher individuell und prozessweise vergeben werden können und ein individueller Freigabeablauf möglich sein.
Mit obigen Features haben Sie ein einsatzfähiges Tool zur Hand, mit dem Sie Ihre Prozesse optimal darstellen können. All diese Funktionen stellt Ihnen unsere Qualitätsmanagement-Software, der QM-Pilot, zur Verfügung.
Schritt-für-Schritt: Wie erstellt man eine Prozessdokumentation?
Mit dem Prozessmanagement-Modul des QM-Pilot bilden Sie Ihre Prozesse in wenigen Schritten in einem Tool ab:
- Einführung des QM-Pilot: Für die webbasierte Variante ist keine Installation nötig. Entscheiden Sie sich für den Kauf einer Lizenz, betreiben Sie den QM-Pilot auf Ihren eigenen Servern. Die Installation ist in diesem Fall in ein bis zwei Stunden erledigt.
- Anpassungen: Sie wünschen Skills speziell für Ihr Unternehmen? Kein Problem, denn der QM-Pilot ist entsprechend konfigurierbar.
- Schulung: Für Sie und Ihre Mitarbeitenden bieten wir verschiedene Schulungen und Seminare an, die sie mit geringem Zeitaufwand fit für den QM-Pilot machen.
- Los geht’s: Sie haben nun das Rüstzeug, um Ihre Prozesse mit unserem Tool darzustellen. In übersichtlichen Menüpunkten können Sie Abläufe standardisiert beschreiben, Verantwortliche festlegen, zusätzliche Dokumente hochladen und verlinken sowie Prozesse mit unserem Tool visualisieren.
- Berechtigungen zuweisen: Sie wissen am besten, wer Prozesse abbilden und modifizieren darf. Weisen Sie daher die Bearbeitungsberechtigungen zu.
- Im Lead bleiben: Wenn Sie im QM-Pilot einem Prozess per Klick folgen, werden Sie über Änderungen sofort informiert.
- Nichts vergessen: Die Wiedervorlagefunktion im QM-Pilot definieren Sie – wann möchten Sie an einen bestimmten Prozess erneut erinnert werden?
Im Überblick: So treffen Sie die richtige Auswahl für Ihr Prozessdokumentation-Tool
Bevor Sie sich für eine Prozessdokumentation-Software entscheiden, sollten Sie sich mit Anbietern und Funktionen beschäftigen. Aber: Die Auswahl ist groß und die Entscheidung kann entsprechend schwerfallen. Um Sie bei zu unterstützen, haben wir noch einmal für Sie zusammengefasst, worauf Sie achten sollten:
1. Einfache Bedienung: Wenn Sie täglich mit einer Software arbeiten, sollte die Bedienung so intuitiv wie möglich sein. Es ist kompliziert genug, Prozesse zu erfassen – das Tool sollte also selbsterklärend sein. Achten Sie darauf, ob Demo-Versionen verfügbar sind und es Tutorials für den Einstieg gibt.
2. Intuitive Darstellung: Ein einheitliches Layout und ein Modul zur Chart-Erstellung helfen Ihnen dabei, Prozesse und Daten leichter zu erfassen, abzubilden und gleichzeitig flexibel zu bleiben.
3. Sicherheitsmaßnahmen: Wann immer Sie mit sensiblen Daten arbeiten, sollten Sie einen genauen Blick auf die Sicherheitsvorkehrungen der Anwendung werfen. Fragen Sie nach und bringen Sie in Erfahrung, wo Ihre Daten gespeichert werden.
4. Skalierbarkeit: Eine Anwendung mit hoher Konfigurierbarkeit ermöglicht es Ihnen, Felder, Tabellen und Einstellungen an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Beim QM-Pilot bezieht sich das zudem auf Berechtigungen, die von Ihnen individuell angepasst werden können.
Freeware vs. Open Source vs. QM-Pilot
Bei der Beschäftigung mit Prozessdokumentation-Software werden Ihnen auch Freeware- und Open-Source-Angebote begegnen. Deren Vor- und Nachteile gegenüber dem QM-Pilot haben wir für Sie in einer Tabelle gebündelt:
| Lösung | Freeware | Open Source | QM-Pilot |
|---|---|---|---|
| Funktionen & Aktualität | Oft nur Basic-Funktionen verfügbar | Ständige Weiterentwicklung & Fehlerbehebung | Professionelle Business-Lösung mit entsprechenden Standards |
| Datensicherheit | Datensicherheit nicht immer gegeben und nicht immer transparent | Einsehbarer Quellcode erleichtert die Sicherheitseinschätzung | Datensicherheit ist oberstes Gebot |
| Support | Support ist nicht verfügbar | Kein klassischer Support, nur über Community | Jederzeit passgenaue Unterstützung |
| Kundenzufriedenheit | Keine Garantien | Keine Garantien | Garantierte Qualität und Zufriedenheit |
Mehr Überblick & Erfolg: Prozessdokumentation-Software für Ihr Unternehmen
Mit der richtigen Prozessdokumentation-Software erledigen Sie nicht allein die Aufgabe der Prozessdokumentation effizient. Sie finden zugleich auch die Stellschrauben, um Ihr Unternehmen noch erfolgreicher zu führen. Sauber dokumentierte Prozesse decken Fehlerquellen auf, verschlanken Abläufe und machen Ihren Betrieb fit für eventuelle Wechsel im Team, da Wissen erhalten und gesichert bleibt.
Wenn es um das Dokumentieren und die Visualisierung Ihrer Prozesse geht, ist der QM-Pilot Ihr zuverlässiger Begleiter. Wir würden uns freuen, Ihnen weitere Informationen zu unserer Anwendung präsentieren zu dürfen. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch, in dem wir Ihre Wünsche und Fragen thematisieren.
