Diese Gründe sprechen für die Einführung eines KVP-Prozesses
Wer QM will, muss auch KVP einführen – so lässt es sich auf den Punkt bringen. Elementar ist, Qualität nicht als ewigen Status quo zu begreifen, sondern als agile Aufgabe, die beständige Aufmerksamkeit verdient. Einen nachhaltigen KVP-Prozess zu implementieren, ist der Schlüssel zu konstanter Qualität und damit auch unternehmerischem Erfolg.
Ein KVP-System einzuführen, ist die Initialzündung für einen nicht endenden Kreislauf an Optimierungsmassnahmen als Commitment an langfristige Qualität. Kein Wunder also, dass die Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001 kontinuierliche Optimierung ausdrücklich fordert. Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine solche Zertifizierung anstreben, sollte die Einführung von KVP also ganz oben auf Ihrer Liste stehen.
Kurzum: Konstante Qualität, wirtschaftlicher Erfolg, Ausschöpfung des Potenzials, bestmögliche Ressourcennutzung und eine Zertifizierung Ihres QM-Managements sind zentrale Gründe, weshalb Sie KVP einführen sollten.
Wie wird der KVP umgesetzt?
Für die Einführung von KVP-Prozessen in Unternehmen ist der PDCA-Zyklus wegweisend. Wenn Sie Plan, Do, Check, Act verinnerlichen, machen Sie vieles richtig. Mit diesen vier Schritten, der Expertise Ihrer Mitarbeitenden und dem richtigen Massnahmenmanagement können Sie ein KVP-System einführen, das langfristigen Erfolg zeigt.
1. Phase: Zum Start Analyse des Ist-Zustandes
Zur gründlichen Planung – siehe Plan im PDCA-Zyklus – gehört eine klare Analyse des Ist-Zustandes. Dieser Aufgabe nähern Sie sich von drei Standpunkten aus, deren Kombination absolut sinnvoll ist: Beobachtend, analytisch und intuitiv. Beobachtend also durch genaue Betrachtung von Vorgängen und Ergebnissen, analytisch durch Auswertung von Zahlen und Daten und intuitiv im Sinne von Erfahrung und Bauchgefühl.
2. Phase: Erreichbare Ziele setzen
Um sinnvolle Ziele zu setzen, orientieren Sie sich am SMART-Modell: Spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Wenn Sie KVP einführen, hilft Ihnen das als Richtungsvorgabe zum Definieren konkreter Ziele, die motivieren und erreichbar sind. Also bitte möglichst konkret werden und eindeutig formulieren!
3. Phase: Mitarbeitende & Teamwork als Erfolgsfaktor
KVP einzuführen bedeutet immer, die Mitarbeitenden mitzunehmen! Und zwar bei den Zielsetzungen wie den konkreten Methoden fürs Qualitätsmanagement. Was Sie bei der Einführung der KVP-Schritte stets brauchen, sind die Kooperation und das Feedback Ihrer Mitarbeitenden. Übersetzt in die Unternehmenskultur bedeutet das: Schätzen Sie die Expertise jedes Einzelnen wert und lernen Sie aus Fehlern.
4. Phase: Digitale Tools & Software für konstante Optimierung
KVP mit System einzuführen impliziert die Nutzung einer geeigneten Software, denn mit Meldezetteln und Excel-Listen tun Sie sich wahrlich keinen Gefallen. Setzen Sie stattdessen auf eine durchdachte Software für Qualitätsmanagement wie den QM-Pilot, mit der sich Abläufe und Massnahmen samt Verantwortlichen, Fristen und zugehörigen Dokumenten abbilden lassen.
5. Phase: Ein Test für die Lauffähigkeit
Es empfiehlt sich, die KVP-Einführung im kleinen Rahmen mit einem überschaubaren Pilotprojekt zu testen, während Sie in die Phase Do übergehen. Wenn die Mechanismen hierbei funktionieren, lassen sie sich leicht auf das grosse Ganze übertragen. Falls noch Optimierungspotenzial besteht, merken Sie es rechtzeitig.
6. Phase: Die Einführung ins Daily Business
Nach geglückter (oder gegebenenfalls nachjustierter) Testphase können Sie den KVP nun im Alltag einführen. Es geht jetzt darum, ihn zu einem integralen Bestandteil des Daily Business zu machen und durch Etablierung neuer Routinen und Abläufe dauerhaft zu stabilisieren.
7. Phase: Damit es langfristig gelingt
Die Einführung der KVP-Schritte ist ein beständiger, kontrollierter Marathon und kein Sprint! Machen Sie die neuen Abläufe zu festen Routinen und Gewohnheiten, die gemäss den Zyklus-Phasen Check und Act regelmässig kontrolliert und notwendigenfalls nachjustiert und erweitert werden. Und dann geht es wieder los mit Plan, um mit Do erneut in die Umsetzung zu gelangen!
Die wichtigsten Tipps, damit die KVP-Einführung zum Erfolg wird
Wenn Sie KVP einführen möchten, gilt es nicht nur, die richtigen Schritte zu befolgen. Entlang des Weges gibt es noch einige weitere Punkte, die Sie beachten sollten:
-
Die richtigen Ziele setzen: Konkrete, greifbare Ziele, auf die Sie und Ihr Team Lust haben und deren Erreichen messbar ist! Ein Missionstatement ist schön und gut, aber oftmals zu abstrakt. Statt „Wir wollen die Besten sein“ könnten Sie bspw. im nächsten Quartal eine Umsatzsteigerung von x-Prozent im DACH-Raum anstreben.
-
Auf Teamwork setzen: Einen KVP einführen, muss stets vom Team getragen werden! Ohne interne Expertise und Feedback fehlen viele wichtige Perspektiven auf Optimierungspotenziale. Ermuntern Sie daher ausdrücklich zu Rückmeldungen.
-
Routinen etablieren: Schaffen Sie Verbindlichkeit, indem Sie es nicht bei Zielen belassen, sondern Methoden und Erfolgscontrolling zu obligatorischen und fest terminierten Meilensteinen machen.
-
Werkzeug wählen: Eine geeignete Software ist unabdingbar, um die Fäden in der Hand zu halten und dafür zu sorgen, dass die Einführung des KVP nicht zwischen Flipcharts und Excel-Tabellen untergeht.
Einen KVP-Prozess einzuführen ist immer ein Schritt in die richtige Richtung
Wenn Sie einen KVP einführen, ist das wie der erste und zugleich wichtigste Schritt in die richtige Richtung – wer ihn nicht macht, tritt auf der Stelle. Dabei ist es aus unternehmerischer Sicht ungemein wichtig und ein echter Wettbewerbsvorteil, die eigene Produkt- oder Dienstleistungsqualität immer wieder auf den Prüfstand zu stellen.
Wir unterstützen Sie gern dabei, den KVP-Prozess einzuführen und diese Massnahme mit der richtigen Software tragfähig zu machen. Wir zeigen Ihnen gern, wie Sie mit dem QM-Pilot KVP einführen – melden Sie sich einfach bei uns!
