Was ist Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis?
Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis bedeutet, klare und überprüfbare Abläufe einzuführen, um die Qualität aller Leistungen dauerhaft sicherzustellen. Hygiene, sichere Prozesse und eine hohe Behandlungsqualität stehen dabei im Mittelpunkt. Gleichzeitig macht QM Verbesserungsmöglichkeiten sichtbar und hilft, diese strukturiert umzusetzen.
Entscheidend: Aktuelle QM-Richtlinien und -Pflichten in der Zahnarztpraxis
Für Zahnarztpraxen ist ein Qualitätsmanagementsystem gesetzlich vorgeschrieben. Grundlage ist § 135a SGB V, ergänzt durch die QM-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) aus dem Jahr 2016. Diese definiert die grundlegenden Anforderungen an ein funktionierendes QM-System – mit besonderem Fokus auf Hygiene, Patientensicherheit, Arbeitssicherheit und Datenschutz.
Praxen sind verpflichtet, ein QM-System einzuführen, zu dokumentieren und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Dabei geht es nicht nur um die Einhaltung von Hygienestandards, sondern um klar definierte Prozesse, Verantwortlichkeiten und Verbesserungsmechanismen.
Die G-BA-Richtlinie lässt offen, ob Praxen für ihr Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen eigene Methoden nutzen oder auf bestehende Systeme zurückgreifen – wichtig ist allein, dass die Vorgaben erfüllt und regelmässig überprüft werden.
Die beste Prophylaxe: 6 Methoden von QM in der Zahnarztpraxis, die Sie kennen sollten
Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis erfordert ein strukturiertes Vorgehen, ist aber mit fest definierten Aufgaben und Abläufen bestens in den Griff zu bekommen. Die Ziele des QM erreichen Sie optimal, wenn Sie diese Methoden verinnerlichen und implementieren:
Der PDCA-Zyklus ist ein Klassiker des Qualitätsmanagements in der Zahnarztpraxis. Die vier Schritte Plan, Do, Check und Act bilden einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess: planen, umsetzen, überprüfen und anpassen – wiederholt und systematisch.
Checklisten sind im Qualitätsmanagement einer Zahnarztpraxis ein einfaches, aber wirkungsvolles Werkzeug. Diese können Sie für sich selbst nutzen, um das QM in Ihrer Praxis besser zu organisieren. Gleichzeitig können Sie auch Checklisten für Ihre Mitarbeiter erstellen, um Arbeitsabläufe zu kontrollieren und festzuhalten.
Darüber hinaus sind beim QM in der Zahnarztpraxis konkrete Arbeitsanweisungen wichtig: Das gilt vor allem, weil Sicherheit und Hygiene oberste Priorität haben. Legen Sie fest, wie bestimmte Tätigkeiten ausgeführt werden sollen. Das sichert ein einheitliches Vorgehen. Kommunizieren Sie diese Arbeitsanweisungen mit Ihren Mitarbeitern und prüfen Sie, ob die Umsetzung erfolgreich ist.
Interne Audits sind ein wichtiges Instrument, um die Qualitätsmanagement Ziele in der Zahnarztpraxis regelmässig zu überprüfen. Sie funktionieren ähnlich wie externe Prüfungen, werden jedoch intern durchgeführt und ermöglichen eine systematische Selbstkontrolle. Mit einer passenden Audit-Software können Sie Abläufe, Hygienevorgaben und Dokumentationen effizient prüfen und nachvollziehbar dokumentieren.
Auch für weniger erfreuliche Aspekte wie Beschwerden müssen Sie feste Vorgehensweisen und Zuständigkeiten definieren. Ein Zeitrahmen, innerhalb dessen auf Beschwerden reagiert werden muss, ist sinnvoll. Begreifen Sie Beschwerden nicht als ungerechtfertigte Klagen, sondern nehmen Sie sie als Feedback an, um Ihren Gesundheitsservice weiter zu verbessern.
Nutzen Sie interne Wissensressourcen und organisieren Sie regelmässige Mitarbeiterbefragungen und Teambesprechungen. Ihr Praxisteam hat die besten Alltagseinblicke, um das Qualitätsmanagement in Ihrer Zahnarztpraxis wirkungsvoll zu unterstützen.
Die Zahnmedizin entwickelt sich kontinuierlich weiter, und das kann die Anforderungen an Sie und Ihr Team verändern. Um stets hohe Behandlungsqualität sicherzustellen, sind Weiterbildungsmassnahmen unersetzlich. Das können beispielsweise Hygieneschulungen sein. Zudem können Sie darüber nachdenken, Ihren QM-Beauftragten eine QM-Zahnarztpraxis-Fortbildung absolvieren zu lassen.
Was zu beachten ist: QM in der Zahnarztpraxis in 6 Schritten umsetzen
Der Erhalt und die Weiterentwicklung der Qualität in Ihrer Praxis erfordern ein strukturiertes Vorgehen. Am einfachsten gelingt das, wenn Sie Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis in klar definierten Schritten umsetzen. Unser QM-Zahnarztpraxis-Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie dabei systematisch vorgehen:
- Ist-Zustand erfassen und Prioritäten setzen: Eine Bestandsaufnahme ist für einen Überblick unverzichtbar. Dabei nehmen Sie verschiedene Aspekte unter die Lupe: Inwieweit erfüllen Sie die Hygienevorschriften bereits? Wie gut sind Ihre datenschutzrechtlichen Prozesse umgesetzt? Gibt es immer wieder auftretende Probleme? Haben Sie diese Analyse sämtlicher relevanter Bereiche vorgenommen, definieren Sie die Prioritäten des QM.
- Verantwortlichkeiten festlegen und Team einbinden: Das Qualitätsmanagement einer Zahnarztpraxis ist eine umfangreiche Aufgabe. Es ist deshalb ratsam, eine verantwortliche Person als QM-Beauftragte der Zahnarztpraxis festzulegen. Diese führt das QM durch und hat den Überblick über den gesamten Prozess. Binden Sie aber auch den Rest Ihres Teams mit konkreten Aufgaben ein.
- Massnahmen umsetzen & dokumentieren: Ihre Aufgabe ist es nun, geeignete Massnahmen herauszuarbeiten, mit denen Sie die Mängel beheben können. Jetzt arbeiten Sie die Prioritäten ab und dokumentieren die Umsetzung. Dabei definieren Sie verbindliche Standards für Ihre Prozesse. Eine geeignete Software hilft Ihnen, die Dokumentation ohne lästigen Papierkram zu erledigen.
- Ergebnisse überprüfen & regelmässig verbessern: Etablieren Sie Routinen, um die Ergebnisse von Massnahmen zu überprüfen und weiter zu optimieren. Führen Sie ggf. eine weitere Analyse oder einen Stresstest durch, um die Wirksamkeit der Änderungen und den Erfolg der Massnahmen zu messen.
- Externe Unterstützung nutzen: Für das Qualitätsmanagement gelten verbindliche Normen, die den fachlichen Standard vorgeben. Externe Beratung, Prüfung und letztlich Zertifizierung können daher sinnvolle Schritte sein.
- QM als fortlaufenden Prozess etablieren: Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis ist ein kontinuierlicher Prozess. Verankern Sie das Bewusstsein dafür im Mindset Ihres Teams und in den täglichen und wöchentlichen Arbeitsabläufen. Bessern Sie bei Problemen nach – läuft bereits alles gut, sollten Sie dennoch eine regelmässige Kontrolle vornehmen.
Ein modernes Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis lässt sich mit einer Software wie dem QM-Pilot effizient und rechtssicher umsetzen. Die Anwendung ist intuitiv bedienbar, schnell eingerichtet und bildet Prozesse, Dokumente, Risiken und Audits in einer klaren Struktur ab. Checklisten, Schaubilder und Diagramme sorgen dafür, dass Sie alle QM-Aufgaben an einem Ort bündeln und jederzeit aktuell halten können – ohne Excel-Dateien, Medienbrüche oder Mehraufwand. So wird QM im Praxisalltag deutlich einfacher.
Nützliche Helfer: Vorlage & Checkliste für das QM in der Zahnarztpraxis
Checklisten und Vorlagen sind im QM einer Zahnarztpraxis das A und O. Sie sind funktional, machen standardisierte Prozesse nachvollziehbar und stellen einheitliches Vorgehen sicher. Gleichzeitig können Sie auch Checklisten für Ihre Mitarbeiter erstellen, um Arbeitsabläufe zu kontrollieren und festzuhalten.
Wie Sie Checklisten wirkungsvoll im Praxisalltag nutzen:
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Hygienemanagement: Ein typisches Einsatzgebiet für Checklisten, denn hier lassen sich alle relevanten Arbeitsschritte klar festhalten. Sie können Reinigungs- und Desinfektionspläne genauso abbilden wie die Aufbereitung von Instrumenten.
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Patientenaufklärung und Einwilligung: In Zeiten der DSGVO sind personenbezogene Daten besonders geschützt – auch die Ihrer Patienten. Eine entsprechende Checkliste für Ihr Team am Empfang sorgt dafür, dass keiner dieser wesentlichen Vorgänge vergessen wird.
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Notfallmanagement: Auch das Vorgehen für den Ernstfall können Sie mit einer Checkliste festlegen. Dabei sind zum Beispiel Ablaufpläne für medizinische Notfälle ein wesentlicher Bestandteil, aber auch regelmässige Erste-Hilfe-Schulungen des Teams und einsatzbereites Verbandmaterial.
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Praxisorganisation: Die administrativen Abläufe in Ihrer Praxis sollten ebenfalls standardisiert sein. So lassen sich wiederkehrende To-dos wie Materialbestellung, Terminvereinbarungen und -erinnerungen sowie Zuständigkeiten gut in Checklisten abbilden.
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Feedback: Die Meinungen der Patienten sind genauso relevant wie die des Teams. Daher sollten Sie Vorgänge wie regelmässige Teamsitzungen, Beantwortung kritischer Mails und Verbesserungen in einer Checkliste transparent machen.
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Fortbildung und Schulung: Nur ein hoch qualifiziertes Team kann gute Arbeit leisten. Daher ist es sinnvoll, für Schulungen im medizinischen wie im QM-Bereich eine Checkliste anzulegen, die absolvierte und anstehende Qualifizierungsmassnahmen übersichtlich darlegt.
Mit Qualitätsmanagement Ihrer Zahnarztpraxis den Feinschliff geben
Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis ist unersetzlich – aus Sicht des Gesetzgebers ebenso wie aus der Ihrer Patienten. Wenn Sie Wert auf hohe und vor allem konstante Qualität Ihrer medizinischen Arbeit legen, ist ein standardisiertes und modernes Vorgehen unverzichtbar.
Der QM-Pilot unterstützt Sie dabei, diese Anforderungen strukturiert umzusetzen. Sie erstellen Leitfäden, bilden Arbeitsabläufe grafisch ab und behalten alle relevanten Prozesse übersichtlich im Blick. Gerne zeigen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch, wie Sie QM mit dem QM-Pilot noch effizienter gestalten können.
